Redencodes voor terugboekingen bij American Express (Gids voor handelaren 2024)

American Express (Amex) chargeback reason codes and dispute resolution processes are unique. Amex issues cards and operates a card brand. This means anyone filing a chargeback with Amex is a direct customer of the issuing bank, not just a card network member.

For card networks like Visa and Mastercard, chargebacks are usually handled through the card issuer (bank) and the merchant acquirer (payment processor). The card issuer initiates the chargeback process on the cardholder's behalf.

But over at Amex, the system is significantly different. Amex operates a closed-loop network. It serves as both the card issuer and the payment network -- and sometimes, the merchant acquirer. Hence, Amex manages the entire chargeback cycle on its system. So you can understand why merchants' chances of winning American Express chargebacks are abysmally low.

Als u de redencodes voor terugboekingen van Amex begrijpt en weet hoe u deze kunt aanvechten of voorkomen, vergroot u uw kansen aanzienlijk.

Uitleg over de redencodes voor terugboekingen bij American Express

Amex card chargeback reason code is a set of numerics the card network uses to specify the causes of cardholder disputes. They help standardize the dispute process. When an Amex cardholder disputes a merchant transaction, the card network relies on its predetermined chargeback reason codes to decide whether or not to initiate a chargeback, reversing the transaction.

Redencodes voor terugboekingen bieden meer dan alleen inzicht in geweigerde transacties, geschillen met kaarthouders of betalingsaanpassingen. Ze zijn ook van cruciaal belang voor het volgen en analyseren van patronen in terugboekingen.

Door geschillen te categoriseren met specifieke codes krijgen kaartnetwerken, handelaren en banken meer inzicht in terugboekingsincidenten. Daarom zijn codes voor terugboekingsredenen van cruciaal belang voor het vaststellen van maatregelen die de integriteit en betrouwbaarheid van het wereldwijde betalingssysteem waarborgen.

Another thought worth highlighting is that Amex has a streamlined chargeback notation than Visa or Mastercard. Amex has limited reasons for card disputes, whereas Visa and Mastercard reason codes are more detailed. They cover broader issues, including fraud, authorization errors, processing errors, disputes over goods or services, and more.

Het terugboekingsproces van de Amex-kaart ontrafeld

American Express has a nuanced chargeback resolution process since there is no intermediation from acquiring banks and third-party card issuers. As noted earlier, Amex manages most aspects of the dispute cycle itself.

Daarom lijkt het logisch te concluderen dat deze aanpak van directe geschillenafhandeling een soepele afhandeling van terugboekingen mogelijk maakt. Toch? Niet helemaal. Integendeel, de kans dat handelaren een geschil met American Express winnen, is notoir klein. American Express geeft voorrang aan de relatie met kaarthouders, of ‘kaartleden’, zoals zij ze noemen.

Hier volgt een overzicht van de terugboekingsprocedure bij Amex:

Net als bij reguliere terugvorderingen begint het terugvorderingsproces van American Express met een kaarthouder die contact opneemt met Amex om een transactie op zijn of haar afschrift te betwisten. Een medewerker van Amex beoordeelt de claim om te bepalen of er een geldige reden voor terugvordering is. De zaak wordt dan ofwel afgewezen (wat onwaarschijnlijk is), er wordt een terugvordering uitgevoerd, of er wordt om aanvullende documentatie over de betwiste transactie gevraagd.

The time limit for merchant response is 2 to 20 days. Card members have about 120 days to dispute a transaction. The illustration below provides further references:

In het resterende deel van deze gids wordt uitgelegd wat de verschillende redencodes voor terugboekingen bij Amex inhouden en hoe u deze kunt voorkomen:

Amex-codes voor terugboekingen in verband met fraude

Like other card networks, American Express uses specific reason codes to categorize and communicate the rationale behind fraudulent transaction chargebacks to merchants. These reason codes outline the basis for the chargeback and provide insights into the circumstances surrounding the disputed transaction.

Zo geven ze bijvoorbeeld aan of de fraude plaatsvond in een omgeving waarbij de kaart fysiek aanwezig was of juist niet. Ook geven ze aan of de kaart die bij de transactie werd gebruikt, vervalst of legitiem was. Als u deze relevante details kent, kunt u op de juiste manier op dergelijke gevallen reageren.

