Las reclamaciones por devoluciones aumentaron un 6 % entre 2022 y 2023, y las previsiones apuntan a que el volumen de transacciones con devolución se disparará hasta los 337 millones en 2026.

Estas cifras en aumento son una llamada de atención para las empresas que se enfrentan a disputas de pago, fraudes y pérdidas de ingresos. Una solución viable son los cargos de preautorización. Piensa en ellos como una red de seguridad que intercepta los posibles pagos fallidos antes de que se produzcan.

Bloquear los fondos por adelantado ayuda a garantizar que tus clientes dispongan de fondos suficientes en sus cuentas para cubrir sus compras. Esto puede reducir al mínimo las devoluciones y eliminar la incertidumbre sobre si una transacción se completará con éxito.

Aquí analizamos en profundidad los cargos por preautorización, sus ventajas, por qué son importantes y mucho más.

¿Qué es un cargo por preautorización?

Los cargos por preautorización son retenciones temporales que los comercios aplican al método de pago del cliente. Esto garantiza que los fondos estén disponibles para la transacción.

Como comerciante, estos cargos pueden afectar a la gestión de tus finanzas, especialmente al flujo de caja y al crédito disponible.

¿Cómo funciona la preautorización?

Cuando un cliente realiza una compra, tu proveedor de servicios de pago solicita una retención de preautorización al banco del cliente o a la entidad emisora de su tarjeta de crédito. Esto bloquea temporalmente una parte del crédito disponible del cliente, lo que confirma su capacidad de pago.

Sin embargo, el sistema solo cobra el importe real de la transacción una vez que hayas prestado el servicio o entregado el producto.

Por lo tanto, la retención no se carga inmediatamente en la cuenta del cliente. En su lugar, reserva una parte del crédito disponible durante un periodo determinado mientras se procesa la transacción.

Veamos cómo se llevan a cabo los pasos de la preautorización:

1. El cliente inicia la compra: cuando un cliente realiza una compra, especialmente de servicios o artículos de alto valor (por ejemplo, reservas de hotel o alquiler de coches), el comerciante solicita una preautorización al banco del cliente o a la entidad emisora de la tarjeta de crédito.
2. Retención temporal: El banco o el emisor de la tarjeta retiene temporalmente una cantidad determinada de fondos en la cuenta del cliente. Esta retención garantiza que el cliente disponga de crédito o fondos suficientes para cubrir la transacción. Sin embargo, en este momento los fondos aún no han salido de la cuenta.
3. Aprobación de la autorización: El banco o el emisor de la tarjeta comprueba el saldo disponible de la cuenta y aprueba o rechaza la retención. Si se aprueba, el comerciante recibe la confirmación de que el cliente puede pagar la transacción.
4. Finalización de la transacción: Una vez que el comerciante ha entregado los bienes o prestado los servicios, o ha cumplido con las condiciones de la transacción, ajusta el importe de la preautorización (si es necesario) y procesa el pago definitivo.
5. Liberación de la retención: si la transacción se lleva a cabo, el comerciante completa el cargo y libera la retención. Si el comerciante cancela o marca la transacción como dudosa, retira la retención. Esto significa que no se realizará ningún cargo en la cuenta del cliente.

¿Y qué hay de los cargos por preautorización que afectan a los comerciantes? Así es, los propietarios de negocios también pueden verse afectados por retenciones por preautorización cuando realizan compras.

Los cargos por preautorización pueden afectar a la forma en que gestionas tus compras, sobre todo si vas a abrir una nueva cuenta bancaria, como una cuenta corriente empresarial, para gestionar mejor tus finanzas.

Saber qué se necesita para abrir una cuenta bancaria—como un documento de identidad oficial, una licencia comercial y un depósito inicial— puede ayudarte a estar bien preparado. Una cuenta bancaria empresarial no solo simplifica las compras de la empresa (y, más adelante, los impuestos), sino que también aporta transparencia a la hora de realizar un seguimiento de las retenciones por preautorización y garantiza que las transacciones se desarrollen sin problemas.

