Terugboeking bij retourzendingen: wat is het en hoe werkt het?

Card disputes are a different story: dedicated tools to protect your ecommerce store from chargebacks matter far more than this bank fee.

De term „terugboeking bij retourzendingen” klinkt alsof het een probleem voor de handelaar is. Dat is het echter niet.

Terugboekingen van retourzendingen zijn geen geschillen waarop je moet reageren, geen deadlines die je in de gaten moet houden en geen onverwachte kosten op je verkopersaccount. Het is een bankterm voor de kosten bij een ongedekte cheque, en de enige reden waarom de naam voor onrust zorgt, is dat degene die de term bedacht niet had voorzien hoezeer het woord ‘chargeback’ iedereen die een bedrijf runt van streek zou maken.

In deze handleiding wordt precies uitgelegd wat het is, wat het kost en waarom uw merchant account geen risico loopt. Als u te maken heeft met een daadwerkelijk kaartgeschil bij een transactie via Bank of America, is dat een heel ander probleem, en daar hebben we het hier over gehad.

Wat is een terugboeking van geretourneerde artikelen?

Een terugboekingsvergoeding is een vergoeding die een bank aan haar eigen klant in rekening brengt wanneer een gestorte of geïnde cheque onbetaald wordt teruggestuurd. Dit heeft niets te maken met creditcards of betaalkaarten, kaartnetwerken of de geschillenprocedure van de handelaar. De bank boekt de vergoeding rechtstreeks af van de betaalrekening van de deposant.

Simpel gezegd: iemand heeft een cheque aan je uitgeschreven, je hebt die gestort, de cheque werd geweigerd omdat de uitschrijver onvoldoende saldo had, en je bank heeft de storting teruggedraaid en je kosten in rekening gebracht voor de geweigerde transactie. Die kosten worden een ‘return item chargeback’ genoemd.

In tegenstelling tot wat sommigen misschien denken, is het geen mechanisme voor consumentenbescherming, zoals terugboekingen bij creditcards. Er is geen geschillenprocedure. Er is geen kaartnetwerk bij betrokken. Het is een maatregel die banken tegen deposanten toepassen om de kosten van het verwerken van ongedekte cheques te verhalen.

Dat brengt ons bij het volgende punt:

Waarin verschillen terugboekingen bij retourzendingen van traditionele terugboekingen?

Een terugboeking op een kaart is een gedwongen terugdraaiing van een transactie die in gang wordt gezet wanneer een kaarthouder een betaling betwist bij zijn of haar uitgevende bank. Hierbij zijn de kaarthouder, de handelaar, de uitgevende bank en het kaartnetwerk betrokken. De handelaar draagt de bewijslast en krijgt te maken met kosten, gevolgen voor de ratio en mogelijke sancties in het kader van het toezichtprogramma.

Bij een terugboeking van een geretourneerd artikel speelt dat allemaal geen rol. Het betreft een vergoeding tussen een bank en haar rekeninghouder. Er is geen sprake van een handelaarsrekening. Er wordt geen kaartnetwerk op de hoogte gesteld. Er wordt geen geschillenprocedure gestart of afgesloten.

Het enige verband tussen beide is het woord ‘chargeback’, dat door verschillende instellingen wordt gebruikt om totaal verschillende processen aan te duiden, en in dit geval een vergoeding voor een ongedekte cheque.

Terugboekingen van retourzendingen versus debetstanden versus onvoldoende saldo

Bij alle drie de begrippen is sprake van onvoldoende middelen, maar ze hebben betrekking op verschillende partijen in verschillende situaties.

Er worden kosten voor onvoldoende saldo in rekening gebracht aan de persoon die de cheque heeft uitgeschreven wanneer er onvoldoende saldo op zijn of haar rekening staat om de cheque te dekken. De bank weigert de betaling en brengt de kosten in rekening bij de rekeninghouder.

Er is sprake van een debetstand wanneer een bank een betaling verwerkt ondanks onvoldoende saldo, waardoor het saldo van de rekening negatief wordt. De rekeninghouder moet dan debetkosten betalen en rente over het bedrag waarmee de rekening in het rood staat.

