Buenas prácticas contables en materia de devoluciones para comerciantes

La contabilidad de las devoluciones implica el seguimiento de buenas prácticas esenciales y de métodos para recopilar y sistematizar los datos y documentos pertinentes relacionados con las disputas Contracargos.

El impacto de las devoluciones en eCommerce ha sido objeto de un amplio debate en el sector. Una sola devolución puede provocar un efecto dominó desproporcionado en todos los ámbitos de una empresa.

Pero lo que no ha recibido la misma atención es la contabilidad de Contracargos: cómo realizar un seguimiento y registrar el coste total de tus disputas.

En este artículo te revelaremos todas las mejores prácticas contables en materia de devoluciones para ayudarte a llevar una contabilidad eficaz de las devoluciones. Y te libraremos del dolor de cabeza que supone la elaboración de informes financieros relacionados con las disputas.

Pero antes de entrar en materia, aclaremos el concepto básico.

¿Qué es la contabilidad de devoluciones?

La contabilidad de las devoluciones comprende todos los procedimientos que utiliza una empresa para realizar un seguimiento y registrar disputas sobre transacciones disputas otras actividades empresariales en sus registros financieros.

Para llevar una contabilidad precisa de las devoluciones, el contable debe tener en cuenta tanto las devoluciones como las anulaciones y los gastos adicionales. Estos costes impredecibles pueden extenderse a lo largo de diferentes ejercicios contables.

El contable también debe tener en cuenta que los distintos bancos y procesadores utilizan métodos diferentes para gestionar Contracargos.

Estas complejidades suelen convertir la gestión contable de Contracargos pesadilla para las empresas. Además, la gestión contable de los contracargos exige la elaboración de informes en tiempo real y la realización de actividades posteriores a la disputa, como la implementación de herramientas de análisis y diagnóstico de contracargos.

Por lo tanto, no se puede dar por sentado que cualquiera que sepa manejar cifras y analizar datos vaya a poder realizar el trabajo sin problemas. La persona encargada debe tener un conocimiento más profundo del proceso de devolución de cargos.

Esto es especialmente cierto en el caso de los proveedores que se enfrentan a disputas de pago con frecuencia. Es fundamental conocer a fondo el proceso de devolución de cargos y saber cómo gestionar cada uno de sus aspectos.

Una contabilidad precisa de las devoluciones es fundamental para la sostenibilidad de las empresas

Las devoluciones suponen un riesgo cada vez mayor para la sostenibilidad empresarial. Si no dispones de un sistema fiable para realizar un seguimiento de las pérdidas relacionadas con las reclamaciones, deberías plantearte implantar uno de inmediato.

Sin una contabilidad adecuada de las devoluciones, es posible que no te des cuenta fácilmente del impacto que esto tiene en los resultados de tu empresa.

Llevar un control de las devoluciones te ayuda a evaluar y mejorar tus esfuerzos de resolución de disputas para garantizar la eficiencia operativa y la gestión de riesgos a largo plazo. Sin embargo, el tipo de cuenta de comerciante que tengas suele determinar la precisión de tus informes de devoluciones.

Por ejemplo, la conciliación de la información contable con los grandes bancos es bastante sencilla. Estos clasifican Contracargos partidas individuales en tu estado financiero mensual, separando el importe de la transacción y la comisión por contracargo según corresponda. Lo mismo ocurre con las anulaciones de contracargos.

Sin embargo, los proveedores externos de cuentas mercantiles agrupan Contracargos los costes adicionales en una sola transacción en tu extracto. Es tu responsabilidad separar adecuadamente los importes reales de los contracargos.

Y dado que es posible que no dispongas de esa información de inmediato, algunas transacciones podrían quedar sin registrar, lo que daría lugar a registros contables incorrectos.

En ocasiones, tu proveedor puede retener una cantidad concreta de tus ingresos en una reserva de la cuenta comercial para cubrir posibles riesgos. Los fondos solo estarán disponibles para su uso al final del periodo de riesgo, que suele durar hasta seis meses. Aun así, una parte de tus ingresos seguirá sin estar disponible, ya que la reserva de la cuenta puede ser rotativa.

Si no dispones de un sistema adecuado de contabilidad de devoluciones, te resultará difícil saber de cuánto capital circulante dispones. Es más, no sabrás cuál es el alcance de tus responsabilidades o pérdidas derivadas de las disputas, lo que significa que también te resultará complicado hacer previsiones de ingresos futuros.

Dicho esto, a continuación te presentamos tres métodos eficaces para mejorar la gestión contable de las devoluciones.

Tres formas de simplificar la contabilidad de las devoluciones

Ya sabes que NO debes contabilizar Contracargos coste de ventas. La terminología es clara: un contracargo no es sinónimo de reembolso.

