Bij de administratie van terugboekingen gaat het om essentiële best practices en methoden voor het verzamelen en ordenen van relevante gegevens en documenten met betrekking tot betwiste terugboekingen.

De gevolgen van terugboekingen voor e-commercebedrijven zijn in de sector al uitgebreid besproken. Eén enkele terugboeking veroorzaakt een enorm domino-effect op alle onderdelen van een bedrijf.

Maar waar nog niet evenveel aandacht aan is besteed, is het verwerken van terugboekingen – hoe je de totale kosten van je geschillen kunt bijhouden en registreren.

In dit artikel worden alle best practices voor de boekhouding van terugboekingen onthuld, zodat u een effectieve administratie voor terugboekingen kunt opzetten. En zodat u geen hoofdpijn meer hoeft te hebben van de financiële rapportage rondom geschillen.

Maar voordat we er dieper op ingaan, laten we eerst het basisconcept verduidelijken.

Wat is chargeback-boekhouding?

Terugboekingsboekhouding omvat alle procedures die een bedrijf hanteert om transactiegeschillen in verband met andere bedrijfsactiviteiten bij te houden en te rapporteren in zijn financiële administratie.

Voor een nauwkeurige verwerking van terugboekingen moet de boekhouder rekening houden met zowel terugboekingen, terugvorderingen als bijkomende kosten. Deze onvoorspelbare kosten kunnen zich over verschillende boekhoudperiodes uitstrekken.

De boekhouder moet er ook rekening mee houden dat de verschillende banken en verwerkers hun eigen werkwijze hebben voor het afhandelen van terugboekingen.

Door deze complexiteit is het verwerken van terugboekingen voor bedrijven vaak een ware nachtmerrie. Bovendien vereist de verwerking van terugboekingen realtime rapportage en activiteiten na het geschil, zoals het implementeren van analyses en diagnostiek voor terugboekingen.

Je kunt er dus niet zomaar vanuit gaan dat iedereen die met cijfers kan omgaan en gegevens kan analyseren, dit werk ook moeiteloos aankan. De medewerker heeft diepgaande kennis van het terugboekingsproces nodig.

Dat geldt met name voor leveranciers die vaak te maken krijgen met betalingsgeschillen. Een grondige kennis van het terugboekingsproces en van de manier waarop met alle aspecten ervan moet worden omgegaan, is van cruciaal belang.

Een nauwkeurige administratie van terugboekingen is essentieel voor de duurzaamheid van een bedrijf

Terugboekingen vormen een toenemend risico voor de duurzaamheid van uw bedrijf. Als u niet beschikt over een betrouwbaar systeem om verliezen als gevolg van geschillen bij te houden, doet u er goed aan om onmiddellijk een dergelijk systeem in te voeren.

Zonder een goede administratie van terugboekingen krijgt u mogelijk niet meteen een goed beeld van de gevolgen voor het bedrijfsresultaat.

Door chargebacks in kaart te brengen, kunt u uw inspanningen op het gebied van geschillenbeslechting meten en verbeteren, om zo de operationele efficiëntie en het risicobeheer op de lange termijn te waarborgen. De nauwkeurigheid van uw chargebackrapporten hangt echter vaak af van het type merchant account dat u heeft.

Het afstemmen van boekhoudkundige gegevens met grote banken is bijvoorbeeld vrij eenvoudig. Zij verwerken terugboekingen als afzonderlijke posten op uw maandelijkse financiële overzicht, waarbij het transactiebedrag en de terugboekingskosten apart worden vermeld. Hetzelfde geldt voor terugboekingsannuleringen.

Externe aanbieders van merchant accounts voegen chargebacks en bijkomende kosten echter samen tot één transactie op uw afschrift. Het is aan u om de daadwerkelijke bedragen van de chargebacks duidelijk te onderscheiden.

En aangezien u die informatie wellicht niet direct bij de hand hebt, kunnen sommige transacties ongeregistreerd blijven, wat leidt tot onjuiste boekhoudkundige gegevens.

Het kan voorkomen dat uw betalingsprovider een bepaald deel van uw inkomsten op een reserve-rekening houdt om mogelijke risico’s op te vangen. Dit geld wordt pas aan het einde van de risicoperiode – meestal maximaal zes maanden – vrijgegeven voor gebruik. Bovendien blijft een deel van uw inkomsten onbeschikbaar, aangezien de reserve op de rekening mogelijk roterend is.

