Las devoluciones pueden suponer un problema frustrante y costoso para cualquier empresa que acepte pagos con tarjeta de crédito. Cuando un cliente impugna un cargo ante su banco o la entidad emisora de su tarjeta de crédito, es posible que el comerciante tenga que reembolsar el pago y hacer frente a comisiones adicionales por devolución.

En este artículo, analizaremos el proceso para hacer frente a las devoluciones de cargo y proteger tu negocio. Empezaremos por definir qué son las devoluciones de cargo y por qué se producen, y luego profundizaremos en las medidas que puedes tomar para evitarlas desde el principio.

También abordaremos el proceso de respuesta a las devoluciones, incluyendo cómo recabar pruebas y preparar tu respuesta. Aprenderás sobre la impugnación de devoluciones, un proceso mediante el cual puedes impugnar una devolución y, potencialmente, recuperar los ingresos perdidos.

Al finalizar esta guía, comprenderás a la perfección cómo hacer frente a las devoluciones y proteger tu negocio frente a pérdidas económicas.

Comprender los códigos de motivo de las devoluciones para combatirlas

Si eres comerciante, es probable que hayas tenido que lidiar con devoluciones de cargo. Las devoluciones de cargo se producen cuando un cliente impugna un cargo en el extracto de su tarjeta de crédito y la entidad emisora de la tarjeta anula la transacción de forma obligatoria. 

Las devoluciones pueden resultar tremendamente frustrantes y costosas para los comerciantes, pero, por desgracia, son algo habitual en el sector de los pagos. Comprender los códigos de motivo de las devoluciones es fundamental para combatirlas y proteger tu negocio.

Diferentes tipos de códigos de motivo de devolución

Los códigos de motivo de devolución son los códigos asignados por redes de tarjetas como Visa, Mastercard y American Express para indicar el motivo de una devolución. Existen cientos de códigos de motivo de devolución diferentes, que pueden agruparse en varias categorías. Algunas categorías comunes de códigos de motivo de devolución son:

1. Actividad fraudulenta: Las devoluciones de cargo de esta categoría suelen ser consecuencia de transacciones fraudulentas. Entre los códigos de motivo de devolución de cargo relacionados con el fraude se incluyen «transacción fraudulenta», «transacción falsificada» y «transacción sin presencia física de la tarjeta».

2. Errores de procesamiento: Las devoluciones de cargo de esta categoría se deben a errores cometidos por el procesador de pagos o el comerciante. Entre los códigos de motivo de devolución de cargo relacionados con errores de procesamiento se incluyen «transacción duplicada», «importe de la transacción incorrecto» y «presentación tardía».

3. Reclamaciones de clientes: Las devoluciones de cargo de esta categoría se producen cuando un cliente reclama un cargo que aparece en el extracto de su tarjeta de crédito. Entre los códigos de motivo de devolución de cargo relacionados con reclamaciones de clientes se incluyen«producto no conforme a la descripción», «servicio no prestado» y «transacción periódica cancelada».

Comprender el significado de cada código

Cada código de motivo de devolución tiene un significado específico, y es importante comprender el significado de cada código para poder impugnar eficazmente las devoluciones. Por ejemplo, si recibes una devolución con el código de motivo «no se ajusta a la descripción», deberás aportar pruebas de que el producto o servicio se describió correctamente al cliente.

¿Cómo identificar los códigos de motivo de las devoluciones?

Identificar los códigos de motivo de las devoluciones es fundamental para impugnar eficazmente dichas devoluciones. Cuando se recibe una devolución, el código de motivo suele figurar en la documentación facilitada por el procesador de pagos o el emisor de la tarjeta. Es importante revisar detenidamente el código de motivo y determinar el procedimiento adecuado para impugnar la devolución.

Prevenir las devoluciones para solucionarlas

Las devoluciones pueden suponer un problema importante para las empresas. No solo pueden provocar pérdidas de ingresos y dañar tu reputación, sino que también pueden acarrear un aumento de los costes y complicaciones administrativas. 

Por eso es fundamental evitar que se produzcan devoluciones desde el principio. En este artículo, analizaremos algunas estrategias eficaces para prevenir las devoluciones y resolverlas cuando se produzcan.

1. Sistema de verificación de direcciones (AVS)

Una de las formas más eficaces de evitar las devoluciones de cargo es utilizar un sistema de verificación de direcciones (AVS). Un AVS verifica la dirección de facturación de la tarjeta de crédito utilizada en una transacción. Al verificar la dirección, se garantiza que la persona que realiza la compra es el titular legítimo de la tarjeta. 

Si la dirección facilitada por el titular de la tarjeta no coincide con la que figura en los registros del banco emisor, la transacción puede ser rechazada, lo que evita compras fraudulentas y devoluciones.

