Amazon Shortages and Chargebacks: Here's How to Recover Your Money Like a Pro

Amazon is one of the dominant marketplaces of choice in the industry in all eCommerce platforms. They've done a fantastic job of building to scale. Amazon was the fourth tech company to reach a $1 trillion market capitalization and is poised to reach $2 trillion.

Such prominence offers merchants tremendous value in selling directly through Amazon Vendor Central. For others, instead of building an eCommerce shop from scratch, which is time-consuming and expensive, they can create an account on their Vendor Central platform. And use their framework to market and sell your products directly to Amazon's 197 million monthly prospects.

While selling to Amazon is an excellent privilege for selected brands, it's not all sunshine and rainbows. There are significant risks for merchants like operational errors, and the biggest hurdle among those risks are payment shortages and chargebacks.

To help you mitigate this significant revenue risk, we shall uncover all the best secrets on Amazon chargeback in this article. You will learn how to recover your money like a pro and mitigate future chargebacks from happening.

What is Amazon Vendor chargeback?

Generally speaking, a chargeback is a forced payment reversal by a cardholder's issuing credit card company. The merchant gets a Chargeback notification or claim when a cardholder contacts their bank to dispute the charge for a specific order they placed with a credit card.

However, when it comes to Amazon vendor chargebacks, we are looking at operational charges and deductions for non-compliance with Amazon's set standards against charge disputes. As we intimated in the preceding section, Amazon's automated framework helps the company to scale faster and enhance its customer service.

The problem with Amazon's machine-driven processes is that machines often make mistakes. When such mistakes happen, it results in deductions and chargebacks, which place a significant burden upon vendors depending on the chargeback type. These chargeback fees are not payments requested by Amazon: they are automatically deducted from the vendor's invoice. Thus, the initiative for Amazon to Improve its systems is low.

A recent ILSR study says that 'Amazon makes far more from fees on its Marketplace platform than even the cash cow known as AWS.' According to the report, 'Amazon's fees for participating effectively on its store have grown to the point where sellers now give the company about 34% of their earnings ' and seller chargebacks has lately become Amazon's primary revenue stream.' For example, an Amazon 1st party vendor with $10 million in shipments could get fines ranging from $400,000 to $1,800,000 for non-compliance chargeback and shortage fees.

Het is daarom in uw eigen belang om inzicht te krijgen in de verschillende soorten terugvorderinggeschillen waarmee Amazon te maken kan krijgen, als u dit ongewone omzetverlies tijdens uw drukste dagen wilt verhelpen.

Causes and Sources of Amazon Vendor Chargebacks

Er zijn tal van redenen voor terugboekingen en tekorten bij Amazon, zoals u hieronder kunt lezen. Zorg dat u deze begrijpt en weet hoe u ze kunt voorkomen of betwisten.

Advance Shipment Notification (ASN) Accuracy Chargebacks

An ASN is a document that offers detailed information on a pending delivery. The purpose of an ASN is to notify the customer with confirmation emails about shipping methods, carrier tracking if any, and when it occurs with physical documentation on the shipment so the customer can be prepared to accept delivery.

Amazon will issue you an ASN chargeback alert through a notification email when there is missing or inaccurate data in the Advance Shipment Notification or when Amazon does not receive an ASN before your shipment arrives at its fulfillment center.

ASN chargebacks vary between 1% to 6% of the product cost. The particular ASN issue will determine your rate and your compliance rate ' the lower the rate, the higher your fee.

Om die nachtmerrie en onverwachte kosten te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat Amazon alle relevante documenten ontvangt die overeenkomen met de betreffende zending. 

Zorg er bovendien voor dat, direct nadat je een zending hebt klaargemaakt, het aantal stuks in de bestelling overeenkomt met de gegevens op je ASN. Controleer ook of alle trackingnummers kloppen (zoals het bezorgvenster en de stukprijs).

Furthermore, include the expiration date of products if such data is needed. Submit the ASN after the carrier picks up the shipment to keep Amazon informed on the impending shipment before it reaches your warehouse from the shipping address.

Receive process chargebacks

De tweede lakmoesproef voor naleving vindt plaats nadat je vervoerder je zending bij een Amazon-magazijn heeft afgeleverd.

Amazon eist van verkopers dat zij deze fase automatiseren om een soepele magazijnverwerking binnen de gestelde termijn te garanderen. Als een dergelijk geautomatiseerd ontvangstproces niet wordt gerealiseerd, leidt dit tot een terugvordering. Dit kan ook worden gecombineerd met een terugvordering voor containers, en Amazon stuurt u dan een kennisgeving van de terugvorderingskosten. 

