Buenas prácticas contables en materia de devoluciones para comerciantes

Chargeback accounting reconciles disputed card payments, fees, recovered funds and final outcomes to the original orders and processor payouts. The entries depend on the payment flow, accounting policy and jurisdiction.

El impacto de las devoluciones en eCommerce ha sido objeto de un amplio debate en el sector. Una sola devolución puede provocar un efecto dominó desproporcionado en todos los ámbitos de una empresa.

Pero lo que no ha recibido la misma atención es la contabilidad de Contracargos: cómo realizar un seguimiento y registrar el coste total de tus disputas.

En este artículo te revelaremos todas las mejores prácticas contables en materia de devoluciones para ayudarte a llevar una contabilidad eficaz de las devoluciones. Y te libraremos del dolor de cabeza que supone la elaboración de informes financieros relacionados con las disputas.

Pero antes de entrar en materia, aclaremos el concepto básico.

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¿Qué es la contabilidad de devoluciones?

Chargeback accounting links each dispute to the original sale, the processor’s debit or payout adjustment, any separately charged fees and the final outcome. Keep the underlying dispute separate from the accounting classification: contesting a payment does not automatically establish a receivable or a bad debt.

Para llevar una contabilidad precisa de las devoluciones, el contable debe tener en cuenta tanto las devoluciones como las anulaciones y los gastos adicionales. Estos costes impredecibles pueden extenderse a lo largo de diferentes ejercicios contables.

El contable también debe tener en cuenta que los distintos bancos y procesadores utilizan métodos diferentes para gestionar Contracargos.

Estas complejidades suelen convertir la gestión contable de Contracargos pesadilla para las empresas. Además, la gestión contable de los contracargos exige la elaboración de informes en tiempo real y la realización de actividades posteriores a la disputa, como la implementación de herramientas de análisis y diagnóstico de contracargos.

Por lo tanto, no se puede dar por sentado que cualquiera que sepa manejar cifras y analizar datos vaya a poder realizar el trabajo sin problemas. La persona encargada debe tener un conocimiento más profundo del proceso de devolución de cargos.

Esto es especialmente cierto en el caso de los proveedores que se enfrentan a disputas de pago con frecuencia. Es fundamental conocer a fondo el proceso de devolución de cargos y saber cómo gestionar cada uno de sus aspectos.

Una contabilidad precisa de las devoluciones es fundamental para la sostenibilidad de las empresas

Las devoluciones suponen un riesgo cada vez mayor para la sostenibilidad empresarial. Si no dispones de un sistema fiable para realizar un seguimiento de las pérdidas relacionadas con las reclamaciones, deberías plantearte implantar uno de inmediato.

Sin una contabilidad adecuada de las devoluciones, es posible que no te des cuenta fácilmente del impacto que esto tiene en los resultados de tu empresa.

Llevar un control de las devoluciones te ayuda a evaluar y mejorar tus esfuerzos de resolución de disputas para garantizar la eficiencia operativa y la gestión de riesgos a largo plazo. Sin embargo, el tipo de cuenta de comerciante que tengas suele determinar la precisión de tus informes de devoluciones.

A provider may show the disputed principal, fees and later credits as separate lines. Use those event references to match the dispute to the original order and the payout or bank transaction.

Other payout reports net several adjustments into a single deposit. Obtain the underlying transaction report before splitting the principal, dispute fees, fee credits and recoveries in your ledger. If your books run on QuickBooks, follow these steps to record a chargeback in QuickBooks Online.

Y dado que es posible que no dispongas de esa información de inmediato, algunas transacciones podrían quedar sin registrar, lo que daría lugar a registros contables incorrectos.

En ocasiones, tu proveedor puede retener una cantidad concreta de tus ingresos en una reserva de la cuenta comercial para cubrir posibles riesgos. Los fondos solo estarán disponibles para su uso al final del periodo de riesgo, que suele durar hasta seis meses. Aun así, una parte de tus ingresos seguirá sin estar disponible, ya que la reserva de la cuenta puede ser rotativa.

Si no dispones de un sistema adecuado de contabilidad de devoluciones, te resultará difícil saber de cuánto capital circulante dispones. Es más, no sabrás cuál es el alcance de tus responsabilidades o pérdidas derivadas de las disputas, lo que significa que también te resultará complicado hacer previsiones de ingresos futuros.