El reto suele consistir en recopilar los datos de entrada, saber cuántos Contracargos y estar al día de tu situación en materia de contracargos.  

Aquí tienes algunas ideas para simplificar la contabilidad de las devoluciones.

Utiliza la automatización de devoluciones para centralizar la información

Además de las ventajas en términos de retorno de la inversión que ofrece una solución de automatización de devoluciones como Chargeflow ofrece, el panel de control intuitivo también te ayuda a coordinar los distintos puntos de contacto en el proceso de resolución de disputas.

Es imposible gestionar disputas cuando los datos que necesitas se encuentran dispersos en mil puntos de contacto diferentes. Con el panel de control centralizado Chargeflow, puedes realizar un seguimiento rápido de los casos de devolución de cargo activos, las tasas de devolución de cargo en tiempo real y la probabilidad de ganar o perder disputas pendientes. Además, puedes utilizar esa información para trazar fácilmente tu gráfico de previsiones de ingresos.

El análisis de devoluciones ayuda a optimizar la gestión del riesgo a largo plazo

Como hemos señalado anteriormente, uno de los aspectos fundamentales de una estrategia sólida de gestión de devoluciones es el análisis de las mismas. Si no puedes ver (o comprender rápidamente) tus cifras, podrías enfrentarte a problemas de flujo de caja.

Hacer un seguimiento de tu tasa de devoluciones parece relativamente sencillo. Pero no lo es. La fórmula para calcular las pérdidas económicas relacionadas con las devoluciones no siempre es clara. El importe de la devolución no refleja la totalidad de tus pérdidas. Cada disputa conlleva numerosos costes adicionales que podrías pasar por alto en el cálculo.

Chargeflow herramientas de análisis sólidas que te ayudan a crear informes relevantes y a desarrollar estrategias prácticas para estar al día de lo que realmente importa.

Utiliza los informes en tiempo real para mantenerte al día

Gracias a los informes en tiempo real de Chargeflow , podrás prever de forma eficaz las tasas de éxito de las reclamaciones y comprender mejor tus acciones actuales al minuto. Mediante el análisis de un volumen masivo de datos con algoritmos propios, Insights puede determinar con gran precisión tus posibilidades de recuperar cada reclamación y cuánto dinero puedes esperar recuperar de Contracargos en curso.

5 prácticas recomendadas en materia de contabilidad de devoluciones que conviene tener en cuenta

Vale la pena volver a destacar que la contabilización de Contracargos un tema poco claro.

Gestionar las finanzas de tu empresa ya es de por sí bastante complicado. La contabilidad de las devoluciones no hace más que complicar aún más la elaboración de informes financieros. Pero si aplicas los siguientes consejos a las buenas prácticas mencionadas anteriormente, podrás sacar el máximo partido a tu contabilidad de devoluciones.

Deducir Contracargos incobrables Contracargos efectos fiscales

Aunque no es recomendable dar por perdidos todos Contracargos parte de los gastos de la actividad empresarial, es una práctica habitual en el sector dar por perdidos Contracargos incobrables Contracargos efectos fiscales.

Tenga en cuenta que una devolución de cargo se considera incobrable cuando las posibilidades de recuperación son nulas, como por ejemplo cuando el cliente se declara en quiebra. Otro ejemplo podría ser cuando un tribunal anula las deudas o exime al titular de la tarjeta de la obligación de pago.

Dado que no se permiten pagos parciales, puede dar por perdido el importe a devolver e incluir la documentación correspondiente en su expediente fiscal.

Considera las comisiones por devoluciones como gastos de explotación

Como ya sabes, las comisiones por devolución no son negociables, independientemente del resultado de la devolución.

Por lo tanto, las mejores prácticas del sector recomiendan contabilizar las comisiones por devoluciones como gastos de explotación (es decir, comisiones bancarias). Sin embargo, existe una excepción a esta regla general: cuando se produce un elevado volumen de disputas.

Si ese es tu caso, los analistas financieros recomiendan que consideres crear una subcuenta específica para estos cargos. Además, puedes utilizar esa misma cuenta para anotar cualquier otro gasto adicional.

Contabilizar Contracargos infundadas Contracargos cuentas por cobrar

Más del 70 % de Contracargos fraudes de buena fe. Debes impugnar esos Contracargos no válidos Contracargos el proceso de reclamación.

Para contabilizar la devolución, debes introducir el importe original de la transacción en la partida «Cuentas por cobrar». Lo ideal es que el libro mayor que utilices para ello sea independiente de tu libro mayor principal: podría tratarse de una cuenta específica de acreedores que, en última instancia, fusionarías con tu cuenta principal.

