What is Chargeback Management and Why Do You Need It?

Uit een recente wetenschappelijke ontdekking is gebleken waarom het aantal frauduleuze terugboekingen blijft stijgen; Mastercard verwacht dat het wereldwijde aantal terugboekingen in 2026 zal oplopen tot 337 miljoen. Blijf even bij me, dan leg ik het uit. Deze fenomenale ontdekking zal je versteld doen staan!

De anterieure middencingulaire cortex (aMCC) is een cruciaal knooppunt in het menselijk brein. Uit een baanbrekend onderzoek dat is gepubliceerd in de National Library of Medicine blijkt dat de aMCC de drijvende kracht is achter de kosten-batenanalyse bij besluitvorming.

Uit het onderzoek bleek dat wanneer mensen dingen doen die ze niet willen doen, hun voorste middencingulaire cortex groeit. Deze verandering in de hersenen zorgt voor een neurologische terugkoppelingslus die de drang opwekt om de handeling te herhalen.

This explosive scientific discovery is in parallel with industry records on chargeback trends. Research shows that many chargeback fraudsters are indeed customers experiencing buyer’s remorse. Filing chargebacks, therefore, becomes their recourse to undo legitimate transactions. Guess what? 40% of these buyers who successfully chargeback a transaction will likely submit another dispute within 90 days. Automating chargeback recovery can recover revenue that would otherwise stay lost.

Overigens draagt u, de handelaar, de volledige kosten.

This piece is the inaugural installment of a three-part series. It will take you on a transformative journey of crafting effective chargeback management. By the end of this trilogy, you will gain unparalleled expertise in navigating the intricacies of payment fraud. Let’s dig in!

Wat is chargebackbeheer?

Chargebackbeheer omvat de systematische maatregelen die een bedrijf neemt om chargebackverzoeken van de kaartuitgever of financiële instelling van een koper te voorkomen, te volgen, te onderzoeken en op te lossen.

Chargebacks are forced payment reversals by the customer’s bank. Hence, chargeback management does not only require investigating and addressing cases that have already happened. It also includes preventive measures a business installs to avoid payment disputes from occurring in the first place. Tools like real-time chargeback alerts help catch disputes before they escalate.

Chargeback-procedures zijn complex. Er zijn meerdere partijen bij betrokken, er gelden strikte termijnen en de branchevoorschriften veranderen voortdurend. Als u deze complexiteit begrijpt, kunt u de verliezen in het moeizame proces van chargeback-beheer tot een minimum beperken.

Een kijkje in het chargeback-proces

Chargebacks are a Federal law that protects cardholders from unjust billing and unauthorized use of their cards. The process of resolving such cases looks like this:

1. De klant neemt contact op met zijn bank om een bepaalde transactie te betwisten. Kaarthouders hebben doorgaans 45 tot 180 dagen de tijd om kosten te betwisten.
2. Nadat een claim is ontvangen, controleert de kaartuitgever of deze geldig is (dit duurt ongeveer zes weken of 30 dagen voor Visa-kaarten).
3. Als de bank de klacht gegrond acht, start zij namens de klant een terugvordering in, waardoor het bedrag tijdelijk wordt teruggestort op uw verkopersrekening.
4. U moet vervolgens het geschil onderzoeken, relevante documentatie verzamelen als bewijs van de rechtmatigheid van de transactie en een waterdichte zaak voorleggen aan de betalingsverwerker of de acquirerende bank om de terugvordering aan te vechten.
5. Als uw argumenten overtuigend genoeg zijn, zal de kaartuitgever of financiële instelling de claim intrekken en het bedrag terugstorten op uw rekening. Zo niet, dan behoudt de kaarthouder het voorlopig bijgeschreven bedrag.

The chargeback process often takes up to 90 days. The best long-term fix is to prevent chargebacks before they happen.

Het opzetten van een robuust systeem voor het beheer van terugboekingen lijkt misschien een hele uitdaging. Maar gezien de toenemende negatieve gevolgen van verliezen door terugboekingen voor bedrijven is dit absoluut noodzakelijk.