¿Cuánto tiempo duran las autorizaciones previas?

Las retenciones por preautorización suelen durar entre 2 y 7 días. Sin embargo, esto depende del procesador de pagos, de las políticas del banco o del emisor de la tarjeta y del tipo de transacción.

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Estos plazos pueden afectar al flujo de caja, ya que los fondos quedan bloqueados hasta que el comerciante formalice los cargos. En el caso de servicios como estancias en hoteles o alquileres de coches, el bloqueo puede durar hasta 30 días. Si no formalizas el cargo dentro del plazo de bloqueo, este caducará automáticamente.

Si necesitas más tiempo, es posible que tengas que solicitar una prórroga. Durante el periodo de retención, el cliente no verá el importe deducido de su cuenta, pero su saldo disponible será menor hasta que se levante la retención o se procese el cargo.

Si eres propietario de una pequeña empresa, los cargos por preautorización pueden ser un arma de doble filo. Aunque ofrecen una capa de protección a los comerciantes, también pueden inmovilizar tus fondos temporalmente, lo que puede suponer un problema de flujo de caja, sobre todo si utilizas tarjetas de crédito empresariales sin cuota anual.

Estas tarjetas ofrecen una forma económica de gestionar los gastos de tu negocio sin la carga de las cuotas anuales, por lo que son una opción muy popular entre los emprendedores. Sin embargo, es importante tener en cuenta cómo los cargos por preautorización pueden afectar a tu crédito disponible y planificar en consecuencia.

¿Cuándo se utiliza un cargo de preautorización?

Los comerciantes utilizan los cargos de preautorización en sectores como la hostelería y los viajes, donde necesitan verificar la información de pago antes de prestar un servicio.

Por ejemplo, los hoteles suelen cobrar comisiones por preautorización para verificar la validez de las tarjetas de crédito. Gracias a la inteligencia artificial aplicada al sector hotelero, los hoteles pueden automatizar este proceso y reducir el riesgo de transacciones fraudulentas, al tiempo que garantizan unos registros de entrada fluidos y una experiencia positiva para los huéspedes.

Otras situaciones en las que podría ser necesario confirmar la solvencia de un cliente antes de suministrarle bienes o prestarle servicios incluyen:

• Alquiler de coches: Las empresas de alquiler de coches utilizan las autorizaciones previas para asegurarse de que los clientes disponen de fondos suficientes para cubrir el alquiler y cualquier posible gasto adicional, como daños o combustible. Ejemplo: Hertz utiliza las reservas de autorización previa para proteger sus vehículos de alquiler por si acaso un cliente daña un coche o no lo devuelve.

• Compras en línea: En 2023, casi la mitad de los vendedores en línea de todo el mundo dieron prioridad a la prevención y gestión del fraude y las devoluciones. Por eso, cuando los clientes compran artículos de alto precio por Internet, muchos comerciantes retienen el importe en la tarjeta para asegurarse de que el cliente puede pagar antes de enviar el artículo.
• Gasolineras: Las gasolineras pueden bloquear temporalmente un importe estimado en la tarjeta cuando un cliente llena el depósito, para asegurarse de que dispone de fondos suficientes.
  Restaurantes y bares: Algunos restaurantes o bares bloquean temporalmente un importe en la tarjeta cuando los clientes hacen un pedido, especialmente si prevén propinas o cargos adicionales, para asegurarse de que el cliente puede cubrir el coste total.
• Compra de entradas para eventos o viajes: los comerciantes pueden utilizar la preautorización para comprobar que los clientes disponen de fondos suficientes antes de formalizar la compra de entradas para conciertos, vuelos o eventos.
• Empresas de servicios: Las empresas que prestan servicios, como spas o talleres de reparación, pueden realizar una preautorización en una tarjeta para confirmar que el cliente puede pagar el servicio previsto.
• Suscripciones: En el caso de las suscripciones continuadas, como las de gimnasios o servicios de streaming, los comerciantes utilizan la preautorización para asegurarse de que los clientes puedan pagar el servicio antes de acceder a él.