Wanneer een betaling onbetaald wordt teruggestuurd, worden de kosten voor de terugboeking in rekening gebracht bij degene die de cheque heeft gestort. De bank draait de storting terug en kan kosten in rekening brengen om haar verwerkingskosten te dekken.

Hoewel deze drie begrippen elkaar op sommige punten overlappen – aangezien ze allemaal in de eerste plaats te maken hebben met de beschikbaarheid van geld – zijn er talrijke duidelijke verschillen, en je moet ze dan ook als zodanig benaderen. Drie verschillende kostenposten. Drie verschillende rekeninghouders. Eén onderliggende oorzaak: een cheque die niet is verwerkt.

Hebben terugboekingen van geretourneerde artikelen gevolgen voor verkopers?

Niet echt; terugboekingen van geretourneerde artikelen hebben zelden directe gevolgen voor verkopers. Het proces heeft geen invloed op uw verkopersaccount, uw terugboekingspercentage of uw relatie met uw acquirer.

Het indirecte risico is reëel, maar beheersbaar. Een klant die een onbekende afschrijving op zijn bankafschrift ziet, kan aannemen dat u hem ten onrechte hebt gefactureerd en een betwisting indienen zonder eerst contact met u op te nemen. Die betwisting verschijnt op uw dashboard op dezelfde manier als elke andere terugvordering, met dezelfde kosten, dezelfde deadline en dezelfde invloed op de ratio.

Duidelijke factuurbeschrijvingen, transparante communicatie en een eenvoudig retourproces verminderen dat risico aanzienlijk. Als u cheques accepteert, kunt u een veelvoorkomende bron van verwarring voorkomen – en zo voorkomen dat er een geschil ontstaat – door in uw servicevoorwaarden te vermelden dat kosten voor geweigerde cheques ten laste komen van de bank van de klant.

Maar sommige klanten omzeilen je toch vaak. Daar komt Chargeflow om de hoek kijken. Wanneer een kaarthouder via zijn bank een geschil inleidt, wordt er via het kaartnetwerk een melding gegenereerd nog voordat de terugvordering formeel wordt verwerkt. Chargeflow die melding automatisch aan de transactie en lost deze binnen 24 uur op, nog voordat deze in je statistieken wordt geregistreerd. De verwarring van de klant over bankkosten leidt nooit tot een terugvordering in je administratie.

De terugboeking van het geretourneerde artikel vormt op zich geen bedreiging. Het is het kaartgeschil dat hierdoor stilletjes in gang wordt gezet waar je voor op je hoede moet zijn.

Terugboekingen van retourzendingen per bank (en wat dit kost)

Banken hanteren uiteenlopende benamingen voor dezelfde kosten, wat de verwarring nog vergroot. Hieronder volgt een overzicht van hoe grote Amerikaanse banken deze kosten momenteel benoemen en wat ze in rekening brengen, op basis van gepubliceerde tarieflijsten:

De tarieflijsten veranderen regelmatig, dus controleer altijd de actuele, door uw bank gepubliceerde tarieflijst. Naar aanleiding van de richtlijnen van het CFPB uit 2022, waarin werd gesteld dat algemene kosten voor teruggestuurde stortingen waarschijnlijk oneerlijk zijn, hebben de meeste grote instellingen deze kosten voor zakelijke rekeningen afgeschaft. Waar deze kosten tegenwoordig nog wel worden aangerekend, hebben ze doorgaans betrekking op het opnieuw aanbieden van de teruggestuurde cheque, en niet op de terugstorting zelf.

Veelgestelde vragen over terugboekingen bij retourzendingen

Wat is een terugboeking van een geretourneerd artikel?

Dit zijn kosten die je eigen bank je in rekening brengt wanneer een door jou gestorte of geïnde cheque onbetaald wordt teruggestuurd. Dit staat los van kaartbetalingen, kaartnetwerken of de geschillenprocedure met de handelaar; het is uitsluitend een zaak tussen jou en je bank.

Wat houdt een terugboeking voor geretourneerde artikelen bij Bank of America in?

