Redencodes voor terugboekingen zijn numerieke of alfanumerieke codes die banken en kaartmerken zoals Visa, Mastercard, American Express en Discover gebruiken om de precieze redenen voor geschillen met kaarthouders te categoriseren.

Elke terugboekingscode verwijst naar een specifiek transactiegeschil, zoals ongeautoriseerde transacties, goederen of diensten die niet aan de beschrijving voldoen, of problemen bij de betalingsverwerking. Deze codes helpen banken en kaartnetwerken om de afhandeling van terugboekingen te vereenvoudigen.

Redencodes helpen verkopers ook om passende reacties op terugboekingen op te stellen en gederfde inkomsten terug te vorderen. Banken eisen dat verkopers terugboekingen betwisten op basis van de verstrekte codes. Bovendien kan inzicht in de reden waarom terugboekingen plaatsvinden, u helpen toekomstige gevallen te voorkomen.

Daarom hebben we de Ultieme gids voor terugboekingscodes samengesteld om u inzicht te geven in hoe de toonaangevende creditcardmaatschappijen terugboekingen registreren en verwerken.

Wat zijn redencodes voor Visa-terugboekingen?

Een Visa-terugboekingscode is een reeks cijfers en letters die financiële instellingen gebruiken om de oorzaken van betalingsgeschillen met betrekking tot Visa-kaarten aan te geven. Deze codes helpen bij het standaardiseren van de geschillenprocedure. Wanneer een klant een afrekening op zijn of haar Visa-kaart betwist, baseren banken zich op de Visa-terugboekingscodes om te beslissen of er al dan niet een terugboeking wordt geïnitieerd.

Redencodes voor terugboekingen bieden niet alleen inzicht in de oorzaken van geweigerde transacties, ingediende terugboekingen of betalingsaanpassingen, maar hebben ook nog andere belangrijke voordelen. Zo helpen ze handelaren, kaartnetwerken en banken om trends op het gebied van terugboekingen te volgen en te analyseren, zodat ze betere beslissingen kunnen nemen.

Door geschillen onder te brengen in specifieke codes krijgen kaartnetwerken een beter overzicht van terugboekingsincidenten. Hierdoor kunnen ze hun risicomodellen proactief aanpassen en maatregelen nemen om de integriteit en betrouwbaarheid van het wereldwijde betalingssysteem te waarborgen.

Waarom u de codes voor terugboekingsredenen moet begrijpen

Redencodes voor terugboekingen zijn bedoeld om de transparantie bij de afhandeling van terugboekingen te bevorderen.

Helaas bestaan er geen uniforme codes voor terugboekingsredenen binnen de verschillende netwerken. Elk kaartmerk hanteert zijn eigen codes. Hoewel deze codes in de eerste plaats bedoeld zijn om de reden voor geschillen bij te houden en door te geven, zorgen deze onsamenhangende codes vaak voor grote verwarring bij handelaren.

Bovendien geven de redencodes voor terugboekingen niet altijd een duidelijk beeld van de werkelijke bedoeling van de kaarthouder bij het indienen van een geschil. Zo kan een bank bijvoorbeeld een terugboeking wegens een „ongeautoriseerde transactie“ uitvoeren, terwijl in werkelijkheid de broer of zus van de kaarthouder de aankoop heeft gedaan en de kaarthouder de terugboeking gebruikt om te voorkomen dat hij of zij ervoor moet betalen.

Het gevolg? Bedrijven en banken gebruiken onjuiste gegevens voor rapportages en analyses. Mastercard stelt: „Wanneer een geval van ‘friendly fraud’ als echte fraude wordt geregistreerd, kan dit leiden tot een toename van het aantal onterechte afwijzingen – waarbij kaarten worden geweigerd vanwege vermoedelijke fraude, terwijl dat niet terecht is.“

Maar zolang er geen beter systeem is om deze inefficiënties aan te pakken, kun je de huidige cijfers niet negeren. Laten we eens kijken naar de redencodes voor terugboekingen bij Visa en hoe je deze kunt gebruiken om het risico op terugboekingen te verminderen en een goede relatie met het kaartnetwerk te onderhouden.

Hoe gebruikt u deze handleiding?

We hebben de verschillende codes voor terugboekingsredenen van de belangrijkste kaartnetwerken – Visa, Mastercard, American Express en Discover – in logische categorieën ingedeeld. Elke categorie bevat een korte beschrijving van de betreffende codes, met een link naar de hoofddatabase.

Deze gids gaat over de redencodes voor terugboekingen bij Visa. U krijgt hiermee een grondig inzicht in de redencodes voor terugboekingen bij Visa, zodat u hier effectief mee om kunt gaan.

