De terugvorderingstermijn is een vaste periode waarin alle bij het geschil betrokken partijen in elke fase van een terugvorderingsprocedure kunnen reageren. Kaarthouders, banken en verkopers zijn verplicht zich te houden aan de door het kaartnetwerk vastgestelde termijn voor geschillenafhandeling als zij een terugvordering willen indienen of een claim willen betwisten.

Daarom is het van cruciaal belang dat u als handelaar op de hoogte bent van de geldende termijnen voor de creditcards die uw winkel accepteert. Deze kennis biedt u voldoende tijd om uw recht op bemiddeling bij geschillen uit te oefenen en onterechte terugvorderingen aan te vechten, zodat u geen zaken verliest door verzuim.

Voordat we ingaan op de beste tips om in deze tijden van toenemende fraude een voorsprong te nemen op frauduleuze terugvorderingen, is het van cruciaal belang dat we eerst duidelijkheid scheppen over de verschillende termijnen voor terugvorderingen voor kaarthouders en handelaren:

1. De termijn voor kaarthouders: de termijn die aan elke kaarthouder wordt toegekend om een afschrijving te betwisten, namelijk 60 tot 120 kalenderdagen.
2. De termijn voor verkopers:de periode waarbinnen verkopers op een klacht moeten reageren.

Nu we de basis hebben gelegd, gaan we verder met het artikel. Laten we eens kijken naar de beste werkwijzen met betrekking tot de verjaringstermijn voor terugvorderingen, zodat je nooit te laat bent!

Hoe lang hebben handelaren de tijd om op een terugvordering te reageren?

Over het algemeen hebben handelaren 30 werkdagen de tijd om te reageren op elke fase van een terugvordering wanneer er sprake is van een Visa- of Discover-kaart. Mastercard hanteert voor handelaren een termijn van 45 dagen voor elke fase van het geschil. Bij American Express bedraagt de termijn voor de reactie van een handelaar op een geschil 20 dagen voor elke fase van de afhandeling.

Het is belangrijk om te weten dat de termijnen voor terugvorderingen voor acquirers aanzienlijk verschillen van die voor handelaren.

Afhankelijk van de betrokken creditcarduitgever hebben acquirers 20 of 45 dagen nodig om administratieve taken af te ronden. Dit kan in elke fase van het proces veel tijd in beslag nemen, waardoor u maar heel weinig tijd overhoudt om:

• Verzamelovertuigend bewijs
• Stel een waterdichteantwoordbrief op
• Dien uw klacht in

Het is één ding om te weten dat de termijnen voor terugvorderingen een cruciale eerste stap vormen in de kans op winst of verlies tijdens de levenscyclus van een geschil. Het is iets heel anders om inzicht te hebben in de relevante factoren die je helpen om de klok te verslaan.

Waar wordt rekening mee gehouden bij het vaststellen van de verjaringstermijn voor een terugvordering?

Er zijn verschillende factoren die bepalend zijn voor de termijnen voor terugvorderingen. De belangrijkste daarvan is deredencode voor de terugvordering.

Wat de kaarthouder betreft, bieden de meeste codes voor terugboekingsredenen de mogelijkheid om binnen 90 tot 120 dagen na de transactiedatum een geschil in te dienen. Voor terugboekingen die het gevolg zijn van interne fouten van de handelaar geldt een kortere termijn, aangezien de uitgever of verwerker dergelijke fouten gemakkelijk kan opsporen voordat ze de consument bereiken.

Leveranciers hebben 20 tot 45 dagen de tijd om te reageren op een geschilprocedure. Hoewel dat misschien ruim lijkt, is dat niet het geval. Er zijn namelijk specifieke factoren die van invloed kunnen zijn op deze termijn.

Naast de kaartuitgevers spelen ook betalingsverwerkers een rol bij het bepalen van de termijnen voor terugvorderingen. Hun beleid bepaalt hoeveel tijd u heeft. Stel bijvoorbeeld dat uw betalingsverwerker PayPal is. In dat geval hebben klanten 180 dagen de tijd om een claim in te dienen, wat twee keer zo lang is als bij de grote creditcardmaatschappijen. U als handelaar heeft echter slechts zeven dagen om te reageren.

Dat is nog niet alles.

Hoewel de termijnen voor terugvorderingen op creditcards ingaan op „dag één“ van elke fase van het geschil, kan het zijn dat u de onterechte kennisgeving van terugvordering pas veel later ontvangt. In sommige gevallen kan de reactietermijn daardoor 2 tot 3 dagen bedragen als gevolg van administratieve vertragingen bij uw acquirer.

Daarnaast speelt ook de fase van het geschil een rol. De kwalificatie voor Dag 1 wordt bij elke terugvorderingsfase opnieuw ingesteld. Hoewel de termijnen voor terugvorderingen via creditcards vooraf zijn vastgesteld, zijn deze dus nog steeds afhankelijk van uw voortgang in de verschillende fasen van het geschil. Bij arbitrage krijgt de handelaar 10 dagen de tijd om terugvorderingsclaims te weerleggen.

Het is onmogelijk om een geschil te winnen als u niet begrijpt hoe verschillende banken, kaartnetwerken en redencodes van invloed zijn op de termijn waarbinnen u moet reageren.

Inzicht in de tijdslimieten van kaartnetwerken

Kaartorganisaties hebben de grootste zeggenschap over de termijnen voor terugvorderingen. Helaas bestaan er geen uniforme regels of bepalingen met betrekking tot deze procedures. Toch zijn de onderliggende principes dezelfde: het terugvorderingsproces versnellen en zorgen voor een duidelijke consensus.

