Best practices voor de verwerking van terugboekingen voor handelaren

Chargeback accounting reconciles disputed card payments, fees, recovered funds and final outcomes to the original orders and processor payouts. The entries depend on the payment flow, accounting policy and jurisdiction.

De gevolgen van chargebacks voor e-commercebedrijven zijn in de sector uitgebreid besproken. Eén chargeback kan een onevenredig groot domino-effect teweegbrengen in alle onderdelen van een bedrijf.

But what hasn't received equal airtime is accounting for chargebacks: how to track and record the overall cost of your disputes.

In dit artikel worden alle best practices voor de boekhouding van terugboekingen onthuld, zodat u een effectieve administratie voor terugboekingen kunt opzetten. En zodat u geen hoofdpijn meer hoeft te hebben van de financiële rapportage rondom geschillen.

Maar voordat we er dieper op ingaan, laten we eerst het basisconcept even verduidelijken.

{{cta}}

What Is Chargeback Accounting?

Chargeback accounting links each dispute to the original sale, the processor’s debit or payout adjustment, any separately charged fees and the final outcome. Keep the underlying dispute separate from the accounting classification: contesting a payment does not automatically establish a receivable or a bad debt.

Voor een nauwkeurige verwerking van terugboekingen moet de boekhouder rekening houden met zowel terugboekingen, terugvorderingen als bijkomende kosten. Deze onvoorspelbare kosten kunnen zich over verschillende boekhoudperiodes uitstrekken.

The bookkeeper must also remember that the various banks and processors have different methods for handling chargebacks.

These complexities often make accounting for chargebacks a nightmare for businesses. Plus, chargeback accounting demands real-time reporting and post-dispute activities such as installing chargeback analytics and diagnostics.

Je kunt er dus niet zomaar van uitgaan dat iedereen die met cijfers kan omgaan en gegevens kan analyseren, dit werk ook moeiteloos aankan. De medewerker heeft meer diepgaande kennis van het chargeback-proces nodig.

That's especially true for vendors that get frequent payment disputes. A thorough knowledge of the chargeback process and how to account for every moving part is crucial.

Accurate Chargeback Accounting is Vital for Business Sustainability

Terugboekingen vormen een toenemend risico voor de duurzaamheid van uw bedrijf. Als u niet over een betrouwbaar systeem beschikt om verliezen als gevolg van geschillen bij te houden, doet u er goed aan om onmiddellijk een dergelijk systeem in te voeren.

Zonder een goede administratie van terugboekingen krijgt u mogelijk niet meteen een goed beeld van de gevolgen voor het bedrijfsresultaat.

Door chargebacks in kaart te brengen, kunt u uw inspanningen op het gebied van geschillenbeslechting meten en verbeteren, om zo de operationele efficiëntie en het risicobeheer op de lange termijn te waarborgen. De nauwkeurigheid van uw chargebackrapporten hangt echter vaak af van het type merchant account dat u heeft.

A provider may show the disputed principal, fees and later credits as separate lines. Use those event references to match the dispute to the original order and the payout or bank transaction.

Other payout reports net several adjustments into a single deposit. Obtain the underlying transaction report before splitting the principal, dispute fees, fee credits and recoveries in your ledger. If your books run on QuickBooks, follow these steps to record a chargeback in QuickBooks Online.

En aangezien u die informatie wellicht niet direct bij de hand hebt, kunnen sommige transacties ongeregistreerd blijven, wat leidt tot onjuiste boekhoudkundige gegevens.

Sometimes, your provider might hold a specific amount of your revenue in a merchant account reserve to cushion potential risks. The funds are only made available for use at the end of the risk period, usually up to six months. Even at that, a portion of your revenue is unavailable as the account reserve might be rotational.

Als u geen goede administratie van terugboekingen bijhoudt, is het moeilijk om inzicht te krijgen in de omvang van uw werkkapitaal. Bovendien weet u dan niet hoe groot uw verplichtingen of verliezen in verband met geschillen zijn, waardoor het ook lastig wordt om prognoses te maken voor toekomstige inkomsten.

