Les demandes de rétrofacturation ont augmenté de 6 % entre 2022 et 2023, et les prévisions indiquent que le volume des transactions faisant l'objet d'une rétrofacturation devrait atteindre 337 millions d'ici 2026.

Ces chiffres en hausse constituent un signal d'alarme pour les entreprises confrontées à des litiges de paiement, à la fraude et à des pertes de revenus. Les prélèvements de préautorisation constituent une solution viable. Considérez-les comme un filet de sécurité qui permet d'intercepter les paiements susceptibles d'échouer avant même qu'ils ne se produisent.

Le blocage préalable des fonds permet de s'assurer que vos clients disposent d'un solde suffisant sur leur compte pour couvrir leurs achats. Cela permet de réduire au minimum les rétrofacturations et d'éliminer toute incertitude quant à la validation d'une transaction.

Nous abordons ici en détail les frais de préautorisation, leurs avantages, leur importance et bien d'autres aspects.

Qu'est-ce qu'un prélèvement de préautorisation ?

Les prélèvements de préautorisation sont des blocages temporaires effectués par les commerçants sur le moyen de paiement d'un client. Cela permet de s'assurer que les fonds sont disponibles pour la transaction.

En tant que commerçant, ces frais peuvent avoir une incidence sur la gestion de vos finances, notamment sur votre trésorerie et votre ligne de crédit.

Comment fonctionne la préautorisation ?

Lorsqu'un client effectue un achat, votre prestataire de services de paiement demande à la banque ou à l'émetteur de la carte de crédit du client de bloquer temporairement une partie du montant. Cela permet de vérifier que le client est en mesure de payer.

Toutefois, le système ne facture le montant réel de la transaction qu'après que vous ayez fourni le service ou livré le produit.

Ainsi, la retenue n'est pas immédiatement débitée du compte du client. Elle consiste plutôt à bloquer une partie du crédit disponible pendant une période donnée, le temps que vous traitiez la transaction.

Voyons comment se déroulent les étapes de la préautorisation :

1. C'est le client qui initie la transaction : lorsqu'un client effectue un achat, en particulier pour des services ou des produits coûteux (par exemple, des réservations d'hôtel ou des locations de voiture), le commerçant demande une préautorisation à la banque du client ou à l'émetteur de sa carte de crédit.
2. Blocage temporaire : la banque ou l'émetteur de la carte bloque temporairement un montant déterminé sur le compte du client. Ce blocage permet de s'assurer que le client dispose d'une limite de crédit ou de fonds suffisants pour couvrir la transaction. Toutefois, les fonds n'ont pas encore été débités du compte à ce stade.
3. Validation de l'autorisation : la banque ou l'émetteur de la carte vérifie le solde disponible du compte, puis approuve ou refuse la réservation. Si celle-ci est acceptée, le commerçant reçoit la confirmation que le client peut régler la transaction.
4. Finalisation de la transaction : une fois que le commerçant a livré les biens ou fourni les services, ou qu'il a respecté les conditions de la transaction, il ajuste le montant de la préautorisation (si nécessaire) et traite le paiement définitif.
5. Levée de la réserve : si la transaction est validée, le commerçant finalise le prélèvement et lève la réserve. Si le commerçant annule ou signale la transaction, il lève la réserve. Cela signifie qu'il ne débitera pas le compte du client.

Qu'en est-il des retenues de préautorisation qui touchent les commerçants ? En effet, les chefs d'entreprise peuvent eux aussi être confrontés à des retenues de préautorisation lorsqu'ils effectuent des achats.

Les frais de préautorisation peuvent avoir une incidence sur la façon dont vous gérez vos achats, surtout si vous ouvrez un nouveau compte bancaire, par exemple un compte courant professionnel, afin de mieux gérer vos finances.

En sachant ce dont vous avez besoin pour ouvrir un compte bancaire— comme une pièce d'identité délivrée par les autorités, une licence commerciale et un dépôt initial —, vous serez mieux préparé. Un compte bancaire professionnel simplifie non seulement les achats de l'entreprise (et, par la suite, les déclarations fiscales), mais il offre également une grande transparence pour suivre les préautorisations et garantir le bon déroulement des transactions.

