American Express-terugboekingscode C28: Geannuleerde periodieke afschrijving

What is American Express Chargeback Reason Code C28?

The American Express chargeback reason code C28 indicates that the cardholder canceled recurring billing but was still charged. It falls under cardholder disputes and is prominent in subscription-based services with periodic billings. The transactions can be monthly, quarterly, or yearly, depending on your agreement with the customer.

Kaarthouders kunnen op elk moment besluiten om zich af te melden voor automatische incasso. Meestal moet u hen een eenvoudige manier bieden om hun abonnement vóór de volgende factureringscyclus op te zeggen. Tijdens dit opzeggingsproces kunnen er fouten optreden, wat kan leiden tot terugvorderingen.

Sommige kaarthouders melden zich aan voor abonnementsmodellen zonder de voorwaarden volledig te begrijpen. Ze gaan er soms vanuit dat ze elke transactie moeten goedkeuren totdat ze zich afmelden voor het abonnement. In dergelijke gevallen komen terugkerende afschrijvingen vaak als een verrassing voor hen, waardoor ze bij hun kaartuitgever een terugvordering indienen.

We expect cardholders to contact merchants first before contacting their issuers to resolve these cases. However, some escalate the matter quickly, resulting in chargebacks under this code. Issuers do their best to ensure each customer receives fair treatment, but we still expect a few chargebacks to slip through.

The reason code C28 only applies to chargeback claims from cardholders. Issuers cannot generate or process chargebacks without reviewing the customer’s complaints. They might contact you with a retrieval request for more details about the transaction.

Retrieval requests provide a small window of opportunity to provide a satisfactory response and prevent chargebacks. However, the issuer might send this less frequently. That leaves you with the task of disputing the chargeback after it has occurred.

An increase in recurring billing due to economic downturns or forex crises can result in dissatisfied customers. Of course, they may want to opt out of the subscription. Any unsuccessful attempt will likely lead to a chargeback when the billing is due. You can expect them to file complaints with their issuers.

We’ve gathered enough experience with chargebacks of this nature to know that they can be tricky to handle. Hence, we’ll start by exploring all possible scenarios that can lead to them and the best approaches to handling them.

Waarom is het gebeurd?

Chargebacks with reason code C28 occur when cardholders cancel recurring transactions but still get debited. They stem from their complaints to the issuers.

Uit het bovenstaande kunnen we de volgende scenario’s afleiden:

• Een opzeggingsverzoek is niet gehonoreerd of niet tijdig verwerkt: in dit geval heeft de kaarthouder het opzeggingsverzoek vóór de factuurdatum ingediend en verwachtte hij geen factuur te ontvangen. Een vertraagde verwerking leidt tot een betwiste afschrijving die kan escaleren tot een terugvordering. Dat gebeurt als u niet onmiddellijk een creditering verwerkt om de afschrijving te compenseren.
• De kaarthouder heeft de voorwaarden van de overeenkomst verkeerd begrepen: sommige kaarthouders kunnen zich op uw dienst abonneren zonder zich bewust te zijn van de terugkerende afschrijving. Zij verwachten dat er voor de volgende periode een eenmalige betaling in rekening wordt gebracht. Dit scenario leidt vaak tot terugvorderingen bij de kaartuitgevers, hoewel we verwachten dat klanten eerst contact met u opnemen voor opheldering.
• De kaarthouder heeft geprobeerd de automatische incasso te annuleren: mislukte annuleringspogingen hebben geen enkele invloed op de factureringscyclus. De volgende betaling gaat dus gewoon door.

Ontevreden klanten zullen een terugvordering indienen, waarbij ze beweren dat ze hebben geprobeerd het abonnement vóór de factuurdatum op te zeggen. American Express of de kaartuitgever zal hun verzoek inwilligen als de opzegging vóór de factuurdatum heeft plaatsgevonden.

• De kosten zijn in rekening gebracht in het kader van een introductieaanbieding.
• De opzegging vond plaats na de datum van automatische verlenging: sommige kaarthouders zeggen hun abonnement mogelijk op na de verlengingsdatum omdat ze de diensten niet langer nodig hebben. Ze kunnen een terugvordering indienen omdat ze niet van plan zijn de dienst in de volgende periode te gebruiken.

Thorough investigations would prevent chargebacks of this nature from happening if the cancellation occurred after the new billing. However, some can slip through the cracks, resulting in chargebacks.

Fraudeurs kunnen terugvorderingen indienen, zelfs als ze van plan zijn gebruik te maken van uw diensten. Daarom moet u alle claims grondig onderzoeken en een reactie voorbereiden om deze te weerleggen en de terugvordering ongedaan te maken.

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Hoe u terugvordering van American Express met redencode C28 kunt aanvechten: geannuleerde periodieke afschrijving

We have a few recommended approaches to address chargebacks under reason code C28. Fortunately, American Express has a few additions for cases involving introductory offers. Prepare and send your response within 20 days of receiving the chargeback message.

With that in mind, here’s how to dispute chargebacks under reason code C28:

• Als het annuleringsverzoek in strijd was met uw annuleringsbeleid: voeg dan een kopie van uw annuleringsbeleid toe en leg uit op welke punten de kaarthouder de procedures niet heeft gevolgd. U moet ook aantonen dat de klant op de hoogte was van het annuleringsbeleid toen hij zich aanmeldde voor uw dienst voor periodieke facturering. Een kopie van het betalingsbewijs van de eerste betaling of de afrekenpagina kan volstaan om aan te tonen dat de kaarthouder akkoord ging met het annuleringsbeleid.
• Als de kaarthouder nog steeds gebruikmaakt van uw diensten: lever dan bewijs aan dat de kaarthouder ook in de volgende factureringsperiode nog gebruikmaakt van uw diensten. U kunt aangeven wanneer de kaarthouder voor het laatst gebruik heeft gemaakt van uw diensten en aantonen dat dit na de factureringsdatum is gebeurd. Dit zou de claim van de kaarthouder ongeldig moeten maken en de terugvordering ongedaan moeten maken.
• If you processed a credit refund: Provide proof of the credit transaction and show that the same is for the canceled billing.

Voor introductieaanbiedingen

• Bewijs dat u uw servicevoorwaarden in de introductieaanbieding hebt vermeld en dat de kaarthouder op de hoogte was van de annuleringsprocedure.
• Bewijs dat de kaarthouder toestemming heeft gegeven voor de afschrijving.
• Bewijs dat u vóór de eerste betaling een voorafgaande kennisgeving van de periodieke facturering hebt verzonden.

Hoe voorkom je American Express-terugboekingscode C28: geannuleerde periodieke facturering

Geschillen met kaarthouders zijn lastig in de hand te houden, omdat sommige klanten toch een klacht kunnen indienen, zelfs als u niets verkeerds doet. Toch moet u zich aan de beste zakelijke praktijken houden.

The following are a few ways to prevent chargebacks under reason code C28:

• Zorg voor duidelijke annuleringsvoorwaarden
• Zorg ervoor dat klanten akkoord gaan met uw annuleringsvoorwaarden voordat u de eerste betaling verwerkt.
• De annulering moet op de kassabon, de factuur of de afrekenpagina staan.
• Verwerk annuleringsverzoeken snel.
• Behandel klachten van klanten onmiddellijk.

‍