Amex heeft de codes voor de redenen van terugboekingen wegens fraude in de volgende afzonderlijke groepen ingedeeld:

• FR2-programma voor volledige terugvordering bij fraude: Het American Express-programma voor volledige terugvordering bij fraude heeft de transactie als ongeoorloofd aangemerkt. Handelaren die deelnemen aan het American Express-programma voor volledige terugvordering bij fraude komen niet in aanmerking voor het indienen van overtuigend bewijs bij claims wegens fraude.
• FR4-programma voor onmiddellijke terugvordering: zorgt voor een snelle afhandeling van geschillen in gevallen waarin American Express frauduleuze transacties vermoedt, waarbij wordt gewaarborgd dat getroffen kaarthouders onmiddellijk worden terugbetaald en dat handelaren aansprakelijk worden gesteld voor frauduleuze transacties
• FR6-programma voor gedeeltelijke onmiddellijke terugvordering: De kaarthouder heeft een geschil aangespannen en American Express heeft de handelaar aangemeld voor hun programma voor gedeeltelijke onmiddellijke terugvordering.
• F10 Ontbrekende afdruk: De kaarthouder beweert dat hij geen toestemming heeft gegeven voor een transactie waarbij de kaart niet fysiek aanwezig was en dat hij geen kopie van de kaartafdruk heeft ontvangen.
• F14 Ontbrekende handtekening: De kaarthouder beweert dat hij niet heeft deelgenomen aan of toestemming heeft gegeven voor een transactie die met een handtekening is bevestigd, en de handelaar kan geen kopie van een ondertekend betalingsbewijs overleggen om het tegendeel aan te tonen.
• F24 Geen toestemming van de kaarthouder: De kaarthouder erkent eerdere transacties bij de handelaar, maar beweert dat hij/zij geen toestemming heeft gegeven voor de specifieke transactie waarover het geschil gaat.
• F29 Kaart niet aanwezig: De handelaar heeft de kaarthouder een bedrag in rekening gebracht voor een bestelling per post, telefoon of internet, maar de kaarthouder beweert dat hij of zij geen toestemming heeft gegeven voor de transactie of er niet aan heeft deelgenomen.
• F30 EMV-vervalsing: De kaarthouder ontkent betrokken te zijn geweest bij een transactie waarbij iemand een vervalste chipkaart bij een kassasysteem heeft gebruikt, maar het kassasysteem heeft de transactie niet als een chiptransactie verwerkt.
• F31 EMV-lijst / Gestolen / Niet ontvangen: De kaarthouder meldt dat iemand zijn of haar creditcard heeft gebruikt om een ongeoorloofde transactie te verrichten.

The preventive measures for Amex fraud chargebacks are symmetrical with how you prevent fraud for other card brands. That includes using Address Verification Service (AVS) for card-not-present transactions and EMV chip reader for card-present transactions. You must also review transaction data for anomalies and close fraud loopholes quickly.

Lees hier alles over de redencodes voor terugboekingen wegens fraude bij Amex.

Amex-autorisatie: redencodes voor terugboekingen

De terugboekingscodes voor autorisatie van Amex hebben betrekking op geschillen waarbij kaarthouders beweren dat de handelaar een transactie heeft verwerkt zonder de vereiste autorisatie. Deze codes hebben betrekking op situaties zoals transacties die het goedgekeurde bedrag overschrijden, transacties die zijn verwerkt nadat de autorisatie was verlopen, of transacties waarbij een handelaar de voorgeschreven autorisatieprocedure heeft omzeild.

Net als bij andere betaalkaarten moeten handelaren bij Amex goedkeuring voor de autorisatie verkrijgen, omdat hiermee wordt aangetoond dat de kaarthouder over voldoende krediet beschikt voor de transactie, waardoor het risico op geweigerde betalingen of onvoldoende saldo wordt verminderd. De goedkeuring van de autorisatie betekent dat de kaarthouder instemt met de transactie, waardoor de legitimiteit van de transactie wordt gecontroleerd en frauduleuze activiteiten, zoals ongeoorloofd kaartgebruik, worden voorkomen.

Dat gezegd hebbende, heeft Amex de terugboekingscode voor autorisaties onderverdeeld in de volgende categorieën:

• A01 Het afgeschreven bedrag is hoger dan het geautoriseerde bedrag: het geautoriseerde bedrag was lager dan het bedrag dat de handelaar op de kaart in rekening heeft gebracht.
• A02 Geen geldige autorisatie: U hebt geen toestemming gekregen om de transactie te verwerken, omdat de betaling is geweigerd of de kaart is verlopen.
• A08 Autorisatie is verlopen: u hebt de transactie ingediend nadat de autorisatie al was verlopen.