Als u geen goede administratie van terugboekingen bijhoudt, is het moeilijk om te bepalen hoeveel werkkapitaal u ter beschikking heeft. Bovendien weet u dan niet hoe groot uw verplichtingen of verliezen in verband met geschillen zijn, waardoor het ook lastig wordt om toekomstige inkomsten te voorspellen.

Dat gezegd hebbende, volgen hieronder drie doeltreffende manieren om uw terugboekingsadministratie efficiënter te maken.

3 manieren om je terugboekingsadministratie te vereenvoudigen

Je weet al dat je terugboekingen NIET als verkoopkosten moet boeken. De terminologie is duidelijk: een terugboeking is niet hetzelfde als een terugbetaling.

De uitdaging zit hem vaak in het verzamelen van de inputgegevens, het in kaart brengen van het aantal chargebacks en het op de hoogte blijven van de stand van zaken op het gebied van chargebacks.  

Hier volgen enkele tips om uw terugboekingsadministratie te vereenvoudigen.

Gebruik automatisering van terugboekingen voor gecentraliseerde informatie

Naast de voordelen op het gebied van rendement die een oplossing voor automatisering van terugboekingen zoals Chargeflow biedt, helpt het intuïtieve dashboard u ook om de verschillende stappen in het geschillenproces op elkaar af te stemmen.

Het is onmogelijk om geschillen effectief af te handelen als de benodigde gegevens verspreid zijn over duizenden verschillende contactpunten. Met het gecentraliseerde dashboard van Chargeflow kunt u snel inzicht krijgen in lopende chargeback-zaken, realtime chargeback-percentages en de kans op winst of verlies bij lopende geschillen. Bovendien kunt u deze informatie gebruiken om moeiteloos uw omzetprognosegrafiek op te stellen.

Chargeback Analytics helpt bij het optimaliseren van risicobeheer op de lange termijn

Zoals we eerder al opmerkten, is analyse van terugboekingen een van de cruciale aspecten van een degelijke boekhoudstrategie voor terugboekingen. Als u uw cijfers niet kunt zien (of snel kunt overzien), kunt u met cashflowproblemen te maken krijgen.

Het bijhouden van uw chargebackpercentage lijkt relatief eenvoudig. Maar dat is het niet. De formule voor het berekenen van financiële verliezen als gevolg van chargebacks is niet altijd even duidelijk. Het bedrag van de chargeback geeft niet het volledige beeld van uw verliezen weer. Aan ELK geschil zijn zoveel bijkomende kosten verbonden; het kan zijn dat u die kosten bij de berekening over het hoofd ziet.

Chargeflow biedt krachtige analysetools waarmee u relevante rapporten kunt maken en bruikbare strategieën kunt ontwikkelen om op de hoogte te blijven van wat er echt toe doet.

Gebruik realtime rapportages om op de hoogte te blijven

Met de realtime rapportagefunctie van ChargeScore kunt u de slagingspercentages van terugvorderingen effectief voorspellen en krijgt u tot op de minuut nauwkeurig inzicht in uw huidige inspanningen. Door een enorme hoeveelheid gegevens te analyseren met behulp van eigen algoritmen, kan ChargeScore met grote nauwkeurigheid bepalen hoe groot uw kansen zijn om elke terugvordering te innen en hoeveel geld u naar verwachting zult terugkrijgen uit lopende terugvorderingen.

5 aanbevolen werkwijzen voor de verwerking van terugboekingen

Het is de moeite waard om nogmaals te benadrukken dat het verwerken van terugboekingen een grijs gebied is.

Het beheren van de financiën van uw bedrijf is al complex genoeg. De administratie rond terugboekingen maakt de financiële rapportage alleen maar ingewikkelder. Maar als u de volgende tips toepast op de eerder genoemde best practices, haalt u het maximale uit uw administratie rond terugboekingen.

Oninbare terugboekingen afschrijven voor belastingdoeleinden

Hoewel het onverstandig is om alle terugboekingen als bedrijfskosten af te schrijven, is het in de branche gebruikelijk om oninbare terugboekingen voor belastingdoeleinden af te schrijven.