Quelle est la durée de validité des préautorisations ?

Les réservations de préautorisation durent généralement entre 2 et 7 jours. Cela dépend toutefois du prestataire de services de paiement, des politiques de la banque ou de l'émetteur de la carte, ainsi que du type de transaction.

‍

Ces délais peuvent avoir une incidence sur la trésorerie, car les fonds restent bloqués jusqu’à ce que le commerçant finalise la transaction. Pour des services tels que les séjours à l’hôtel ou la location de voitures, le blocage peut durer jusqu’à 30 jours. Si vous ne finalisez pas la transaction avant la fin de la période de blocage, celle-ci expirera automatiquement.

Si vous avez besoin de plus de temps, vous devrez peut-être demander un report. Pendant la période de blocage, le client ne verra pas l'argent prélevé sur son compte, mais son solde disponible sera réduit jusqu'à ce que le blocage soit levé ou que le prélèvement soit effectué.

Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, les frais de préautorisation peuvent être à double tranchant. Bien qu'ils offrent une certaine protection aux commerçants, ils peuvent également immobiliser temporairement vos fonds, ce qui peut poser un problème de trésorerie, surtout si vous utilisez des cartes de crédit professionnelles sans frais annuels.

Ces cartes constituent un moyen économique de gérer les dépenses de votre entreprise sans avoir à payer de frais annuels, ce qui explique pourquoi elles sont très prisées des entrepreneurs. Il est toutefois important de savoir comment les prélèvements de préautorisation peuvent affecter votre crédit disponible et de vous organiser en conséquence.

Dans quels cas recourt-on à une préautorisation ?

Les commerçants ont recours aux préautorisations dans des secteurs tels que l'hôtellerie et le tourisme, où ils doivent vérifier les informations de paiement avant de fournir un service.

Par exemple, les hôtels facturent souvent des frais de préautorisation pour vérifier la validité des cartes de crédit. Grâce à l'intelligence artificielle dans le secteur hôtelier, les établissements peuvent automatiser ce processus et réduire le risque de transactions frauduleuses, tout en garantissant des enregistrements sans encombre et une expérience client positive.

Voici d'autres situations dans lesquelles vous pourriez avoir besoin de vérifier la solvabilité d'un client avant de lui fournir des biens ou des services :

• Location de voitures : les sociétés de location de voitures ont recours à des préautorisations pour s'assurer que leurs clients disposent de fonds suffisants pour couvrir le coût de la location et d'éventuels frais supplémentaires, tels que les dommages ou le carburant. Exemple : Hertz utilise des préautorisations pour protéger ses véhicules de location au cas où un client endommagerait une voiture ou ne la restituerait pas.

• Achats en ligne : en 2023, près de la moitié des vendeurs en ligne à l'échelle mondiale ont donné la priorité à la prévention et à la gestion de la fraude et des rétrofacturations. C'est pourquoi, lorsque les clients achètent des articles coûteux en ligne, de nombreux commerçants bloquent temporairement le montant sur la carte afin de s'assurer que le client est en mesure de payer avant d'expédier l'article.
• Stations-service : les stations-service peuvent bloquer un montant estimé sur une carte lorsqu'un client fait le plein, afin de s'assurer qu'il dispose de fonds suffisants.
  Restaurants et bars : certains restaurants ou bars bloquent un montant sur une carte lorsque les clients passent commande, en particulier s'ils prévoient des pourboires ou des frais supplémentaires, afin de s'assurer que le client est en mesure de couvrir le coût total.
• Achat de billets pour des événements ou des voyages : les commerçants peuvent recourir à la préautorisation pour vérifier que les clients disposent de fonds suffisants avant de finaliser l'achat de billets pour des concerts, des vols ou des événements.
• Entreprises de services : les entreprises qui fournissent des services, comme les spas ou les ateliers de réparation, peuvent procéder à une préautorisation de carte afin de s'assurer que le client est en mesure de régler le service prévu.
• Abonnements : pour les abonnements récurrents, comme ceux à des salles de sport ou à des services de streaming, les commerçants ont recours à la préautorisation afin de s'assurer que les clients sont en mesure de payer le service avant d'y accéder.