Redencodes voor visumterugboekingen: de ultieme gids

Visa heeft in april 2018 de codes voor terugboekingsredenen herzien en deze teruggebracht tot vier categorieën: fraude, fouten bij de autorisatie, verwerkingsfouten en geschillen met klanten. Hoewel deze wijzigingen bedoeld waren om geschillenprocedures te vereenvoudigen en fraude te voorkomen, blijven er uitdagingen bestaan, waardoor handelaren het systeem zorgvuldig moeten bestuderen.

Visa-terugboekingscode 14.1: Meerdere frauduleuze transacties

Visa-terugboekingscode 14.1 duidt op meerdere ongeautoriseerde transacties, die vaak het gevolg zijn van frauduleuze activiteiten of onbedoelde dubbele facturering.

Fouten van de verkoper die tot dubbele facturering kunnen leiden, zijn bijvoorbeeld een storing bij het afrekenen in uw webwinkel waardoor de bevestiging van een geslaagde transactie vertraging oploopt. De daaropvolgende pogingen van de klant leiden vaak tot dubbele facturering voor dezelfde transactie.

Ongebruikelijk hoge TC40-gegevensrapporten met Visa-redencode 14.1 leiden tot sancties, zoals opname in het monitoringprogramma. Het gevolg? Buitensporige kosten en zelfs opschorting van de rekening.

Om dat te voorkomen, moet u bij mislukte transacties geen autorisatie afdwingen. Sommige acquirers eisen dat u grote betalingsvolumes opsplitst voordat u een bestelling verwerkt. Overleg in dergelijke gevallen met de klant, zodat deze op de hoogte is van de afschrijvingen. Zorg er bovendien voor dat u verschillende identificatiecodes gebruikt voor meerdere transacties met hetzelfde bedrag.

Lees verder voor het volledige artikel over Visa-terugboekingscode 14.1.

Visa-terugboekingsredencode 10.5: Visa-fraudebewakingsprogramma

Visa-terugboekingscode 10.5 verwijst naar terugboekingen die door de kaartuitgever worden geïnitieerd voor handelaren die zijn aangesloten bij het Visa Fraud Monitoring Program (VFMP), een systeem dat is ontworpen om fraude te beperken.

Kaarthouders dienen zelden een terugvordering in onder deze categorie. Kaartuitgevers krijgen van Visa de instructie om dergelijke zaken in te dienen. Bovendien is Visa-terugvorderingscode 10.5 alleen van toepassing op twijfelachtige transacties die de kaartuitgever nog niet onder een andere terugvorderingscode heeft betwist.

VFMP is een regelrechte nachtmerrie voor handelaren. Elke nieuwe terugvordering zorgt ervoor dat je langer in het programma blijft.

U kunt de kans op terugboekingen met Visa-redencode 10.5 beperken door gebruik te maken van autorisatieblokkeringen. En als u extra betalingen voor dezelfde transactie moet verwerken, vraag dan een aparte autorisatie aan. Het is eveneens van cruciaal belang om uw verhouding tussen frauduleuze en legitieme transacties goed in de gaten te houden.

Lees verder voor alle details over Visa-terugboekingscode 10.5.

Visa-terugboekingsredencode 10.4: Overige fraude: transactie zonder fysieke kaart

Visa gebruikt terugboekingscode 10.4 om transacties aan te duiden waarvan de kaarthouder beweert dat deze zonder toestemming met zijn fysieke kaart zijn uitgevoerd. Visa 10.4 is eveneens van toepassing wanneer de kaarthouder niet betrokken was bij een transactie waarbij de kaart niet fysiek aanwezig was.

De terugboekingscode 10.4 van Visa heeft twee oorzaken:

1. echte fraude, waarbij gestolen kaarten betrokken zijn,
2. vriendelijke fraude, waarbij een koper geldige afschrijvingen betwist als zijnde ongeoorloofd.

Ook onduidelijke of verwarrende omschrijvingen op de afrekening van de handelaar kunnen de oorzaak zijn. Handelaren en hun acquirers hebben maximaal 30 dagen de tijd om te reageren op Visa 10.4-terugboekingen.

U kunt het risico beperken door voor alle terugkerende betalingen en bestellingen via direct mail, internet of telefoon toestemming te vragen, ongeacht het bedrag. Maak bovendien gebruik van hulpmiddelen voor fraudepreventie om mazen in de wet te dichten.

Lees verder voor alle details over Visa-terugboekingscode 10.4.

Visa-terugboekingsredencode 10.3: Overige fraude: omgeving/omstandigheden waarbij de kaart fysiek aanwezig is

Redencode 10.3 voor terugboekingen bij Visa is een beknopte omschrijving voor terugboekingen in verband met fraude bij transacties waarbij de kaart fysiek wordt aangeboden. Visa past redencode 10.3 toe op transactiegeschillen waarbij een handelaar:

1. het lukte niet om de kaart te scannen of de chip te lezen,
2. heeft nagelaten een handmatige kaartafdruk te maken voor een transactie die met de toetsen is ingevoerd,
3. heeft een transactie niet correct gemarkeerd als een transactie waarbij de kaart fysiek aanwezig was.