Dat gezegd hebbende, volgen hieronder drie doeltreffende manieren om uw terugboekingsadministratie efficiënter te maken.

3 manieren om je terugboekingsadministratie te vereenvoudigen

Separate the disputed payment from the cost of the underlying goods and from processor fees. A chargeback and a voluntary refund are different operational events, but their accounting treatment depends on what was originally recognized and your accounting policy.

The challenge often lies in excavating the input data, understanding how many chargebacks you have, and being up to date with your chargeback situation.  

Hier volgen enkele tips om uw terugboekingsadministratie te vereenvoudigen.

Gebruik automatisering van terugboekingen voor gecentraliseerde informatie

Apart from the ROI benefits that a chargeback automation solution like Chargeflow provides, the intuitive dashboard also helps you harmonize the different touch points in the dispute process. When evaluating a platform, use our guide to chargeback management software for finance teams to check fee traceability, export fields, and settlement matching.

Het is onmogelijk om geschillen effectief af te handelen als de gegevens die je nodig hebt verspreid zijn over duizend verschillende contactpunten. Met het gecentraliseerde dashboard Chargeflow kun je snel inzicht krijgen in lopende chargeback-zaken, realtime chargeback-percentages en de kans op winst of verlies bij openstaande geschillen. En je kunt deze informatie gebruiken om moeiteloos een grafiek van je omzetprognoses op te stellen.

Chargeback Analytics helpt bij het optimaliseren van risicobeheer op de lange termijn

As we noted earlier, one of the crucial aspects of a solid chargeback accounting strategy is chargeback analytics. If you can't see (or quickly grasp) your numbers, you might face cash flow problems.

Het bijhouden van je chargebackpercentage lijkt relatief eenvoudig. Maar dat is het niet. De formule voor het berekenen van financiële verliezen als gevolg van chargebacks is niet altijd even duidelijk. Het chargebackbedrag geeft geen volledig beeld van je verliezen. Aan ELK geschil zijn zoveel bijkomende kosten verbonden; het kan zijn dat je die kosten bij de berekening over het hoofd ziet.

Chargeflow krachtige analysemogelijkheden waarmee u relevante rapporten kunt opstellen en bruikbare strategieën kunt ontwikkelen om op de hoogte te blijven van wat er echt toe doet.

Gebruik realtime rapportages om op de hoogte te blijven

With real-time reporting in Chargeflow Insights, you can effectively forecast chargeback success rates and get a better understanding of your current efforts up to the minute. By analyzing a massive body of data with proprietary algorithms, Insights can determine with high accuracy your chances of recovering each chargeback and how much money you expect to recover from ongoing chargebacks.

5 aanbevolen werkwijzen voor de verwerking van terugboekingen

It's worth re-emphasizing that accounting for chargebacks is a fuzzy area.

Managing your business' finances is complex enough. Chargeback accounting only makes financial reporting more daunting. But if you apply the following hacks to the aforementioned best practices, you can get the best from your chargeback accounting.

Check Tax Eligibility Before Writing Off a Loss

A lost chargeback is not automatically a deductible bad debt. For U.S. taxpayers, IRS Topic 453 describes conditions such as a valid debt, prior income inclusion or cash advanced, and worthlessness. The applicable rules differ by accounting method and jurisdiction.

Keep the original transaction, processor debit, collection or dispute-response history, and final outcome. Ask your accountant whether the loss is a revenue adjustment, an expense or an uncollectible recognized receivable under the applicable policy.

Book treatment and tax deductibility are separate decisions. Do not assume that a partial recovery is impossible or that a tax write-off follows automatically from accepting a dispute.

Track Dispute Fees and Fee Credits Separately

Dispute fees are not universally non-refundable. Stripe distinguishes received and countered fees, with contract and location exceptions. Shopify Payments documents returned fees after a win. Verify the applicable country and provider terms, and reconcile the fee credit when it actually posts.

Use a separately identifiable expense or fee account consistent with your accountant-approved chart of accounts. Separate the fee from the disputed principal so a returned fee does not get mistaken for recovered sales revenue.

If such is your reality, financial analysts say you should consider creating a different dispute-related sub-account for these charges. And you can equally use the same account to register every other ancillary expense.

