E-commercebedrijven: vermijd deze 6 fouten bij het bestrijden van Chargebacks

e-commerce het bemiddelingsproces bij terugboekingenZijn is ongetwijfeld ingewikkeld. En als u deze beginnersfouten maakt bij het bestrijden van chargebacks, schiet u uzelf in de voet.

Er wordt gezegd dat de recente plotselinge stijging van het aantal online betalingen heeft geleid tot een toename van creditcardfraude. Een goed voorbeeld hiervan is dat analisten voorspellen dat 66 miljard transacties in de Verenigde Staten dit jaar zullen leiden tot 33 miljoen geschillen.

Toch betekent een klantgeschil Zijn niet meteen een verlies van omzet. Wanneer een klant een transactie betwist en een terugvordering indient, betekent dat niet meteen het einde van het spel Zijn . Jij, als handelaar, hebt de mogelijkheid om het geschil aan te vechten – en als je je werk goed doet, kun je winnen.

Maar hier zit het addertje onder het gras. Om een terugvordering aan te vechten en te winnen, moet je een reeks vaste stappen volgen die door de kaartnetwerken en banken zijn vastgesteld. Wanneer er een geschil over een kaartbetaling ontstaat, treden deze instanties op als bemiddelaars tussen de klant en de handelaar. Het niet volgen van hun voorgeschreven procedure voor bemiddeling bij terugvorderingen Zijn is een van de belangrijkste redenen waarom handelaren niet winnen chargebacks.

In dit artikel wordt beschreven welke fouten verkopers het vaakst maken bij het bestrijden van chargebacks en hoe ze deze kunnen vermijden.

Hoe vaak winnen handelaren geschillen over terugboekingen?

Over het algemeen hebben de meeste handelaren die een chargeback betwisten chargebacks slechts 22 procent kans om te winnen. Dit lage slagingspercentage is aan verschillende factoren toe te schrijven, met name aan fouten van de handelaar. Door deze fouten te verhelpen en de vereiste best practices voor chargeback-bemiddeling toe te passen, vergroot u uw kansen.

6 fouten die je als verkoper moet vermijden

Fout nr. 1: Onvoldoende kennis van de redencodes voor terugboekingen

Elke terugboeking heeft een redencode: een reeks cijfers die door de kaartnetwerken is vastgesteld om handelaren inzicht te geven in de reden waarom de terugboeking heeft plaatsgevonden.

Om een chargeback-geschil te winnen, moet je allereerst Zijn de verschillende chargeback-redencodes leren kennen. Op die manier ben je klaar om op elk geschil te reageren met het benodigde overtuigende bewijsmateriaal. Zo kun je efficiënter te werk gaan en het geschil binnen de gestelde termijn oplossen (of winnen). Een chargeback aanvechten zonder de redencodes te kennen Zijn is als een verloren strijd voeren.

Hieronder staan enkele van de meest voorkomende foutcodes die u moet kennen:

Fout #2: Niet reageren op geschillen over terugboekingen

Bekijk deze cijfers eens:

A recent Digital Payments survey found that 70% of participating merchants have entered a chargeback monitoring program in the past 12 months. On Visa, that used to mean separate enrollment in the Visa Fraud Monitoring Program (VFMP) or the Visa Dispute Monitoring Program (VDMP); Visa consolidated both into a single Visa Acquirer Monitoring Program (VAMP) in April 2025. And 60% of the survey respondents dispute only some chargebacks, 33% dispute all chargebacks, and 5% don’t dispute any chargeback at all.

Uit deze cijfers blijkt duidelijk dat geschillen en chargebacks nog steeds een grote kopzorg vormen voor bedrijven. Toch laten zoveel bedrijven chargebacks onbetwist blijven.

Waarom?

Om te beginnen zijn sommige handelaren van mening dat terugvorderingen Zijn nu eenmaal bij het zakendoen horen. De meeste respondenten noemden het feit dat ze niet genoeg herzieningsverzoeken konden winnen als reden voor hun besluit om chargebacks links te laten liggen.

Naast de zware strijd die het aanvechten van terugboekingen met zich meebrengt – wat als een belemmering fungeert om terug te vechten – gaven de respondenten aan dat ze niet over voldoende middelen (zoals tijd, informatie en personeel) beschikken om terugboekingen aan te vechten.

Hoe begrijpelijk die excuses ook zijn, raden wij je aan om zeker op elke terugvordering te reageren. En vecht om zoveel mogelijk inkomsten terug te krijgen. Niets doen betekent 100% verlies bij elke terugvordering. Maar dat is niet alles: als u niet reageert op chargebacks , zet u de deur wijd open voor nog meer terugvorderingen.

Fout #3: Te late herindiening

Het basisprincipe achter het opnieuw indienen van een transactie na een chargeback Zijn is dat je een transactie in het geval van een chargeback letterlijk “opnieuw indient” bij de bank. En je doet dat met voldoende bewijs om de betreffende transactie te rechtvaardigen.

In die zin heb je ongeveer 7 tot 10 dagen de tijd om op het verzoek te reageren. En als je te laat reageert, kan dat je in de problemen brengen; dat is net zo goed als helemaal niet reageren.

Het probleem Zijn is dat het onmogelijk is om snel te handelen als je niet weet wanneer een klant een geschil heeft ingediend. Bovendien kan het verzamelen van bewijsmateriaal soms een grote uitdaging vormen voor handelaren die niet beschikken over tools zoals ChargeSync van Chargeflow om de relevante documenten op het juiste moment op te vragen. Je draait uiteindelijk in cirkels rond zonder voldoende bewijsstukken om aan te tonen dat de terugvordering Zijn inderdaad ongegrond is en de afschrijving onnodig.

