Dominar los códigos de devolución de ACH: estrategias para que los comerciantes mejoren el procesamiento de pagos

Being an e-commerce store owner, you know how important it is to have easy and efficient payment processing for your customers. You also understand the need to stay on top of any issues that may arise with payments or refunds. 

One of these potential issues involves Automated Clearing House (ACH) return codes, codes provided when an attempted ACH transaction fails for some reason or another. Understanding these codes can help provide insight into why a customer’s payment failed and make the process go much more quickly, avoiding unnecessary delays in getting paid or issuing refunds.

En esta entrada del blog, repasaremos lo que necesitas saber sobre los códigos de devolución de ACH y las estrategias que pueden utilizar los comerciantes para evitar que se conviertan en un problema en el futuro.

Explicación de los códigos de devolución de ACH

ACH return codes can often seem confusing and intimidating; however, they don't have to be complicated. ACH return codes are three-digit numerical codes that banks use to explain why a transaction was returned or rejected. 

Estos códigos explican, básicamente, el motivo por el que se ha rechazado cualquier tipo de pago electrónico, por ejemplo, si el formato era incorrecto o si no había fondos suficientes. Comprender estos códigos —y estar familiarizado con ellos— puede ayudar a las empresas a detectar cualquier posible problema con mucha mayor rapidez, con el fin de reducir el riesgo de pérdidas económicas y mantener sus operaciones diarias de flujo de caja.

Similar to how banks use ACH return codes, card networks rely on standardized chargeback reason codes to explain why a transaction is disputed.

Motivos habituales de las devoluciones de ACH

Las devoluciones ACH son inevitables, sobre todo para los comerciantes que aceptan pagos electrónicos. Entre los motivos más habituales se encuentran la falta de fondos, datos bancarios incorrectos y errores de procesamiento. La falta de fondos se produce cuando la cuenta bancaria del cliente no dispone de fondos suficientes para completar una transacción. 

La información de la cuenta no es válida cuando el cliente facilita un número de ruta o un número de cuenta bancaria incorrectos. Los errores de procesamiento pueden producirse tanto por parte del comerciante como de los bancos, y pueden deberse a un mal funcionamiento del equipo, a una codificación incorrecta, etc. 

Regardless of the reason for the return, merchants do incur costs associated with the ACH return, which may range from a few dollars up to 0.50 cents per transaction. 

Estos costes pueden acumularse con el tiempo y dificultar que las pequeñas empresas sigan siendo rentables, ya que operan con pérdidas y es posible que repercutan estos costes a los clientes de otras formas.

Códigos de motivo habituales del ACH

When an ACH payment is returned, the reason for the return is indicated by an ACH Return Code. These codes are typically provided to the merchant through their payment processor, and understanding them is crucial for minimizing returns and improving payment processing. Some of the most common ACH Reason Codes that merchants may encounter include the following:

1. R01 (Fondos insuficientes)

Estoindica que el titular de la cuenta no disponía de fondos suficientes para cubrir el pago. Es uno de los motivos más habituales de devolución de los pagos ACH.

2. R02 (Cuenta cerrada)

Estoindica que el titular de la cuenta ha cancelado la cuenta utilizada para el pago. El comerciante deberá ponerse en contacto con el cliente para obtener datos de pago actualizados.

3. R03 (Sin cuenta/No se ha podido localizar la cuenta)

The code shows that the account number used for the payment does not match any account on file with the receiving bank. This may be due to an error in the account information provided by the customer.

4. R04 (Número de cuenta no válido)

Estecódigo indica que el número de cuenta utilizado para el pago no es válido. Esto podría deberse a un error en el número de cuenta facilitado por el cliente o a un problema técnico con el sistema de procesamiento de pagos.

5. R05 (Débito no autorizado)

‍This code tells us that the customer did not authorize the payment or that the authorization was revoked by the customer. This may occur if the customer believes that the payment was made in error or that the merchant charged an incorrect amount.

6. R07 (Autorización revocada por el cliente)

Estecódigo indica que el cliente ha revocado su autorización para el pago. Esto puede ocurrir si el cliente cambia de opinión respecto a una compra o si surge una disputa con el comerciante.

7. R10 (El cliente informa de un cargo no autorizado)

Esto indica que el cliente no autorizó el pago y que este no se realizó a través de un canal autorizado. Esto puede ocurrir si el pago se realizó a través de un sitio web fraudulento o si se ha sustraído la información de pago del cliente.

Al comprender estos códigos de motivo habituales del sistema ACH, los comerciantes pueden tomar medidas para evitar las devoluciones y gestionarlas cuando se produzcan. Es importante colaborar estrechamente con los procesadores de pagos para identificar la causa principal de las devoluciones ACH y aplicar estrategias que minimicen su aparición en el futuro.

