La gestión de las devoluciones implica seguir una serie de prácticas recomendadas y métodos para recopilar y sistematizar los datos y documentos pertinentes relacionados con las disputas por devoluciones.

El impacto de las devoluciones en las empresas de comercio electrónico ha sido objeto de un amplio debate en el sector. Una sola devolución provoca un efecto dominó en todos los ámbitos de la empresa.

Sin embargo, un aspecto al que no se ha prestado la misma atención es el tratamiento de las devoluciones: cómo realizar un seguimiento y registrar el coste total de las disputas.

En este artículo te revelaremos todas las mejores prácticas contables en materia de devoluciones para ayudarte a llevar una contabilidad eficaz de las devoluciones. Y te libraremos del dolor de cabeza que supone la elaboración de informes financieros relacionados con las disputas.

Pero antes de entrar en materia, aclaremos el concepto básico.

¿Qué es la contabilidad de devoluciones?

La contabilidad de devoluciones comprende todos los procedimientos que utiliza una empresa para registrar y contabilizar las disputas sobre transacciones junto con el resto de actividades comerciales en sus registros financieros.

Para llevar una contabilidad precisa de las devoluciones, el contable debe tener en cuenta tanto las devoluciones como las anulaciones y los gastos adicionales. Estos costes impredecibles pueden extenderse a lo largo de diferentes ejercicios contables.

El contable también debe tener en cuenta que los distintos bancos y procesadores tienen diferentes métodos para gestionar las devoluciones.

Estas complejidades suelen convertir la gestión de las devoluciones en una pesadilla para las empresas. Además, la gestión de las devoluciones exige la elaboración de informes en tiempo real y la realización de actividades posteriores a la disputa, como la implementación de herramientas de análisis y diagnóstico de devoluciones.

Por lo tanto, no se puede dar por sentado que cualquiera que sepa manejar cifras y analizar datos vaya a poder desempeñar esta labor con facilidad. El responsable necesita un conocimiento más profundo del proceso de devolución de cargos.

Esto es especialmente cierto en el caso de los proveedores que se enfrentan a disputas de pago con frecuencia. Es fundamental conocer a fondo el proceso de devolución de cargos y saber cómo gestionar cada uno de sus aspectos.

Una contabilidad precisa de las devoluciones es fundamental para la sostenibilidad de las empresas

Las devoluciones suponen un riesgo cada vez mayor para la sostenibilidad de las empresas. Si no dispone de un sistema fiable para hacer un seguimiento de las pérdidas relacionadas con las disputas, debería plantearse implantar uno de inmediato.

Sin una contabilidad adecuada de las devoluciones, es posible que no te des cuenta fácilmente del impacto que esto tiene en los resultados de tu empresa.

Llevar un control de las devoluciones te ayuda a evaluar y mejorar tus esfuerzos de resolución de disputas para garantizar la eficiencia operativa y la gestión de riesgos a largo plazo. Sin embargo, el tipo de cuenta de comerciante que tengas suele determinar la precisión de tus informes de devoluciones.

Por ejemplo, la conciliación de la información contable con los grandes bancos es bastante sencilla. Estos clasifican las devoluciones como partidas individuales en tu estado financiero mensual, separando el importe de la transacción y la comisión por devolución según corresponda. Lo mismo ocurre con las anulaciones de devoluciones.

Sin embargo, los proveedores externos de cuentas mercantiles agrupan las devoluciones y los costes adicionales en una sola transacción en tu extracto. Es tu responsabilidad separar adecuadamente los importes reales de las devoluciones.

Y dado que es posible que no dispongas de esa información de inmediato, algunas transacciones podrían quedar sin registrar, lo que daría lugar a registros contables incorrectos.

En ocasiones, tu proveedor puede retener una cantidad concreta de tus ingresos en una reserva de la cuenta comercial para cubrir posibles riesgos. Los fondos solo estarán disponibles para su uso al final del periodo de riesgo, que suele durar hasta seis meses. Aun así, una parte de tus ingresos seguirá sin estar disponible, ya que la reserva de la cuenta puede ser rotativa.

