Kort gezegd: een retourzending terugboeking is een vergoeding die financiële instellingen aan klanten in rekening brengen voor een geweigerde cheque. Ze boeken deze kosten op de betaalrekening van de klant. De kosten variëren tussen $10 en $20 voor binnenlandse cheques en tussen $15 en $40 voor buitenlandse cheques. Terugboekingen voor geweigerde cheques hebben niets te maken met handelaren; ze spelen zich af tussen klanten en hun banken.

Je kent vast wel het gezegde: als het eruitziet als een eend, zwemt als een eend en kwakt als een eend, dan is het waarschijnlijk een eend.

Toch kan de term ‘terugboeking voor geretourneerde artikelen’ misleidend zijn, aangezien een terugboeking voor geretourneerde artikelen niets te maken heeft met terugboekingen… althans niet in de traditionele betekenis van het woord.

In het kader van ons streven om e-commercebedrijven unieke inzichten, tools en hulpmiddelen te bieden waarmee ze hun bedrijfsgroei kunnen vertienvoudigen, gaan we in dit artikel dieper in op het concept van terugboekingen bij retourzendingen. We helpen u precies te begrijpen wat een terugboeking bij retourzendingen wel en niet is.

Bovendien leer je hoe je ervoor kunt zorgen dat dit ingewikkelde betaalinstrument geen negatieve invloed heeft op je omzetdoelstellingen of klantrelaties.

Wat is een terugboeking voor geretourneerde artikelen?

Een terugboekingskosten voor een geweigerde cheque is een vergoeding die financiële instellingen aan klanten in rekening brengen voor een geweigerde cheque. Deze kosten worden in rekening gebracht op de betaalrekening van de klant.

Met andere woorden: een terugboekingsvergoeding voor een geweigerd betalingsmiddel – ook wel vergoeding voor het terugsturen van een gestort betalingsmiddel of vergoeding voor een geweigerde cheque genoemd – is een vergoeding die banken in rekening brengen bij klanten die een ongedekte cheque storten.

Laat je niet misleiden door de naam.

Terugboekingen voor geretourneerde artikelen staan ver af van terugboekingen wegens „niet zoals beschreven“, waarbij banken het bedrag gedwongen van de rekening van de handelaar afschrijven wanneer de kaarthouder een geschil over de transactie indient.

Nogmaals: terugboekingen voor geretourneerde artikelen hebben niets te maken met creditcards of betaalkaarten en hebben geen enkele invloed op verkopers.

Om het concept beter te begrijpen, vergelijken we terugboekingen voor geretourneerde artikelen eens met traditionele terugboekingen. Traditionele terugboekingen zijn een rechtsmiddel dat door de federale wetgeving wordt ondersteund om verantwoordelijkheid en eerlijkheid bij kaarttransacties te bevorderen. Het is een mechanisme voor consumentenbescherming dat kopers in staat stelt een geschil aan te spannen en het transactiebedrag terug te vorderen van hun bank of kaartuitgever wanneer de kaarthouder en de verkoper het probleem niet rechtstreeks kunnen oplossen.

Anderzijds is een terugboeking bij teruggestuurde post een controlemaatregel die banken tegenover hun klanten toepassen. Zie het als een corrigerend instrument dat banken inzetten om ervoor te zorgen dat mensen die cheques op hun rekening storten of cheques van derden verzilveren, er zeker van kunnen zijn dat die cheques dekkingskracht hebben.

Banken maken kosten wanneer iemand een ongedekte cheque uitschrijft. Als iemand dus een cheque uitschrijft maar onvoldoende saldo op zijn rekening heeft, waardoor de cheque wordt geweigerd, brengt de bank de betaler – de persoon aan wie de betaling moet worden voldaan – kosten in rekening die in de volksmond ‘terugboekingskosten’ worden genoemd. De uitschrijver – de persoon die de cheque heeft uitgeschreven – betaalt op zijn beurt aan zijn bank kosten voor onvoldoende saldo.

Dat brengt ons bij het volgende punt:

Terugboekingen van retourzendingen versus rood staan versus onvoldoende saldo

De meest praktische manier om de bovenstaande begrippen beter te begrijpen, is door onze vertaling van de vorige passage verder uit te werken.