To avoid Amex Authorization chargeback, do not process transactions without authorization approval, be sure the card is still in good standing before processing the transaction, and avoid late presentment by sending completed transactions to your payment processor within the timeframe specified in your merchant agreement.

Lees hier alles over de redencodes voor terugboekingen bij American Express.

Redenen voor terugboekingen bij verwerkingsfouten van Amex

American Express Processing Error chargeback reason codes flag discrepancies or transaction processing errors rather than fraudulent activity or disputes initiated by cardholders. These chargebacks can result from various scenarios like duplicate charges, incorrect transaction amounts, or processing delays.

The card networks have payment processing rules that every merchant accepting their cards must follow. Violating any of these rules attracts significant penalties like chargebacks

Amex processing error chargebacks are predominantly merchant-driven. These error codes include:

• P01 Niet-toegewezen kaartnummer: De kaartgegevens die u hebt gebruikt om de transactie te verwerken, horen niet bij een geldige rekening of zijn toegewezen aan een andere kaarthouder.
• P03 Credit verwerkt als afschrijving: U hebt een transactie verwerkt, maar de kaarthouder beweert dat het in plaats daarvan een terugbetaling had moeten zijn.
• P04 Betaling verwerkt als creditering: De kaarthouder heeft een creditering ontvangen voor een transactie die als debitering had moeten worden verwerkt.
• P05 Onjuist afschrijvingsbedrag: Het transactiebedrag wijkt af van het geautoriseerde bedrag.
• P07 Te late indiening: U hebt de transactie niet binnen de gestelde termijn ingediend.
• P08 Dubbele afschrijving: u hebt één transactie meerdere keren verwerkt.
• P22 Kaartnummer komt niet overeen: Het door u opgegeven kaartnummer komt niet overeen met het kaartnummer dat bij de oorspronkelijke transactie is gebruikt.
• P23 Valuta-afwijking: Je hebt een transactie met de verkeerde valuta verwerkt.

Neem de volgende preventieve maatregelen: verwerk geen bestellingen zonder de juiste toestemming, wijs uw klanten op de valutaconversie en de geldende kosten als aankoop in lokale valuta niet mogelijk is, controleer de transactiegegevens voordat u deze verwerkt, train uw medewerkers in de beste werkwijzen op het gebied van betalingen en stuur de transactiebewijzen zo snel mogelijk naar uw acquirer, bij voorkeur nog op de dag van de verkoop.

Lees hier alles over de terugboekingscode voor verwerkingsfouten bij Amex.

Geschillen van Amex-kaarthouders

Er is sprake van een geschil met een kaarthouder wanneer een kaarthouder contact opneemt met American Express om een afrekening op zijn kaart te betwisten. American Express onderzoekt het geschil, kent een dossiernummer toe en geeft dit vervolgens weer in uw online systeem voor geschillen met kaarthouders. De meest voorkomende soorten geschillen met kaarthouders zijn onder meer onbekende transacties, factureringsfouten, geannuleerde of niet-ontvangen producten of diensten, en retourzendingen.

Once a Cardmember dispute is initiated, the time allowed for your response varies depending on the dispute type, which you can ascertain from your “reply-by” data online. Failure to provide documentation to the cardmember dispute within the specified timeline will result in American Express issuing a chargeback to your account. Below are the various aspects of Amex Cardmember disputes:

• C02 Credit not processed: The cardholder claims a merchant is supposed to issue a refund, but you've not provided American Express with the expected credit or partial credit.
• C04 Geretourneerde of geweigerde goederen of diensten: De kaarthouder beweert dat hij goederen heeft geretourneerd, maar er zijn geen terugbetalingen gedaan voor goederen of diensten, en geweigerde leveringen zijn niet gecrediteerd.
• C05 Geannuleerde goederen of diensten: De kaarthouder beweert dat u hem geen terugbetaling hebt gegeven nadat hij de bestelde goederen of diensten heeft geannuleerd.
• C08 Niet of slechts gedeeltelijk ontvangen goederen of diensten: De kaarthouder beweert dat hij de goederen of diensten niet volledig heeft ontvangen zoals beloofd, of slechts gedeeltelijk heeft ontvangen.
• C14 Betaald via een andere methode: De kaarthouder stelt dat u hem/haar een transactie in rekening hebt gebracht die hij/zij al via een andere methode heeft betaald.
• C18 "No-show" of CARDeposit geannuleerd: De kaarthouder geeft aan dat een accommodatiereservering is geannuleerd of dat een verwachte terugbetaling van een CARDeposit-bedrag niet is ontvangen.
• C28 Geannuleerde doorlopende afschrijving: De kaarthouder beweert dat hij een doorlopende afschrijving heeft geannuleerd, maar dat het bedrag toch in rekening is gebracht, of dat hij heeft geprobeerd de transactie te annuleren, maar dat dit niet is gelukt.
• C31 Goederen of diensten die niet aan de beschrijving voldoen: De kaarthouder beweert dat hij goederen of diensten heeft ontvangen die afwijken van wat u bij de aankoop had gepresenteerd.
• C32 Beschadigde of defecte goederen of diensten: De kaarthouder beweert dat hij beschadigde of defecte goederen of diensten heeft ontvangen.
• M10 Autoverhuur - Schade aan het voertuig: De kaarthouder beweert dat u hem ten onrechte kosten in rekening hebt gebracht voor schade aan een gehuurd voertuig.
• M49 Autoverhuur – Diefstal of verlies van het gebruiksrecht: De kaarthouder beweert dat u hem ten onrechte kosten in rekening hebt gebracht voor diefstal of verlies van het gebruiksrecht van een huurauto.

