E-commercebedrijven: vermijd deze 6 fouten bij het bestrijden van Chargebacks

e-commerce het bemiddelingsproces bij terugboekingenZijn is ongetwijfeld ingewikkeld. En als u deze beginnersfouten maakt bij het bestrijden van chargebacks, schiet u uzelf in de voet.

A September 2020 Global Payments article discussed 66 billion U.S. transactions and projected 33 million disputes by 2022. That was a historical forecast, not a measured volume for the current year. Use current processor reports to understand your own dispute workload.

Toch betekent een klantgeschil Zijn niet meteen een verlies van omzet. Wanneer een klant een transactie betwist en een terugvordering indient, betekent dat niet meteen het einde van het spel Zijn . Jij, als handelaar, hebt de mogelijkheid om het geschil aan te vechten – en als je je werk goed doet, kun je winnen.

Maar hier zit het addertje onder het gras. Om een terugvordering aan te vechten en te winnen, moet je een reeks vaste stappen volgen die door de kaartnetwerken en banken zijn vastgesteld. Wanneer er een geschil over een kaartbetaling ontstaat, treden deze instanties op als bemiddelaars tussen de klant en de handelaar. Het niet volgen van hun voorgeschreven procedure voor bemiddeling bij terugvorderingen Zijn is een van de belangrijkste redenen waarom handelaren niet winnen chargebacks.

This article outlines the most common mistakes merchants make when fighting chargebacks and how to avoid them. For the full process, see our handbook on how to win chargeback disputes.

Hoe vaak winnen handelaren geschillen over terugboekingen?

Your chance of winning depends on the allegation, eligibility and evidence. Use comparable-case outcomes to inform your decision rather than assuming every merchant or case has the same prospects. Resolving these mistakes and implementing requisite chargeback mediation best practices will give you better prospects.

6 fouten die je als verkoper moet vermijden

Fout nr. 1: Onvoldoende kennis van de redencodes voor terugboekingen

Elke terugboeking heeft een redencode: een reeks cijfers die door de kaartnetwerken is vastgesteld om handelaren inzicht te geven in de reden waarom de terugboeking heeft plaatsgevonden.

Om een chargeback-geschil te winnen, moet je allereerst Zijn de verschillende chargeback-redencodes leren kennen. Op die manier ben je klaar om op elk geschil te reageren met het benodigde overtuigende bewijsmateriaal. Zo kun je efficiënter te werk gaan en het geschil binnen de gestelde termijn oplossen (of winnen). Een chargeback aanvechten zonder de redencodes te kennen Zijn is als een verloren strijd voeren.

Hieronder staan enkele van de meest voorkomende foutcodes die u moet kennen:

Fout #2: Niet reageren op geschillen over terugboekingen

Check the applicable monitoring program and case requirements:

Monitoring-program criteria are network and region specific. For Visa, the network consolidated VFMP and VDMP into a single Visa Acquirer Monitoring Program (VAMP) in April 2025. Confirm applicability and exclusions with your acquirer; Visa’s VAMP fact sheet is the primary reference for the program.

Monitoring-program exposure and the merits of a specific dispute are different questions. Review the case reason, available evidence and cost of responding before deciding what to contest.

Waarom?

Some merchants treat chargebacks as a cost of doing business. A response decision should instead reflect the case’s evidence, eligibility and likely additional cost.

Preparing chargeback representment requires time, information and staff capacity. Prioritize complete, eligible cases and account for that work in the response decision.

Review every case before its response deadline. Accept a valid dispute when appropriate. When eligible evidence and the case economics justify a response, you can fight to recover the disputed funds. Consider additional costs and uncertainty rather than fighting every chargeback automatically.

Fout #3: Te late herindiening

Het basisprincipe achter het opnieuw indienen van een transactie na een chargeback Zijn is dat je een transactie in het geval van een chargeback letterlijk “opnieuw indient” bij de bank. En je doet dat met voldoende bewijs om de betreffende transactie te rechtvaardigen.

Use the response deadline in your actual processor or acquirer notice. Stripe’s process guidance describes merchant response windows as usually 7–21 days depending on the network; that is a processor example, not a universal deadline. Submit the required evidence before the applicable cutoff.

Het probleem Zijn is dat het onmogelijk is om snel te handelen als je niet weet wanneer een klant een geschil heeft ingediend. Bovendien kan het verzamelen van bewijsmateriaal soms een grote uitdaging vormen voor handelaren die niet beschikken over tools zoals ChargeSync van Chargeflow om de relevante documenten op het juiste moment op te vragen. Je draait uiteindelijk in cirkels rond zonder voldoende bewijsstukken om aan te tonen dat de terugvordering Zijn inderdaad ongegrond is en de afschrijving onnodig.

Fout nr. 4: Het ontbreken van overtuigend bewijs

Het kan niet vaak genoeg worden herhaald: je kunt een terugvordering niet met succes aanvechten zonder overtuigend bewijs dat de bewering van de klant weerlegt. Wel hangt het soort bewijs dat je aanvoert volledig af van de inhoud van de bewering. Er Zijn is geen standaardaanpak voor het aanvoeren van bewijs.