Wanneer een cheque die u van een klant hebt ontvangen niet wordt gehonoreerd vanwege onvoldoende saldo, gebeurt er een van de volgende twee dingen:

1. De financiële instelling dekt het tekort tijdelijk met een roodstand, waardoor het saldo van de rekening negatief wordt. Voor roodstanden worden kosten en rente in rekening gebracht over het bedrag waarmee de rekening in het rood staat.
2. De bank markeert de transactie als 'onvoldoende saldo' (NSF) en stuurt de cheque onbetaald terug. Net als in het vorige scenario worden er kosten in rekening gebracht bij de klant als de cheque wordt geweigerd. Ook u, als verkoper, kunt kosten moeten betalen als uw bank de cheque moet terugsturen.

Maar geen van de bovengenoemde kosten houdt een terugboekingsvergoeding voor een geretourneerd artikel in. Bij een terugboeking voor een geretourneerd artikel brengt de bank de klant kosten in rekening voor het aanbieden van een ongedekte cheque.

Zo verloopt het scenario:

Eerst ontvangt de klant een cheque van een derde partij. Vervolgens gaat hij naar zijn bank om de cheque te storten of te verzilveren. Als die cheque om welke reden dan ook wordt geweigerd, markeert de bank deze en brengt de klant kosten in rekening.

Die kosten worden ‘terugboekingskosten voor geweigerde betalingen’ genoemd en zijn doorgaans lager dan kosten voor rood staan of onvoldoende saldo. Nogmaals: terugboekingskosten voor geweigerde betalingen worden NIET aan de handelaren doorberekend, aangezien er geen verkooptransactie heeft plaatsgevonden.  

Samengevat:

• Terugboekingen voor geretourneerde artikelen zijn kosten die financiële instellingen zoals Bank of America hun klanten in rekening brengen voor ongedekte cheques.
• Er is sprake van rood staan wanneer een rekeninghouder meer geld uitgeeft dan er op de rekening staat, waardoor er een negatief saldo ontstaat.
• Er is sprake van onvoldoende saldo wanneer een rekeninghouder een transactie probeert uit te voeren terwijl er onvoldoende saldo op de rekening staat, en de bank deze transactie weigert.
• Handelaren spelen zelden een rol bij terugboekingen van geretourneerde artikelen, tenzij de handelaar verantwoordelijk was voor de ongedekte cheque.

Hoewel deze drie begrippen elkaar op sommige punten overlappen – aangezien ze allemaal in de eerste plaats te maken hebben met de beschikbaarheid van middelen – zijn er, zoals we al hebben opgemerkt, tal van duidelijke verschillen; en u moet ze dan ook als zodanig benaderen.

Hebben terugboekingen van geretourneerde artikelen gevolgen voor verkopers?

Het antwoord op die vraag is NEE.

Terugboekingen van geretourneerde artikelen hebben geen directe gevolgen voor verkopers.

Toch kunnen uw klanten door dergelijke afschrijvingen op hun afschrift snel in de war raken. Ze kunnen dan aannemen dat u verantwoordelijk bent voor de rekening, wat uiteindelijk kan leiden tot daadwerkelijke terugvorderingen. Ze zouden ook kunnen proberen hun verliezen via ‘vriendelijke fraude’ terug te vorderen.

Dus als je je afvraagt waarom je de moeite zou nemen om dit artikel te lezen, dan heb je hier je antwoord. Je moet het concept nog steeds begrijpen, ook al zijn terugboekingen bij retourzendingen een zaak tussen kaarthouders en hun banken.

Hoe kunt u ervoor zorgen dat u geen nadelige gevolgen ondervindt van de inhoudingen? Hieronder vindt u enkele standaardmaatregelen die u in acht moet nemen:

• Maak communicatie met klanten tot een topprioriteit en blijf er voortdurend aan werken om deze te verbeteren.
• Werk samen met uw bank om uw gemeenschap voor te lichten over terugboekingen van geweigerde betalingen.
• Geef vooraf duidelijk aan wat het beleid is en welke andere kenmerken van toepassing zijn, en gebruik duidelijke omschrijvingen op de factuur.
• Zorg ervoor dat uw retourprocedure voor klanten eenvoudig te volgen is.
• Overweeg om een paragraaf aan uw gebruiksvoorwaarden toe te voegen waarin wordt uitgelegd dat klanten verantwoordelijk zijn voor ongedekte cheques en terugboekingen van geweigerde betalingen door hun bank.

