Weigeringen bij merchant override: de eenvoudige oplossing voor dit kostbare probleem

Creditcardverwerkers gebruiken de term „merchant override declines“ om gevallen te beschrijven waarin een creditcardmaatschappij een transactie heeft goedgekeurd, maar de bank van de handelaar het verzoek afwijst.

Simply put, a merchant override decline is when a merchant attempts to charge a payment, but their payment processor or bank rejects the request. Such declines may be due to an expired card, identity verification issues, or insufficient funds in the account.

Soms kan het voorkomen dat uw betalingssystemen een transactie weigeren, zelfs als de klant over voldoende saldo beschikt. In dergelijke gevallen kunt u de weigering mogelijk negeren.

Lees verder voor tips en eenvoudige stappen om afwijzingen door merchant override aan te pakken zonder jezelf in de voet te schieten.

Inzicht in geweigerde betalingen door verkopers: oorzaken en eenvoudige oplossingen

Voordat we dieper ingaan op de basisprincipes van geweigerde transacties door handelaren, is het van cruciaal belang om eerst te kijken naar wat een geweigerde transactie precies inhoudt: wat houdt dit in eenvoudige bewoordingen in?

Transaction decline is when a card issuer refuses to authorize a transaction on a cardholder's account. There are several reasons why transactions might be declined, including unusual activity, a balance close to or at its limit, a newly issued card that has yet to be activated, and more. A transaction can be declined by the card issuer, payment processor (acting on behalf of the merchant), or regulatory authorities (especially if the payment violates specific laws). Estimates from various sources suggest that declined card payments occur at a rate of 5-10%.

That said, merchant override decline is when your payment processor rejects a charging request you’ve initiated. For example, a customer inadvertently enters the wrong CVV while checking out. Your payment processing system will effectively flag the transaction as potentially unauthorized, leading to a decline, even if they have sufficient funds in the account, and the transaction will otherwise be permitted. This is a more nuanced form of an “Issuer decline” – an instance where the credit or debit card issuer declined the transaction.

Oorzaken van geweigerde betalingen bij het overschrijven van een transactie door de handelaar

Weigeringen door de handelaar komen meestal voor wanneer uw betalingsverwerker een transactie markeert, wat ertoe leidt dat de transactie wordt geweigerd. Veelvoorkomende oorzaken hiervoor zijn onder meer, maar zijn niet beperkt tot:

1. Onjuiste betalingsgegevens
2. Onvoldoende saldo
3. Beperkingen van MCC
4. Fout bij het configureren van de terminal

De functie voor het overschrijven van transacties beschermt handelaren en consumenten tegen fraude en ongeoorloofde transacties. Sommige afwijzingsmeldingen kunnen vals-positieve resultaten zijn, waardoor u contact moet opnemen met het betalingsnetwerk om de kaart buiten de gebruikelijke betalingsgateway om te verwerken (d.w.z. het probleem handmatig oplossen met een code). In andere gevallen kan echter een meer actieve aanpak nodig zijn.

Eenvoudige oplossingen voor geweigerde betalingen door handelaren

As intimated earlier, a merchant override decline often requires manual intervention of authorization from the customer’s card issuer. If your account’s security settings caused the decline and you believe the transaction is legitimate, you can override the decline response. In other cases, you may need to contact the cardholder’s bank for an authorization code to override the decline and process the transaction.

Hieronder vindt u enkele snelle stappen die u kunt nemen om een geweigerde transactie in verschillende situaties af te handelen:

#1: Onjuiste betalingsgegevens (AVS/CVV-conflict)

Transacties die worden geweigerd vanwege instellingen van het adresverificatiesysteem of de CVV-code hoeven niet per se te wijten te zijn aan onvoldoende saldo. Als er geen sprake is van frauduleuze transacties, kan de oorzaak liggen in een discrepantie tussen het factuuradres en de postcode, of in aanzienlijke verschillen tussen de opgegeven CVV-code en de code die bij de kaarthouder in het bestand staat.