Avantages des prélèvements de préautorisation

Comme vous l'avez sans doute remarqué, les préautorisations peuvent être un atout précieux pour votre trésorerie et offrir une protection supplémentaire à votre entreprise lorsque vos clients effectuent des achats.

Examinons certains de ces avantages plus en détail.

Protection contre les défauts de paiement

Les prélèvements de préautorisation permettent de s'assurer que vos clients disposent de fonds suffisants pour couvrir une transaction avant que vous ne livriez vos produits ou ne fournissiez vos services.

Cela permet de réduire au minimum le risque de rétrofacturation ou d'échecs de paiement, dont le règlement peut s'avérer coûteux et prendre beaucoup de temps. Le rapport 2024 de Chargeflow sur les rétrofacturations a révélé que le règlement des litiges peut prendre jusqu'à 100 jours (46 jours en moyenne). Cela représente une charge considérable en termes de temps et de ressources.

Prévention de la fraude

La fraude est l'une des causes les plus fréquentes de rejet de paiement. La préautorisation permet de réduire le risque de transactions frauduleuses en vérifiant que le moyen de paiement est valide et dispose de fonds suffisants.

Cela vous apporte une tranquillité d'esprit, surtout si votre entreprise propose des produits ou des services haut de gamme qui nécessitent un paiement initial.

Amélioration de la planification de la trésorerie

En vérifiant la disponibilité des fonds avant de conclure une vente, les réservations de préautorisation vous permettent d'avoir une vision plus claire de votre trésorerie. Cela facilite la gestion budgétaire et la planification financière, en particulier si votre entreprise dépend des acomptes ou des paiements anticipés de vos clients.

Bonnes pratiques pour la gestion des prélèvements de préautorisation

Faites preuve de transparence envers vos clients

La transparence vous aide à garantir le bon déroulement des transactions. Informez toujours vos clients des frais liés à la préautorisation avant qu'ils ne finalisent une transaction. Expliquez-leur en quoi consiste une préautorisation, pourquoi elle est nécessaire et donnez-leur une estimation de la durée de la retenue.

Indiquez ces informations lors du processus de paiement ou dans la rubrique « FAQ » de votre site web. Dans vos e-mails de confirmation ou vos reçus, précisez que la préautorisation est temporaire.

Choisissez le bon prestataire de services de paiement

C'est votre prestataire de services de paiement qui se chargera de vos préautorisations. Choisissez-le donc avec soin. Assurez-vous qu'il est en mesure de suivre et de gérer clairement les retenues liées aux préautorisations.

Il devrait également offrir des fonctionnalités telles que des mises à jour en temps réel, une transparence sur les délais de blocage et une libération automatique une fois la transaction effectuée ou en cas d'échec.

Utilisez une solution de contestation de paiement

Même en cas de préautorisation, des rétrofacturations peuvent toujours survenir. Une solution de gestion des rétrofacturations peut vous aider à rationaliser le processus et vous permettre de contester facilement ces rétrofacturations. Ces solutions proposent souvent des outils permettant de suivre les rétrofacturations, de rassembler les preuves nécessaires et d'automatiser les réponses.

Investissez dans une solution de gestion des rétrofacturations qui s'intègre à votre prestataire de paiement et propose des outils d'analyse pour vous aider à comprendre les tendances en matière de rétrofacturations.

L'intégration de Chargeflow à Stripe offre une expérience utilisateur de premier ordre, directement depuis le tableau de bord Stripe.

Résumé

Les prélèvements de préautorisation constituent un outil efficace pour les entreprises de commerce électronique qui souhaitent se prémunir contre les risques croissants liés aux rétrofacturations et à la fraude.

Vous pouvez ainsi préserver votre trésorerie, réduire les litiges et améliorer l'expérience client dans son ensemble. Les préautorisations peuvent demander un peu plus d'attention au départ, mais leurs avantages l'emportent haut la main.