Bonnes pratiques en matière de comptabilisation des rétrofacturations pour les commerçants

Chargeback accounting reconciles disputed card payments, fees, recovered funds and final outcomes to the original orders and processor payouts. The entries depend on the payment flow, accounting policy and jurisdiction.

L'impact des rétrofacturations sur les entreprises de commerce électronique a fait l'objet de nombreuses discussions au sein du secteur. Une seule rétrofacturation peut avoir des répercussions disproportionnées sur l'ensemble des activités d'une entreprise.

Mais un aspect qui n'a pas été abordé de manière aussi approfondie est la comptabilisation de l'rétrofacturation: comment suivre et enregistrer le coût global de vos litiges.

Cet article vous dévoilera toutes les bonnes pratiques en matière de comptabilité des rétrofacturations afin de vous aider à mettre en place une comptabilité efficace dans ce domaine. Il vous permettra également de simplifier considérablement l'établissement des rapports financiers liés aux litiges.

Mais avant d'entrer dans le vif du sujet, clarifions d'abord le concept de base.

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Qu'est-ce que la comptabilité des rétrofacturations ?

Chargeback accounting links each dispute to the original sale, the processor’s debit or payout adjustment, any separately charged fees and the final outcome. Keep the underlying dispute separate from the accounting classification: contesting a payment does not automatically establish a receivable or a bad debt.

Pour assurer une comptabilisation précise des rétrofacturations, le comptable doit tenir compte à la fois des rétrofacturations, des annulations et des frais annexes. Ces coûts imprévisibles peuvent s'étendre sur plusieurs périodes comptables.

Le comptable doit également garder à l'esprit que les différentes banques et les prestataires de services de paiement ont des méthodes différentes pour traiter les rétrofacturation.

Ces complexités font souvent de la gestion comptable des « rétrofacturation » un véritable cauchemar pour les entreprises. De plus, la gestion comptable des « chargebacks » nécessite un suivi en temps réel ainsi que des actions post-litige, telles que la mise en place d’outils d’analyse et de diagnostic des « chargebacks ».

On ne peut donc pas partir du principe que toute personne capable de traiter des chiffres et d'analyser des données sera automatiquement à même de s'acquitter de cette tâche sans difficulté. Le responsable doit disposer d'une connaissance approfondie du processus de rétrofacturation.

Cela vaut tout particulièrement pour les commerçants qui font fréquemment l'objet de litiges de paiement. Il est essentiel de bien maîtriser le processus de rejet de débit et de savoir prendre en compte tous les aspects qui le composent.

Une comptabilité rigoureuse des rétrofacturations est essentielle à la pérennité de l'entreprise

Les rétrofacturations constituent un risque croissant pour la pérennité de l'entreprise. Si vous ne disposez pas d'un système fiable pour suivre les pertes liées aux litiges, vous devriez envisager de mettre en place un tel système sans tarder.

Sans une comptabilité adéquate des rétrofacturations, vous risquez de ne pas saisir immédiatement l'impact sur les résultats financiers de votre entreprise.

La prise en compte des rétrofacturations vous aide à évaluer et à améliorer vos efforts de résolution des litiges afin de garantir l'efficacité opérationnelle et la gestion des risques à long terme. Cependant, c'est souvent le type de votre compte marchand qui détermine la précision de vos rapports sur les rétrofacturations.

A provider may show the disputed principal, fees and later credits as separate lines. Use those event references to match the dispute to the original order and the payout or bank transaction.

Other payout reports net several adjustments into a single deposit. Obtain the underlying transaction report before splitting the principal, dispute fees, fee credits and recoveries in your ledger. If your books run on QuickBooks, follow these steps to record a chargeback in QuickBooks Online.

Et comme il s'agit d'informations dont vous ne disposez pas forcément d'emblée, certaines transactions pourraient ne pas être enregistrées, ce qui entraînerait des registres comptables erronés.

Il arrive parfois que votre prestataire retienne une partie de vos recettes sur un compte de réserve afin de se prémunir contre d'éventuels risques. Ces fonds ne sont mis à votre disposition qu'à l'issue de la période de risque, qui peut généralement aller jusqu'à six mois. Même dans ce cas, une partie de vos recettes reste indisponible, car la réserve du compte peut être renouvelée périodiquement.

Si vous ne disposez pas d'un système comptable adapté aux rétrofacturations, il vous sera difficile de déterminer le montant de votre fonds de roulement. De plus, vous Gagné ne saurez pas à quelle hauteur s'élèvent vos engagements ou vos pertes liés aux litiges, ce qui rendra également difficile la prévision de vos revenus futurs.

