Best practices voor de verwerking van terugboekingen voor handelaren

Chargeback accounting involves essential best practices and ways to gather and compile relevant data and documents related to dispute chargebacks.

De gevolgen van chargebacks voor e-commercebedrijven zijn in de sector uitgebreid besproken. Eén chargeback kan een onevenredig groot domino-effect teweegbrengen in alle onderdelen van een bedrijf.

But what hasn't received equal airtime is accounting for chargebacks: how to track and record the overall cost of your disputes.

In dit artikel worden alle best practices voor de boekhouding van terugboekingen onthuld, zodat u een effectieve administratie voor terugboekingen kunt opzetten. En zodat u geen hoofdpijn meer hoeft te hebben van de financiële rapportage rondom geschillen.

Maar voordat we er dieper op ingaan, laten we eerst het basisconcept even verduidelijken.

What Is Chargeback Accounting?

Terugboekingsboekhouding omvat alle procedures die een bedrijf hanteert om transactiegeschillen in verband met andere bedrijfsactiviteiten bij te houden en te rapporteren in zijn financiële administratie.

Voor een nauwkeurige verwerking van terugboekingen moet de boekhouder rekening houden met zowel terugboekingen, terugvorderingen als bijkomende kosten. Deze onvoorspelbare kosten kunnen zich over verschillende boekhoudperiodes uitstrekken.

The bookkeeper must also remember that the various banks and processors have different methods for handling chargebacks.

These complexities often make accounting for chargebacks a nightmare for businesses. Plus, chargeback accounting demands real-time reporting and post-dispute activities such as installing chargeback analytics and diagnostics.

Je kunt er dus niet zomaar van uitgaan dat iedereen die met cijfers kan omgaan en gegevens kan analyseren, dit werk ook moeiteloos aankan. De medewerker heeft meer diepgaande kennis van het chargeback-proces nodig.

That's especially true for vendors that get frequent payment disputes. A thorough knowledge of the chargeback process and how to account for every moving part is crucial.

Accurate Chargeback Accounting is Vital for Business Sustainability

Terugboekingen vormen een toenemend risico voor de duurzaamheid van uw bedrijf. Als u niet over een betrouwbaar systeem beschikt om verliezen als gevolg van geschillen bij te houden, doet u er goed aan om onmiddellijk een dergelijk systeem in te voeren.

Zonder een goede administratie van terugboekingen krijgt u mogelijk niet meteen een goed beeld van de gevolgen voor het bedrijfsresultaat.

Door chargebacks in kaart te brengen, kunt u uw inspanningen op het gebied van geschillenbeslechting meten en verbeteren, om zo de operationele efficiëntie en het risicobeheer op de lange termijn te waarborgen. De nauwkeurigheid van uw chargebackrapporten hangt echter vaak af van het type merchant account dat u heeft.

For example, reconciling accounting information with big banks is pretty straightforward. They categorize chargebacks as individual line items on your monthly financial statement, separating the transaction amount and the chargeback fee accordingly. The same is true for chargeback reversals.

However, third-party merchant account providers merge chargebacks and ancillary costs into one transaction on your statement. The onus is on you to adequately isolate the actual chargeback amounts.

En aangezien u die informatie wellicht niet direct bij de hand hebt, kunnen sommige transacties ongeregistreerd blijven, wat leidt tot onjuiste boekhoudkundige gegevens.

Sometimes, your provider might hold a specific amount of your revenue in a merchant account reserve to cushion potential risks. The funds are only made available for use at the end of the risk period, usually up to six months. Even at that, a portion of your revenue is unavailable as the account reserve might be rotational.

Als u geen goede administratie van terugboekingen bijhoudt, is het moeilijk om inzicht te krijgen in de omvang van uw werkkapitaal. Bovendien weet u dan niet hoe groot uw verplichtingen of verliezen in verband met geschillen zijn, waardoor het ook lastig wordt om prognoses te maken voor toekomstige inkomsten.

Dat gezegd hebbende, volgen hieronder drie doeltreffende manieren om uw terugboekingsadministratie efficiënter te maken.

