Best practices voor de verwerking van terugboekingen voor handelaren

Bij de administratie van terugboekingen gaat het om essentiële best practices en methoden voor het verzamelen en ordenen van relevante gegevens en documenten met betrekking tot betwiste terugboekingen.

De gevolgen van chargebacks voor e-commercebedrijven zijn in de sector uitgebreid besproken. Eén chargeback kan een onevenredig groot domino-effect teweegbrengen in alle onderdelen van een bedrijf.

Maar waar nog niet evenveel aandacht aan is besteed, is het verwerken van terugboekingen: hoe je de totale kosten van je geschillen kunt bijhouden en registreren.

In dit artikel worden alle best practices voor de boekhouding van terugboekingen onthuld, zodat u een effectieve administratie voor terugboekingen kunt opzetten. En zodat u geen hoofdpijn meer hoeft te hebben van de financiële rapportage rondom geschillen.

Maar voordat we er dieper op ingaan, laten we eerst het basisconcept even verduidelijken.

Wat is chargeback-boekhouding?

Terugboekingsboekhouding omvat alle procedures die een bedrijf hanteert om transactiegeschillen in verband met andere bedrijfsactiviteiten bij te houden en te rapporteren in zijn financiële administratie.

Voor een nauwkeurige verwerking van terugboekingen moet de boekhouder rekening houden met zowel terugboekingen, terugvorderingen als bijkomende kosten. Deze onvoorspelbare kosten kunnen zich over verschillende boekhoudperiodes uitstrekken.

De boekhouder moet er ook rekening mee houden dat de verschillende banken en verwerkers hun eigen werkwijze hebben voor het afhandelen van terugboekingen.

Door deze complexiteit is het verwerken van terugboekingen voor bedrijven vaak een ware nachtmerrie. Bovendien vereist de verwerking van terugboekingen realtime rapportage en activiteiten na het geschil, zoals het implementeren van analyses en diagnostiek voor terugboekingen.

Je kunt er dus niet zomaar van uitgaan dat iedereen die met cijfers kan omgaan en gegevens kan analyseren, dit werk ook moeiteloos aankan. De medewerker heeft meer diepgaande kennis van het chargeback-proces nodig.

Dat geldt met name voor leveranciers die vaak te maken krijgen met betalingsgeschillen. Een grondige kennis van het chargeback-proces en van de manier waarop met alle aspecten ervan moet worden omgegaan, is van cruciaal belang.

Een nauwkeurige administratie van terugboekingen is essentieel voor de duurzaamheid van een bedrijf

Terugboekingen vormen een toenemend risico voor de duurzaamheid van uw bedrijf. Als u niet over een betrouwbaar systeem beschikt om verliezen als gevolg van geschillen bij te houden, doet u er goed aan om onmiddellijk een dergelijk systeem in te voeren.

Zonder een goede administratie van terugboekingen krijgt u mogelijk niet meteen een goed beeld van de gevolgen voor het bedrijfsresultaat.

Door chargebacks in kaart te brengen, kunt u uw inspanningen op het gebied van geschillenbeslechting meten en verbeteren, om zo de operationele efficiëntie en het risicobeheer op de lange termijn te waarborgen. De nauwkeurigheid van uw chargebackrapporten hangt echter vaak af van het type merchant account dat u heeft.

Het afstemmen van boekhoudkundige gegevens met grote banken is bijvoorbeeld vrij eenvoudig. Zij vermelden terugboekingen als afzonderlijke posten op uw maandelijkse financiële overzicht, waarbij het transactiebedrag en de terugboekingskosten apart worden vermeld. Hetzelfde geldt voor terugboekingsannuleringen.

Externe aanbieders van merchant accounts voegen chargebacks en bijkomende kosten echter samen tot één transactie op uw afschrift. Het is aan u om de daadwerkelijke bedragen van de chargebacks duidelijk te onderscheiden.

En aangezien u die informatie wellicht niet direct bij de hand hebt, kunnen sommige transacties ongeregistreerd blijven, wat leidt tot onjuiste boekhoudkundige gegevens.

Het kan voorkomen dat uw betalingsprovider een bepaald deel van uw inkomsten op een reserve-rekening houdt om mogelijke risico’s op te vangen. Dit geld wordt pas aan het einde van de risicoperiode – meestal maximaal zes maanden – vrijgegeven voor gebruik. Bovendien blijft een deel van uw inkomsten onbeschikbaar, aangezien de reserve op de rekening mogelijk roterend is.

Als u geen goede administratie van terugboekingen bijhoudt, is het moeilijk om inzicht te krijgen in de omvang van uw werkkapitaal. Bovendien weet u dan niet hoe groot uw verplichtingen of verliezen in verband met geschillen zijn, waardoor het ook lastig wordt om prognoses te maken voor toekomstige inkomsten.

Dat gezegd hebbende, volgen hieronder drie doeltreffende manieren om uw terugboekingsadministratie efficiënter te maken.

3 manieren om je terugboekingsadministratie te vereenvoudigen

Je weet al dat je chargebacks NIET als kosten van de omzet mag boeken. De terminologie is duidelijk: een chargeback is niet hetzelfde als een terugbetaling.