Cela étant dit, voici trois méthodes efficaces pour améliorer la gestion comptable de vos rétrofacturations.

3 façons de simplifier la gestion comptable des rétrofacturations

Separate the disputed payment from the cost of the underlying goods and from processor fees. A chargeback and a voluntary refund are different operational events, but their accounting treatment depends on what was originally recognized and your accounting policy.

La difficulté réside souvent dans l'analyse des données d'entrée, dans la détermination du nombre d'rétrofacturation s dont vous disposez et dans le suivi régulier de votre situation en matière de rétrofacturation.  

Voici quelques conseils pour simplifier la gestion comptable de vos rétrofacturations.

Utilisez l'automatisation des rétrofacturations pour centraliser les informations

Apart from the ROI benefits that a chargeback automation solution like Chargeflow provides, the intuitive dashboard also helps you harmonize the different touch points in the dispute process. When evaluating a platform, use our guide to chargeback management software for finance teams to check fee traceability, export fields, and settlement matching.

Il est impossible de gérer efficacement les litiges lorsque les données dont vous avez besoin sont dispersées entre un millier de points de contact différents. Grâce au tableau de bord centralisé Chargeflow, vous pouvez suivre rapidement les dossiers de rétrofacturation en cours, les taux de rétrofacturation en temps réel et les probabilités de gain ou de perte pour les litiges en cours. Vous pouvez également utiliser ces informations pour établir facilement vos prévisions de chiffre d'affaires sous forme de graphique.

L'analyse des rétrofacturations contribue à optimiser la gestion des risques à long terme

Comme nous l'avons déjà souligné, l'analyse des rétrofacturations constitue l'un des aspects essentiels d'une stratégie comptable efficace en matière de rétrofacturation. Si vous ne parvenez pas à visualiser (ou à saisir rapidement) vos chiffres, vous risquez de rencontrer des problèmes de trésorerie.

Suivre votre taux de rétrofacturation peut sembler relativement simple. Mais ce n'est pas le cas. La formule permettant de calculer les pertes financières liées aux rétrofacturations n'est pas toujours évidente. Le montant de la rétrofacturation ne reflète pas l'intégralité de vos pertes. Chaque litige entraîne en effet de nombreux coûts annexes, que vous risquez de négliger dans votre calcul.

Chargeflow des outils d'analyse performants qui vous aident à créer des rapports pertinents et à élaborer des stratégies concrètes pour rester au fait de ce qui compte vraiment.

Utilisez les rapports en temps réel pour rester informé

Grâce aux rapports en temps réel proposés par Chargeflow Analyses, vous pouvez prévoir efficacement les taux de réussite des contestations de prélèvements et mieux comprendre, minute par minute, l’efficacité de vos actions en cours. En analysant un volume considérable de données à l’aide d’algorithmes propriétaires, Analyses peut déterminer avec une grande précision vos chances de récupérer chaque montant contesté et le montant que vous pouvez espérer récupérer grâce aux procédures en cours rétrofacturation.

5 bonnes pratiques à prendre en compte en matière de comptabilité des rétrofacturations

Il convient de rappeler une fois encore que la prise en compte de l’ rétrofacturation e est un domaine qui manque de clarté.

Managing your business' finances is complex enough. Chargeback accounting only makes financial reporting more daunting. But if you apply the following hacks to the aforementioned best practices, you can get the best from your chargeback accounting.

Check Tax Eligibility Before Writing Off a Loss

A lost chargeback is not automatically a deductible bad debt. For U.S. taxpayers, IRS Topic 453 describes conditions such as a valid debt, prior income inclusion or cash advanced, and worthlessness. The applicable rules differ by accounting method and jurisdiction.

Keep the original transaction, processor debit, collection or dispute-response history, and final outcome. Ask your accountant whether the loss is a revenue adjustment, an expense or an uncollectible recognized receivable under the applicable policy.

Book treatment and tax deductibility are separate decisions. Do not assume that a partial recovery is impossible or that a tax write-off follows automatically from accepting a dispute.

Track Dispute Fees and Fee Credits Separately

Dispute fees are not universally non-refundable. Stripe distinguishes received and countered fees, with contract and location exceptions. Shopify Payments documents returned fees after a win. Verify the applicable country and provider terms, and reconcile the fee credit when it actually posts.

Use a separately identifiable expense or fee account consistent with your accountant-approved chart of accounts. Separate the fee from the disputed principal so a returned fee does not get mistaken for recovered sales revenue.

Si tel est votre cas, les analystes financiers vous conseillent d'envisager de créer un sous-compte distinct dédié aux litiges pour ces frais. Vous pouvez également utiliser ce même compte pour enregistrer toutes les autres dépenses annexes.

