Kosten voor pre-autorisatie: wat e-commercebedrijven moeten weten

Het aantal terugvorderingen is tussen 2022 en 2023 met 6% gestegen, en volgens prognoses zal het aantal terugvorderingen tegen 2026 oplopen tot 337 miljoen.

Deze stijgende cijfers vormen een wake-upcall voor bedrijven die te maken hebben met betalingsgeschillen, fraude en omzetverlies. Een haalbare oplossing zijn pre-autorisatiekosten. Zie deze als een vangnet dat potentiële mislukte betalingen opvangt nog voordat ze plaatsvinden.

Door het bedrag vooraf te reserveren, zorgt u ervoor dat uw klanten voldoende saldo op hun rekening hebben om hun aankopen te betalen. Dit kan terugboekingen tot een minimum beperken en de onzekerheid wegnemen of een transactie wel of niet zal worden verwerkt.

Hier gaan we dieper in op kosten voor voorafgaande autorisatie, de voordelen ervan, waarom ze belangrijk zijn en nog veel meer.

Wat is een pre-autorisatiebedrag?

Pre-autorisatiebedragen zijn tijdelijke reserveringen die verkopers op de betaalmethode van een klant aanhouden. Dit zorgt ervoor dat het bedrag beschikbaar is voor een transactie.

Als ondernemer kunnen deze kosten van invloed zijn op hoe u uw financiën beheert, met name op uw cashflow en beschikbare kredietruimte.

Hoe werkt pre-autorisatie?

Wanneer een klant een aankoop doet, vraagt uw betalingsverwerker een voorlopige reservering aan bij de bank of de creditcardmaatschappij van de klant. Hierdoor wordt een deel van het beschikbare krediet van de klant tijdelijk geblokkeerd, waarmee wordt bevestigd dat hij of zij in staat is te betalen.

Het systeem brengt het daadwerkelijke transactiebedrag echter pas in rekening nadat u de dienst hebt verleend of het product hebt geleverd.

De reservering leidt dus niet direct tot een afschrijving van de rekening van de klant. In plaats daarvan wordt een deel van het beschikbare saldo voor een bepaalde periode gereserveerd terwijl u de transactie verwerkt.

Laten we eens kijken hoe de stappen van de pre-autorisatie in de praktijk werken:

1. De klant initieert de aankoop: wanneer een klant een aankoop doet, met name voor diensten of dure artikelen (zoals hotelreserveringen of autohuur), vraagt de handelaar een pre-autorisatie aan bij de bank of de creditcardmaatschappij van de klant.
2. Tijdelijke reservering: De bank of kaartuitgever reserveert tijdelijk een bepaald bedrag op de rekening van de klant. Deze reservering zorgt ervoor dat de klant over voldoende beschikbare kredietruimte of saldo beschikt om de transactie te dekken. Het bedrag is op dit moment echter nog niet van de rekening afgeschreven.
3. Goedkeuring van de autorisatie: De bank of kaartuitgever controleert het beschikbare saldo op de rekening en keurt de reservering goed of wijst deze af. Als de transactie wordt goedgekeurd, ontvangt de handelaar een bevestiging dat de klant de transactie kan betalen.
4. De transactie afronden: Nadat de handelaar de goederen of diensten heeft geleverd of aan de transactievoorwaarden heeft voldaan, past hij het bedrag van de pre-autorisatie (indien nodig) aan en verwerkt hij de definitieve betaling.
5. De reservering opheffen: Als de transactie doorgaat, voltooit de handelaar de afschrijving en heft hij de reservering op. Als de handelaar de transactie annuleert of een waarschuwing geeft, heft hij de reservering op. Dat betekent dat er geen bedrag van de rekening van de klant wordt afgeschreven.

Hoe zit het met pre-autorisatiebedragen die gevolgen hebben voor handelaren? Inderdaad, ook ondernemers kunnen te maken krijgen met pre-autorisatiebedragen wanneer ze aankopen doen.

Kosten voor voorlopige autorisatie kunnen van invloed zijn op de manier waarop u uw uitgaven beheert, vooral als u een nieuwe bankrekening opent, zoals een zakelijke betaalrekening, om uw financiën beter te kunnen beheren.

Als uweet wat er nodig is om een bankrekening te openen– zoals een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs, een bedrijfsvergunning en een eerste storting – bent u goed voorbereid. Een zakelijke bankrekening vereenvoudigt niet alleen zakelijke aankopen (en later ook de belastingaangifte), maar zorgt ook voor transparantie bij het bijhouden van voorlopige reserveringen en garandeert soepele transacties.

Hoe lang blijven voorlopige goedkeuringen geldig?

Voorlopige reserveringen duren doorgaans tussen de 2 en 7 dagen. Dit hangt echter af van de betalingsverwerker, het beleid van de bank of kaartuitgever en het soort transactie. In de onderstaande tabel staan de gebruikelijke termijnen per transactietype.