De uitdaging zit hem vaak in het verzamelen van de inputgegevens, het in kaart brengen van het aantal chargebacks en het op de hoogte blijven van de stand van zaken op het gebied van chargebacks.  

Hier volgen enkele tips om uw terugboekingsadministratie te vereenvoudigen.

Gebruik automatisering van terugboekingen voor gecentraliseerde informatie

Afgezien van de ROI-voordelen die een oplossing voor het automatiseren van terugboekingen zoals Chargeflow biedt, helpt het intuïtieve dashboard u ook om de verschillende contactmomenten in het geschillenproces op elkaar af te stemmen.

Het is onmogelijk om geschillen effectief af te handelen als de gegevens die je nodig hebt verspreid zijn over duizend verschillende contactpunten. Met het gecentraliseerde dashboard Chargeflow kun je snel inzicht krijgen in lopende chargeback-zaken, realtime chargeback-percentages en de kans op winst of verlies bij openstaande geschillen. En je kunt deze informatie gebruiken om moeiteloos een grafiek van je omzetprognoses op te stellen.

Chargeback Analytics helpt bij het optimaliseren van risicobeheer op de lange termijn

Zoals we eerder al opmerkten, is analyse van terugboekingen een van de cruciale aspecten van een degelijke boekhoudstrategie voor terugboekingen. Als u uw cijfers niet kunt zien (of snel kunt overzien), kunt u met cashflowproblemen te maken krijgen.

Het bijhouden van je chargebackpercentage lijkt relatief eenvoudig. Maar dat is het niet. De formule voor het berekenen van financiële verliezen als gevolg van chargebacks is niet altijd even duidelijk. Het chargebackbedrag geeft geen volledig beeld van je verliezen. Aan ELK geschil zijn zoveel bijkomende kosten verbonden; het kan zijn dat je die kosten bij de berekening over het hoofd ziet.

Chargeflow krachtige analysemogelijkheden waarmee u relevante rapporten kunt opstellen en bruikbare strategieën kunt ontwikkelen om op de hoogte te blijven van wat er echt toe doet.

Gebruik realtime rapportages om op de hoogte te blijven

Met de realtime rapportage in Chargeflow kunt u de slagingspercentages van chargebacks effectief voorspellen en tot op de minuut nauwkeurig inzicht krijgen in uw huidige inspanningen. Door een enorme hoeveelheid gegevens te analyseren met behulp van eigen algoritmen, kan Insights met grote nauwkeurigheid bepalen hoe groot uw kansen zijn om elke chargeback terug te vorderen en hoeveel geld u naar verwachting zult terugkrijgen uit lopende chargebacks.

5 aanbevolen werkwijzen voor de verwerking van terugboekingen

Het is de moeite waard om nogmaals te benadrukken dat het verwerken van terugboekingen een grijs gebied is.

Het beheren van de financiën van je bedrijf is al ingewikkeld genoeg. De boekhouding rond chargebacks maakt de financiële rapportage alleen maar nog lastiger. Maar als je de volgende tips toepast op de eerder genoemde best practices, kun je het maximale uit je chargeback-boekhouding halen.

Oninbare terugboekingen afschrijven voor belastingdoeleinden

Hoewel het onverstandig is om alle terugboekingen af te schrijven als bedrijfskosten, is het in de sector gebruikelijk om oninbare terugboekingen voor belastingdoeleinden af te schrijven.

Houd er rekening mee dat een terugvordering oninbaar is wanneer de kans op terugbetaling nihil is, bijvoorbeeld wanneer de klant faillissement aanvraagt. Een ander voorbeeld is wanneer een rechtbank de vorderingen kwijtscheldt of de kaarthouder vrijstelt van schadevergoeding.

Aangezien gedeeltelijke betalingen niet zijn toegestaan, kunt u de aflossing afschrijven en het bewijsstuk aan uw belastingdossier toevoegen.

Beschouw terugboekingskosten als bedrijfskosten

Zoals u al weet, staan de kosten voor terugboekingen niet ter discussie, ongeacht de uitkomst van de terugboeking.

Volgens de gangbare praktijk in de sector moeten chargeback-kosten dan ook worden geboekt als bedrijfskosten (d.w.z. bankkosten). Er is echter een uitzondering op die vuistregel, namelijk wanneer je te maken hebt met grote aantallen geschillen.

Als dit bij u het geval is, raden financiële analisten aan om voor deze kosten een aparte subrekening aan te maken die bestemd is voor geschillen. U kunt diezelfde rekening ook gebruiken om alle andere bijkomende kosten te boeken.

Boek ongegronde terugboekingen als vorderingen

Meer dan 70% van de terugboekingen betreft vriendelijke fraude. Je moet die onterechte terugboekingen aanvechten via de herzieningsprocedure.

Om de terugboeking te verwerken, moet u het oorspronkelijke transactiebedrag boeken onder „Debiteuren”. Idealiter zou het grootboek dat u hiervoor gebruikt los moeten staan van uw hoofdboek: het zou bijvoorbeeld een aparte crediteurenrekening kunnen zijn die u uiteindelijk weer in uw hoofdboek samenvoegt.

