Bonnes pratiques en matière de comptabilisation des rétrofacturations pour les commerçants

La gestion des rétrofacturations repose sur des bonnes pratiques essentielles ainsi que sur des méthodes permettant de collecter et de compiler les données et les documents pertinents liés aux litiges de rétrofacturation.

L'impact des rétrofacturations sur les entreprises de commerce électronique a fait l'objet de nombreuses discussions au sein du secteur. Une seule rétrofacturation peut avoir des répercussions disproportionnées sur l'ensemble des activités d'une entreprise.

Mais un aspect qui n'a pas fait l'objet d'une attention équivalente est la gestion des rétrofacturations : comment suivre et comptabiliser le coût global de vos litiges.

Cet article vous dévoilera toutes les bonnes pratiques en matière de comptabilité des rétrofacturations afin de vous aider à mettre en place une comptabilité efficace dans ce domaine. Il vous permettra également de simplifier considérablement l'établissement des rapports financiers liés aux litiges.

Mais avant d'entrer dans le vif du sujet, clarifions d'abord le concept de base.

Qu'est-ce que la comptabilité des rétrofacturations ?

La comptabilité des rétrofacturations englobe l'ensemble des procédures mises en œuvre par une entreprise pour suivre et consigner les litiges liés aux transactions, ainsi que les autres activités commerciales, dans ses registres financiers.

Pour assurer une comptabilisation précise des rétrofacturations, le comptable doit tenir compte à la fois des rétrofacturations, des annulations et des frais annexes. Ces coûts imprévisibles peuvent s'étendre sur plusieurs périodes comptables.

Le comptable doit également garder à l'esprit que les différentes banques et sociétés de traitement des paiements ont des méthodes différentes pour gérer les rétrofacturations.

Ces complexités font souvent de la gestion des rétrofacturations un véritable cauchemar pour les entreprises. De plus, la gestion des rétrofacturations nécessite un suivi en temps réel ainsi que des mesures post-litige, telles que la mise en place d'outils d'analyse et de diagnostic des rétrofacturations.

On ne peut donc pas partir du principe que toute personne capable de traiter des chiffres et d'analyser des données sera automatiquement à même de s'acquitter de cette tâche sans difficulté. Le responsable doit disposer d'une connaissance approfondie du processus de rétrofacturation.

Cela vaut tout particulièrement pour les commerçants qui font fréquemment l'objet de litiges de paiement. Il est essentiel de bien maîtriser le processus de rejet de débit et de savoir prendre en compte tous les aspects qui le composent.

Une comptabilité rigoureuse des rétrofacturations est essentielle à la pérennité de l'entreprise

Les rétrofacturations constituent un risque croissant pour la pérennité de l'entreprise. Si vous ne disposez pas d'un système fiable pour suivre les pertes liées aux litiges, vous devriez envisager de mettre en place un tel système sans tarder.

Sans une comptabilité adéquate des rétrofacturations, vous risquez de ne pas saisir immédiatement l'impact sur les résultats financiers de votre entreprise.

La prise en compte des rétrofacturations vous aide à évaluer et à améliorer vos efforts de résolution des litiges afin de garantir l'efficacité opérationnelle et la gestion des risques à long terme. Cependant, c'est souvent le type de votre compte marchand qui détermine la précision de vos rapports sur les rétrofacturations.

Par exemple, le rapprochement des données comptables avec les grandes banques est assez simple. Celles-ci classent les rétrofacturations sous forme de postes distincts dans votre relevé financier mensuel, en séparant le montant de la transaction et les frais de rétrofacturation. Il en va de même pour les annulations de rétrofacturation.

Cependant, les prestataires tiers de comptes marchands regroupent les rétrofacturations et les frais annexes en une seule transaction sur votre relevé. C'est à vous qu'il incombe d'isoler correctement les montants réels des rétrofacturations.

Et comme il s'agit d'informations dont vous ne disposez pas forcément d'emblée, certaines transactions pourraient ne pas être enregistrées, ce qui entraînerait des registres comptables erronés.

Il arrive parfois que votre prestataire retienne une partie de vos recettes sur un compte de réserve afin de se prémunir contre d'éventuels risques. Ces fonds ne sont mis à votre disposition qu'à l'issue de la période de risque, qui peut généralement aller jusqu'à six mois. Même dans ce cas, une partie de vos recettes reste indisponible, car la réserve du compte peut être renouvelée périodiquement.

Si vous ne disposez pas d'une comptabilité adéquate relative aux rétrofacturations, il vous sera difficile de déterminer le montant de votre fonds de roulement. De plus, vous ne connaîtrez pas l'ampleur de vos engagements ou pertes liés aux litiges, ce qui rendra également difficile la prévision de vos revenus futurs.

Cela étant dit, voici trois méthodes efficaces pour améliorer la gestion comptable de vos rétrofacturations.

3 façons de simplifier la gestion comptable des rétrofacturations

Vous savez déjà qu 'il ne faut PAS comptabiliser les rétrofacturations dans le coût des ventes. La terminologie est claire : une rétrofacturation n'est pas synonyme de remboursement.

