Het is geen geheim dat het beheren van je financiën een cruciaal onderdeel van het dagelijks leven is. Bij problemen met een betaling, vermiste bedragen of dubbele afschrijvingen van een rekening maken banken vaak gebruik van een herzieningsprocedure om de kwestie op te lossen. 

Hoewel het misschien intimiderend lijkt om te begrijpen hoe deze financiële dienst werkt en welke kosten eraan verbonden zijn, maakt het de moeite waard om de tijd te nemen om je hierin te verdiepen. Zo kun je transacties efficiënter afhandelen mocht je ooit met een dergelijk probleem te maken krijgen. 

In deze blogpost gaan we dieper in op alle aspecten van herverkoop in het bankwezen, zodat u op de hoogte bent en voorbereid bent op toekomstige behoeften!

Wat is representment in het bankwezen?

Een terugvordering in het bankwezen is de maatregel die een handelaar of detailhandelaar neemt wanneer er sprake is van een ongeldige of onjuiste transactie nadat het geld al is verwerkt. Er zijn tal van redenen waarom dit kan gebeuren; het kan te wijten zijn aan onjuiste gegevens die bij de aankoop zijn verstrekt, dubbele verzoeken om betalingsautorisatie of geschillen over producten of diensten die niet correct zijn geleverd. 

Een terugvordering kan twee vormen aannemen: een terugvordering zonder verhaal of een terugvordering met verhaal. Er is sprake van een terugvordering zonder verhaal wanneer de handelaar een afschrijvingsprocedure tegen een klant inleidt, terwijl er sprake is van een terugvordering met verhaal wanneer een handelaar namens de klant navraag doet of hij een bedrag dat ten onrechte is afgeschreven, rechtstreeks kan terugstorten.

Met beide terugvorderingsprocedures kunnen handelaren ten onrechte verwerkte bedragen terugvorderen en deze op de juiste wijze toewijzen, zonder dat dit ten koste gaat van de klanttevredenheid.

Hoe werkt representatie?

Een representment is een procedure waarbij bedrijven of financiële instellingen een terugvordering betwisten of aanvechten. Door een representment in te dienen, moet de kaartuitgever zijn beslissing heroverwegen en bepalen of de afschrijving alsnog moet worden vrijgesteld. De implementatie van regtech-oplossingen voor het bankwezen kan dit proces optimaliseren, waardoor de efficiëntie en nauwkeurigheid bij de afhandeling van geschillen en de naleving van regelgeving worden verbeterd.

De procedure voor het indienen van een bezwaar bestaat uit verschillende stappen die online of per post kunnen worden doorlopen. Allereerst moet de kaartuitgever het probleem omschrijven en aangeven waarom hij van mening is dat zijn beslissing moet worden herroepen. Daarnaast moeten relevante documenten worden verstrekt als bewijs dat de afschrijving terecht is. 

Nadat de kaartverwerker het bewijsmateriaal heeft ontvangen, legt hij dit voor aan de acquirerende bank die verantwoordelijk is voor de verwerking van betalingen namens de handelaar. Als deze het goedkeurt, zal dit op een later tijdstip waarschijnlijk leiden tot een volledige of gedeeltelijke terugboeking van de chargeback. 

Hoewel de doorlooptijd kan variëren afhankelijk van individuele omstandigheden, duurt de herzieningsprocedure in de meeste gevallen twee tot vier weken.

Veelvoorkomende redenen voor terugzending

Veelvoorkomende redenen voor terugvordering zijn frauduleuze transacties, terugboekingen en verwerkingsfouten. Er is sprake van een frauduleuze transactie wanneer iemand een gestolen kaart of een niet-geautoriseerde betaalmethode gebruikt om een aankoop te doen. 

Terugboekingen vinden plaats wanneer kopers een aankoop betwisten omdat ze niet hebben ontvangen wat ze hebben gekocht of omdat ze vinden dat ze op de een of andere manier benadeeld zijn. Daarnaast kunnen er verwerkingsfouten ontstaan door verkeerd ingevoerde gegevens of technische problemen, zowel aan de kant van de consument als aan de kant van de verkoper. 

Dergelijke fouten kunnen variëren van verkeerde rekeningnummers tot verkeerd verwerkte berichten, wat leidt tot dubbele afschrijvingen op de rekening van een klant. Wanneer bedrijven vaststellen dat een herverwerking nodig is, is het in ieder geval van belang dat zij alle relevante regels en voorschriften begrijpen om aan de wettelijke richtlijnen te voldoen. 