Handelaren die onbemande betaalterminals gebruiken, lopen vaak het risico op terugboekingen op grond van Visa 10.3. Er wordt namelijk niet gecontroleerd of de identiteit en handtekening van de kaarthouder overeenkomen met de gegevens op de kaart. Upgrade uw betaalterminals daarom om dergelijke gevallen te voorkomen. Zorg er bovendien voor dat transacties die ter plaatse worden uitgevoerd, niet handmatig worden ingevoerd. Zo zorgt u ervoor dat de ingebouwde beveiligingsfuncties, zoals het lezen van de chip en de magneetstrip, naar behoren kunnen werken.

Zorg er bovendien voor dat alle bestellingen via internet, direct mail of telefoon correct worden aangemerkt als ‘card-absent’.

Lees verder voor alle details over Visa-terugboekingscode 10.3.

Visa-terugboekingsredencode 10.2: EMV-aansprakelijkheidsverschuiving – fraude zonder vervalsing

Visa-terugboekingscode 10.2, voorheen code 81, heeft betrekking op geschillen waarbij een kaarthouder beweert dat iemand zijn verloren of gestolen creditcard heeft gebruikt om een geautoriseerde transactie uit te voeren. Door de verschuiving van de aansprakelijkheid bij EMV-transacties is de handelaar aansprakelijk voor elke ongeautoriseerde transactie die via verouderde apparatuur wordt verwerkt.

In het algemeen moet een betwiste transactie aan de volgende criteria voldoen om in aanmerking te komen voor een geldige terugvordering op grond van Visa-redencode 10.2:

• De transactie vindt niet plaats in een omgeving waarbij de kaart niet fysiek aanwezig is.
• De kaarthouder had bij de uitgifte van de kaart al aangegeven dat deze verloren of gestolen was, of dat deze op een verkeerd adres was bezorgd.
• De transactie vond plaats bij een betaalautomaat zonder chiplezer.
• De transactie werd gestart via de chip, maar werd online geautoriseerd zonder online pincode.
• De kaart die voor de transactie is gebruikt, is een kaart waarbij een pincode vereist is.

Om terugboekingen met Visa-redencode 10.2 te voorkomen, moet u kaarten waarbij de pincode de voorkeur geniet, verwerken via EMV-terminals, bij elke transactie waarbij de kaart fysiek aanwezig is een afdruk maken en de kaarthouder vragen zich te identificeren door middel van een handtekening of pincode.

Lees verder voor alle details over Visa-terugboekingscode 10.2.

Visa-terugboekingscode 10.1: EMV-aansprakelijkheidsverschuiving – fraude met vervalste kaarten

Visa-terugboekingscode 10.1 heeft betrekking op geschillen waarbij de kaarthouder beweert dat iemand zijn chipkaart heeft nagemaakt voor een ongeautoriseerde transactie bij een terminal die niet aan de EMV-normen voldoet. Oplichters klonen vaak creditcards door de gegevens van de magneetstrip van een echte kaart te kopiëren en nieuwe kaarten te maken met de juiste gegevens.

Terugboekingen met redencode 10.1 komen veel voor bij betaalterminals die niet EMV-compatibel zijn en over gebrekkige verificatiesystemen beschikken. Geschillen onder code 10.1 van Visa kunnen ook ontstaan doordat uw betalingsverwerker slechts een deel van de kaartgegevens naar Visa doorstuurt.

De beste manier om geschillen in het kader van Visa 10.1 te voorkomen, is ervoor te zorgen dat uw betaalterminals aan de EMV-normen voldoen. Als de kaarthouder fraude door vervalsing claimt, verschuift de aansprakelijkheid naar Visa. U moet bovendien de identiteit van de kaarthouder verifiëren, ervoor zorgen dat alle transacties waarbij de kaart fysiek aanwezig is, voorzien zijn van de juiste afdrukken, en de beste praktijken uit de sector volgen wat betreft het gebruik van betaalterminals, zoals het niet handmatig doorhalen of invoeren van chipkaarten.

Lees verder voor alle details over Visa-terugboekingscode 10.1.

Redencode 11.3 voor terugvordering door Visa: Geen autorisatie

De terugboekingscode van Visa heeft betrekking op transacties die zijn uitgevoerd zonder of met onvoldoende autorisatie, waarbij het verzoek om autorisatie pas na voltooiing van de transactie is ingediend, of waarbij het bedrag afwijkt van het factuurbedrag.