Assess Whether a Disputed Amount Is a Receivable

A disputed transaction may be valid, fraudulent or affected by a service or processing issue. Read the claim and permitted response options before deciding to contest it; the reason code does not itself establish fraud or recoverability.

Do not create an accounts receivable balance merely because a dispute is being contested. Your accountant should determine whether a receivable qualifies for recognition, which counterparty owes it, and how the processor debit affects cash, a clearing account or previously recognized revenue.

When funds are recovered, match the credit to the prior debit and the balance actually recorded. If the case is lost, close or reclassify that balance under the approved policy. Avoid reversing revenue twice or recording recovered principal as both a cleared receivable and new sales income.

Classify Lost Payments Under the Applicable Policy

Accepting or losing a dispute does not make every payment a bad debt. The appropriate treatment can differ for an uncollectible recognized receivable, a canceled sale or a processor adjustment. Document the event and have the accountant confirm the classification rather than applying one label to every loss.

Keep Your Chargebacks Under Control

In the final analysis, maintaining a low chargeback and fraud percentage is one definitive way to ensure you have fewer chargeback accounting headaches.

Maar om het aantal terugboekingen en fraudegevallen laag te houden, hebt u tools en systemen nodig die verder gaan dan giswerk bij het voorkomen van fraude. U hebt relevantere en uitgebreidere gegevens over elke transactie nodig.

Over het algemeen blijkt automatisering van terugboekingen de beste resultaten op te leveren als het gaat om het besparen van tijd en middelen voor handelaren. Bovendien hebt u eenvoudig toegang tot de relevante documentatie voor uw terugboekingsadministratie, in plaats van dat u moeite moet doen om alle rapporten te verzamelen die nodig zijn voor een volledige boekhouding.

Voorbeelden van journaalboekingen voor terugboekingen

These illustrations show how the cash and fee events can be separated; they are not a universal accounting policy. Have a qualified accountant confirm recognition, the chart of accounts and tax treatment before using them. Stripe Revenue Recognition, for example, uses its own dispute contra-revenue and recoverables accounts rather than automatically creating customer accounts receivable.

1. Recording a separately charged dispute fee: If your approved policy recognizes the charge as a fee expense, debit that expense account and credit the processor balance, cash or payable account actually affected. If the fee is later returned, record the credit against the fee treatment already used. Keep received and countered fees separately identifiable.

2. Recording disputed principal under a recognized-receivable policy: Only where your accountant has determined that a dispute receivable should be recognized, a processor debit can be illustrated as a debit to that receivable and a credit to the processor balance or cash account affected. A later recovery clears that receivable against the actual incoming funds. This assumption does not automatically reverse or re-recognize sales revenue.

3. Closing a recognized balance after a loss: If a receivable was properly recognized and is now uncollectible, clear it against the allowance or loss account required by your approved policy. If no receivable was recognized, do not invent one to write it off. Tax deductibility requires a separate assessment.

Confirm the entries against both the processor transaction report and the bank deposit. Treatment can differ when revenue is deferred, the original invoice is still collectible, the sale is canceled or funds are recovered in a later period. Use the relevant accounting framework and local tax rules with your accountant.

Reconcile Dispute Events to the Payout

For example, a $100 principal debit, a separate $15 received fee and a later $100 recovery leave $15 of fee cost if that fee is not returned. If a $15 fee credit also posts, that fee cost is reversed separately. These amounts illustrate arithmetic only; they are not a provider price quote or a journal-entry prescription. For the full matching process, see our guide to chargeback reconciliation.

{{cta}}

Use Chargeback Accounting to Track Dispute Losses

Accounting for chargebacks is a vital aspect of financial prudence. Chargebacks represent a rising cost for all businesses. The negative effects on profitability cannot be overstated. Chargebacks create excessive financial losses and result in high overhead costs. They diminish profit margins and lead to loss of future revenue due to a bad reputation.

Effective chargeback accounting helps you track dispute losses to better design mitigation strategies. Use the best practices in this article to improve your reporting efforts and make your books make sense. See how Chargeflow can help you recover chargebacks on autopilot.