Assess Whether a Disputed Amount Is a Receivable

A disputed transaction may be valid, fraudulent or affected by a service or processing issue. Read the claim and permitted response options before deciding to contest it; the reason code does not itself establish fraud or recoverability.

Do not create an accounts receivable balance merely because a dispute is being contested. Your accountant should determine whether a receivable qualifies for recognition, which counterparty owes it, and how the processor debit affects cash, a clearing account or previously recognized revenue.

When funds are recovered, match the credit to the prior debit and the balance actually recorded. If the case is lost, close or reclassify that balance under the approved policy. Avoid reversing revenue twice or recording recovered principal as both a cleared receivable and new sales income.

Classify Lost Payments Under the Applicable Policy

Accepting or losing a dispute does not make every payment a bad debt. The appropriate treatment can differ for an uncollectible recognized receivable, a canceled sale or a processor adjustment. Document the event and have the accountant confirm the classification rather than applying one label to every loss.

Maîtrisez votre « rétrofacturation »

En fin de compte, maintenir un faible taux de rétrofacturation et de fraude est un moyen infaillible de vous éviter bien des maux de tête en matière de comptabilité liée aux rétrofacturations.

Mais pour maintenir un faible taux de rétrofacturation et de fraude, vous avez besoin d'outils et de systèmes capables d'aller au-delà des simples suppositions dans la prévention de la fraude. Vous avez besoin de données plus pertinentes et plus complètes sur chaque transaction.

Dans l'ensemble, l'automatisation des rétrofacturations s'avère être la solution la plus efficace pour aider les commerçants à gagner du temps et à économiser des ressources. De plus, vous disposez d'un accès facile à la documentation nécessaire à la comptabilité de vos rétrofacturations, sans avoir à vous démener pour rassembler tous les rapports requis pour tenir une comptabilité complète.

Exemples d'écritures comptables relatives aux rétrofacturations

These illustrations show how the cash and fee events can be separated; they are not a universal accounting policy. Have a qualified accountant confirm recognition, the chart of accounts and tax treatment before using them. Stripe Revenue Recognition, for example, uses its own dispute contra-revenue and recoverables accounts rather than automatically creating customer accounts receivable.

1. Recording a separately charged dispute fee: If your approved policy recognizes the charge as a fee expense, debit that expense account and credit the processor balance, cash or payable account actually affected. If the fee is later returned, record the credit against the fee treatment already used. Keep received and countered fees separately identifiable.

2. Recording disputed principal under a recognized-receivable policy: Only where your accountant has determined that a dispute receivable should be recognized, a processor debit can be illustrated as a debit to that receivable and a credit to the processor balance or cash account affected. A later recovery clears that receivable against the actual incoming funds. This assumption does not automatically reverse or re-recognize sales revenue.

3. Closing a recognized balance after a loss: If a receivable was properly recognized and is now uncollectible, clear it against the allowance or loss account required by your approved policy. If no receivable was recognized, do not invent one to write it off. Tax deductibility requires a separate assessment.

Confirm the entries against both the processor transaction report and the bank deposit. Treatment can differ when revenue is deferred, the original invoice is still collectible, the sale is canceled or funds are recovered in a later period. Use the relevant accounting framework and local tax rules with your accountant.

Reconcile Dispute Events to the Payout

For example, a $100 principal debit, a separate $15 received fee and a later $100 recovery leave $15 of fee cost if that fee is not returned. If a $15 fee credit also posts, that fee cost is reversed separately. These amounts illustrate arithmetic only; they are not a provider price quote or a journal-entry prescription. For the full matching process, see our guide to chargeback reconciliation.

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Use Chargeback Accounting to Track Dispute Losses

La prise en compte des « rétrofacturation » (coûts cachés) est un aspect essentiel de la prudence financière. Les « rétrofacturation » représentent un coût croissant pour toutes les entreprises. On ne saurait trop insister sur leurs effets négatifs sur la rentabilité. Les « rétrofacturation » (coûts cachés) entraînent des pertes financières excessives et se traduisent par des frais généraux élevés. Ils réduisent les marges bénéficiaires et entraînent une perte de chiffre d’affaires futur en raison d’une mauvaise réputation.

Une comptabilité efficace des rétrofacturations vous aide à suivre les pertes liées aux litiges afin de mieux élaborer des stratégies d’atténuation. Appliquez les bonnes pratiques présentées dans cet article pour améliorer vos rapports et assurer la cohérence de votre comptabilité. Découvrez comment Chargeflow peut vous aider à récupérer rétrofacturation en toute simplicité.