Grâce à Chargeflow, The Beard Club gagne plus de 40 heures par semaine et améliore le recouvrement de ses recettes

Aperçu

The Beard Club est une marque de commerce électronique vendant directement aux consommateurs, spécialisée dans les produits destinés à la pousse et à l'entretien de la barbe. Une grande partie de sa clientèle est abonnée à des coffrets mensuels, ce qui génère des revenus récurrents grâce aux renouvellements d'abonnement. 

Dans le cadre d'un modèle d'abonnement, les rétrofacturations ne se limitaient pas à de simples cas ponctuels de fraude. De nombreux litiges provenaient du fait que les clients oubliaient de résilier leur abonnement ou de sauter un cycle de facturation, en particulier pendant les périodes de forte activité comme les fêtes de fin d'année. La gestion manuelle de ces litiges est devenue un fardeau opérationnel de plus en plus lourd. 

Défis : litiges liés aux abonnements et charge de travail manuelle

Avant Chargeflow, les rétrofacturations étaient gérées par l'équipe opérationnelle et le service client. 

Chaque litige nécessitait :

• Consulter l'historique des commandes
• Rassembler les pièces justificatives
• Rédiger des réponses sans directives claires de la part de l'émetteur
• Soumettre des pièces justificatives manuellement

Ce processus a nécessité beaucoup de temps et de ressources.

L'équipe estime qu'elle consacrait environ 40 heures par semaine à traiter manuellement les litiges. De plus, elle ne savait pas exactement quelles étaient les exigences des réseaux de cartes de paiement et se demandait souvent si ses réponses étaient suffisamment convaincantes pour obtenir gain de cause. 

Pendant les fêtes, la situation s'est aggravée. Les achats de cadeaux se transforment souvent en renouvellements d'abonnement un mois plus tard, ce qui entraîne une vague de litiges difficile à gérer manuellement.

L'équipe avait besoin d'une solution entièrement automatisée qui permettrait de réduire la charge de travail, d'améliorer les taux de réussite et de s'adapter aux pics de volume saisonniers. 

Solution : automatisation des rétrofacturations avec Chargeflow

The Beard Club a mis en place Chargeflow Automation grâce à des intégrations directes avec Shopify et PayPal. 

L'intégration a été réalisée en quelques heures seulement. Contrairement à un ancien fournisseur qui nécessitait des semaines de configuration et une intervention manuelle continue, Chargeflow a permis de mettre en place un flux de travail automatisé presque immédiatement.

Chargeflow gère désormais :

• Collecte des preuves
• Dépôt d'une réclamation
• Suivi et surveillance continus
• Gestion du cycle de vie des litiges

L'équipe interne assure une supervision de haut niveau tandis que Chargeflow se charge de l'exécution en arrière-plan. 

Le Beard Club participe également au programme bêta de Chargeflow Prevent, contribuant ainsi à prévenir la fraude avant qu'elle ne donne lieu à un rejet de débit. 

Principales caractéristiques et avantages : automatisation, fiabilité et évolutivité

Suppression du traitement manuel des litiges

Chargeflow a permis de supprimer la gestion quotidienne des litiges. Ce qui demandait auparavant 40 heures par semaine ne nécessite désormais plus qu'environ une heure d'examen général. 

Amélioration des taux de réussite et de la rentabilité

Grâce à des dossiers structurés et exhaustifs, l'équipe a constaté une augmentation des recettes recouvrées et de meilleurs résultats dans le cadre des litiges.

Intégration transparente entre Shopify et PayPal

La configuration s'est limitée à la connexion des comptes Shopify et PayPal. Le système était pleinement opérationnel en quelques heures. 

Protection contre les surtensions pendant les fêtes

Au cours du quatrième trimestre et lors des pics de renouvellement observés après les fêtes, Chargeflow a géré l'augmentation du nombre de litiges sans avoir recours à du personnel supplémentaire ni à des heures supplémentaires. 

Orientation opérationnelle et croissance

Libérée de la gestion des rétrofacturations, l'équipe a pu consacrer son temps à des projets à plus forte valeur ajoutée, notamment l'expansion dans le secteur de la vente au détail. 

Résultats : un gain de temps considérable et une augmentation du recouvrement des recettes

Depuis la mise en place de Chargeflow, The Beard Club a constaté des améliorations opérationnelles tangibles.

Aperçu des performances

Grâce à ces améliorations, The Beard Club a pu transformer la gestion des rétrofacturations, qui constituait auparavant une charge pour ses ressources, en un processus fonctionnant en arrière-plan et favorisant la croissance.

Conclusion : de la charge opérationnelle à la protection automatisée

Grâce à Chargeflow, The Beard Club a transformé la gestion des rétrofacturations en un système évolutif et automatisé. 

L'équipe n'a plus à s'inquiéter des pics de volume de litiges ni de la préparation manuelle des pièces justificatives. Le recouvrement des recettes s'est amélioré, le personnel a gagné du temps et la confiance dans la gestion des litiges s'est considérablement renforcée. 

Sans Chargeflow, l'entreprise aurait probablement besoin de personnel supplémentaire et générerait moins de revenus. 

Au contraire, les différends se déroulent désormais en coulisses, tandis que l'équipe se concentre sur le développement de l'entreprise.