Creditcardverwerkers gebruiken de term „merchant override declines“ om gevallen te beschrijven waarin een creditcardmaatschappij een transactie heeft goedgekeurd, maar de bank van de handelaar het verzoek afwijst.

Simpel gezegd is er sprake van een ‘merchant override decline’ wanneer een handelaar probeert een betaling in rekening te brengen, maar zijn betalingsverwerker of bank het verzoek afwijst. Dit kan onder meer het gevolg zijn van een verlopen kaart, problemen met de identiteitscontrole of onvoldoende saldo op de rekening.

Soms kan het voorkomen dat uw betalingssystemen een transactie weigeren, zelfs als de klant over voldoende saldo beschikt. In dergelijke gevallen kunt u de weigering mogelijk negeren.

Lees verder voor tips en eenvoudige stappen om afwijzingen door merchant override aan te pakken zonder jezelf in de voet te schieten.

Inzicht in geweigerde betalingen door verkopers: oorzaken en eenvoudige oplossingen

Voordat we dieper ingaan op de basisprincipes van geweigerde transacties door handelaren, is het van cruciaal belang om eerst te kijken naar wat een geweigerde transactie precies inhoudt: wat houdt dit in eenvoudige bewoordingen in?

Een transactie wordt geweigerd wanneer een kaartuitgever weigert een transactie op de rekening van een kaarthouder goed te keuren. Er zijn verschillende redenen waarom transacties kunnen worden geweigerd, waaronder ongebruikelijke activiteit, een saldo dat de limiet nadert of deze heeft bereikt, een nieuw uitgegeven kaart die nog niet is geactiveerd, en meer. Een transactie kan worden geweigerd door de kaartuitgever, de betalingsverwerker (die namens de handelaar optreedt) of toezichthoudende instanties (met name als de betaling in strijd is met specifieke wetgeving). Schattingen uit verschillende bronnen suggereren dat geweigerde kaartbetalingen 5-10% van de transacties uitmaken.

Dat gezegd hebbende: bij een ‘merchant override decline’ wijst uw betalingsverwerker een door u geïnitieerd afschrijvingsverzoek af. Een voorbeeld hiervan is wanneer een klant tijdens het afrekenen per ongeluk een verkeerde CVV-code invoert. Uw betalingsverwerkingssysteem markeert de transactie dan als mogelijk ongeautoriseerd, wat leidt tot een afwijzing, zelfs als er voldoende saldo op de rekening staat en de transactie anders wel zou zijn toegestaan. Dit is een meer genuanceerde vorm van een 'Issuer decline' – een situatie waarin de uitgever van de creditcard of betaalkaart de transactie heeft geweigerd.

Oorzaken van geweigerde betalingen bij het overschrijven van een transactie door de handelaar

Weigeringen door de handelaar komen meestal voor wanneer uw betalingsverwerker een transactie markeert, wat ertoe leidt dat de transactie wordt geweigerd. Veelvoorkomende oorzaken hiervoor zijn onder meer, maar zijn niet beperkt tot:

1. Onjuiste betalingsgegevens
2. Onvoldoende saldo
3. Beperkingen van MCC
4. Fout bij het configureren van de terminal

De functie voor het overschrijven van transacties beschermt handelaren en consumenten tegen fraude en ongeoorloofde transacties. Sommige afwijzingsmeldingen kunnen vals-positieve resultaten zijn, waardoor u contact moet opnemen met het betalingsnetwerk om de kaart buiten de gebruikelijke betalingsgateway om te verwerken (d.w.z. het probleem handmatig oplossen met een code). In andere gevallen kan echter een meer actieve aanpak nodig zijn.

Eenvoudige oplossingen voor geweigerde betalingen door handelaren

Zoals eerder aangegeven, vereist het opheffen van een weigering door de handelaar vaak handmatige autorisatie door de kaartuitgever van de klant. Als de weigering het gevolg is van de beveiligingsinstellingen van uw account en u van mening bent dat de transactie legitiem is, kunt u de weigering opheffen. In andere gevallen moet u mogelijk contact opnemen met de bank van de kaarthouder om een autorisatiecode te verkrijgen, zodat u de weigering kunt opheffen en de transactie kunt verwerken.

Hieronder vindt u enkele snelle stappen die u kunt nemen om een geweigerde transactie in verschillende situaties af te handelen:

#1: Onjuiste betalingsgegevens (AVS/CVV-conflict)

Transacties die worden geweigerd vanwege instellingen van het adresverificatiesysteem of de CVV-code hoeven niet per se te wijten te zijn aan onvoldoende saldo. Als er geen sprake is van frauduleuze transacties, kan de oorzaak liggen in een discrepantie tussen het factuuradres en de postcode, of in aanzienlijke verschillen tussen de opgegeven CVV-code en de code die bij de kaarthouder in het bestand staat.