Met andere woorden: wil een terugvordering geldig zijn op grond van Visa-terugvorderingscode 11.3, dan moet de kaarthouder aantonen dat de handelaar de transactie heeft verwerkt zonder goedkeuring, dat de handelaar deze goedkeuring pas na het verstrijken van de toegestane termijn heeft verkregen, of dat hij extra kosten heeft toegevoegd aan het goedgekeurde bedrag.

Door de Visa-regels voor betalingsautorisatie na te leven, kunt u als handelaar dit soort Visa-terugboekingen tot een minimum beperken. Zorg ervoor dat transacties tijdig en naar behoren worden geautoriseerd, vraag bij mislukte autorisaties om alternatieve betaalmethoden en verwerk transacties uitsluitend voor het geautoriseerde bedrag. Als u extra bedragen moet verwerken, vraag dan hiervoor opnieuw om autorisatie.

Lees verder voor alle details over Visa-terugboekingscode 11.3.

Visa-terugboekingscode 11.2: Autorisatie geweigerd

Visa-terugboekingscode 11.2, voorheen Visa-code 71, geeft aan dat de handelaar een afwijzings- of ‘Pickup’-autorisatiebericht heeft ontvangen, maar de transactie toch heeft verwerkt. Visa-code 11.2 is vaak het gevolg van het niet aanvragen van een betalingsautorisatie, het afdwingen van een betaling met een geweigerde kaart of het omzeilen van de betalingsautorisatie.

Het is mogelijk om transacties te verwerken zonder om autorisatie te vragen. Visa eist echter dat handelaren om betalingsautorisatie vragen om het risico op geschillen te beperken. Anders kan de kaarthouder gemakkelijk beweren dat iemand de betaling onrechtmatig heeft uitgevoerd.

Nogmaals: verwerk geen transactie zonder autorisatie. Dit is een essentiële voorzorgsmaatregel om te voorkomen dat online winkeldieven Visa 11.2 gebruiken om het systeem te misbruiken. Breek de transactie af of vraag om een nieuwe autorisatie als je een ‘Decline’- of ‘Pickup’-autorisatiefeedback ontvangt. Vraag in plaats daarvan om een andere betaalmethode. Houd je bovendien aan de voorschriften van Visa voor het verwerken van transacties met meerdere betalingsautorisaties.

Lees verder voor alle details over Visa-terugboekingscode 11.2.

Visa-terugboekingscode 12.1: Te late indiening

Vóór april 2024 duidt Visa-chargeback-redencode 12.1 (voorheen redencode 74) op een transactie die u niet binnen de gestelde termijn bij Visa hebt ingediend. Chargebacks wegens te late indiening worden niet geregistreerd onder Visa-chargeback-redencode 11.3, „Geen autorisatie“.

Veelvoorkomende redenen waarom merchant accounts foutcode 12.1 kregen, zijn onder meer:

• Het account is verlopen voordat u de aanvraag indiende
• Het account was al gesloten voordat u uw aanvraag indiende
• Het account had zijn kredietlimiet al overschreden voordat u uw aanvraag indiende
• Door diefstal of verlies heeft de kaarthouder de kaart geblokkeerd
• Elke andere reden waardoor de kaart onbruikbaar wordt

Om te voorkomen dat er een Visa-terugvordering met redencode 12.1 plaatsvindt, dient u ervoor te zorgen dat u voltooide transacties binnen de in uw handelaarsovereenkomst vastgelegde termijn doorstuurt naar uw betalingsverwerker. U dient transacties op de dag van de verkoop in te dienen, of zo snel mogelijk daarna indien indiening op dezelfde dag niet haalbaar is.

Lees verder voor alle details over Visa-terugboekingscode 12.1.

Visa-terugboekingsredencode 12.2: Onjuiste transactiecode

Visa-terugboekingsredencode 12.2, voorheen redencode 76, is van toepassing op de verwerking van een transactie met een onjuiste transactiecode. U hebt bijvoorbeeld een verkooptransactie verwerkt in plaats van een crediteringstransactie, of een crediteringstransactie in plaats van een verkoop. In het algemeen duidt Visa-redencode 12.2 op transacties die afwijken van de ontvangen autorisaties.

Aangezien chargebacks onder Visa 12.2 het gevolg zijn van administratieve fouten, kunt u uw risico beperken door menselijke fouten te minimaliseren. Standaard voorzorgsmaatregelen die u moet nemen, zijn onder meer het opleiden van uw personeel in het verwerken van creditcard-, debetkaart- en terugboekingstransacties, het dubbel controleren van alle gegevens voordat transacties worden verwerkt, en het uitvoeren van voortdurende kwaliteitscontroles om naleving van de branchenormen te waarborgen.

Lees verder voor alle details over Visa-terugboekingscode 12.2.