La difficulté réside souvent dans l'analyse des données d'entrée, dans la détermination du nombre de rétrofacturations que vous avez subies et dans le fait de rester à jour sur votre situation en matière de rétrofacturation.  

Voici quelques conseils pour simplifier la gestion comptable de vos rétrofacturations.

Utilisez l'automatisation des rétrofacturations pour centraliser les informations

Outre les avantages en termes de retour sur investissement qu’offre une solution d’automatisation des rétrofacturations telle que Chargeflow , le tableau de bord intuitif vous aide également à harmoniser les différents points de contact du processus de contestation.

Il est impossible de gérer efficacement les litiges lorsque les données dont vous avez besoin sont dispersées entre un millier de points de contact différents. Grâce au tableau de bord centralisé Chargeflow, vous pouvez suivre rapidement les dossiers de rétrofacturation en cours, les taux de rétrofacturation en temps réel et les probabilités de gain ou de perte pour les litiges en cours. Vous pouvez également utiliser ces informations pour établir facilement vos prévisions de chiffre d'affaires sous forme de graphique.

L'analyse des rétrofacturations contribue à optimiser la gestion des risques à long terme

Comme nous l'avons déjà souligné, l'analyse des rétrofacturations constitue l'un des aspects essentiels d'une stratégie comptable efficace en matière de rétrofacturation. Si vous ne parvenez pas à visualiser (ou à saisir rapidement) vos chiffres, vous risquez de rencontrer des problèmes de trésorerie.

Suivre votre taux de rétrofacturation peut sembler relativement simple. Mais ce n'est pas le cas. La formule permettant de calculer les pertes financières liées aux rétrofacturations n'est pas toujours évidente. Le montant de la rétrofacturation ne reflète pas l'intégralité de vos pertes. Chaque litige entraîne en effet de nombreux coûts annexes, que vous risquez de négliger dans votre calcul.

Chargeflow des outils d'analyse performants qui vous aident à créer des rapports pertinents et à élaborer des stratégies concrètes pour rester au fait de ce qui compte vraiment.

Utilisez les rapports en temps réel pour rester informé

Grâce aux rapports en temps réel de Chargeflow , vous pouvez prévoir efficacement les taux de réussite des contestations de prélèvement et mieux comprendre, à la minute près, l'efficacité de vos actions actuelles. En analysant un volume considérable de données à l'aide d'algorithmes propriétaires, Insights est en mesure de déterminer avec une grande précision vos chances de récupérer chaque montant contesté, ainsi que le montant que vous pouvez espérer récupérer dans le cadre des contestations en cours.

5 bonnes pratiques à prendre en compte en matière de comptabilité des rétrofacturations

Il convient de rappeler une fois encore que la prise en compte des rétrofacturations relève d'un domaine flou.

La gestion des finances de votre entreprise est déjà suffisamment complexe. La comptabilité des rétrofacturations ne fait que rendre l'établissement des rapports financiers encore plus fastidieux. Mais en appliquant les astuces suivantes aux bonnes pratiques mentionnées plus haut, vous pourrez tirer le meilleur parti de votre comptabilité des rétrofacturations.

Passer en perte les rétrofacturations irrécouvrables à des fins fiscales

S'il n'est pas judicieux de considérer l'ensemble des rétrofacturations comme un coût inhérent à l'activité, il est toutefois courant, dans le secteur, de passer en perte les rétrofacturations irrécouvrables à des fins fiscales.

Il convient de noter qu'un rejet de débit est considéré comme irrécouvrable lorsque les chances de recouvrement sont nulles, par exemple lorsque le client se place sous la protection de la loi sur les faillites. Un autre exemple pourrait être le cas où un tribunal annule les factures ou dégage le titulaire de la carte de toute obligation de remboursement.

Étant donné qu'aucun paiement partiel n'est autorisé, vous pouvez passer le remboursement en perte et ajouter les pièces justificatives à votre dossier fiscal.

Considérer les frais de rejet de paiement comme des charges d'exploitation

Comme vous le savez déjà, les frais liés aux contestations de paiement ne sont pas négociables, quelle que soit l'issue de la contestation.

C'est pourquoi les meilleures pratiques du secteur recommandent de comptabiliser les frais de rétrofacturation en tant que charges d'exploitation (c'est-à-dire des frais bancaires). Il existe toutefois une exception à cette règle générale : lorsque vous faites face à un volume élevé de litiges.

Si tel est votre cas, les analystes financiers vous conseillent d'envisager de créer un sous-compte distinct dédié aux litiges pour ces frais. Vous pouvez également utiliser ce même compte pour enregistrer toutes les autres dépenses annexes.

Enregistrer les rétrofacturations sans fondement comme créances

Plus de 70 % des rétrofacturations sont des fraudes amicales. Vous devez contester ces rétrofacturations injustifiées dans le cadre de la procédure de contestation.

Pour comptabiliser le rejet de paiement, vous devez saisir le montant initial de la transaction dans le poste « Créances ». Idéalement, le grand livre utilisé à cet effet devrait être distinct de votre grand livre principal : il pourrait s'agir d'un compte dédié aux créanciers que vous fusionneriez par la suite avec votre compte principal.