Dat gezegd hebbende, zijn de meest typische en relevante bewijsstukken die u nodig hebt om chargebacks aan te vechten onder meer de volgende:

• Transactiegegevens zoals datum en tijdstempel
• AVS, CVV en bewijs van levering
• De transactiegeschiedenis van de klant (met name onbetwiste transacties)
• Klantcommunicatie via relevante platforms
• Ondertekende ontvangstbewijzen van bestellingen
• Overige essentiële documenten met betrekking tot de betwiste bestelling

An unanswered case or insufficient evidence can leave the dispute in the cardholder’s favor; it is not itself proof that every allegation was correct. In that situation, the chargeback will stand. Any further escalation depends on the network, reason, case stage and your acquirer’s support. Ask the acquirer about eligibility, the applicable deadline and potential fees before proceeding.

Fout #5: Onduidelijke weergave

U moet weten dat de acquirer duizenden zaken doorneemt en bepaalt welke zaken de aandacht van de uitgever verdienen.

Als uw zaak niet wordt doorgestuurd naar de uitgever voor een beslissing, maakt u geen kans om het transactiegeschil te winnen. Door overbodige details weg te laten, wordt uw reactie bovendien gemakkelijker te controleren.  

Bij het indienen van documenten of afbeeldingen als bewijsmateriaal doet u er goed aan de volgende richtlijnen te volgen, zodat deze goed leesbaar blijven:

• Gebruik een lettertype van 12 punten of groter
• Gebruik bold , tekstballonnen of pijlen om de aandacht te vestigen op relevante informatie
• Gebruik geen kleurmarkeringen

Bij het uploaden van screenshots:‍

• Snijd de schermafbeelding bij tot het relevante gedeelte en omcirkel belangrijke onderdelen (bijvoorbeeld de ontvangstbevestiging of handtekening)
• Gebruik de tekstvelden in het formulier voor bewijsstukken bij een geschil om te beschrijven wat er op de afbeelding te zien is en hoe deze uw reactie ondersteunt

De algemene vuistregel Zijn is dat je er alles aan moet doen om je reactie gemakkelijk te laten beoordelen en door te sturen naar de afzender. En in die volgorde benadrukken we de volgende handige tips:

• Houd u aan de voorkeuren van de acquirer wat betreft het indienen van reacties.
• Stuur uw reactie alstublieft in het gewenste bestandsformaat, d.w.z. .doc, .pdf, enz.
• Volg de vereiste indieningsprocedures, bijvoorbeeld via e-mail of fax.
• Ensure your rebuttal letter can easily highlight the most compelling pieces of information relevant to the case.
• Voeg alle benodigde documenten en bewijsstukken bij.

Als je dit doet, zijn je kansen op succes groot.

Fout nr. 6: Het intern afhandelen v chargebacks

We hebben eerder opgemerkt dat bij elke terugvordering in elke fase van het proces specifieke stappen moeten worden ondernomen. Het verloop Zijn is ongelooflijk niet-lineair, en er gelden strikte termijnen waaraan u zich moet houden. De vereisten verschillen vaak per betrokken bank of kaartnetwerk, wat de zaken nog ingewikkelder maakt.

Alsof dat nog niet genoeg is, zijn bij elke chargeback meerdere belangrijke partijen betrokken (zoals de kaarthouder, de kaartuitgever, de acquirer en de kaartmerken). Het afhandelen van chargebacks Zijn is dan ook tijdrovend en onttrekt middelen aan de kernactiviteiten van een handelaar. En aangezien de meeste handelaren niet over de vereiste gespecialiseerde kennis beschikken om de steeds veranderende regels voor chargeback-bemiddeling bij te houden, leveren hun inspanningen vaak weinig resultaat op.

Om dit te voorkomen, besteden de meeste handelaren de afhandeling van terugvorderingen uit aan externe dienstverleners die gespecialiseerd zijn in het voorkomen en beheren van terugvorderingen. In alle opzichten levert het uitbesteden van de afhandeling van terugvorderingen het hoogste rendement op. Het helpt u uw kwetsbaarheid te verminderen, efficiënter te werken en uw winstmarges te verbeteren, zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over het beheer van terugvorderingen.

Toch kent het uitbesteden van uw chargeback-bemiddeling aan gespecialiseerde dienstverleners zijn grenzen. Velen hebben ontdekt dat de echte doorbraak Zijn ligt in het laten werken door technologie. Door het volledige geschillenproces te automatiseren als onderdeel van uw eigen raamwerk – en niet als een uitbreiding van de dienstverlening door externe leveranciers Zijn – kunt u een enorme sprong voorwaarts maken. De voordelen hiervan zijn overweldigend, omdat u de controle over alles behoudt en toch geschillen kunt oplossen zonder ook maar een vinger uit te steken.

Learn more about chargeback automation and how you can recover 2x more revenue here.