3 manieren om je terugboekingsadministratie te vereenvoudigen

You already know that you should NOT record chargebacks as the cost of sales. The terminologies are straightforward: Chargeback isn't synonymous with refund.

The challenge often lies in excavating the input data, understanding how many chargebacks you have, and being up to date with your chargeback situation.  

Hier volgen enkele tips om uw terugboekingsadministratie te vereenvoudigen.

Gebruik automatisering van terugboekingen voor gecentraliseerde informatie

Afgezien van de ROI-voordelen die een oplossing voor het automatiseren van terugboekingen zoals Chargeflow biedt, helpt het intuïtieve dashboard u ook om de verschillende contactmomenten in het geschillenproces op elkaar af te stemmen.

Het is onmogelijk om geschillen effectief af te handelen als de gegevens die je nodig hebt verspreid zijn over duizend verschillende contactpunten. Met het gecentraliseerde dashboard Chargeflow kun je snel inzicht krijgen in lopende chargeback-zaken, realtime chargeback-percentages en de kans op winst of verlies bij openstaande geschillen. En je kunt deze informatie gebruiken om moeiteloos een grafiek van je omzetprognoses op te stellen.

Chargeback Analytics helpt bij het optimaliseren van risicobeheer op de lange termijn

As we noted earlier, one of the crucial aspects of a solid chargeback accounting strategy is chargeback analytics. If you can't see (or quickly grasp) your numbers, you might face cash flow problems.

Het bijhouden van je chargebackpercentage lijkt relatief eenvoudig. Maar dat is het niet. De formule voor het berekenen van financiële verliezen als gevolg van chargebacks is niet altijd even duidelijk. Het chargebackbedrag geeft geen volledig beeld van je verliezen. Aan ELK geschil zijn zoveel bijkomende kosten verbonden; het kan zijn dat je die kosten bij de berekening over het hoofd ziet.

Chargeflow krachtige analysemogelijkheden waarmee u relevante rapporten kunt opstellen en bruikbare strategieën kunt ontwikkelen om op de hoogte te blijven van wat er echt toe doet.

Gebruik realtime rapportages om op de hoogte te blijven

With real-time reporting in Chargeflow Insights, you can effectively forecast chargeback success rates and get a better understanding of your current efforts up to the minute. By analyzing a massive body of data with proprietary algorithms, Insights can determine with high accuracy your chances of recovering each chargeback and how much money you expect to recover from ongoing chargebacks.

5 aanbevolen werkwijzen voor de verwerking van terugboekingen

It's worth re-emphasizing that accounting for chargebacks is a fuzzy area.

Managing your business' finances is complex enough. Chargeback accounting only makes financial reporting more daunting. But if you apply the following hacks to the aforementioned best practices, you can get the best from your chargeback accounting.

Write Off Uncollectible Chargebacks for Tax Purposes

While it's detrimental to write off all chargebacks as a cost of doing business, it's standard industry practice to write off uncollectible chargebacks for tax purposes.

Note that a chargeback is uncollectable when the chances of recovery are zero, such as when the customer files for bankruptcy. Another example could be when a law court wipes out the bills or exonerates the cardholder from reparation.

Aangezien gedeeltelijke betalingen niet zijn toegestaan, kunt u de aflossing afschrijven en het bewijsstuk aan uw belastingdossier toevoegen.

Beschouw terugboekingskosten als bedrijfskosten

Zoals u al weet, staan de kosten voor terugboekingen niet ter discussie, ongeacht de uitkomst van de terugboeking.

Volgens de gangbare praktijk in de sector moeten chargeback-kosten dan ook worden geboekt als bedrijfskosten (d.w.z. bankkosten). Er is echter een uitzondering op die vuistregel, namelijk wanneer je te maken hebt met grote aantallen geschillen.

If such is your reality, financial analysts say you should consider creating a different dispute-related sub-account for these charges. And you can equally use the same account to register every other ancillary expense.

Record Meritless Chargebacks as Accounts Receivable

More than 70% of chargebacks are friendly frauds. You have to contest those invalid chargebacks through the representment process.