Si consigues resolver la disputa a tu favor, podrás contabilizar el importe de la transacción en la cuenta de clientes correspondiente a la devolución. Sin embargo, si pierdes, deberás dar de baja la cuenta de clientes como deuda incobrable. No hacerlo constituye un error grave en la gestión de las cuentas de clientes.

Contracargos créditos incobrables que no se pueden recuperar

La mejor práctica del sector en lo que respecta a Contracargos que no se pueden recuperar Contracargos Contracargos no Contracargos desea impugnar consiste en contabilizarlos Contracargos gastos Contracargos deudas incobrables. Esto es fundamental, ya que una devolución no es lo mismo que un reembolso. Una vez más, no se pueden contabilizar dichos importes como «coste de los productos vendidos». Añadir las pérdidas por devoluciones al coste de las ventas constituye una mala práctica en la presentación de informes financieros.

Mantén tus Contracargos control

En definitiva, mantener un porcentaje bajo de devoluciones y fraudes es una forma segura de evitar problemas contables relacionados con las devoluciones.

Sin embargo, para mantener un índice bajo de devoluciones y de fraude, se necesitan herramientas y sistemas que vayan más allá de las conjeturas a la hora de prevenir el fraude. Se necesitan datos más relevantes y completos sobre cada transacción.

En general, la automatización de las devoluciones de cargo demuestra ofrecer los mejores resultados a la hora de ayudar a los comerciantes a ahorrar tiempo y recursos. Además, tendrás fácil acceso a la documentación pertinente para la contabilidad de las devoluciones de cargo, en lugar de tener que esforzarte por recopilar todos los informes necesarios para llevar un libro mayor completo.

Ejemplos de asientos contables de devoluciones

Las buenas prácticas mencionadas anteriormente se traducen en una serie de patrones estándar de contabilidad por partida doble. Se trata de ejemplos simplificados y ilustrativos; tu plan de cuentas y tu tratamiento fiscal concretos dependerán de tu método contable y de tu jurisdicción, por lo que debes confirmar los detalles con tu contable o asesor fiscal.

1. Contabilización de la comisión por devolución (gasto de explotación): Cuando tu procesador te cobre una comisión por devolución, realiza un cargo en «Comisiones por devolución» (una cuenta de gastos de explotación) y un abono en «Efectivo» o «Cuentas por pagar» por el importe de la comisión. Este asiento se realiza independientemente de si ganas o pierdes la reclamación, ya que la comisión no es reembolsable en ningún caso.

2. Contabilización de una devolución de cargo impugnada que se va a rebatir (cuentas por cobrar): Realiza un cargo en una cuenta específica denominada «Devoluciones de cargo por cobrar» y un abono en «Ingresos por ventas» (revirtiendo el reconocimiento original de ingresos) por el importe de la transacción impugnada. Si ganas la impugnación, revierte este asiento abonando «Devoluciones de cargo por cobrar» y cargando «Efectivo» una vez que se hayan devuelto los fondos. Si pierdes, da de baja el saldo tal y como se describe a continuación.

3. Amortización de un contracargo perdido o irrecuperable (deuda incobrable): se carga en la cuenta «Gastos por deudas incobrables» y se abona en la cuenta «Contracargos por cobrar» por el importe total objeto de la disputa. De este modo, la pérdida no se incluye en el «Coste de los productos vendidos», en consonancia con la práctica anterior de no contabilizar nunca Contracargos coste de ventas.

A efectos de los principios contables generalmente aceptados (GAAP), Contracargos como una reducción de los ingresos o como un gasto por deuda incobrable, y no como un coste de los productos vendidos ni como un reembolso. El que un contracargo incobrable sea deducible a efectos fiscales depende del tipo de entidad, del método contable y de la normativa fiscal local, por lo que se trata de una cuestión que debe consultar con su contable público, y no es posible dar una respuesta válida para todos los casos.

Conclusión

La contabilización de Contracargos un aspecto fundamental de la prudencia financiera. Contracargos un coste cada vez mayor para todas las empresas. No se puede subestimar su impacto negativo en la rentabilidad. Contracargos pérdidas financieras excesivas y dan lugar a elevados gastos generales. Reducen los márgenes de beneficio y provocan la pérdida de ingresos futuros debido a una mala reputación.

Una contabilidad eficaz de los contracargos te ayuda a realizar un seguimiento de las pérdidas derivadas de las disputas para diseñar mejor las estrategias de mitigación. Aplica las mejores prácticas que se describen en este artículo para mejorar tus informes y garantizar la coherencia de tus cuentas. Descubre cómo Chargeflow ayudarte a recuperar Contracargos automática.