Dicho esto, a continuación te presentamos tres métodos eficaces para mejorar la gestión contable de las devoluciones.

Tres formas de simplificar la contabilidad de las devoluciones

Separate the disputed payment from the cost of the underlying goods and from processor fees. A chargeback and a voluntary refund are different operational events, but their accounting treatment depends on what was originally recognized and your accounting policy.

El reto suele consistir en recopilar los datos de entrada, saber cuántos Contracargos y estar al día de tu situación en materia de contracargos.  

Aquí tienes algunas ideas para simplificar la contabilidad de las devoluciones.

Utiliza la automatización de devoluciones para centralizar la información

Apart from the ROI benefits that a chargeback automation solution like Chargeflow provides, the intuitive dashboard also helps you harmonize the different touch points in the dispute process. When evaluating a platform, use our guide to chargeback management software for finance teams to check fee traceability, export fields, and settlement matching.

Es imposible gestionar disputas cuando los datos que necesitas se encuentran dispersos en mil puntos de contacto diferentes. Con el panel de control centralizado Chargeflow, puedes realizar un seguimiento rápido de los casos de devolución de cargo activos, las tasas de devolución de cargo en tiempo real y la probabilidad de ganar o perder disputas pendientes. Además, puedes utilizar esa información para trazar fácilmente tu gráfico de previsiones de ingresos.

El análisis de devoluciones ayuda a optimizar la gestión del riesgo a largo plazo

Como hemos señalado anteriormente, uno de los aspectos fundamentales de una estrategia sólida de gestión de devoluciones es el análisis de las mismas. Si no puedes ver (o comprender rápidamente) tus cifras, podrías enfrentarte a problemas de flujo de caja.

Hacer un seguimiento de tu tasa de devoluciones parece relativamente sencillo. Pero no lo es. La fórmula para calcular las pérdidas económicas relacionadas con las devoluciones no siempre es clara. El importe de la devolución no refleja la totalidad de tus pérdidas. Cada disputa conlleva numerosos costes adicionales que podrías pasar por alto en el cálculo.

Chargeflow herramientas de análisis sólidas que te ayudan a crear informes relevantes y a desarrollar estrategias prácticas para estar al día de lo que realmente importa.

Utiliza los informes en tiempo real para mantenerte al día

Gracias a los informes en tiempo real de Chargeflow , podrás prever de forma eficaz las tasas de éxito de las reclamaciones y comprender mejor tus acciones actuales al minuto. Mediante el análisis de un volumen masivo de datos con algoritmos propios, Insights puede determinar con gran precisión tus posibilidades de recuperar cada reclamación y cuánto dinero puedes esperar recuperar de Contracargos en curso.

5 prácticas recomendadas en materia de contabilidad de devoluciones que conviene tener en cuenta

Vale la pena volver a destacar que la contabilización de Contracargos un tema poco claro.

Managing your business' finances is complex enough. Chargeback accounting only makes financial reporting more daunting. But if you apply the following hacks to the aforementioned best practices, you can get the best from your chargeback accounting.

Check Tax Eligibility Before Writing Off a Loss

A lost chargeback is not automatically a deductible bad debt. For U.S. taxpayers, IRS Topic 453 describes conditions such as a valid debt, prior income inclusion or cash advanced, and worthlessness. The applicable rules differ by accounting method and jurisdiction.

Keep the original transaction, processor debit, collection or dispute-response history, and final outcome. Ask your accountant whether the loss is a revenue adjustment, an expense or an uncollectible recognized receivable under the applicable policy.

Book treatment and tax deductibility are separate decisions. Do not assume that a partial recovery is impossible or that a tax write-off follows automatically from accepting a dispute.

Track Dispute Fees and Fee Credits Separately

Dispute fees are not universally non-refundable. Stripe distinguishes received and countered fees, with contract and location exceptions. Shopify Payments documents returned fees after a win. Verify the applicable country and provider terms, and reconcile the fee credit when it actually posts.

Use a separately identifiable expense or fee account consistent with your accountant-approved chart of accounts. Separate the fee from the disputed principal so a returned fee does not get mistaken for recovered sales revenue.

Si ese es tu caso, los analistas financieros recomiendan que consideres crear una subcuenta específica para estos cargos. Además, puedes utilizar esa misma cuenta para anotar cualquier otro gasto adicional.