Si vous parvenez à régler le litige, vous pouvez imputer le montant de la transaction sur votre compte client dédié au rejet de débit. En revanche, si vous perdez, vous devez passer ce compte client en perte sur créances irrécouvrables. Ne pas le faire constitue une erreur grave en matière de gestion des comptes clients.

Enregistrer les rétrofacturations irrécouvrables dans la rubrique « Créances irrécouvrables »

La meilleure pratique du secteur concernant les rétrofacturations irrécupérables ou celles que vous ne souhaitez pas contester consiste à les passer en perte en tant que créances irrécouvrables. Cela est essentiel, car une rétrofacturation n'est pas synonyme de remboursement. Encore une fois, vous ne pouvez pas comptabiliser ces montants dans le « coût des marchandises vendues ». L'ajout des pertes liées aux rétrofacturations au coût des ventes constitue une mauvaise pratique en matière d'information financière.

Maîtrisez vos rétrofacturations

En fin de compte, maintenir un faible taux de rétrofacturation et de fraude est un moyen infaillible de vous éviter bien des maux de tête en matière de comptabilité liée aux rétrofacturations.

Mais pour maintenir un faible taux de rétrofacturation et de fraude, vous avez besoin d'outils et de systèmes capables d'aller au-delà des simples suppositions dans la prévention de la fraude. Vous avez besoin de données plus pertinentes et plus complètes sur chaque transaction.

Dans l'ensemble, l'automatisation des rétrofacturations s'avère être la solution la plus efficace pour aider les commerçants à gagner du temps et à économiser des ressources. De plus, vous disposez d'un accès facile à la documentation nécessaire à la comptabilité de vos rétrofacturations, sans avoir à vous démener pour rassembler tous les rapports requis pour tenir une comptabilité complète.

Exemples d'écritures comptables relatives aux rétrofacturations

Les bonnes pratiques décrites ci-dessus se traduisent par quelques modèles standard de comptabilité en partie double. Il s'agit d'exemples simplifiés donnés à titre indicatif ; votre plan comptable et votre traitement fiscal exacts dépendront de votre méthode comptable et de votre juridiction. Veuillez donc vérifier les détails auprès de votre expert-comptable ou de votre conseiller fiscal.

1. Comptabilisation des frais de contestation (charge d'exploitation) : lorsque votre prestataire de paiement vous facture des frais de contestation, passez un débit sur le compte « Frais de contestation » (compte de charges d'exploitation) et un crédit sur le compte « Trésorerie » ou « Dettes fournisseurs » pour le montant de ces frais. Cette écriture doit être effectuée, que vous ayez gain de cause ou non dans le litige, car ces frais ne sont en aucun cas remboursables.

2. Comptabilisation d’un rejet de débit contesté que vous comptez contester (créances) : débitez un compte dédié « Créances sur rejets de débit » et créditez « Chiffre d’affaires » (en annulant la comptabilisation initiale du chiffre d’affaires) du montant de la transaction contestée. Si vous obtenez gain de cause, annulez cette écriture en créditant « Créances sur rejets de débit » et en débitant « Trésorerie » une fois les fonds restitués. Si vous perdez, passez une perte sur le solde comme décrit ci-dessous.

3. Passation en perte d'un rejet de débit perdu ou irrécouvrable (créance irrécouvrable) : débiter le poste « Charges sur créances irrécouvrables » et créditer le poste « Créances sur rejets de débit » pour le montant total contesté. Cela permet d'exclure cette perte du « Coût des marchandises vendues », conformément à la pratique décrite ci-dessus consistant à ne jamais comptabiliser les rejets de débit en tant que coût des ventes.

Aux fins des principes comptables généralement reconnus (GAAP), les rétrofacturations sont généralement considérées comme une diminution du chiffre d'affaires ou une charge liée aux créances irrécouvrables, et non comme un coût des marchandises vendues ou un remboursement. La déductibilité fiscale d'une rétrofacturation irrécouvrable dépend du type de votre entité, de votre méthode comptable et de la réglementation fiscale locale ; il s'agit donc d'une question à poser à votre expert-comptable plutôt que d'une réponse universelle.

Conclusion

La gestion des rétrofacturations est un aspect essentiel de la prudence financière. Les rétrofacturations représentent un coût croissant pour toutes les entreprises. On ne saurait trop insister sur leurs effets négatifs sur la rentabilité. Elles entraînent des pertes financières considérables et se traduisent par des frais généraux élevés. Elles réduisent les marges bénéficiaires et entraînent une perte de chiffre d'affaires futur en raison d'une mauvaise réputation.

Une comptabilité efficace des rétrofacturations vous aide à suivre les pertes liées aux litiges afin de mieux élaborer des stratégies d'atténuation. Appliquez les bonnes pratiques présentées dans cet article pour améliorer vos rapports et assurer la cohérence de votre comptabilité. Découvrez comment Chargeflow vous aider à récupérer automatiquement les rétrofacturations.