Representment helpt niet alleen om geld terug te krijgen dat door deze veelvoorkomende problemen verloren is gegaan, maar zorgt er ook voor dat merchant accounts gezond blijven door financiële verliezen als gevolg van fraude, terugboekingen en verwerkingsfouten te beperken.

Kosten in verband met herziening

Aan het proces van herziening kunnen diverse kosten verbonden zijn. Hieronder vallen de kosten die banken in rekening brengen voor het onderzoek naar de claim, evenals kosten van derden die worden gemaakt bij het betwisten van een afschrijving bij de uitgevende bank van de kaarthouder. 

Afhankelijk van het soort transactie kunnen betalingsverwerkers ook hun eigen verwerkingskosten in rekening brengen, die per verwerker kunnen verschillen. Over het algemeen worden deze kosten bepaald op basis van de hoeveelheid werk die een herverwerkingstransactie met zich meebrengt, in combinatie met andere factoren zoals de omvang van de transactie en de verwerkingssnelheid. 

Daarnaast kunnen bepaalde betalingsgateways of betalingsbemiddelaars ook hun eigen vaste vergoeding in rekening brengen bij een succesvolle betwisting door de uitgevende bank van de kaarthouder. Ten slotte moet mogelijk rekening worden gehouden met extra factureringskosten om ervoor te zorgen dat betwistingen efficiënt worden afgehandeld.

Het is belangrijk dat verkopers zich, voordat ze met het proces beginnen, bewust zijn van alle mogelijke kosten die aan een heraanvraag verbonden zijn, om ongewenste uitgaven tot een minimum te beperken.

Gevolgen van het verlies van vertegenwoordiging

Het verlies van het recht op terugvordering kan rampzalige gevolgen hebben voor handelaren die de financiële gevolgen van een toename van de terugboekingsverliezen niet kunnen opvangen. Zonder dit recht zou de handelaar geen mogelijkheid hebben om terugboekingen te betwisten of de daarmee gepaard gaande kosten terug te vorderen. 

Dit kan negatieve gevolgen hebben voor hun verkopersaccounts als ze deze onvoorziene uitgaven niet kunnen opvangen. Om de gevolgen van het niet kunnen terugvorderen van verloren gegane bedragen te beperken, moeten verkopers ervoor zorgen dat hun tool voor het monitoren van terugboekingen volledig is en regelmatig wordt bijgewerkt, zodat elke transactie goed beveiligd is en verdachte activiteiten die tot een terugboeking kunnen leiden, worden opgemerkt. 

Bovendien biedt het gebruik van standaardmaatregelen ter voorkoming van fraude, zoals de Address Verification Service (AVS) en 3D Secure-technologie, handelaren een zekere mate van bescherming tegen geweigerde transacties of pogingen tot fraude. Al deze procedures voor gegevensbeveiliging dragen er uiteindelijk toe bij dat verliezen voor handelaren als gevolg van terugboekingen worden beperkt en dat het saldo op hun handelsrekening gezond blijft.

Afsluitende gedachten

Representment in het bankwezen is een proces dat door financiële instellingen wordt gebruikt om terugboekingen en andere soorten betalingen te controleren en de geldigheid ervan vast te stellen. Via representment kunnen instellingen transacties betwisten en de nodige aanpassingen doorvoeren om de juistheid te waarborgen. 

Het is voor ondernemers van essentieel belang om inzicht te hebben in de procedure, de kosten, veelvoorkomende redenen voor herziening en de gevolgen van het verlies van vertegenwoordiging, zodat zij beter op deze situaties voorbereid zijn. 

Bovendien kunnen tools voor het beheer van terugboekingen bedrijven helpen zich te beschermen tegen de risico’s van frauduleuze betalingen. Dergelijke oplossingen kunnen helpen om fraude in een vroeg stadium op te sporen, zodat u niet het hele herzieningsproces hoeft te doorlopen en daarmee gepaard gaande extra kosten hoeft te betalen.

 Als u uw bedrijf tegen dergelijke oplichting of ongelukjes wilt beschermen, kijk dan eens naar Chargeflow. Zij bieden geautomatiseerde oplossingen die u beschermen tegen verliezen als gevolg van terugboekingen en tegelijkertijd de verstoring van uw bedrijfsvoering tot een minimum beperken.