Om de terugboeking te verwerken, moet u het oorspronkelijke transactiebedrag boeken onder „Debiteuren”. Idealiter zou het grootboek dat u hiervoor gebruikt los moeten staan van uw hoofdboek: het zou bijvoorbeeld een aparte crediteurenrekening kunnen zijn die u uiteindelijk weer in uw hoofdboek samenvoegt.

Als u het geschil wint, kunt u het transactiebedrag verrekenen met de vordering die bestemd is voor de terugboeking. Maar als u verliest, moet u de vordering afschrijven als oninbare vordering. Het nalaten hiervan vormt een ernstige fout in de debiteurenadministratie.

Post Unwinnable Chargebacks Under Bad Debts

Industry best practice regarding unwinnable chargebacks or the chargebacks you don't want to contest is to write off such chargebacks as Bad Debt expenses. That is crucial because a chargeback is not the same as a refund. Again, you can't record such amounts as "Cost of Goods Sold." Adding chargeback losses to the cost of sales is bad financial reporting.

Keep Your Chargebacks Under Control

In the final analysis, maintaining a low chargeback and fraud percentage is one definitive way to ensure you have fewer chargeback accounting headaches.

Maar om het aantal terugboekingen en fraudegevallen laag te houden, hebt u tools en systemen nodig die verder gaan dan giswerk bij het voorkomen van fraude. U hebt relevantere en uitgebreidere gegevens over elke transactie nodig.

Over het algemeen blijkt automatisering van terugboekingen de beste resultaten op te leveren als het gaat om het besparen van tijd en middelen voor handelaren. Bovendien hebt u eenvoudig toegang tot de relevante documentatie voor uw terugboekingsadministratie, in plaats van dat u moeite moet doen om alle rapporten te verzamelen die nodig zijn voor een volledige boekhouding.

Voorbeelden van journaalboekingen voor terugboekingen

De hierboven genoemde beste praktijken komen neer op een aantal standaardpatronen voor dubbele boekhouding. Dit zijn vereenvoudigde, illustratieve voorbeelden; uw exacte rekeningstelsel en fiscale behandeling zijn afhankelijk van uw boekhoudmethode en het rechtsgebied waarin u actief bent, dus overleg de details met uw accountant of belastingadviseur.

1. Recording the chargeback fee (operating expense): When your processor charges a chargeback fee, debit "Chargeback Fees" (an operating expense account) and credit "Cash" or "Accounts Payable" for the fee amount. This entry is made regardless of whether you win or lose the dispute, since the fee is non-refundable either way.

2. Het boeken van een betwiste chargeback waartegen u bezwaar wilt maken (vorderingen): debiteer een speciale rekening „Vordering uit chargeback” en crediteer „Omzet” (waarmee de oorspronkelijke opbrengstverantwoording wordt teruggedraaid) voor het bedrag van de betwiste transactie. Als u de betwisting wint, draait u deze boeking terug door „Vordering uit chargeback” te crediteren en „Kasmiddelen” te debiteren zodra het geld is teruggestort. Als u de procedure verliest, schrijf dan het saldo af zoals hieronder beschreven.

3. Writing off a lost or unwinnable chargeback (bad debt): Debit "Bad Debt Expense" and credit "Chargeback Receivable" for the full disputed amount. This keeps the loss out of "Cost of Goods Sold," consistent with the practice above of never recording chargebacks as a cost of sales.

For GAAP purposes, chargebacks are generally treated as a reduction in revenue or a bad debt expense, not as a cost of goods sold or a refund. Whether an uncollectible chargeback is deductible for tax purposes depends on your entity type, accounting method, and local tax rules, so this is a question for your CPA rather than a one-size-fits-all answer.

Conclusie

Accounting for chargebacks is a vital aspect of financial prudence. Chargebacks represent a rising cost for all businesses. The negative effects on profitability cannot be overstated. Chargebacks create excessive financial losses and result in high overhead costs. They diminish profit margins and lead to loss of future revenue due to a bad reputation.

Effective chargeback accounting helps you track dispute losses to better design mitigation strategies. Use the best practices in this article to improve your reporting efforts and make your books make sense. See how Chargeflow can help you recover chargebacks on autopilot.