Onder de terugvordering voor het ontvangstproces vallen subcategorieën zoals „Geen inkoopordernummer“, „Barcode“, „Vulmateriaal“, „Geen inhoudsetiket op doos“, „Nauwkeurigheid inhoud doos“, „Te grote doos“, „Te zware doos“ en „Verlopen product“. De kosten per categorie variëren.

Purchase Orders chargebacks

Amazon slaps vendors with purchase order chargebacks for non-compliance with Amazon's purchase orders. Amazon expects the vendor to ship what they agreed on in quantity, specification, and timeframe.

Below are the various purchase order chargebacks you should keep in the note.

• Te veel geleverde artikelen: Amazon voert een terugboeking uit voor te veel geleverde artikelen als een leverancier meer artikelen levert dan in de inkooporder is gespecificeerd. Het bedrag dat ten onrechte wordt teruggeboekt, is afhankelijk van het percentage te veel geleverde artikelen, zoals hieronder gedefinieerd:
• 10% van de productkosten bij een overschrijding tot 40%
• 50% van de productkosten bij een overschrijding van 41-90%
• 80% van de productkosten voor een overschrijding van meer dan 91%

Het is daarom verstandig om er altijd voor te zorgen dat de door u klaargemaakte zendingen overeenkomen met de hoeveelheden die in de oorspronkelijke bestelling van Amazon zijn bevestigd. 

• Unconfirmed Purchase Order Units: Amazon issues this category of a chargeback representment when vendors send products they never confirmed in a purchase order. The dollar amount charged is up to 10% of the product cost.

Om deze terugvordering te voorkomen, moet u altijd precies de producten en hoeveelheden verzenden die Amazon in hun bestelling heeft bevestigd – niet meer en niet minder.

• Niet-tijdige levering volgens de inkooporder: Als uw zending niet binnen de in de inkooporder aangegeven termijn bij het magazijn van Amazon aankomt, zal Amazon een terugvordering in verband met niet-tijdige levering volgens de inkooporder in rekening brengen.

De door de vervoerder gevraagde leverdatum (CRDD) en de datum waarop de lading klaar is voor verzending (FRD) geven respectievelijk de tijdige levering van inkooporders weer voor verzendingen waarbij de kosten vooraf zijn betaald en voor verzendingen waarbij de kosten bij aflevering worden geïnd.

Amazon ziet af van deze terugvordering voor verkopers die in de afgelopen vier weken een gemiddelde tijdige leveringsgraad van meer dan 90% hebben behaald.

The actual dollar cost for the chargeback claim is 3% of the product's price for late shipment or if a vendor chooses to reduce the number of confirmed units five days after the beginning of the shipment or delivery period.

Als de leverancier er niet in slaagt de zending vóór de annuleringsdatum van de inkooporder te verzenden, zal Amazon een servicegerelateerde terugboeking van 10% van de productprijs in rekening brengen.

To avoid PO chargebacks, ensure that your warehouse unit has adequate time to prepare shipments when orders come in.

En doe er goed aan om voortdurend de beschikbare voorraadniveaus te controleren voordat u inkooporders bevestigt.

Preparation chargebacks

Verkopers krijgen een boete voor onjuiste verpakking als ze hun producten niet volgens de richtlijnen van Amazon voor verzendvoorbereiding verpakken. Amazon eist dat verkopers hun producten bij verzending in zakken doen, in noppenfolie wikkelen of met tape vastplakken om schade tijdens het transport te voorkomen. Dit hangt af van het product dat ze verkopen.

Als uw producten scherp of breekbaar zijn, of losse onderdelen bevatten, doet u er dus goed aan ze in noppenfolie te wikkelen. Producten met een open deksel, losse onderdelen of openingen kunt u met tape afplakken, en als u producten verkoopt die gemakkelijk beschadigd kunnen raken of gevaarlijke producten die uit meerdere onderdelen bestaan, verpak deze dan in een doos.

Als uw producten bescherming nodig hebben tegen beschadiging, stof of lekkage, is het een goed idee om ze in een zak te doen; producten met naaktbeelden of grof taalgebruik moeten daarentegen worden voorzien van een ondoorzichtige verpakking.

Als u uw producten in een zak verpakt, vermeld dan een waarschuwing voor verstikkingsgevaar; verpak multipacks of artikelen die uit meerdere onderdelen bestaan bij elkaar om te voorkomen dat ze uit elkaar vallen, en geef aan dat het om een set gaat. 

Als u hebt aangegeven dat u cadeaubonnen aanbiedt bij speciale gelegenheden en evenementen, zorg er dan voor dat u dat extra product of die extra stuks verstuurt om financiële problemen te voorkomen.  

Clothing items such as socks, accessories, swimwear, bras, sweaters, hats, hosiery, and underwear require the removal of hangers before you ship them to Amazon. And if your product is greater than 18" x 14" x 8" or weighs more than 20 lbs., you should get Amazon's Frustration-Free Packaging program certification on such product.