Hieronder gaan we dieper in op de verschillende tijdslimieten van de kaartnetwerken.

Termijnen voor terugboekingen van Visa

Visa geeft kaarthouders tot 120 dagen vanaf de datum van de oorspronkelijke transactie of de leveringsdatum van de bestelling om een terugvordering in te dienen.Bij geschillen over ongeautoriseerde of frauduleuze transactiesof bij frauduleuze activiteiten kunnen er uitzonderingen gelden, waarbij Visa kaarthouders toestaat om binnen 75 dagen na de transactie een terugvordering in te dienen.

Voor acquirers en handelaren eist Visa echter dat er binnen 30 dagen na de eerste dag wordt gereageerd op elke fase van een geschil met een kaarthouder. Voor chargebacks in de arbitrage- of pre-arbitragefase geldt een uitzondering van 10 dagen.

Termijnen voor terugboekingen bij Mastercard

Als alle omstandigheden gelijk blijven, hebben kaarthouders binnen het Mastercard-netwerk 120 dagen vanaf de Central Site Business Date (CSBD) om een terugvordering in te dienen. Mastercard beschouwt de CSBD als de dag waarop de transactie door de handelaar is verwerkt of de bestelling is geleverd.

Mastercard hanteert een standaard reactietermijn van 45 dagen voor acquirers en handelaren. Een belangrijke uitzondering op dit beleid doet zich voor wanneer zij om aanvullende informatie over een geschil vragen. In dat geval moet een handelaar binnen 18 dagen reageren.

Ontdek de termijnen voor terugvorderingen

Discover fungeert als bank en kaartnetwerk, maar werkt nog steeds samen met een aantal geselecteerde kaartuitgevers. Net als Visa en Mastercard geeft Discover kaarthouders maximaal 120 dagen na een transactie de tijd om een geschil in te dienen; voor bepaalde terugboekingscodes kan de termijn echter korter zijn. Discover noemt dit een verzoek tot terugvordering van een transactie, waarbij handelaren de terugboekingsclaim moeten betwisten om de fout aan hun kant te erkennen.

Aan de kant van de acquirers en handelaren geldt een kortere termijn. Discover stelt de termijn voor een eerste reactie vast op 20 dagen. Bovendien moet elke partij die in beroep wil gaan tegen de uitkomst van een terugvordering, dit binnen 30 dagen doen. Handelaren hebben 15 dagen de tijd om arbitrage aan te vragen.

Termijnen voor terugvorderingen bij Amex

Voorheen gold er voor Amex-kaarthouders geen tijdslimiet voor het indienen van een geschil. Maar nu moet elke klant die een afschrijving wil betwisten, dit binnen 120 dagen na de oorspronkelijke transactie doen. De eerste dag kan echter worden uitgesteld. Bovendien kunnen kaarthouders slechts twee geschillen per bestelling indienen.

Amex stelt dat acquirers en handelaren binnen 20 dagen moeten reageren door het geschil te aanvaarden of aan te tonen dat het verzoek tot terugvordering ongegrond is.

Versla de klok en win meer geschillen

De termijnen voor terugvorderingen zijn van cruciaal belang omdat ze hetterugvorderingsproces versnellen. Ze beperken het heen-en-weer-gepraat bij het bemiddelen in een geschil.

Maar de korte termijn zorgt ook voor aanzienlijke druk op verkopers, waardoor het onmogelijk is om zich goed voor te bereiden. Als u terugvorderingen handmatig afhandelt, zal het moeilijk zijn om binnen de gestelde termijn te reageren. U krijgt te maken met talloze taken en nauwelijks genoeg tijd om alles af te krijgen. Het gevolg is dat u steeds weer uw zuurverdiende inkomsten misloopt.

Zelfs als je erin slaagt om binnen de gestelde termijn te reageren, is een kans van 12% niet bepaald bemoedigend. Door de haast om de klok te verslaan, loop je het risico dat je contactmomenten en elementen over het hoofd ziet die je zouden kunnen helpen om een hoger niveau te bereiken. Of je werkt juist tegen de steeds veranderende regels in, wat leidt tot hogere kosten zonder enig rendement.

Metde geautomatiseerde chargeback-oplossing van Chargeflow houd je je geschillen volledig onder controle. Je hoeft je inkomsten niet langer door de molen van geschillenbeslechting te laten gaan. Dankzij het geautomatiseerde proces voor chargeback-geschillen houd je je chargeback-percentage onder controle.

U kunt snel overtuigend en toereikend bewijsmateriaal verzamelen en uw reactie op maat afstemmen om uw slagingspercentage te optimaliseren en verliezen te beperken. Door reacties automatisch in te dienen, elimineert u dubbel werk, verbetert u het rendement op uw investering en breidt u uw capaciteit uit naarmate uw bedrijf groeit.

Nog iets:Chargeflow hanteert een prestatiegerichte prijsstrategie. Je betaalt dus alleen als je wint, wat zorgt voor maximale verantwoordelijkheid.

Terugboekingen kosten handelaren veel geld. Maar u hebt nu de mogelijkheid om elke frauduleuze terugboeking wegens ‘vriendelijke fraude’ te weerleggen zonder uw zakelijke relaties te schaden.

Klaar om aan de slag te gaan met Chargeflow en uw geschillen voor te blijven? Aarzel dan geen moment langer, zeg ja tegen Chargeflow en nee tegen terugboekingen!