Als u het geschil wint, kunt u het transactiebedrag verrekenen met de vordering die bestemd is voor de terugboeking. Maar als u verliest, moet u de vordering afschrijven als oninbare vordering. Het nalaten hiervan vormt een ernstige fout in de debiteurenadministratie.

Boek oninbare terugboekingen onder oninbare vorderingen

De beste praktijk in de sector met betrekking tot oninbare chargebacks of chargebacks die u niet wilt aanvechten, is om dergelijke chargebacks af te schrijven als oninbare vorderingen. Dat is van cruciaal belang, omdat een chargeback niet hetzelfde is als een terugbetaling. Nogmaals: u mag dergelijke bedragen niet boeken als „Kosten van verkochte goederen”. Het opnemen van verliezen door chargebacks in de verkoopkosten is slechte financiële verslaglegging.

Houd uw terugboekingen onder controle

Uiteindelijk is het handhaven van een laag percentage aan terugboekingen en fraude een van de beste manieren om ervoor te zorgen dat u minder hoofdpijn krijgt van de boekhouding rondom terugboekingen.

Maar om het aantal terugboekingen en fraudegevallen laag te houden, hebt u tools en systemen nodig die verder gaan dan giswerk bij het voorkomen van fraude. U hebt relevantere en uitgebreidere gegevens over elke transactie nodig.

Over het algemeen blijkt automatisering van terugboekingen de beste resultaten op te leveren als het gaat om het besparen van tijd en middelen voor handelaren. Bovendien hebt u eenvoudig toegang tot de relevante documentatie voor uw terugboekingsadministratie, in plaats van dat u moeite moet doen om alle rapporten te verzamelen die nodig zijn voor een volledige boekhouding.

Voorbeelden van journaalboekingen voor terugboekingen

De hierboven genoemde beste praktijken komen neer op een aantal standaardpatronen voor dubbele boekhouding. Dit zijn vereenvoudigde, illustratieve voorbeelden; uw exacte rekeningstelsel en fiscale behandeling zijn afhankelijk van uw boekhoudmethode en het rechtsgebied waarin u actief bent, dus overleg de details met uw accountant of belastingadviseur.

1. Het boeken van de terugboekingskosten (bedrijfskosten): Wanneer uw betalingsverwerker terugboekingskosten in rekening brengt, debiteert u „Terugboekingskosten” (een rekening voor bedrijfskosten) en crediteert u „Kas” of „Crediteuren” voor het bedrag van de kosten. Deze boeking wordt gemaakt ongeacht of u het geschil wint of verliest, aangezien de kosten in beide gevallen niet worden terugbetaald.

2. Het boeken van een betwiste chargeback waartegen u bezwaar wilt maken (vorderingen): debiteer een speciale rekening „Vordering uit chargeback” en crediteer „Omzet” (waarmee de oorspronkelijke opbrengstverantwoording wordt teruggedraaid) voor het bedrag van de betwiste transactie. Als u de betwisting wint, draait u deze boeking terug door „Vordering uit chargeback” te crediteren en „Kasmiddelen” te debiteren zodra het geld is teruggestort. Als u de procedure verliest, schrijf dan het saldo af zoals hieronder beschreven.

3. Afschrijving van een verloren of oninbare terugvordering (oninbare vordering): Boek het volledige betwiste bedrag als afschrijving op de post „Kosten oninbare vorderingen” en als opbrengst op de post „Vordering uit terugvorderingen”. Hierdoor wordt het verlies niet opgenomen in de „Kosten van verkochte goederen”, in overeenstemming met de hierboven beschreven werkwijze om terugvorderingen nooit als verkoopkosten te boeken.

Volgens de GAAP-normen worden terugboekingen doorgaans behandeld als een vermindering van de omzet of als kosten voor oninbare vorderingen, en niet als kosten van verkochte goederen of als terugbetaling. Of een oninbare terugboeking fiscaal aftrekbaar is, hangt af van het type onderneming, de boekhoudmethode en de lokale belastingregels; dit is dus een vraag die u aan uw accountant moet stellen, en er is geen algemeen geldend antwoord op.

Conclusie

Het verwerken van terugboekingen is een essentieel onderdeel van financieel verantwoord ondernemen. Terugboekingen vormen een steeds grotere kostenpost voor alle bedrijven. De negatieve gevolgen voor de winstgevendheid kunnen niet genoeg worden benadrukt. Terugboekingen leiden tot buitensporige financiële verliezen en hoge overheadkosten. Ze drukken de winstmarges en leiden tot verlies van toekomstige inkomsten als gevolg van een slechte reputatie.

Met een effectieve administratie van terugboekingen kunt u de verliezen als gevolg van geschillen bijhouden, zodat u betere strategieën kunt ontwikkelen om deze te beperken. Gebruik de best practices in dit artikel om uw rapportage te verbeteren en uw boekhouding overzichtelijk te maken. Ontdek hoe Chargeflow uChargeflow helpen om terugboekingen automatisch terug te vorderen.