Visa-terugboekingscode 12.3: Verkeerde valuta

Visa-chargeback-redencode 12.3, voorheen redencode 76, is van toepassing op fouten bij de valutaconversie van transacties. Dit kan komen doordat de door u gebruikte valuta niet overeenkwam met de transactievaluta die naar Visa is verzonden, of doordat de klant niet op de hoogte was van of geen toestemming had gegeven voor de toepassing van Dynamic Currency Conversion (DCC). DCC is een dienst voor creditcardverwerking die internationale klanten de mogelijkheid biedt om te betalen in hun eigen valuta of in de valuta van de handelaar.

Simpel gezegd komt Visa-redencode 12.3 voort uit eenvoudige misverstanden. De klant kan beweren dat de handelaar wel degelijk de mogelijkheid heeft geboden om in lokale valuta te betalen, of dat hij het aanbod via DCC heeft afgewezen.

U kunt terugboekingen via Visa 12.3 voorkomen door klanten te informeren wanneer de lokale valuta afwijkt van de betalingsvaluta en door hen op de hoogte te stellen van eventuele extra kosten, door klanten waar mogelijk de mogelijkheid te bieden om in de lokale valuta te betalen, en door uw team te informeren over de branchenormen voor transacties in meerdere valuta’s.

Lees verder voor alle details over Visa-terugboekingscode 12.3.

Visa-terugboekingscode 12.4: Onjuist rekeningnummer

Visa-terugboekingscode 12.4, voorheen code 77, is de afkorting voor terugboekingen waarbij de handelaar een transactie op een onjuist rekeningnummer heeft geboekt of waarbij de betreffende transactie niet was geautoriseerd. Met andere woorden, als u een onjuist rekeningnummer gebruikt om een transactie te verwerken of als het rekeningnummer dat aan de kaartuitgever is verstrekt voor een specifieke transactie niet overeenkomt met een rekeningnummer in het hoofdbestand van de bank, krijgt u te maken met een Visa-terugvordering met redencode 12.4. Andere oorzaken van terugvorderingen met redencode 12.4 zijn onder meer:

• U hebt 45 dagen na de transactiedatum een aanpassing doorgevoerd;
• U hebt 10 dagen na de transactiedatum een correctie toegepast op een rekening die als „gesloten“ of „onvoldoende saldo“ was aangemerkt;
• Je hebt meerdere aanpassingen doorgevoerd voor dezelfde transactie;
• De kaarthouder betwist de rechtmatigheid van de correctie.

Door uw door Visa goedgekeurde betaalterminal te upgraden, verkleint u de kans op een terugvordering. Verwerk alle aanpassingen snel en controleer de gegevens nogmaals voordat u de betaling verwerkt, om menselijke fouten te beperken.

Lees verder voor alle details over Visa-terugboekingscode 12.4.

Visa-terugboekingscode 12.5: Onjuist bedrag

Visa-terugboekingscode 12.5, voorheen code 80, duidt op geschillen waarbij het transactiebedrag afwijkt van het geautoriseerde bedrag. Deze categorie Visa-terugboekingen is van toepassing op verschillende situaties. Het kan zijn dat uw team een onjuist transactiebedrag heeft ingevoerd als gevolg van een rekenfout of typefout, dat het bedrag naar boven is bijgesteld vanwege extra kosten, of dat de koper na de aankoop een fooi wil toevoegen.

Het is van cruciaal belang om te benadrukken dat, hoewel vermijdbare fouten van handelaren de belangrijkste oorzaak zijn van Visa-redencode 12.5, sommige gevallen van Visa 12.5 kunnen worden toegeschreven aan vriendelijke fraude.

Om terugboekingen met een onjuist bedrag of Visa-redencode 12.5 te voorkomen, dient u de gegevens en totalen te controleren voordat u een autorisatieverzoek indient, met name bij handgeschreven gegevens. Train uw personeel in de juiste procedures voor het verwerken van transacties en zorg ervoor dat bij alle transacties waarbij de kaart fysiek aanwezig is, de kaart wordt door de lezer gehaald of de chip wordt gelezen. Wijzig geen bedragen van reeds voltooide transacties, zelfs niet als de klant hiermee instemt.

Lees verder voor alle details over Visa-terugboekingscode 12.5.

Visa-terugboekingscode 12.6: Dubbele verwerking

Visa-terugboekingscode 12.6, voorheen code 82, verwijst naar een transactie die de handelaar twee of meer keer heeft verwerkt. Visa-code 12.6 valt op omdat Visa deze code in twee categorieën heeft onderverdeeld: 12.6.1 heeft betrekking op fouten bij dubbele verwerking, terwijl 12.6.2 specifiek betrekking heeft op transacties die via andere kanalen in rekening zijn gebracht.