Estrategias para que los comerciantes reduzcan las devoluciones ACH

Los comerciantes deben dar prioridad a la reducción de las devoluciones ACH, ya que estas pueden afectar negativamente al flujo de caja y a la rentabilidad. Se pueden seguir varios consejos para reducir la probabilidad de que se produzcan devoluciones ACH, tales como:

• Verificar la información de la cuenta del cliente al registrarse y configurar alertas de saldo bajo.
• El seguimiento y la gestión de los pagos devueltos también son importantes para garantizar la coherencia de las transacciones de pago realizadas con éxito. 
• El uso de una plataforma integral de gestión de movimientos de fondos o de un sistema automatizado dotado de medidas de seguridad permite detectar transacciones sospechosas, de modo que los comerciantes puedan reaccionar con rapidez y evitar los costosos gastos de resolución asociados a las devoluciones ACH. 
• Prestar la atención necesaria a la reducción de las tasas de devoluciones de ACH puede ayudar a los comerciantes a evitar cualquier interrupción en sus operaciones diarias.

Medidas que se deben tomar cuando se producen devoluciones de ACH

Cuando se produce una devolución ACH, es fundamental actuar con rapidez. Los comerciantes deben ponerse primero en contacto con sus clientes y averiguar el motivo de la devolución del pago. Si se ha cerrado una cuenta bancaria, los comerciantes deben asegurarse de que sus registros estén actualizados para que los pagos futuros se procesen sin problemas. 

En este proceso, también es fundamental comprobar que los datos de contacto del cliente no hayan cambiado. Una vez identificada la causa principal de la devolución, los comerciantes pueden adoptar medidas correctivas para resolver el problema rápidamente y minimizar las interrupciones en el servicio, si procede. 

Para evitar las costosas comisiones que se aplican a las transacciones ACH devueltas, es importante que los comerciantes actúen con prontitud al recibir una notificación de devolución de ACH. 

También es recomendable adoptar medidas proactivas, como solicitar la autorización de los compradores antes de procesar transacciones ACH u ofrecer opciones de pago alternativas para evitar que se produzcan en primer lugar. Tomar estas medidas ahora puede ayudar a evitar devoluciones de ACH en un futuro inmediato y garantizar que las empresas sigan funcionando sin problemas en el futuro.

Trabajar con procesadores de pagos

Trabajar con un procesador de pagos de confianza es fundamental para minimizar las devoluciones ACH y garantizar un procesamiento fluido de los pagos para los comerciantes. A la hora de elegir un procesador de pagos, los comerciantes deben plantearse las siguientes preguntas:

1. ¿Qué medidas han adoptado para evitar las devoluciones de ACH?

Un buen procesador de pagos debe contar con sistemas para evitar las devoluciones, como herramientas de detección de fraudes y de verificación. Los comerciantes también deben informarse sobre las comisiones asociadas a las devoluciones ACH y sobre cómo se gestionarán.‍

2. ¿Qué tipo de asistencia ofrecen para gestionar las devoluciones ACH?

Un proveedor de servicios de pago debe poder ofrecer a los comerciantes herramientas para gestionar las devoluciones, como funciones de generación de informes y seguimiento. Los comerciantes también deben informarse sobre las políticas del proveedor en materia de gestión de disputas y devoluciones.

3. ¿Cómo garantizan la seguridad de los pagos?

Los comerciantes deben informarse sobre las medidas de seguridad del proveedor de servicios de pago, como el cifrado y la tokenización, para garantizar la protección de los datos de los clientes.

4. ¿Cuáles son sus tarifas y su estructura de precios?

Los comerciantes deben estar al tanto de las comisiones asociadas al procesamiento de pagos, como las comisiones por transacción y las comisiones por devoluciones. También deben informarse sobre las posibles comisiones de alta o de cancelación.

5. ¿Qué integraciones ofrecen?

Los comerciantes deben valorar si el proveedor de servicios de pago se integra con sus sistemas actuales, como su sitio web o su software de contabilidad.

Al plantear estas preguntas, los comerciantes pueden asegurarse de que trabajan con un procesador de pagos que se adapta a sus necesidades y que puede ayudarles a reducir las devoluciones ACH. También es importante supervisar periódicamente la actividad de procesamiento de pagos y colaborar con el procesador de pagos para identificar y resolver cualquier problema que surja.

Reflexiones finales sobre los códigos de devolución de ACH

Como ya sabrá, comprender los códigos de devolución del ACH es fundamental para que los comerciantes puedan gestionar correctamente los pagos. La mayoría de las devoluciones pueden evitarse con una planificación y preparación minuciosas, así como manteniéndose al día de forma proactiva de los cambios en la normativa. 

También es importante trabajar con un proveedor de servicios de pago que facilite la comprensión de los códigos de error y la resolución de posibles problemas. 

Con los conocimientos adecuados, los recursos necesarios y un socio con experiencia, la gestión de las devoluciones ACH resulta eficiente, rentable y, en definitiva, más sencilla que nunca. Una comunicación fluida entre los procesadores de pagos, los comerciantes y los clientes contribuye a generar confianza y, al mismo tiempo, reduce la probabilidad de que se produzcan devoluciones inesperadas. 

Saber cómo interpretar los códigos de devolución cuando se producen ayudará a las empresas a mantener el control de sus pagos, al tiempo que garantizan una buena experiencia al cliente. Como comerciante, seguir estas estrategias es la clave para dominar los códigos de devolución ACH en cada etapa del proceso.