Bank of America noemt deze kostenpost „Deposited Item Returned” of „Cashed Item Returned Fee”. Deze kosten worden in rekening gebracht wanneer een door u gestorte cheque wordt geweigerd; momenteel bedragen deze kosten $12 voor particuliere rekeningen. Voor zakelijke rekeningen zijn deze kosten afgeschaft, hoewel er wel $14 in rekening kan worden gebracht als u om heraanbieding verzoekt.

Wat is een terugboeking van een cheque?

Als mensen het bij een cheque over een „chargeback” hebben, bedoelen ze meestal een van de volgende twee dingen: een terugboeking wegens een ongedekte cheque (kosten die je bank in rekening brengt voor het storten van een cheque die niet gedekt was) of, wat minder vaak voorkomt, een daadwerkelijke chargeback door het kaartnetwerk, als de betaling plaatsvond met een gekoppelde debetkaart in plaats van een papieren cheque. Controleer de betreffende post op je afschrift om te zien om welke situatie het gaat.

Heeft een terugboeking van een geretourneerd artikel invloed op mijn verkopersaccount of mijn terugboekingspercentage?

Nee, niet direct. Het gaat om kosten aan de stortingszijde tussen een bank en haar eigen klant, die geen invloed hebben op je merchant account, je relatie met de acquirer of je chargeback-ratio. Het indirecte risico is dat een verwarde klant de kosten van zijn eigen bank verwart met iets wat jij hebt gedaan en daardoor een daadwerkelijke kaartgeschilprocedure start in plaats van contact met je op te nemen.

Wat te doen als er een terugboeking plaatsvindt voor een geretourneerd artikel

Als een door u gestorte cheque wordt geweigerd, zal uw bank u hierover doorgaans binnen één tot twee werkdagen op de hoogte stellen. U kunt dan rechtstreeks contact opnemen met de uitgever van de cheque om een andere betalingswijze af te spreken, verzoeken om heraanbieding als uw bank deze mogelijkheid biedt en u denkt dat het geld nu beschikbaar is, of het bedrag afschrijven en via andere kanalen proberen het bedrag terug te vorderen als de cheque vals was of de rekening is opgeheven.

Leg de poging vast, ongeacht de uitkomst. Als de betaling afkomstig was van een klant en de situatie uitmondt in een geschil over de kaart, zijn uw gegevens van belang. 

De kosten waar je echt op moet letten

Terugboekingen van geretourneerde artikelen vormen een klein operationeel ongemak. Terugboekingen op creditcards vormen daarentegen een structureel inkomstenprobleem. De Federal Reserve verwerkte in 2024 23 miljoen geretourneerde cheques op een totaal van ongeveer 2,98 miljard geïnde cheques, wat neerkomt op een retourpercentage van 0,77%, een stijging ten opzichte van 0,62% in 2022. Dat percentage is het waard om in de gaten te houden als u grote hoeveelheden cheques accepteert, maar het vormt niet dezelfde bedreiging voor uw merchant account als geschillen over creditcardtransacties.

Terugboekingen op creditcards brengen kosten, financiële gevolgen en het risico met zich mee dat u uw mogelijkheid om betalingen te verwerken volledig kwijtraakt. Als dat het probleem is dat u probeert op te lossen, Chargeflow geschillen automatisch Chargeflow , voorkomt het inkomende terugboekingen via realtime waarschuwingen en identificeert het herhaaldelijke indieners van geschillen voordat de volgende bestelling wordt verzonden. De terugboeking voor een geretourneerd artikel op uw afschrift kost u een vergoeding. Een onbeheerde terugboekingsratio kost u uw verwerkingsrelatie.

Zorg ervoor dat een verwarde klant niet uitmondt in een terugvordering die u zelf moet dragen.

Chargeflow geschillen nog voordat ze officieel worden ingediend, koppelt waarschuwingen automatisch aan transacties en lost ze op voordat ze uw ratio beïnvloeden. De installatie duurt minder dan 24 uur en u betaalt alleen wanneer een chargeback met succes wordt voorkomen.

Ga terugboekingen voorkomen met Chargeflow.