2. Código de verificación de la tarjeta (CVV)

Otra forma eficaz de evitar las devoluciones es utilizar el código de verificación de la tarjeta (CVV). El CVV es un código de tres o cuatro dígitos que se encuentra en el reverso de las tarjetas de crédito (o en el anverso, en el caso de American Express). 

Esto proporciona una capa adicional de seguridad para verificar que es el titular de la tarjeta quien realiza la compra. Si un estafador ha robado un número de tarjeta de crédito pero no dispone del CVV, no podrá completar la transacción, lo que reduce el riesgo de devoluciones.

3. Alertas de devoluciones

Muchos proveedores de servicios de pago y bancos ofrecen alertas de devoluciones, que te avisan cuando se presenta una devolución contra tu empresa. Gracias a estas alertas, puedes responder rápidamente a las devoluciones, recopilar pruebas y enviar una respuesta dentro del plazo establecido. 

Si reaccionas con rapidez y eficacia, podrás evitar que se confirmen las devoluciones y proteger tu negocio.

4. Servicios de protección contra devoluciones

Los servicios de protección contra devoluciones también pueden ayudar a evitarlas. Estos servicios utilizan técnicas avanzadas de detección de fraudes para identificar transacciones sospechosas y prevenir las devoluciones fraudulentas. 

Algunos servicios de protección contra devoluciones también ofrecen servicios de gestión de reclamaciones, en los que se encargan de gestionar las devoluciones en tu nombre y trabajan para que sean revocadas.

Proceso de respuesta ante las devoluciones para aumentar las posibilidades de ganar

Las devoluciones pueden provocar pérdidas de ingresos, gastos adicionales y daños a la reputación de una empresa. Sin embargo, si has recibido una devolución, no te asustes. Puedes aumentar tus posibilidades de ganar la disputa siguiendo unos sencillos pasos en el proceso de respuesta a la devolución.

1. Recopila pruebas para impugnar la devolución

El primer paso en el proceso de respuesta a una devolución de cargo es recopilar pruebas que respalden tu caso. Esto puede incluir recibos de transacciones, información de envío, correos electrónicos de los clientes y cualquier otra documentación pertinente. También debes revisar el código de motivo de la devolución de cargo para comprender el motivo de la disputa y asegurarte de que dispones de pruebas para refutarlo.

2. Preparar la respuesta a la devolución

Una vez que haya reunido todas las pruebas necesarias, puede preparar su respuesta a la reclamación. Su respuesta debe ser clara, concisa y profesional. Debe proporcionar una explicación detallada de por qué el cargo era válido e incluir cualquier prueba relevante que respalde su caso. También debe referirse al código de motivo de la reclamación y explicar por qué no es aplicable a su situación.

3. Comunicarse eficazmente con los clientes

La comunicación es fundamental en las disputas por devoluciones. Debes mantenerte en contacto con tu cliente durante todo el proceso de respuesta a la devolución para mantenerlo informado e implicado. Debes responder con prontitud a cualquier consulta del cliente y proporcionarle información actualizada sobre el estado de la disputa. Una comunicación eficaz puede ayudar a resolver la disputa rápidamente y a evitar futuras devoluciones.

4. Envía la respuesta a la devolución de cargo a tiempo

Es fundamental presentar tu respuesta a la reclamación a tiempo. Cada entidad emisora de tarjetas de crédito establece plazos específicos para presentar las respuestas a las reclamaciones. El incumplimiento de estos plazos puede dar lugar a la pérdida automática de la disputa. Por lo tanto, debes asegurarte de presentar tu respuesta antes de que finalice el plazo para aumentar tus posibilidades de ganar.

Combate y protege contra las devoluciones con Chargeflow

Las devoluciones pueden suponer un problema frustrante y costoso para empresas de cualquier tamaño. Afortunadamente, Chargeflow ofrece una solución integral para ayudar a combatir las devoluciones y protegerse contra ellas.

Con Chargeflow, las empresas pueden identificar de forma rápida y sencilla los riesgos de devoluciones, recopilar pruebas para impugnarlas y gestionar todo el proceso de devolución de principio a fin. Esto incluye alertas automáticas sobre posibles devoluciones, así como un panel de control intuitivo que ofrece información en tiempo real sobre el estado de cada caso de devolución.

Además, Chargeflow ofrece a las empresas información y análisis valiosos para ayudar a evitar que se produzcan devoluciones de cargo desde el principio. Esto incluye informes detallados sobre las tendencias y los patrones de las devoluciones de cargo, así como recomendaciones sobre las mejores prácticas para reducir el riesgo de que se produzcan.

Al aprovechar las prestaciones de Chargeflow, las empresas pueden combatir y protegerse eficazmente contra las devoluciones de cargo, al tiempo que optimizan sus procesos de pago para minimizar los riesgos futuros.