In such situations, you could have the customer try the transaction again. If you believe the customer’s identity is genuine, you can also directly obtain a code from their card issuer or manually override your account's security protocols to force payment approval.

#2: Afwijzingen wegens onvoldoende saldo

Als een klant onvoldoende saldo op zijn bankrekening heeft om de transactie te betalen of zijn kredietlimiet heeft overschreden, kunt u hem direct een bericht sturen met het verzoek een andere betaalmethode te gebruiken terwijl hij nog bezig is met de aankoop. Dit vergroot de kans dat hij de aankoop meteen opnieuw probeert.

Je kunt klanten ook de mogelijkheid bieden om gebruik te maken van ‘Buy-Now-Pay-Later’-diensten (BNPL). Hierdoor kunnen klanten de kosten van hun betalingen over een bepaalde periode spreiden. Bij terugkerende betalingen kun je gegevens over het bestedingspatroon van klanten gebruiken om betalingen zo in te plannen dat de last voor hen wordt verlicht en het aantal geweigerde betalingen wordt verminderd.

#3: Beperkingen van de MCC

Merchant Category Code (MCC) is a four-digit code that categorizes businesses based on industry types, such as computer repair, dental, and insurance agencies. Card issuing banks sometimes block credit card transactions if the cardholder uses the card at a location they consider unsuitable for that particular card type.

Als een transactie in deze categorie wordt geweigerd, betekent dit dat er bepaalde gebruiksbeperkingen voor de kaart gelden, waardoor de kaarthouder de kaart mogelijk niet overal of op elke manier kan gebruiken.

Om de weigering ongedaan te maken, kunt u de kaarthouder vragen contact op te nemen met de kaartuitgever om te bespreken of zijn of haar kaart bij uw bedrijf kan worden geaccepteerd, of hem of haar vragen een andere betaalmethode te gebruiken.

#4: Fout bij het configureren van de terminal

Als u merkt dat transacties herhaaldelijk worden geweigerd of dat transacties van een bepaalde kaartuitgever, zoals Mastercard, Visa of American Express, worden geweigerd, kan dit te wijten zijn aan een configuratiefout. Neem in dat geval contact op met uw betalingsverwerker om het probleem op te lossen.

Houd er rekening mee dat het accepteren van een transactie met ongeldige factuuradressen en postcodes, overeenkomstig de branchevoorschriften, alle daarmee samenhangende risico’s, zoals terugboekingen en fraude, op u legt.

Een algemene vuistregel bij het oplossen van geweigerde betalingen:

1. Wacht ten minste 24 uur voordat u een autorisatie uitvoert met dezelfde kaart.
2. For AVS/CVV/card limit issues, promptly inform the customer that their card is declined and suggest they use an alternative payment method. If the customer disagrees, instruct them to contact the card issuer.
3. Voer een spraakautorisatie uit wanneer uw betalingssysteem niet goed werkt of u een„Referral“-reactie ontvangt. Alleen het telefoonnummer dat bij de eerdere registratie is gebruikt, kan geldige spraakautorisatiecodes genereren.

Laatste opmerkingen over geweigerde betalingen door handelaren

Het afwijzen van betalingen door handelaren kan voor verkopers en hun klanten vervelend zijn, omdat dit het transactieproces onderbreekt. Volgens schattingen ziet tot wel 44% van de consumenten af van een aankoop wanneer hun betaling wordt geweigerd, wat leidt tot omzetverlies en operationele inefficiëntie voor handelaren.

Niettemin vormen afwijzingen door handelaren cruciale veiligheidsmaatregelen die helpen frauduleuze transacties te voorkomen, het risico op ongeoorloofd gebruik van betaalkaarten te verminderen en consumenten te beschermen tegen mogelijke financiële verliezen.

Om het aantal afwijzingen door de handelaar te beperken, moet u ervoor zorgen dat uw betalingssystemen up-to-date zijn en voorzien zijn van de nieuwste beveiligingsmaatregelen. Daarnaast dient u zich te houden aan de geldende regelgeving en klanten te informeren over de beste werkwijzen op het gebied van betalingen.