In dergelijke situaties kunt u de klant vragen de transactie opnieuw te proberen. Als u ervan overtuigd bent dat de identiteit van de klant authentiek is, kunt u ook rechtstreeks een code opvragen bij de kaartuitgever of de beveiligingsprotocollen van uw account handmatig opheffen om de betaling goed te keuren.

#2: Afwijzingen wegens onvoldoende saldo

Als een klant onvoldoende saldo op zijn bankrekening heeft om de transactie te betalen of zijn kredietlimiet heeft overschreden, kunt u hem direct een bericht sturen met het verzoek een andere betaalmethode te gebruiken terwijl hij nog bezig is met de aankoop. Dit vergroot de kans dat hij de aankoop meteen opnieuw probeert.

Je kunt klanten ook de mogelijkheid bieden om gebruik te maken van ‘Buy-Now-Pay-Later’-diensten (BNPL). Hierdoor kunnen klanten de kosten van hun betalingen over een bepaalde periode spreiden. Bij terugkerende betalingen kun je gegevens over het bestedingspatroon van klanten gebruiken om betalingen zo in te plannen dat de last voor hen wordt verlicht en het aantal geweigerde betalingen wordt verminderd.

#3: Beperkingen van de MCC

De Merchant Category Code (MCC) is een viercijferige code waarmee bedrijven worden ingedeeld op basis van hun branche, zoals computerreparatie, tandheelkunde en verzekeringskantoren. Kaartuitgevende banken blokkeren soms creditcardtransacties als de kaarthouder de kaart gebruikt op een locatie die zij ongeschikt achten voor dat specifieke kaarttype.

Als een transactie in deze categorie wordt geweigerd, betekent dit dat er bepaalde gebruiksbeperkingen voor de kaart gelden, waardoor de kaarthouder de kaart mogelijk niet overal of op elke manier kan gebruiken.

Om de weigering ongedaan te maken, kunt u de kaarthouder vragen contact op te nemen met de kaartuitgever om te bespreken of zijn of haar kaart bij uw bedrijf kan worden geaccepteerd, of hem of haar vragen een andere betaalmethode te gebruiken.

#4: Fout bij het configureren van de terminal

Als u merkt dat transacties herhaaldelijk worden geweigerd of dat transacties van een bepaalde kaartuitgever, zoals Mastercard, Visa of American Express, worden geweigerd, kan dit te wijten zijn aan een configuratiefout. Neem in dat geval contact op met uw betalingsverwerker om het probleem op te lossen.

Houd er rekening mee dat het accepteren van een transactie met ongeldige factuuradressen en postcodes, overeenkomstig de branchevoorschriften, alle daarmee samenhangende risico’s, zoals terugboekingen en fraude, op u legt.

Een algemene vuistregel bij het oplossen van geweigerde betalingen:

1. Wacht ten minste 24 uur voordat u een autorisatie uitvoert met dezelfde kaart.
2. Bij problemen met de AVS/CVV of de kaartlimiet moet u de klant onmiddellijk laten weten dat zijn kaart is geweigerd en hem voorstellen een andere betaalmethode te gebruiken. Als de klant het daar niet mee eens is, moet u hem vragen contact op te nemen met de kaartuitgever.
3. Voer een spraakautorisatie uit wanneer uw betalingssysteem niet goed werkt of u een„Referral“-reactie ontvangt. Alleen het telefoonnummer dat bij de eerdere registratie is gebruikt, kan geldige spraakautorisatiecodes genereren.

Laatste opmerkingen over geweigerde betalingen door handelaren

Het afwijzen van betalingen door handelaren kan voor verkopers en hun klanten vervelend zijn, omdat dit het transactieproces onderbreekt. Volgens schattingen ziet tot wel 44% van de consumenten af van een aankoop wanneer hun betaling wordt geweigerd, wat leidt tot omzetverlies en operationele inefficiëntie voor handelaren.

Niettemin vormen afwijzingen door handelaren cruciale veiligheidsmaatregelen die helpen frauduleuze transacties te voorkomen, het risico op ongeoorloofd gebruik van betaalkaarten te verminderen en consumenten te beschermen tegen mogelijke financiële verliezen.

Om het aantal afwijzingen door de handelaar te beperken, moet u ervoor zorgen dat uw betalingssystemen up-to-date zijn en voorzien zijn van de nieuwste beveiligingsmaatregelen. Daarnaast dient u zich te houden aan de geldende regelgeving en klanten te informeren over de beste werkwijzen op het gebied van betalingen.