Si no llevas una contabilidad adecuada de las devoluciones, te resultará difícil saber de cuánto capital circulante dispones. Es más, no sabrás cuál es el alcance de tus responsabilidades o pérdidas derivadas de las disputas, lo que significa que también te resultará complicado hacer previsiones de ingresos futuros.

Dicho esto, a continuación te presentamos tres métodos eficaces para mejorar la gestión contable de las devoluciones.

Tres formas de simplificar la contabilidad de las devoluciones

Ya sabes que NO debes contabilizar las devoluciones como coste de ventas. La terminología es clara: una devolución no es lo mismo que un reembolso.

El reto suele consistir en recopilar los datos de entrada, saber cuántas devoluciones hay y estar al día de la situación de las devoluciones.  

Aquí tienes algunas ideas para simplificar la contabilidad de las devoluciones.

Utiliza la automatización de devoluciones para centralizar la información

Además de las ventajas en términos de retorno de la inversión que ofrece una solución de automatización de devoluciones como Chargeflow, su panel de control intuitivo también te ayuda a coordinar los distintos puntos de contacto del proceso de resolución de disputas.

Es imposible gestionar las disputas de forma eficaz cuando los datos que necesitas se encuentran dispersos en miles de puntos de contacto diferentes. Con el panel de control centralizado de Chargeflow, puedes realizar un seguimiento rápido de los casos de devolución de cargo activos, las tasas de devolución de cargo en tiempo real y la probabilidad de ganar o perder las disputas pendientes. Además, puedes utilizar esa información para elaborar fácilmente un gráfico con tus previsiones de ingresos.

El análisis de devoluciones ayuda a optimizar la gestión del riesgo a largo plazo

Como hemos señalado anteriormente, uno de los aspectos fundamentales de una estrategia sólida de gestión de devoluciones es el análisis de las mismas. Si no puedes ver (o comprender rápidamente) tus cifras, podrías enfrentarte a problemas de flujo de caja.

Llevar un control de tu tasa de devoluciones parece relativamente sencillo. Pero no lo es. La fórmula para calcular las pérdidas económicas relacionadas con las devoluciones no siempre es clara. El importe de la devolución no refleja la totalidad de tus pérdidas. Cada disputa conlleva tantos costes adicionales que es posible que pases por alto esos costes en el cálculo.

Chargeflow cuenta con potentes herramientas de análisis que te ayudan a crear informes relevantes y a desarrollar estrategias prácticas para estar al tanto de lo que realmente importa.

Utiliza los informes en tiempo real para mantenerte al día

Gracias a los informes en tiempo real de ChargeScore, podrás predecir con eficacia las tasas de éxito de las reclamaciones de devolución y conocer al detalle el estado actual de tus gestiones. Mediante el análisis de un enorme volumen de datos con algoritmos propios, ChargeScore puede determinar con gran precisión tus posibilidades de recuperar cada reclamación de devolución y la cantidad de dinero que puedes esperar recuperar de las reclamaciones en curso.

5 prácticas recomendadas en materia de contabilidad de devoluciones que conviene tener en cuenta

Vale la pena volver a insistir en que el tratamiento contable de las devoluciones es un tema poco claro.

La gestión de las finanzas de tu empresa ya es bastante compleja. La contabilidad de las devoluciones solo complica aún más la elaboración de informes financieros. Sin embargo, si aplicas los siguientes consejos a las prácticas recomendadas mencionadas anteriormente, podrás sacar el máximo partido a tu contabilidad de devoluciones.

Deducir a efectos fiscales las devoluciones de cargo incobrables

Aunque no es recomendable contabilizar todas las devoluciones como un gasto inherente a la actividad empresarial, es una práctica habitual en el sector contabilizar las devoluciones incobrables a efectos fiscales.