Fout nr. 4: Het ontbreken van overtuigend bewijs

Het kan niet vaak genoeg worden herhaald: je kunt een terugvordering niet met succes aanvechten zonder overtuigend bewijs dat de bewering van de klant weerlegt. Wel hangt het soort bewijs dat je aanvoert volledig af van de inhoud van de bewering. Er Zijn is geen standaardaanpak voor het aanvoeren van bewijs.

Dat gezegd hebbende, zijn de meest typische en relevante bewijsstukken die u nodig hebt om chargebacks aan te vechten onder meer de volgende:

• Transactiegegevens zoals datum en tijdstempel
• AVS, CVV en bewijs van levering
• De transactiegeschiedenis van de klant (met name onbetwiste transacties)
• Klantcommunicatie via relevante platforms
• Ondertekende ontvangstbewijzen van bestellingen
• Overige essentiële documenten met betrekking tot de betwiste bestelling

Als er geen overtuigend bewijs wordt geleverd Zijn dat de bewering van de kaarthouder onomstotelijk bevestigt, blijft de terugvordering van kracht. Hoewel u tegen de beslissing in beroep kunt gaan door het kaartnetwerk om arbitrage te verzoeken, is het zelden eenvoudig om een arbitragezaak te winnen chargebacks.

Fout #5: Onduidelijke weergave

U moet weten dat de acquirer duizenden zaken doorneemt en bepaalt welke zaken de aandacht van de uitgever verdienen.

Als uw zaak niet wordt doorgestuurd naar de uitgever voor een beslissing, maakt u geen kans om het transactiegeschil te winnen. Door overbodige details weg te laten, wordt uw reactie bovendien gemakkelijker te controleren.  

Bij het indienen van documenten of afbeeldingen als bewijsmateriaal doet u er goed aan de volgende richtlijnen te volgen, zodat deze goed leesbaar blijven:

• Gebruik een lettertype van 12 punten of groter
• Gebruik bold , tekstballonnen of pijlen om de aandacht te vestigen op relevante informatie
• Gebruik geen kleurmarkeringen

Bij het uploaden van screenshots:‍

• Snijd de schermafbeelding bij tot het relevante gedeelte en omcirkel belangrijke onderdelen (bijvoorbeeld de ontvangstbevestiging of handtekening)
• Gebruik de tekstvelden in het formulier voor bewijsstukken bij een geschil om te beschrijven wat er op de afbeelding te zien is en hoe deze uw reactie ondersteunt

De algemene vuistregel Zijn is dat je er alles aan moet doen om je reactie gemakkelijk te laten beoordelen en door te sturen naar de afzender. En in die volgorde benadrukken we de volgende handige tips:

• Houd u aan de voorkeuren van de acquirer wat betreft het indienen van reacties.
• Stuur uw reactie alstublieft in het gewenste bestandsformaat, d.w.z. .doc, .pdf, enz.
• Volg de vereiste indieningsprocedures, bijvoorbeeld via e-mail of fax.
• Zorg ervoor dat uw weerwoordbrief de meest overtuigende informatie die relevant is voor de zaak duidelijk naar voren brengt.
• Voeg alle benodigde documenten en bewijsstukken bij.

Als je dit doet, zijn je kansen op succes groot.

Fout nr. 6: Het intern afhandelen v chargebacks

We hebben eerder opgemerkt dat bij elke terugvordering in elke fase van het proces specifieke stappen moeten worden ondernomen. Het verloop Zijn is ongelooflijk niet-lineair, en er gelden strikte termijnen waaraan u zich moet houden. De vereisten verschillen vaak per betrokken bank of kaartnetwerk, wat de zaken nog ingewikkelder maakt.

Alsof dat nog niet genoeg is, zijn bij elke chargeback meerdere belangrijke partijen betrokken (zoals de kaarthouder, de kaartuitgever, de acquirer en de kaartmerken). Het afhandelen van chargebacks Zijn is dan ook tijdrovend en onttrekt middelen aan de kernactiviteiten van een handelaar. En aangezien de meeste handelaren niet over de vereiste gespecialiseerde kennis beschikken om de steeds veranderende regels voor chargeback-bemiddeling bij te houden, leveren hun inspanningen vaak weinig resultaat op.

Om dit te voorkomen, besteden de meeste handelaren de afhandeling van terugvorderingen uit aan externe dienstverleners die gespecialiseerd zijn in het voorkomen en beheren van terugvorderingen. In alle opzichten levert het uitbesteden van de afhandeling van terugvorderingen het hoogste rendement op. Het helpt u uw kwetsbaarheid te verminderen, efficiënter te werken en uw winstmarges te verbeteren, zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over het beheer van terugvorderingen.

Toch kent het uitbesteden van uw chargeback-bemiddeling aan gespecialiseerde dienstverleners zijn grenzen. Velen hebben ontdekt dat de echte doorbraak Zijn ligt in het laten werken door technologie. Door het volledige geschillenproces te automatiseren als onderdeel van uw eigen raamwerk – en niet als een uitbreiding van de dienstverlening door externe leveranciers Zijn – kunt u een enorme sprong voorwaarts maken. De voordelen hiervan zijn overweldigend, omdat u de controle over alles behoudt en toch geschillen kunt oplossen zonder ook maar een vinger uit te steken.

Lees hier meer over het automatiseren van terugboekingen en hoe u twee keer zoveel omzet kunt terugwinnen.