Creditcardmaatschappijen gebruiken deze rapporten om het risicoprofiel van een handelaar op het gebied van frauduleuze transacties te bepalen. Daardoor beschouwen acquirers bedrijven met meer TC40-rapporten als „risicovolle“ handelaren. Toch geeft TC40 geen nauwkeurig beeld van de fraudestatus van een handelaar. Geschillen die voortvloeien uit kopersremorse, vergeten abonnementen, transacties door minderjarigen en andere soortgelijke kwesties worden hierin namelijk niet meegenomen.

Sommige handelaren interpreteren deze rapporten verkeerd en gebruiken ze op een verkeerde manier om terugboekingen te voorkomen, wat ertoe leidt dat een transactie ten onrechte dubbel wordt terugbetaald. Als u een van deze handelaren bent, kunt u uit deze kritische evaluatie van TC40-rapporten bruikbare inzichten halen om de beste beslissing te nemen en kostbare fouten te voorkomen.

Inhoudsopgave

1. Wat zijn TC40-gegevens?
2. Het belang van TC40-rapporten bij het opsporen van fraude
3. Welke invloed hebben TC40-rapporten op de terugboekingen van een handelaar?
4. Hoe weet u of de TC40-rapporten invloed hebben op uw bedrijf?
5. Is een TC40-rapport hetzelfde als een terugboeking?
6. Kun je TC40-rapporten gebruiken om terugboekingen te voorkomen?

Laten we er eens goed voor gaan zitten!

Wat is het TC40-rapport?

TC40-rapporten zijn documenten die financiële instellingen, zoals uitgevende banken en betalingsverwerkers, naar kaartnetwerken (zoals Visa en Mastercard) sturen wanneer kaarthouders klagen over frauduleuze transacties op hun rekeningen. Het rapport bevat ook interne correspondentie tussen banken en creditcardnetwerken.

Kaartnetwerken verplichten banken om TC40-rapporten in te dienen als onderdeel van hun fiduciaire verantwoordelijkheden op het gebied van fraudedetectie. Deze documentatie heeft tot doel elk geval van fraude aan een specifieke handelaarsrekening te koppelen. Daarom vormen TC40-gegevens de essentiële informatie waaruit een TC40-rapport bestaat. 

Voorheen maakte Mastercard gebruik van het SAFE-systeem (System to Avoid Fraud Effectively) voor het melden van fraude. In oktober 2020 hebben ze SAFE uiteindelijk vervangen door de FLD (Fraud and Loss Database), terwijl Visa gebruikmaakt van de RIS (Risk Identification Service). 

Een TC40-rapport bevat de volgende gegevens:

• De gegevens van de verkoper
• De gegevens van de deelnemende bank
• Gedetailleerde informatie over de vermeende frauduleuze transactie – waaronder de datum van de bestelling, de locatie, het gekochte artikel en de gebruikte valuta.

Ook hier geldt dat een TC40-rapport in de eerste plaats verband houdt met frauduleuze activiteiten en niet zozeer met terugboekingen. Deze gegevens zijn niet bedoeld om terugboekingen te voorkomen, aangezien ze geen effectieve prioriteit geven aan terugboekingen. Als u het rapport echter goed begrijpt, kunt u hiermee inzicht krijgen in mogelijke terugboekingen in de toekomst.

Het belang van TC40-rapporten bij fraudedetectie

Een van de vragen die we vaak van lezers krijgen over de rapporten is:

Welke gevolgen hebben TC40-claims voor de rekening van een handelaar?

Om te beginnen helpen de gegevens die worden gebruikt in de TC40- en SAFE-rapportages om het uiteindelijke frauderisico van een handelaar vast te stellen en om handelaren te identificeren die in aanmerking komen voor maatregelen zoals het Visa Fraud Monitoring Program. 

Visa haalt de statistieken die het gebruikt om handelaren met veel of buitensporig veel fraude op te sporen (namelijk de totale maandelijkse waarde van frauduleuze transacties en de maandelijkse verhouding tussen fraudebedragen en omzet) uit TC40-rapporten. Niet uit terugboekingen.

Vanuit het perspectief van de handelaar kan het analyseren van TC40-rapporten een aanvulling vormen op uw inspanningen op het gebied van fraudedetectie. Aangezien deze rapporten alle relevante documentatie bevatten die banken gebruiken bij het indienen van terugvorderingen, is het doornemen van TC40-rapporten een manier om mogelijke oorzaken van de claims op te sporen. Zo kunt u toekomstige gevallen van ongeautoriseerde transacties voorkomen.

Toch zijn TC40- en SAFE-rapporten geen wondermiddel voor het beperken van terugboekingen, vanwege bepaalde beperkingen.

Welke invloed hebben TC40-rapporten op de terugvorderingen van een handelaar?

Financiële instellingen genereren TC40-rapporten telkens wanneer een kaarthouder een handelaar meldt wegens frauduleuze transacties. Hoewel niet alle TC40-meldingen tot terugboekingen leiden, zal een groot aantal meldingen tegen uw bedrijf waarschijnlijk van invloed zijn op uw terugboekingspercentage. 