Typische oorzaken voor chargeback-redencode 12.6 zijn onder meer: een verkoper die probeert meerdere transactiebatches tegelijk in te dienen, het verkoopteam dat per ongeluk dezelfde transactie meer dan eens invoert, het uitgeven van meer dan één kassabon voor dezelfde bestelling, of de kaarthouder die de transactie via een ander betaalkanaal betaalt nadat u deze al hebt verwerkt. Het kan ook zijn dat u de kassabonnen van één transactie bij verschillende merchantbanken hebt gestort.

Neem als preventieve maatregelen de transactiebonnen zo veel mogelijk door voordat u ze indient, dien transacties één voor één in om te voorkomen dat er meerdere betalingen voor dezelfde transactie worden ingediend, dien bonnen niet bij meerdere acquirers in, verwerk terugbetalingen bij dubbele facturering en zorg ervoor dat uw personeel weet hoe het op professionele wijze met crediteringen moet omgaan.

Lees verder voor alle details over Visa-terugboekingscode 12.6.

Visa-terugboekingsredencode 12.7: Ongeldige gegevens

Visa-terugboekingsredencode 12.7, voorheen redencode 72 (voorwaarde 2), is van toepassing op terugboekingen als gevolg van onjuiste transactiegegevens. Visa-redencode 12.7 kan het gevolg zijn van het feit dat de handelaar een betalingsautorisatieverzoek heeft verzonden met een onjuiste transactiedatum, Merchant Category Code, transactietype-indicator, land- of staatscode, of een fout in een ander essentieel veld.

Ze kunnen ook het gevolg zijn van het feit dat een verkoper de gegevens voor de goedkeuring van de autorisatie van Visa verkeerd heeft ingevoerd. Bovendien kunnen de volgende problemen eveneens leiden tot een Visa 12.7-terugvordering:

• Beschadigde gegevens
• Defecte hardware en software die uw betalingssystemen aansturen
• Netwerkstoringen

We hebben ook gezien dat achtergrondstraling en de natuurlijke slijtage van opslagapparaten, die na verloop van tijd tot gegevensbeschadiging leiden, aanleiding kunnen geven tot een terugvordering met Visa-redencode 12.7. Typische tekenen van defecte hardware en software zijn onder meer plotselinge programma-crashes en een trage werking van de computer. Als deze problemen niet worden aangepakt, kan dit leiden tot beschadiging van de opslag, waardoor er onjuiste gegevens naar de kaartuitgever worden verzonden voor autorisatie. Om een Visa 12.7-terugvordering te voorkomen, dient u alle transactiegegevens te controleren voordat de transactie wordt verwerkt.

Lees verder voor alle details over Visa-terugboekingscode 12.7.

Visa-terugboekingscode 13.1: Goederen/diensten niet ontvangen

Visa-terugboekingscode 13.1, voorheen code 30, heeft betrekking op terugboekingen waarbij de klant beweert dat de goederen of diensten niet zijn geleverd of ontvangen op de dag waarop u had beloofd deze te leveren.

Terugboekingen met Visa-redencode 13.1 („Artikel niet ontvangen“) zijn het gevolg van niet-levering door logistieke fouten, verzendingsproblemen of onjuiste adressen. Ook communicatiestoornissen, frauduleuze claims en technische storingen dragen bij aan terugboekingen onder Visa-code 13.1. Klanten maken bovendien gebruik van Visa 13.1 om compensatie te vragen voor onbevredigende leveringservaringen.

U kunt het risico op terugboekingen op grond van Visa 13.1 beperken door kaarthouders onmiddellijk op de hoogte te stellen van verwachte vertragingen en door goederen verzonden te doen met een verzekering en een tracking-systeem. Zorg bovendien voor een duidelijk restitutiebeleid en verwerk annuleringen zo snel mogelijk.

Vraag altijd om een bewijs van levering en afhaling, overweeg om de facturering uit te stellen totdat de levering is voltooid, en reageer snel op verzoeken van klanten om spijt bij de koper – wat tot vriendelijke fraude kan leiden – tot een minimum te beperken.

Lees verder voor alle details over Visa-terugboekingscode 13.1.

Visa-terugboekingscode 13.2: Geannuleerde periodieke afschrijving

Visa-terugboekingsredencode 13.2, voorheen redencode 41, duidt op geschillen waarbij de kaarthouder beweert dat er kosten in rekening zijn gebracht voor een doorlopende afschrijving nadat hij zijn abonnement heeft opgezegd.