Tenga en cuenta que una devolución de cargo se considera incobrable cuando las posibilidades de recuperación son nulas, como por ejemplo cuando el cliente se declara en quiebra. Otro ejemplo podría ser cuando un tribunal anula las deudas o exime al titular de la tarjeta de la obligación de pago.

Dado que no se permiten pagos parciales, puede dar por perdido el importe a devolver e incluir la documentación correspondiente en su expediente fiscal.

Considera las comisiones por devoluciones como gastos de explotación

Como ya sabes, las comisiones por devolución no son negociables, independientemente del resultado de la devolución.

Por lo tanto, según las mejores prácticas del sector, las comisiones por devoluciones deben contabilizarse como gastos de explotación (es decir, como comisiones bancarias). Sin embargo, hay una excepción a esta regla general: cuando se produce un elevado volumen de reclamaciones.

Si ese es tu caso, los analistas financieros recomiendan que consideres crear una subcuenta específica para estos cargos. Además, puedes utilizar esa misma cuenta para anotar cualquier otro gasto adicional.

Contabilizar las devoluciones sin fundamento como cuentas por cobrar

Más del 70 % de las devoluciones son fraudes de buena fe. Debes impugnar esas devoluciones no válidas mediante el proceso de reclamación.

Para contabilizar la devolución, debes registrar el importe original de la transacción en la cuenta «Cuentas por cobrar». Lo ideal es que el libro mayor que utilices para ello sea independiente de tu libro mayor principal; podría tratarse de una cuenta específica para acreedores que, en última instancia, fusionarías con tu cuenta principal.

Si consigues resolver la disputa a tu favor, podrás contabilizar el importe de la transacción en la cuenta de clientes correspondiente a la devolución. Sin embargo, si pierdes, deberás dar de baja la cuenta de clientes como deuda incobrable. No hacerlo constituye un error grave en la gestión de las cuentas de clientes.

Contabilizar las devoluciones de cargo irrecuperables en la partida de deudas incobrables

La mejor práctica del sector en lo que respecta a las devoluciones que no se pueden ganar o a aquellas que no se desea impugnar consiste en contabilizarlas como gastos por deudas incobrables. Esto es fundamental, ya que una devolución no es lo mismo que un reembolso. Una vez más, no se pueden contabilizar dichos importes como «coste de los productos vendidos». Incluir las pérdidas por devoluciones en el coste de las ventas constituye una mala práctica en la presentación de informes financieros.

Mantén tus devoluciones bajo control

En definitiva, mantener un porcentaje bajo de devoluciones y fraudes es una forma segura de evitar problemas contables relacionados con las devoluciones.

Sin embargo, para mantener un índice bajo de devoluciones y de fraude, se necesitan herramientas y sistemas que vayan más allá de las conjeturas a la hora de prevenir el fraude. Se necesitan datos más relevantes y completos sobre cada transacción.

En general, la automatización de las devoluciones de cargo demuestra ofrecer los mejores resultados a la hora de ayudar a los comerciantes a ahorrar tiempo y recursos. Además, tendrás fácil acceso a la documentación pertinente para la contabilidad de las devoluciones de cargo, en lugar de tener que esforzarte por recopilar todos los informes necesarios para llevar un libro mayor completo.

Conclusión

La gestión de las devoluciones es un aspecto fundamental de la prudencia financiera. Las devoluciones suponen un coste cada vez mayor para todas las empresas. No se puede subestimar su impacto negativo en la rentabilidad. Las devoluciones generan pérdidas económicas excesivas y se traducen en elevados gastos generales. Reducen los márgenes de beneficio y provocan la pérdida de ingresos futuros debido a la mala reputación.

Una gestión eficaz de las devoluciones te ayuda a realizar un seguimiento de las pérdidas por disputas para diseñar mejores estrategias de mitigación. Aplica las prácticas recomendadas que se describen en este artículo para mejorar tus informes y garantizar la coherencia de tus cuentas. Descubre cómo Chargeflow puede ayudarte a recuperar las devoluciones de forma automática.