Assess Whether a Disputed Amount Is a Receivable

A disputed transaction may be valid, fraudulent or affected by a service or processing issue. Read the claim and permitted response options before deciding to contest it; the reason code does not itself establish fraud or recoverability.

Do not create an accounts receivable balance merely because a dispute is being contested. Your accountant should determine whether a receivable qualifies for recognition, which counterparty owes it, and how the processor debit affects cash, a clearing account or previously recognized revenue.

When funds are recovered, match the credit to the prior debit and the balance actually recorded. If the case is lost, close or reclassify that balance under the approved policy. Avoid reversing revenue twice or recording recovered principal as both a cleared receivable and new sales income.

Classify Lost Payments Under the Applicable Policy

Accepting or losing a dispute does not make every payment a bad debt. The appropriate treatment can differ for an uncollectible recognized receivable, a canceled sale or a processor adjustment. Document the event and have the accountant confirm the classification rather than applying one label to every loss.

Mantén tus Contracargos control

En definitiva, mantener un porcentaje bajo de devoluciones y fraudes es una forma segura de evitar problemas contables relacionados con las devoluciones.

Sin embargo, para mantener un índice bajo de devoluciones y de fraude, se necesitan herramientas y sistemas que vayan más allá de las conjeturas a la hora de prevenir el fraude. Se necesitan datos más relevantes y completos sobre cada transacción.

En general, la automatización de las devoluciones de cargo demuestra ofrecer los mejores resultados a la hora de ayudar a los comerciantes a ahorrar tiempo y recursos. Además, tendrás fácil acceso a la documentación pertinente para la contabilidad de las devoluciones de cargo, en lugar de tener que esforzarte por recopilar todos los informes necesarios para llevar un libro mayor completo.

Ejemplos de asientos contables de devoluciones

These illustrations show how the cash and fee events can be separated; they are not a universal accounting policy. Have a qualified accountant confirm recognition, the chart of accounts and tax treatment before using them. Stripe Revenue Recognition, for example, uses its own dispute contra-revenue and recoverables accounts rather than automatically creating customer accounts receivable.

1. Recording a separately charged dispute fee: If your approved policy recognizes the charge as a fee expense, debit that expense account and credit the processor balance, cash or payable account actually affected. If the fee is later returned, record the credit against the fee treatment already used. Keep received and countered fees separately identifiable.

2. Recording disputed principal under a recognized-receivable policy: Only where your accountant has determined that a dispute receivable should be recognized, a processor debit can be illustrated as a debit to that receivable and a credit to the processor balance or cash account affected. A later recovery clears that receivable against the actual incoming funds. This assumption does not automatically reverse or re-recognize sales revenue.

3. Closing a recognized balance after a loss: If a receivable was properly recognized and is now uncollectible, clear it against the allowance or loss account required by your approved policy. If no receivable was recognized, do not invent one to write it off. Tax deductibility requires a separate assessment.

Confirm the entries against both the processor transaction report and the bank deposit. Treatment can differ when revenue is deferred, the original invoice is still collectible, the sale is canceled or funds are recovered in a later period. Use the relevant accounting framework and local tax rules with your accountant.

Reconcile Dispute Events to the Payout

For example, a $100 principal debit, a separate $15 received fee and a later $100 recovery leave $15 of fee cost if that fee is not returned. If a $15 fee credit also posts, that fee cost is reversed separately. These amounts illustrate arithmetic only; they are not a provider price quote or a journal-entry prescription. For the full matching process, see our guide to chargeback reconciliation.

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Use Chargeback Accounting to Track Dispute Losses

La contabilización de Contracargos un aspecto fundamental de la prudencia financiera. Contracargos un coste cada vez mayor para todas las empresas. No se puede subestimar su impacto negativo en la rentabilidad. Contracargos pérdidas financieras excesivas y dan lugar a elevados gastos generales. Reducen los márgenes de beneficio y provocan la pérdida de ingresos futuros debido a una mala reputación.

Una contabilidad eficaz de los contracargos te ayuda a realizar un seguimiento de las pérdidas derivadas de las disputas para diseñar mejor las estrategias de mitigación. Aplica las mejores prácticas que se describen en este artículo para mejorar tus informes y garantizar la coherencia de tus cuentas. Descubre cómo Chargeflow ayudarte a recuperar Contracargos automática.