Door rechtstreeks met de klant samen te werken, kan de druk aanzienlijk worden verlicht, kunnen problemen snel en doeltreffend worden opgelost en neemt de kans op een gunstig resultaat toe, terwijl tegelijkertijd de klanttevredenheid optimaal wordt gewaarborgd.

Terugboekingen van geretourneerde artikelen volgens banken

Afgezien van de verwarring die ontstaat door het gebruik van het woord „chargeback“ om dit concept te beschrijven, hebben chargebacks voor geretourneerde artikelen verschillende benamingen, afhankelijk van de bank die ze in rekening brengt. Hieronder volgt een lijst met termen die door bepaalde banken in de VS worden gebruikt om deze kosten en de in rekening gebrachte bedragen aan te duiden:

Bank of America: teruggestuurde storting, kosten voor teruggestuurde storting of kosten voor teruggestuurde contante betaling, waarbij klanten $ 12 in rekening wordt gebracht.

Wells Fargo: teruggest ort/gestort bedrag niet uitbetaald, waarbij klanten $ 12 in rekening is gebracht.

U.S. Bancorp: Teruggave van gestorte documenten of geïnde cheques, waarbij klanten $ 19 in rekening wordt gebracht.

T.D. Bank: Teruggestuurde geïnde of gestorte post, waarbij klanten $ 15 in rekening wordt gebracht.

Capital One: Cheque geweigerd , waarbij klanten $9 in rekening is gebracht.

HSBC: Terugboeking, waarbij klanten $10 in rekening wordt gebracht.

Het kan verwarrend zijn als er geen uniformiteit in de terminologie bestaat. En het is nog verwarrender wanneer een bepaalde term zowel betrekking heeft op een kwestie met betrekking tot de controle van een klant als op een geheel ander proces van de verkoper. Zonder een grondig begrip van beide termen kan dit ertoe leiden dat er te veel of juist te weinig aandacht wordt besteed aan de verkeerde kwestie.

Dat gezegd hebbende, kijk eens hoe snelgroeiende e-commercebedrijven terugboekingen van betalingen terugvorderen zonder ook maar een vinger uit te steken.

Voorkom verliezen door terugboekingen met Chargeflow

Tot slot wil ik benadrukken dat terugboekingen voor geretourneerde artikelen weliswaar geen directe invloed hebben op uw bedrijf – aangezien deze voornamelijk tussen banken en hun klanten plaatsvinden – maar dat dit bij terugboekingen voor betaalkaarten wel het geval is.

Terugboekingen in de e-commerce brengen tal van verliezen met zich mee. En het is uw taak als verantwoordelijk ondernemer om de beste werkwijzen te vinden om dat omzetverlies te stoppen.

Hoewel er steeds meer bekendheid is met strategieën en hulpmiddelen om terugboekingen te voorkomen, laten de cijfers uit de sector nog steeds een sterke stijging van terugboekingsfraude zien. Zelfs als u alle best practices en tips online toepast, kunt u vastberaden criminelen er dus niet van weerhouden om mazen in het terugboekingsproces te zoeken om u te bestelen.

Hoewel terugboekingen van retourzendingen geen reden tot grote bezorgdheid vormen, is het van cruciaal belang om te weten hoe je omzetverlies door terugboekingen kunt voorkomen.

Ik nodig u uit om Chargeflow te ontdekken en te zien hoe we samenwerken met handelaren om geschillen automatisch op te lossen. Terwijl het gemiddelde succespercentage bij het terugvorderen van terugboekingen in de sector rond de 12% schommelt, behalen de early adopters van Chargeflow een hoger succespercentage van ~60% tot 85% en besparen ze ongeveer $ 4.200 aan maandelijkse personeelskosten.