ACH-retourcodes onder de knie krijgen: strategieën voor handelaren om de betalingsverwerking te verbeteren

Being an e-commerce store owner, you know how important it is to have easy and efficient payment processing for your customers. You also understand the need to stay on top of any issues that may arise with payments or refunds. 

Een van deze mogelijke problemen betreft de retourcodes van het Automated Clearing House (ACH); dit zijn codes die worden weergegeven wanneer een ACH-transactie om de een of andere reden mislukt. Inzicht in deze codes kan helpen om te begrijpen waarom de betaling van een klant is mislukt en kan het proces aanzienlijk versnellen, waardoor onnodige vertragingen bij het ontvangen van betalingen of het uitbetalen van terugbetalingen worden voorkomen.

In deze blogpost bespreken we wat u moet weten over ACH-retourcodes en welke strategieën verkopers kunnen toepassen om te voorkomen dat deze in de toekomst voor problemen zorgen.

These codes are specific to electronic ACH payments. A check that bounces triggers a different mechanism entirely, a fee called a return item chargeback that a bank charges the depositor. See Chargeflow's return item chargeback guide for how that process works.

Inzicht in ACH-retourcodes

ACH-retourcodes kunnen vaak verwarrend en intimiderend overkomen, maar ze hoeven niet ingewikkeld te zijn. ACH-retourcodes zijn driecijferige numerieke codes die banken gebruiken om uit te leggen waarom een transactie is teruggestuurd of afgewezen. 

Deze codes geven in feite aan waarom een elektronische betaling is geweigerd, bijvoorbeeld omdat deze niet correct was opgemaakt of omdat er onvoldoende saldo was. Door deze codes te begrijpen en ermee vertrouwd te zijn, kunnen bedrijven mogelijke problemen veel sneller opsporen, waardoor ze het risico op geldverlies beperken en hun dagelijkse cashflow op peil houden.

Similar to how banks use ACH return codes, card networks rely on standardized chargeback reason codes to explain why a transaction is disputed.

Veelvoorkomende redenen voor ACH-terugboekingen

ACH-terugboekingen zijn onvermijdelijk, vooral voor handelaren die elektronische betalingen accepteren. Veelvoorkomende oorzaken zijn onder meer onvoldoende saldo, onjuiste rekeninggegevens en verwerkingsfouten. Er is sprake van onvoldoende saldo wanneer er op de bankrekening van een klant niet genoeg geld staat om een transactie te voltooien. 

Invalid account information happens when an incorrect routing number or bank account is provided by the customer. Processing errors can occur on either the merchant's or banks' ends and can happen due to equipment malfunction, incorrect coding, etc. 

Ongeacht de reden voor de terugboeking maken handelaren wel kosten in verband met de ACH-terugboeking, die kunnen variëren van een paar dollar tot 0,50 cent per transactie. 

Deze kosten kunnen in de loop van de tijd oplopen, waardoor het voor kleine bedrijven moeilijk wordt om winstgevend te blijven, aangezien ze met verlies draaien en deze kosten mogelijk op andere manieren aan hun klanten doorberekenen.

Veelvoorkomende ACH-redencodes

When an ACH payment is returned, the reason for the return is indicated by an ACH Return Code. These codes are typically provided to the merchant through their payment processor, and understanding them is crucial for minimizing returns and improving payment processing. Some of the most common ACH Reason Codes that merchants may encounter include the following:

1. R01 (Onvoldoende saldo)

‍It shows that the account holder did not have enough money in their account to cover the payment. It is one of the most common reasons for ACH returns.

2. R02 (Account gesloten)

Ditbetekent dat de rekening die voor de betaling is gebruikt, door de rekeninghouder is opgeheven. De handelaar moet contact opnemen met de klant om nieuwe betalingsgegevens te verkrijgen.

3. R03 (Geen account/account kan niet worden gevonden)

Uit de code blijkt dat het rekeningnummer dat voor de betaling is gebruikt, niet overeenkomt met een rekening die bij de ontvangende bank in het bestand staat. Dit kan te wijten zijn aan een fout in de door de klant verstrekte rekeninggegevens.

4. R04 (Ongeldig rekeningnummer)

‍This code indicates that the account number used for the payment is not valid. This could be due to a mistake in the account number provided by the customer or a technical issue with the payment processing system.

5. R05 (Ongeautoriseerde afschrijving)

‍Dezecode geeft aan dat de klant de betaling niet heeft geautoriseerd of dat de autorisatie door de klant is ingetrokken. Dit kan gebeuren als de klant van mening is dat de betaling per ongeluk is uitgevoerd of dat de handelaar een onjuist bedrag in rekening heeft gebracht.

6. R07 (Autorisatie ingetrokken door klant)

‍This code indicates that the customer has revoked their authorization for the payment. This may occur if the customer changes their mind about a purchase or if there is a dispute with the merchant.

7. R10 (Klant meldt ongeoorloofd gebruik)

Dit geeft aan dat de klant de betaling niet heeft geautoriseerd en dat de betaling niet via een geautoriseerd kanaal is geïnitieerd. Dit kan gebeuren als de betaling via een frauduleuze website is uitgevoerd of als de betaalgegevens van de klant zijn gestolen.

