Stel dat u de term ‘chargeback-redencodes’ voor het eerst hoort. In dat geval zijn chargeback-redencodes een reeks alfanumerieke codes die door banken zijn ontwikkeld om kaarthouders te helpen bij het selecteren van specifieke redenen voor het indienen van een chargeback.

Netwerken voor de uitgifte van creditcards en betaalkaarten hebben ‘Chargeback Reason Codes’ (codes voor terugboekingsredenen) in het leven geroepen, zodat handelaren kunnen begrijpen waarom klanten aankopen betwisten en deze geschillen op de juiste manier kunnen aanpakken.

De grote creditcardmaatschappijen hebben allemaal unieke alfanumerieke codes voor terugboekingen. Dat geldt ook voor online betalingsproviders zoals PayPal.

Wanneer een klant contact opneemt met zijn bank om een transactie te betwisten, dient de bank doorgaans een terugvordering in op basis van de betreffende redencode. Na ontvangst van de kennisgeving kan de handelaar deze accepteren of de verstrekte redencode gebruiken om een sterke zaak op te bouwen om de betwisting aan te vechten.

In principe zijn chargeback-redencodes nuttig om de reden voor een transactiegeschil vast te stellen en te specificeren. Ze zorgen ervoor dat er bij het afhandelen van een geschil geen ruimte is voor giswerk of subjectieve interpretaties – elke partij weet precies wat er moet gebeuren.

Maar omdat de redencodes per kaartnetwerk verschillen, kunnen terugboekingsredencodes soms voor verwarring zorgen. De handelaar is mogelijk niet op de hoogte van de specifieke redencodes voor elk kaartmerk. Bovendien kan de klant de terugboekingsredencodes verkeerd toepassen, hetzij opzettelijk (bijvoorbeeld bij winkeldiefstal), hetzij door een menselijke fout.

Maar dat hoeft voor u geen hoofdpijn te zijn. In dit artikel gaan we meteen ter zake door de categorieën van chargeback-redencodes van de belangrijkste creditcardmaatschappijen onder de loep te nemen. Ook bekijken we hoe u op elke redencode kunt reageren.

De categorieën van terugboekingsredencodes binnen de verschillende netwerken

De redencodes veranderen voortdurend, aangezien klanten met de dag meer terugboekingen indienen. Uit onderzoek blijkt dat klanten veel meer terugboekingen indienen om redenen die weinig te maken hebben met de toegewezen terugboekingscode.

Om het proces te stroomlijnen, hebben Visa en MasterCard hun redencodes teruggebracht tot vier categorieën. American Express en Discover hanteren elk hun eigen indeling om hun redencodes te categoriseren. In totaal zijn er vier hoofdcategorieën van redencodes voor terugboekingen.

Foutcodes Categorie 1: Autorisatie

Deze terugboekingsredencode heeft betrekking op alle autorisatieproblemen, bijvoorbeeld wanneer iemand een transactie uitvoert zonder toestemming van de kaarthouder.

‍

Redencodes categorie 2: Consumentengeschillen

Consumentengeschillen, ook wel bekend als geschillen met kaarthouders, geschillen met kaartleden en terugboekingen van diensten, hebben betrekking op terugboekingen die door de klant worden geïnitieerd met betrekking tot aangeschafte goederen of diensten.

Redencodes categorie 3: Fraude

De categorie ‘fraude’ binnen de redencodes voor terugboekingen omvat alle vormen van frauduleuze transacties.

Foutcodes categorie 4: Verwerkingsfouten

Verwerkingsfouten hebben betrekking op terugboekingen en geschillen die verband houden met verwerkingsproblemen, te late indiening, kredietbedragen die als debet zijn verwerkt, ongeldige kaartnummers, no-show-fouten en onjuiste afschrijvingsbedragen. Deze terugboekingscode wordt ook wel aangeduid als „Point-of-Interaction“-fouten.

Ga verder dan giswerk bij het bemiddelen bij terugboekingen

Als u een terugvordering wilt aanvechten en wilt winnen, moet uw overtuigend bewijs betrekking hebben op de specifieke redencode van de bank.

Voor elke terugboekingscode gelden specifieke vereisten met betrekking tot de documenten die u kunt gebruiken om de claims van de klant in het kader van de terugboeking te betwisten. Neem de tijd om na te gaan wat u in uw reactie moet opnemen.

Er bestaat geen standaardreactiesjabloon voor terugboekingen – u moet uw reactie aan de situatie aanpassen. Uw slagingspercentage bij terugboekingen hangt af van uw reactie.

Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan, zoals veel handelaren hebben ondervonden. De uitgevende bank voegt onmiddellijk een redencode toe wanneer er een geschil ontstaat, en het is onwaarschijnlijk dat ze deze zullen wijzigen, zelfs als de handelaar nieuw bewijs aanlevert om de claim te weerleggen. Het terugdraaien van een terugvordering is slechts een gebaar van verzoening. Je zult nog steeds kostbare tijd moeten besteden aan het aanvechten van de terugvordering en terugvorderingskosten moeten betalen, of je nu wint of verliest.

Aan de andere kant kunt u uw chargeback-beheer automatiseren en dit onderdeel van uw bedrijfsvoering aan Chargeflow overlaten. Zo kunt u zich volledig richten op de uitbouw van uw bedrijf en het behalen van uw omzetdoelstellingen.