Ventajas de los cargos por preautorización

Como probablemente ya habrás notado, las autorizaciones previas pueden ser muy beneficiosas para tu flujo de caja y ofrecen una capa adicional de protección para tu negocio cuando los clientes realizan compras.

Analicemos algunos de esos beneficios con más detalle.

Garantía contra impagos

Los cargos de preautorización garantizan que tus clientes dispongan de fondos suficientes para cubrir una transacción antes de que les entregues cualquier producto o servicio.

Esto minimiza el riesgo de devoluciones o pagos fallidos, cuya resolución puede resultar costosa y llevar mucho tiempo. El Informe sobre devoluciones de Chargeflow de 2024 reveló que la resolución de estas disputas puede tardar hasta 100 días (46 días de media). Esto supone una carga considerable tanto en términos de tiempo como de recursos.

Prevención del fraude

El fraude es uno de los motivos más habituales de las devoluciones. La preautorización ayuda a reducir el riesgo de transacciones fraudulentas al verificar que el método de pago es válido y que dispone de fondos suficientes.

Esto te da tranquilidad, sobre todo si tu negocio se dedica a la venta de artículos de alto valor o a la prestación de servicios que requieren el pago por adelantado.

Mejora de la planificación del flujo de caja

Al confirmar la disponibilidad de fondos antes de completar una venta, las retenciones por preautorización te permiten tener una visión más clara de tu flujo de caja. Esto facilita la elaboración de presupuestos y la planificación financiera, especialmente si tu negocio depende de los depósitos de los clientes o de los pagos por adelantado.

Buenas prácticas para la gestión de los cargos por preautorización

Sé transparente con los clientes

La transparencia te ayuda a garantizar que el proceso de la transacción se desarrolle sin problemas. Informa siempre a tus clientes sobre los cargos por preautorización antes de que completen la transacción. Explícales qué es una preautorización, por qué es necesaria y cuánto tiempo durará aproximadamente la retención.

Incluye esta información durante el proceso de pago o en la sección de preguntas frecuentes de tu sitio web. En tus correos electrónicos de confirmación o recibos, destaca que la preautorización es temporal.

Elige el procesador de pagos adecuado

Tu proveedor de servicios de pago se encargará de gestionar tus preautorizaciones. Por lo tanto, elige con cuidado. Asegúrate de que el proveedor pueda realizar un seguimiento y gestionar adecuadamente las retenciones por preautorización.

Además, debería ofrecer funciones como actualizaciones en tiempo real, transparencia en los plazos de retención y liberación automática una vez que la transacción se haya completado o no se haya llevado a cabo.

Utiliza una solución para devoluciones

Aunque se cuente con una autorización previa, las devoluciones de cargo pueden seguir produciéndose. Una solución de gestión de devoluciones de cargo puede ayudar a agilizar el proceso y permitirle impugnar dichas devoluciones con facilidad. Estas soluciones suelen ofrecer herramientas para realizar un seguimiento de las devoluciones de cargo, recopilar las pruebas necesarias y automatizar las respuestas.

Invierte en una solución de devoluciones que se integre con tu procesador de pagos y ofrezca análisis que te ayuden a comprender las tendencias en materia de devoluciones.

La integración de Chargeflow con Stripe ofrece una experiencia de usuario de primera clase directamente en el panel de control de Stripe.

Resumen

Los cargos de preautorización son una herramienta eficaz para las empresas de comercio electrónico que desean protegerse de los riesgos cada vez mayores que plantean las devoluciones y el fraude.

Podrás proteger tu flujo de caja, reducir las disputas y mejorar la experiencia general del cliente. Las preautorizaciones pueden requerir un poco más de atención inicial, pero las ventajas siempre compensan.