Waarom u een effectief systeem voor het beheer van terugboekingen nodig hebt

Uit ons intern onderzoek naar trends op het gebied van terugboekingen blijkt dat het aantal terugboekingen toeneemt naarmate digitale transacties in omvang groeien. De behoefte aan hulpmiddelen, processen en best practices om de toenemende dreiging van terugboekingen het hoofd te bieden, is vandaag de dag nog urgenter geworden. „De kosten van terugboekingen zullen in 2028 oplopen tot 41,69 miljard dollar“, aldus Mastercard.

Dit is waarom u een duidelijk omschreven systeem voor het beheer van terugboekingen nodig hebt:

Fraudemogelijkheden bij transacties voorkomen

De-risking transactions is a crucial aspect of chargeback management. This involves pre-transaction measures, such as tracking and verifying customers’ identities before they purchase, to prevent fraud. For example, applying customer authentication and authorization holds prevents fraudsters from making transactions that will ultimately lead to chargebacks. Store owners can add Shopify chargeback protection to automate disputes.

Fouten en verwarring na facturering tot een minimum beperken met een terugboekingsbeleid

Door een beleid te hebben voor het voorkomen en aanvechten van geschillen, voorkom je dat je je zuurverdiende inkomsten zomaar weggooit. Dit kan onder meer inhouden dat je transactiegegevens op kwaliteit controleert om fouten van verkopers, zoals dubbele facturering en administratieve vergissingen, te voorkomen.

Aside from limiting internal errors, having a well-defined chargeback policy makes it possible for customers to recognize bills, especially for subscription payments. For example, ensuring digital bank channels and issuer back-office teams have pertinent merchant information, such as name, logo, and receipt, helps minimize friendly fraud.

Efficiënte verwerking en rapportage van terugboekingen

This is one of the most essential benefits of well-thought-out chargeback management. Accounting for chargebacks will no longer be a nightmare. Instead of adding chargeback losses into the cost of sales, you can better account for these distinct costs and make your books make sense. More so, having a streamlined chargeback management approach is fundamental for KPI monitoring and reporting. You can track issue areas and close loopholes by analyzing chargeback data. WooCommerce stores can use WooCommerce chargeback automation to fight disputes.

Het netto winstpercentage optimaliseren met geautomatiseerd beheer van terugboekingen

De belangrijkste reden voor het teleurstellend lage percentage gewonnen chargebacks bij de meeste detailhandelaren is de communicatiekloof tussen kaartuitgevers, handelaren en consumenten. De procedures, terminologie en regels rondom chargebacks zijn niet bij alle betrokken partijen uniform. Alleen al het doorgronden van de tijdschema’s voor elke fase van een geschil is een ware nachtmerrie.

But imagine a tool that helps you stop chargebacks before they become chargebacks. At the same time, it also excavates evidence from over 50 data points to help you respond to false chargebacks without lifting a finger! That’s what Chargeflow’s automated chargeback solution provides.  

Automatisering van terugboekingen zorgt ervoor dat het aantal terugboekingen tot een minimum wordt beperkt door middel van datagestuurde maatregelen. Het bestrijdt onterechte geschillen met een hoger succespercentage en houdt uw terugboekingspercentage onder controle.

Conclusie

Chargeback management is about preventing financial losses, stopping fraud in its tracks, and having your buyers talk to you before talking to their bank. It is also about complying with industry regulations that could impact your payment processing privileges. And when disputes slip through the cracks, you know how to fight back and resolve them. Knowing the chargeback rules set by card networks is essential.

Het beschikken over systematische maatregelen en hulpmiddelen om het risico op geschillen te beperken, terugboekingsgegevens te analyseren en te interpreteren met het oog op een zo hoog mogelijk netto-succespercentage, vormt een concurrentievoordeel. In plaats van het ‘whack-a-mole’-spel dat veel handelaren spelen bij het aanvechten van geschillen, verbeter je bewust de klantervaring en houd je fraudeurs op het gebied van terugboekingen op afstand.

Lees meer over de automatisering van terugboekingen door Chargeflow.