Om geschillen met kaarthouders te voorkomen, dient u geldige documentatie bij te houden waaruit blijkt dat de afschrijvingen legitiem waren en niet het gevolg waren van diefstal, verlies of ongeoorloofde kosten. Zorg ervoor dat elke betwiste afschrijving wordt gecompenseerd met een creditering en bewaar de verklaringen van kaarthouders waarin zij de schade erkennen. Geef nauwkeurige productbeschrijvingen, accepteer retourzendingen zonder vertraging en crediteer het bedrag onmiddellijk. Vermijd de verkoop van namaakartikelen, ga in op verzoeken van kaarthouders om terugkerende transacties te beëindigen en hanteer een transparant annuleringsbeleid.

Zorg er bovendien voor dat u toestemming vraagt voordat u transactiebedragen aanpast en geen voortijdige facturering toepast, breng kaarthouders op de hoogte van aanstaande afschrijvingen en verduidelijk het annuleringsbeleid bij het boeken, registreer bevestigings- en annuleringsnummers volgens de vereisten van het CARDeposit-programma, controleer transactiebedragen en annuleer transacties indien de kaarthouder de voorkeur geeft aan een andere betaalmethode.

Lees hier alles over geschillen voor Amex-kaarthouders.

Amex-aanvraag/Diverse redencodes voor terugboekingen

De diverse terugboekingscodes van Amex hebben betrekking op geschillen in verband met verwerkingsfouten, geschillen met kaarthouders die niet elders zijn ondergebracht, en kwesties met betrekking tot de naleving van de regels of voorschriften van Amex. Hieronder vallen:

• R03 Onvoldoende reactie: American Express heeft u om aanvullende informatie over de transactie gevraagd, maar u hebt onvoldoende bewijsstukken verstrekt.
• R13 Geen reactie: American Express heeft u om nadere informatie over de transactie gevraagd, maar u hebt niet binnen de gestelde termijn van 20 dagen gereageerd.
• M01 Autorisatie voor terugvordering: De handelaar heeft American Express toestemming gegeven om een terugvordering voor de transactie in gang te zetten.

Preventing Amex miscellaneous chargebacks requires you to keep accurate transaction records for timely inquiry responses to American Express whenever they reach out to you. Also, carefully review requests to provide complete documentation to close the case.

Lees hier alles over de code voor diverse terugboekingsredenen van Amex.

Laatste opmerkingen over de redencodes voor terugboekingen bij Amex

Understanding chargeback reason codes for the various card networks is a fundamental prerequisite of chargeback mediation processes. You cannot win disputes if you don’t grasp the various numerical representations of cardholder dispute reasons.

The card brands require merchants to respond to cases according to issuer-assigned chargeback reason codes. Unfortunately, most cardholders do not divulge their true intent for filing chargebacks. And we know that because our research on chargeback trends shows that up to 80% of all chargebacks are due to friendly fraud. That is an intentional misuse of the chargeback system to get freebies and defraud sellers.

Als je je bezwaar tegen een terugvordering dus baseert op de redencodes van Mastercard, Visa, Amex en Discover, zit je in een lastig parket. Bovendien kan het beheer van meerdere processen met verschillende, en vaak tegenstrijdige regels erg vermoeiend zijn. Je zult dan nauwelijks geschillen winnen.

Thankfully, Chargeflow's automated chargeback solution has proven reliable in helping merchants win false chargebacks without lifting a finger. The set-it-and-forget approach and success-based pricing model means you will no longer flush hard-earned revenue down the pipe. Contact our sales team to learn more about it.