Een veelvoorkomende reden voor Visa 13.2 is ontevredenheid van klanten over de kwaliteit van de dienstverlening, de functies of de prijs-kwaliteitverhouding, waardoor zij om terugbetaling vragen. Miscommunicatie over factureringsvoorwaarden, zoals onduidelijke annuleringsvoorwaarden of onverwachte prijsverhogingen, kan eveneens tot geschillen leiden. Bovendien kan het voorkomen dat klanten vergeten hun abonnement op te zeggen of deze niet herkennen op hun afschrift, wat tot onbedoelde geschillen leidt. Soms dragen frauduleuze activiteiten, zoals ongeoorloofd gebruik van betalingsgegevens, bij aan terugboekingen bij terugkerende facturering.

Om deze geschillen te voorkomen, dient u te zorgen voor transparante factureringspraktijken, de abonnementsvoorwaarden duidelijk te communiceren, eenvoudige opzeggingsprocedures aan te bieden en degelijke maatregelen voor fraudedetectie in te voeren. Daarnaast kunnen proactieve klantenondersteuning en een tijdige afhandeling van geschillen het risico op terugboekingen op grond van artikel 13.2 van de Visa-regels helpen beperken.

Lees verder voor alle details over Visa-terugboekingscode 13.2.

Visa-terugboekingscode 13.3: Niet zoals beschreven of gebrekkige goederen/diensten

Visa-terugboekingscode 13.3, voorheen code 53, is een afkorting voor geschillen waarbij de klant beweert dat het product een ernstig gebrek vertoont dat u bij de aankoop niet hebt vermeld, of dat het afwijkt van de beschrijving op uw website.

Veelvoorkomende oorzaken van Visa-redencode 13.3 zijn onder meer dat de kaarthouder verkeerde goederen of diensten heeft ontvangen als gevolg van een fout bij de verzending of levering. Het kan ook het gevolg zijn dat het verzonden artikel beschadigd is aangekomen, mogelijk door onvoldoende verpakking, of dat de goederen defect zijn verzonden.

Andere redenen voor een terugvordering op grond van artikel 13.3 van de Visa-voorwaarden zijn onder meer het verstrekken van onjuiste beschrijvingen van de goederen of diensten, zowel schriftelijk als mondeling, of het volledig uitblijven van de dienstverlening.

Om dit te voorkomen, moet u bestellingen controleren voordat u ze verzendt, breekbare artikelen van klanten zorgvuldig verpakken om schade tijdens het transport te voorkomen, ervoor zorgen dat uw productbeschrijving u geen steen in de schoen legt, en uw verantwoordelijkheid nemen wanneer uw aanbod uw klanten teleurstelt.

Lees verder voor alle details over Visa-terugboekingscode 13.3.

Visa-terugboekingscode 13.4: Vervalste goederen

Visa-terugboekingsredencode 13.4, voorheen redencode 53, voorwaarde 5, heeft betrekking op geschillen waarbij de kaarthouder beweert dat een houder van intellectuele-eigendomsrechten, een overheidsinstantie (zoals een douaneambtenaar of politieagent) of een onafhankelijke deskundige de verkochte goederen heeft aangemerkt als namaak of als een bekend merk.

Sommige bedrijven produceren goedkope artikelen die lijken op producten van bekende merken. U kunt terugboekingen onder deze redencode voorkomen door in te kopen bij gerenommeerde fabrikanten. Misleidende beschrijvingen en afbeeldingen kunnen leiden tot Visa-terugboekingen onder redencode 13.4/geschillen over namaakartikelen. Bovendien kan het afbeelden van artikelen op een manier die een merkassociatie met populaire fabrikanten suggereert, aanleiding geven tot Visa 13.4-terugboekingen, zelfs zonder expliciete claims van de handelaar. Maak daarom expliciet bekend dat er geen banden zijn met fabrikanten om dergelijke verwarring te voorkomen.

Dat gezegd hebbende, kunnen terugboekingen met redencode 13.4 ook het gevolg zijn van diverse andere problemen dan vervalsingen, zoals opzettelijk misbruik van het terugboekingssysteem.

Lees verder voor alle details over Visa-terugboekingscode 13.4.

Visa-terugboekingscode 13.5: Misleiding

Visa-terugboekingscode 13.5, voorheen code 53/Bestelling niet zoals beschreven, heeft betrekking op gevallen waarin de klant beweert dat u een voltooide transactie verkeerd hebt voorgesteld of valse reclame hebt gebruikt om tot aankoop aan te zetten. Visa-terugboekingscode 13.5 is van toepassing op zowel fysieke als digitale goederen. De meest voorkomende oorzaken variëren van vage of ontoereikende product- of dienstbeschrijvingen en nalatigheid tot opzettelijke misleiding.

Sectoren die vaak te maken hebben met terugboekingen op basis van Visa 13.5 zijn onder meer de doorverkoop van timeshares, schuldconsolidatie voor kaarthouders, adviesdiensten, technische ondersteuning of diensten, hypotheekherstel, begeleidingsdiensten en hulp bij executieverkoop.