‍

Deze termijnen kunnen van invloed zijn op de cashflow, aangezien het geld wordt geblokkeerd totdat de handelaar de transactie heeft afgerond. Bij bijvoorbeeld hotelovernachtingen of autohuur kan de blokkering tot 30 dagen duren. Als u de transactie niet binnen de blokkeringsperiode afrondt, vervalt de blokkering automatisch.

Als u meer tijd nodig heeft, moet u wellicht om uitstel vragen. Tijdens de blokkering ziet de klant niet dat het geld van zijn rekening is afgeschreven, maar zal zijn beschikbare saldo lager zijn totdat de blokkering is opgeheven of de afschrijving is verwerkt.

Als u eigenaar bent van een klein bedrijf, kunnen kosten voor pre-autorisatie een tweesnijdend zwaard zijn. Hoewel ze handelaren een zekere mate van bescherming bieden, kunnen ze uw geld ook tijdelijk blokkeren, wat voor een uitdaging kan zorgen op het gebied van de cashflow, vooral als u zakelijke creditcards zonder jaarlijkse kosten gebruikt.

Deze kaarten bieden een voordelige manier om uw zakelijke uitgaven te beheren zonder dat u jaarlijkse kosten hoeft te betalen, en daarom zijn ze een populaire keuze onder ondernemers. Het is echter belangrijk om te beseffen dat pre-autorisatiekosten van invloed kunnen zijn op uw beschikbare kredietlimiet, en daar bij uw planning rekening mee te houden.

Wanneer zou je een pre-autorisatie gebruiken?

Handelaren maken gebruik van pre-autorisatie in sectoren zoals de horeca en de reisbranche, waar ze de betalingsgegevens moeten controleren voordat ze een dienst verlenen.

Zo brengen hotels bijvoorbeeld vaak kosten in rekening voor een pre-autorisatie om de geldigheid van creditcards te controleren. Door AI in de horeca in te zetten, kunnen hotels dit proces automatiseren en het risico op frauduleuze transacties verminderen, terwijl ze tegelijkertijd zorgen voor een vlotte check-in en een positieve gastbeleving.

Andere situaties waarin u mogelijk de betalingscapaciteit van een klant moet controleren voordat u goederen of diensten levert, zijn onder meer:

• Autoverhuur: Autoverhuurbedrijven maken gebruik van voorlopige autorisaties om ervoor te zorgen dat klanten over voldoende geld beschikken voor de huur en eventuele extra kosten, zoals schade of brandstof. Voorbeeld: Hertz maakt gebruik van voorlopige autorisaties om zijn huurauto’s te beschermen voor het geval een klant de auto beschadigt of niet terugbrengt.

• Online aankopen: In 2023 gaf bijna de helft van de online verkopers wereldwijd prioriteit aan het voorkomen en beheren van fraude en terugboekingen. Daarom blokkeren veel verkopers het bedrag op de kaart wanneer klanten online dure artikelen kopen, om er zeker van te zijn dat de klant kan betalen voordat het artikel wordt verzonden.
• Tankstations: Tankstations kunnen een geschat bedrag op een kaart reserveren wanneer een klant zijn tank vult, om er zeker van te zijn dat er voldoende saldo op staat.
  Restaurants en bars: Sommige restaurants of bars reserveren een bedrag op een kaart wanneer klanten een bestelling plaatsen, vooral als ze fooien of extra kosten verwachten, om er zeker van te zijn dat de klant de totale kosten kan betalen.
• Evenementen of de aankoop van reistickets: Verkopers kunnen gebruikmaken van pre-autorisatie om te controleren of klanten over voldoende saldo beschikken voordat ze tickets voor concerten, vluchten of evenementen definitief boeken.
• Dienstverlenende bedrijven: Bedrijven die diensten verlenen, zoals wellnesscentra of reparatiebedrijven, kunnen een kaart vooraf autoriseren om te controleren of de klant de verwachte dienst kan betalen.
• Abonnementen: Bij doorlopende abonnementen, zoals sportscholen of streamingdiensten, maken aanbieders gebruik van pre-autorisatie om ervoor te zorgen dat klanten de dienst kunnen betalen voordat ze er toegang toe krijgen.

Voordelen van kosten voor voorafgaande autorisatie

Zoals u waarschijnlijk al gemerkt heeft, kunnen pre-authorisaties een grote aanwinst zijn voor uw cashflow en uw bedrijf extra bescherming bieden wanneer klanten aankopen doen.

Laten we een aantal van die voordelen eens nader bekijken.

Bescherming tegen niet-nakoming van betalingen

Met pre-autorisatiekosten zorgt u ervoor dat uw klanten over voldoende saldo beschikken om een transactie te dekken, voordat u goederen of diensten levert.

Dit minimaliseert het risico op terugboekingen of mislukte betalingen, waarvan de afhandeling kostbaar en tijdrovend kan zijn. Uit het Chargeback-rapport 2024 Chargeflowblijkt dat het tot wel 100 dagen kan duren voordat geschillen zijn opgelost (gemiddeld 46 dagen). Dit legt een aanzienlijke druk op zowel de beschikbare tijd als de beschikbare middelen.