Direct Fulfilment Chargebacks

Amazon brengt deze terugboeking in rekening bij verkopers die gebruikmaken van de methode voor directe afhandeling. Deze verkopers verzenden bestellingen rechtstreeks naar de eindgebruiker via hun Vendor Central-account; het gaat hier niet om verkopers die het product naar een Amazon-magazijn sturen.

Below are the various direct fulfillment chargebacks you should work to mitigate.

• Cancellation rate chargebacks: These chargebacks result from vendors denying incoming orders or canceling those they already accepted. Each cancellation will cost vendors $10. And to avoid that, double-check and update your product availability to ensure you don't take orders for out-of-stock products.
• Ship method mismatch chargebacks: Vendors that use a different ship method or carrier than the one specified in the order attract the ship method mismatch chargeback. This category of chargebacks also attracts $10 per issue. And you can avoid it by following the shipping advice in the order.

How to Recover Amazon Chargebacks and Shortages Like a Pro

This section walks you through how to recover Amazon chargebacks and shortages efficiently. You will learn a simple, better, quicker, and more accessible path to Amazon fee recovery.

Met deze gids hoef je je geen zorgen te maken over het terugvorderen van terugboekingen bij Amazon. Laten we aan de slag gaan!

Zorg ervoor dat u van elke zending altijd een gedegen administratie bijhoudt.

Although Amazon's automated systems make commerce more straightforward with limited common issues for both vendors and the company, the framework isn't perfect as there can be incorrect chargeback emails due to technical issues. Sometimes, vendors incur costs for mistakes the technology makes. When this happens, you have to prove why the deduction is meritless to recover dollars that should've never been withheld from your seller central account for technical errors.

Als u niet over voldoende bewijsstukken beschikt om uw zaak goed te onderbouwen, zult u er nooit in slagen uw geld terug te krijgen. Houd daarom alle essentiële informatie over zendingen bij, zoals vrachtbrieven (BOL’s), ASN’s, foto’s van de zending, gegevens van de creditcardmaatschappij en documenten van de vervoerder, en zorg ervoor dat deze informatie voor uw hele team toegankelijk is.

Zo weet u zeker dat u, mocht er sprake zijn van een onterechte terugvordering of een tekort, over de juiste middelen beschikt om de terugvordering effectief te betwisten. Houd er bovendien rekening mee dat u, in het geval dat u het verkeerde artikel hebt geleverd, het beste contact kunt opnemen met de koper om het geschil op te lossen.  

Know that chargeback is not a cost of doing business

If you’re writing off payment shortages and chargebacks as a cost of doing business, it’s time to rethink that action. Chargebacks have become a massive threat to business sustainability and “business death by chargeback” is no longer a passing joke. It’s a reality for a variety of reasons. So do yourself a favor and dispute EVERY meritless chargeback with compelling trade documents and stabilize your vendor's operational performance.

Another crucial step you can take is to dispute multiple chargebacks at once. Instead of disputing chargebacks on a case-by-case basis, you can save time by selecting chargebacks of the same category and fighting them all at once with relevant proof of delivery and transaction details.

Krijg een externe blik met hulp van experts

Are you fighting alone to reclaim Amazon fees such as chargebacks and shortages? Are you stressed and worried by the number of fee recovery cases you have to file with Amazon to get back your money?

Het kan geen kwaad om hulp in te schakelen van een bedrijf als Chargeguard, dat gespecialiseerd is in het terugvorderen van kosten bij zowel Amazon 1st party (1P)-verkopers als bij 3rd party (3P)-verkopers via Amazon Pay. Als specialisten op het gebied van terugboekingen behandelen zij verschillende soorten terugboekingen.  

Amazon maakt op veel gebieden gebruik van automatisering, wat onbedoeld tot fouten kan leiden. Chargequard beschikt over de technologie en medewerkers met uitgebreide expertise in het omgaan met Amazon. Zij hebben al voor honderden merken diensten op het gebied van kostenvergoeding geleverd. Zonder een dergelijke deskundige begeleiding bij het behandelen van uw zaken loopt u het risico dat u tekortschiet.

Het team van gecertificeerde specialisten op het gebied van terugvorderingen en geschillenbeheer helpt u bij het opzetten van het volledige plan voor terugvorderingen van chargebacks en tekorten. U kunt zich concentreren op de groei van uw bedrijf, terwijl het team namens u de onderliggende oorzaken in kaart brengt, geschillen indient en beheert, en de terugvorderingen bijhoudt.

Wat krijgt u? Terugvordering van kosten tot wel 70%, terugvordering tot vijf jaar terug, doorlopende analyse van de onderliggende oorzaken en begeleiding van de toeleveringsketen, inzicht via een dashboard gedurende het gehele terugvorderingsproces, en nog veel meer!