Houd er rekening mee dat een terugvordering oninbaar is wanneer de kans op terugbetaling nihil is, bijvoorbeeld wanneer de klant faillissement aanvraagt. Een ander voorbeeld is wanneer een rechtbank de vorderingen kwijtscheldt of de kaarthouder vrijstelt van schadevergoeding.

Aangezien gedeeltelijke betalingen niet zijn toegestaan, kunt u de aflossing afschrijven en het bewijsstuk aan uw belastingdossier toevoegen.

Beschouw terugboekingskosten als bedrijfskosten

Zoals u al weet, staan de kosten voor terugboekingen niet ter discussie, ongeacht de uitkomst van de terugboeking.

Volgens de gangbare praktijk in de sector moeten terugboekingskosten dan ook worden geboekt als bedrijfskosten (d.w.z. bankkosten). Er is echter een uitzondering op deze vuistregel: namelijk wanneer u te maken krijgt met grote aantallen geschillen.

Als dit bij u het geval is, raden financiële analisten aan om voor deze kosten een aparte subrekening aan te maken die bestemd is voor geschillen. U kunt diezelfde rekening ook gebruiken om alle andere bijkomende kosten te boeken.

Boek ongegronde terugboekingen als vorderingen

Meer dan 70% van de terugboekingen betreft vriendelijke fraude. Je moet die onterechte terugboekingen aanvechten via de herzieningsprocedure.

Om de terugboeking te verwerken, moet u het oorspronkelijke transactiebedrag boeken onder „Debiteuren“. Idealiter zou het grootboek dat u hiervoor gebruikt los moeten staan van uw hoofdboek – dit kan bijvoorbeeld een aparte crediteurenrekening zijn die u uiteindelijk weer samenvoegt met uw hoofdrekening.

Als u het geschil wint, kunt u het transactiebedrag verrekenen met de vordering die bestemd is voor de terugboeking. Maar als u verliest, moet u de vordering afschrijven als oninbare vordering. Het nalaten hiervan vormt een ernstige fout in de debiteurenadministratie.

Boek oninbare terugboekingen onder oninbare vorderingen

De gangbare praktijk in de sector met betrekking tot oninbare terugboekingen of terugboekingen die u niet wilt aanvechten, is om dergelijke terugboekingen af te schrijven als oninbare vorderingen. Dat is van cruciaal belang, omdat een terugboeking niet hetzelfde is als een terugbetaling. Nogmaals: u mag dergelijke bedragen niet boeken als „kosten van verkochte goederen“. Het opnemen van verliezen uit terugboekingen in de verkoopkosten is een verkeerde financiële verslaglegging.

Houd uw terugboekingen onder controle

Uiteindelijk is het handhaven van een laag percentage aan terugboekingen en fraude een van de beste manieren om ervoor te zorgen dat u minder hoofdpijn krijgt van de boekhouding rondom terugboekingen.

Maar om het aantal terugboekingen en fraudegevallen laag te houden, hebt u tools en systemen nodig die verder gaan dan giswerk bij het voorkomen van fraude. U hebt relevantere en uitgebreidere gegevens over elke transactie nodig.

Over het algemeen blijkt automatisering van terugboekingen de beste resultaten op te leveren als het gaat om het besparen van tijd en middelen voor handelaren. Bovendien hebt u eenvoudig toegang tot de relevante documentatie voor uw terugboekingsadministratie, in plaats van dat u moeite moet doen om alle rapporten te verzamelen die nodig zijn voor een volledige boekhouding.

Conclusie

Het verwerken van terugboekingen is een essentieel onderdeel van financieel verantwoord ondernemen. Terugboekingen vormen een steeds grotere kostenpost voor alle bedrijven. De negatieve gevolgen voor de winstgevendheid kunnen niet genoeg worden benadrukt. Terugboekingen leiden tot buitensporige financiële verliezen en hoge overheadkosten. Ze drukken de winstmarges en leiden tot verlies van toekomstige inkomsten als gevolg van een slechte reputatie.

Een effectieve administratie van terugboekingen helpt u om verliezen door geschillen bij te houden, zodat u betere strategieën kunt ontwikkelen om deze te beperken. Pas de best practices uit dit artikel toe om uw rapportage te verbeteren en uw boekhouding overzichtelijk te maken. Ontdek hoe Chargeflow u kan helpen om terugboekingen automatisch terug te vorderen.