Om terugboekingen wegens misleidende informatie te voorkomen, raadt Visa aan om te zorgen voor nauwkeurige en duidelijke product- of dienstbeschrijvingen, waar mogelijk foto’s en video’s toe te voegen ter verduidelijking, en namaak te vermijden.

Lees verder voor alle details over Visa-terugboekingscode 13.5.

Visa-terugboekingscode 13.6: Credit niet verwerkt

Visa-chargeback-redencode 13.6, voorheen redencode 85, is van toepassing wanneer klanten aangeven dat u een kassabon hebt afgegeven voor een geannuleerde transactie of een creditering, terwijl de transactie nog steeds niet is verwerkt. De oorzaak? Een vermijdbare fout van de handelaar, frauduleuze activiteiten van de handelaar of misbruik van chargebacks door de kaarthouder.

Met andere woorden: Visa-redencode 13.6 kan het gevolg zijn van het feit dat de handelaar een transactie heeft verwerkt die hij niet had mogen verwerken, geen terugbetaling heeft uitgevoerd, of de kaart houder pas later heeft terugbetaald dan deze op zijn rekeningafschrift had verwacht. Het kan ook zijn dat het retourbeleid van de verkoper vaag en onduidelijk is.

Om terugboekingen wegens „Credit Not Processed“ te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat de kaarthouder na de aankoop uw retourbeleid heeft gelezen en begrepen, terugbetalingen onmiddellijk verwerken en ervoor zorgen dat de kaarthouder op de hoogte is van het toegekende tegoed.

Lees verder voor alle details over Visa-terugboekingscode 13.6.

Visa-terugboekingscode 13.7: Geannuleerde goederen/diensten

Visa-terugboekingsredencode 13.7, voorheen redencode 85, voorwaarde 2, heeft betrekking op geschillen waarbij een kaarthouder beweert dat hij goederen heeft geretourneerd of een abonnement heeft opgezegd, maar u de bijbehorende creditering nog niet heeft uitgevoerd.

Een terugvordering voor geannuleerde goederen of diensten kan het gevolg zijn van een vertraging bij de handelaar bij het crediteren van een geannuleerde bestelling, van een krediet dat wel is verstrekt maar tijdelijk niet op het rekeningoverzicht van de kaarthouder verschijnt of wordt ingehouden, of van onduidelijke retourvoorwaarden.

Neem als preventieve maatregelen het volgende in acht: geef vóór het afrekenen duidelijk het retour- en annuleringsbeleid van uw bedrijf weer, verwerk creditcardtransacties snel en breng eventuele vertragingen bij de levering onder de aandacht. Het is eveneens van cruciaal belang dat u uw klantenservice verbetert, zodat de kaarthouder eerst met u kan spreken voordat hij of zij contact opneemt met de bank.

Lees verder voor alle details over Visa-terugboekingscode 13.7.

Visa-terugboekingscode 13.8: Oorspronkelijke credittransactie niet geaccepteerd

Visa-terugboekingsredencode 13.8, voorheen redencode 85, voorwaarde 3, is een afkorting voor geschillen waarbij de kaarthouder beweert dat u een geannuleerde transactie niet hebt verwerkt. Dit geldt voor handelaren in Europa en interregionale gebieden.

Veelvoorkomende oorzaken van Visa-redencode 13.8 zijn onder meer dat de kaarthouder het krediet niet accepteert of dat de creditcarduitgever Original Credit Transactions (OCT’s) blokkeert vanwege het geldende overheidsbeleid.

Om terugboekingen op grond van artikel 13.8 van de Visa-overeenkomst te voorkomen, dient u zich op de hoogte te stellen van de wetgeving inzake oorspronkelijke krediettransacties in uw rechtsgebied, uw betaalterminals te upgraden om fouten bij het verlenen van krediet te voorkomen, en een nauwkeurige administratie van transacties bij te houden om tijdig op vragen van klanten te kunnen reageren.

Lees verder voor alle details over Visa-terugboekingscode 13.8.

Een overzicht van de redencodes voor terugboekingen op Visa-kaarten

Het oplossen van terugboekingen vereist een grondige kennis van de betekenis van de codes voor terugboekingsredenen, de processen voor het verzamelen van bewijsmateriaal en de procedures voor het indienen van een bezwaarschrift.

We hebben deze lijst met Visa-codes voor terugboekingsredenen samengesteld als handige gids om geschillen te voorkomen en op terugboekingen te reageren. Meer achtergrondinformatie over elke Visa-code voor terugboekingsredenen vindt u hier in de database.

In een volgende handleiding vindt u een volledige lijst met Mastercard-codes voor terugboekingsredenen. ‍

Neem contact op met ons verkoopteam voor meer informatie over het automatisch terugvorderen van terugboekingen.