Fraudepreventie

Fraude is een van de meest voorkomende redenen voor terugboekingen. Door middel van pre-autorisatie wordt het risico op frauduleuze transacties verminderd, omdat hiermee wordt gecontroleerd of de betaalmethode geldig is en er voldoende saldo op staat.

Dit geeft gemoedsrust, vooral als uw bedrijf zich bezighoudt met dure producten of diensten waarvoor vooraf betaald moet worden.

Verbeterde cashflowplanning

Door de beschikbaarheid van middelen te controleren voordat een verkoop wordt afgerond, geven pre-autorisatieblokkeringen u een duidelijker beeld van uw cashflow. Dit helpt bij het opstellen van begrotingen en financiële planning, vooral als uw bedrijf afhankelijk is van aanbetalingen of vooruitbetalingen van klanten.

Beste praktijken voor het beheren van pre-autorisatiekosten

Wees open en eerlijk tegenover klanten

Transparantie zorgt ervoor dat het transactieproces soepel verloopt. Breng uw klanten altijd op de hoogte van de kosten voor een pre-autorisatie voordat ze een transactie afronden. Leg uit wat een pre-autorisatie is, waarom deze nodig is en hoe lang de reservering naar verwachting zal duren.

Vermeld deze informatie tijdens het afrekenen of in de veelgestelde vragen op uw website. Geef in uw bevestigingsmails of ontvangstbewijzen duidelijk aan dat de pre-autorisatie tijdelijk is.

Kies de juiste betalingsverwerker

Uw betalingsverwerker zal uw voorlopige autorisaties afhandelen. Kies dus zorgvuldig. Zorg ervoor dat de verwerker voorlopige autorisaties duidelijk kan volgen en beheren.

Het moet ook functies bieden zoals realtime updates, transparantie over de wachttijden en automatische vrijgave zodra de transactie is voltooid of niet doorgaat.

Gebruik een oplossing voor terugboekingen

Zelfs met voorafgaande autorisatie kunnen er nog steeds terugboekingen plaatsvinden. Een oplossing voor het beheer van terugboekingen kan helpen het proces te stroomlijnen en stelt u in staat om terugboekingen eenvoudig te betwisten. Deze oplossingen bieden vaak tools voor het volgen van terugboekingen, het verzamelen van het benodigde bewijsmateriaal en het automatiseren van reacties. Door geautomatiseerde bescherming tegen terugboekingen en waarschuwingen ter voorkoming van terugboekingen te combineren met reserveringen bij voorafgaande autorisatie, worden de geschillen opgespoord die door de reservering heen glippen.

Investeer in een oplossing voor terugboekingen die kan worden geïntegreerd met uw betalingsverwerker en die analyses biedt waarmee u inzicht krijgt in trends op het gebied van terugboekingen.

De integratieChargeflowmet Stripe biedt een uitmuntende gebruikerservaring, rechtstreeks vanuit het Stripe .

Samenvatting

Pre-autorisatiekosten zijn een slim hulpmiddel voor e-commercebedrijven die zich willen beschermen tegen de toenemende risico’s van terugboekingen en fraude.

Zo kunt u uw cashflow veiligstellen, geschillen voorkomen en de algehele klantervaring verbeteren. Voorafgaande autorisaties vergen in het begin misschien wat meer aandacht, maar de voordelen wegen daar ruimschoots tegen op.

Veelgestelde vragen

Wat is een pre-autorisatiebedrag?

Dit is een tijdelijke reservering die een handelaar op de kaart van een klant aanbrengt om te controleren of er voldoende saldo beschikbaar is. Hiermee wordt de betaling geverifieerd, maar het geld wordt pas afgeschreven zodra de goederen of diensten zijn geleverd.

Hoe lang blijft een pre-autorisatieblokkering van kracht?

Meestal 2 tot 7 dagen voor standaard aankopen, maar tot 30 dagen voor hotels en autoverhuur. De exacte termijn hangt af van de verwerker, de kaartuitgever en het type transactie.

Wordt er bij een pre-autorisatie geld van de klant afgeschreven?

Nee. Er wordt een deel van het beschikbare saldo of krediet van de klant gereserveerd, maar er wordt geen geld afgeschreven. De afschrijving wordt pas geboekt wanneer de handelaar de transactie vastlegt (afrondt).

Voorkomen pre-autorisaties terugboekingen?

Ze zorgen ervoor dat er minder mislukte betalingen en minder fraude plaatsvinden, maar ze voorkomen niet alle terugvorderingen — met name ‘vriendelijke fraude’ niet. Combineer ze met geautomatiseerde bescherming tegen terugvorderingen en waarschuwingen voor volledige dekking.

Wat gebeurt er als een handelaar de reservering nooit vastlegt?

De reservering vervalt automatisch na afloop van de autorisatieperiode, waarna het gereserveerde bedrag weer aan de klant wordt vrijgegeven. Er worden geen kosten in rekening gebracht, tenzij de handelaar het bedrag tijdig boekt.