By understanding these common ACH Reason Codes, merchants can take steps to prevent returns and manage them when they occur. It is important to work closely with payment processors to identify the root cause of ACH returns and implement strategies to minimize their occurrence in the future.

Strategieën voor handelaren om het aantal ACH-terugboekingen te verminderen

Handelaren moeten prioriteit geven aan het terugdringen van ACH-terugboekingen, aangezien deze een negatieve invloed kunnen hebben op de cashflow en de winstgevendheid. Er zijn verschillende tips die kunnen worden toegepast om de kans op ACH-terugboekingen te verkleinen, zoals:

• Het controleren van de accountgegevens van klanten bij aanmelding en het instellen van waarschuwingen bij een laag saldo.
• Monitoring and managing returned payments is also important in ensuring the consistency of successful payment transactions. 
• Door gebruik te maken van een uitgebreid platform voor geldtransacties of een geautomatiseerd systeem met ingebouwde veiligheidsmaatregelen kunnen verdachte transacties worden opgespoord, zodat handelaren snel kunnen reageren en dure afwikkelingskosten in verband met ACH-terugboekingen kunnen vermijden. 
• Door voldoende aandacht te besteden aan het terugdringen van het aantal retourzendingen via ACH kunnen handelaren verstoringen van hun dagelijkse bedrijfsvoering voorkomen.

Wat te doen bij terugboekingen via ACH

When an ACH return occurs, swift action is key. Merchants should first reach out to their customers and ascertain the reason for the returned payment. If a bank account has been closed, merchants must make sure they have updated records so future payments go through without incident. 

Verifying that customer contact information has not changed is also essential in this process. Once the root cause of the return is identified, merchants can take corrective action in resolving the issue quickly and minimizing disruption of service if applicable. 

Om hoge kosten voor teruggestuurde ACH-transacties te voorkomen, is het belangrijk dat handelaren onmiddellijk actie ondernemen wanneer ze een melding van een teruggestuurde ACH-transactie ontvangen. 

Het is ook verstandig om proactieve maatregelen te nemen, zoals het vragen van toestemming aan kopers voordat ACH-transacties worden verwerkt, of het aanbieden van alternatieve betaalopties om dergelijke transacties helemaal te voorkomen. Door nu dergelijke maatregelen te nemen, kunnen ACH-terugboekingen in de nabije toekomst worden voorkomen en kan de bedrijfsvoering ook in de toekomst soepel blijven verlopen.

Samenwerken met betalingsverwerkers

Working with a reputable payment processor is crucial for minimizing ACH returns and ensuring smooth payment processing for merchants. Running a payment gateway comparison can help narrow down candidates before you start evaluating them in detail. When choosing a payment processor, merchants should ask the following questions:

1. Welke maatregelen hebt u getroffen om ACH-terugboekingen te voorkomen?

Een goede betalingsverwerker moet over systemen beschikken om terugboekingen te voorkomen, zoals tools voor fraudedetectie en verificatie. Handelaars moeten ook informeren naar eventuele kosten die aan ACH-terugboekingen verbonden zijn en hoe deze worden afgehandeld.‍

2. Welke ondersteuning bieden jullie bij het afhandelen van ACH-terugboekingen?

A payment processor should be able to provide merchants with tools for managing returns, such as reporting and tracking features. Merchants should also ask about the processor's policies for handling disputes and chargebacks.

3. Hoe waarborgt u de veiligheid van betalingen?

Merchants should ask about the payment processor's security measures, such as encryption and tokenization, to ensure that customer data is protected.

4. Wat zijn uw tarieven en prijsstructuur?

Handelaren moeten zich bewust zijn van eventuele kosten die gepaard gaan met de verwerking van betalingen, zoals transactiekosten en kosten voor terugboekingen. Ze moeten ook informeren naar eventuele opstart- of opzeggingskosten.

5. Welke integraties bieden jullie aan?

Handelaren moeten nagaan of de betalingsverwerker kan worden geïntegreerd met hun bestaande systemen, zoals hun website of boekhoudsoftware.

By asking these questions, merchants can ensure that they are working with a payment processor that meets their needs and can help them reduce ACH returns. It is also important to regularly monitor payment processing activity and work with the payment processor to identify and address any issues that arise.

Laatste opmerkingen over ACH-retourcodes

As you have learned, understanding ACH return codes is an essential part of successful payment processing for merchants. Most returns can be avoided with careful planning and preparation and by being proactive about staying up-to-date with changing regulations. 

Het is ook belangrijk om samen te werken met een betalingsverwerker die ervoor zorgt dat retourcodes duidelijk te begrijpen zijn en die helpt bij het oplossen van eventuele problemen. 

With the right knowledge, resources, and experienced partner in place, managing ACH returns is efficient, profitable, and ultimately easier than ever before. An open line of communication between payment processors, merchants, and customers helps build trust while reducing the chance of returns happening unexpectedly. 

Knowing how to parse through return codes when they do occur will help businesses stay on top of their payments while ensuring a good customer experience as well. As a merchant, following these strategies is the key to mastering ACH return codes at every stage of the process.