Banken en betaalkaartorganisaties beoordelen het risicoprofiel van een handelaar voordat ze betalingen verwerken. Hier komen TC40-rapporten om de hoek kijken. Deze rapporten houden alle bekende fraudeclaims tegen een specifieke handelaar bij. De betalingsverwerker kan de betalingsverwerking voor die handelaar stopzetten als er sprake is van buitensporig veel terugboekingen.

Maar hoewel TC40-rapporten, zoals eerder opgemerkt, nuttig kunnen zijn voor handelaren, zijn ze onbetrouwbaar als het gaat om het tegengaan van frauduleuze transacties en terugvorderingen. Dit is waarom:

1. Er is geen garantie dat u de rapporten op tijd ontvangt. Hoewel u een kopie kunt aanvragen, is uw acquirer of betalingsverwerker niet verplicht om de documentatie met u te delen. TC40-rapporten zijn bovendien omvangrijk en bevatten gevoelige interne documenten, waardoor het voor handelaren lastig is om er toegang toe te krijgen. 
2. De gegevens zijn voornamelijk gebaseerd op meldingen van fraude op hun rekeningen door de kaarthouders zelf. Daardoor bestaat de kans dat er onjuiste informatie wordt vastgelegd.
3. Opzettelijke terugboekingen, zoals ‘friendly fraud’ (vriendschappelijke fraude), die ongeveer 70% van alle terugboekingen uitmaken, worden volledig uit de documentatie weggelaten.

Dat gezegd hebbende, is het toch nuttig om te weten wanneer klanten deze klachten over je indienen. 

Hoe weet u of TC40-claims gevolgen hebben voor uw bedrijf?

Aangezien verkopers niet kunnen vragen om periodieke verzending van TC40-gegevens, is het lastig om te weten wanneer er een rapport is gegenereerd. Voor sommige verkopers komt dit als een complete verrassing:

• Het bedrijf krijgt te maken met een sterke stijging van het aantal geweigerde betalingen.
• Ontevreden of verwarde klanten bellen vervolgens hun kaartuitgever om te vragen waarom ze de transacties niet konden afronden, ook al hadden ze voldoende saldo om de aankopen te betalen. Deze klachten kunnen worden doorgegeven aan de handelaar.
• De handelaar bekijkt de logbestanden met geweigerde betalingen en merkt op dat verschillende kaartuitgevers alle transacties hebben geweigerd.
• Via een van de creditcardmerken kwam het bedrijf er uiteindelijk achter dat de afwijzingen te wijten waren aan TC40-rapporten.

Om te zien of de gegevensclaims van TC40 gevolgen hebben voor uw bedrijf, kunt u de volgende controles uitvoeren:

1. Weigeringen van transacties bekijken

Controleer uw logboek met geweigerde betalingen, met name voor transacties met een lager bedrag. Deel de geweigerde transacties in per kaartuitgever om na te gaan of er kaartuitgevers zijn die bijna alle transacties weigeren. Bekijk de codes voor de redenen van weigering, hoewel in deze gevallen meestal de code „algemene weigering“ wordt gebruikt.

2. Klantenbellen bijhouden

Als je merkt dat steeds meer klanten melden dat hun kaart is geweigerd, maar ze niet weten waarom, kan dat een oorzaak zijn van een buitensporig aantal TC40-meldingen.

3. Neem contact op met uw verwerker

Neem contact op met uw betalingsverwerker om te vragen of zij het TC40-volume bijhouden. Als dat niet het geval is, kunnen zij wellicht namens u contact opnemen met de kaartnetwerken om na te gaan of dit gevolgen heeft voor uw bedrijf.

Is een TC40-rapport hetzelfde als een terugvordering?

Het antwoord is nee. Hoewel TC40-rapporten worden opgesteld op basis van gegevens die worden verzameld wanneer een kaarthouder een frauduleuze transactie op zijn rekening meldt, is een TC40-gegevensclaim NIET hetzelfde als een terugvordering.

Hoewel het klopt dat TC40-rapporten alle relevante documentatie bevatten die nodig is voor het indienen van terugvorderingen, is het starten van de terugvordering een heel ander proces. 

Een chargeback-claim is in de eerste plaats een poging van de bank die de kaart van de klant heeft uitgegeven om de opbrengst van de transactie bij de handelaar terug te vorderen. Wanneer een kaarthouder een chargeback indient tegen een handelaar, ontvangt de handelaar op zijn afschrift een redencode die de oorzaak van de chargeback aangeeft. 

TC40 heeft echter alleen betrekking op beschuldigingen van fraude die een kaarthouder tegen een handelaar indient. Bij deze documentatie zijn geen verzoeken om terugbetaling van de uitgevende bank gevoegd.

Zo kan er bijvoorbeeld een TC40-rapport worden opgesteld zonder dat er een terugvordering wordt ingediend. Dit geldt met name voor transacties met een lage waarde, omdat de kosten voor het starten van een terugvordering hoger zijn dan het rechtstreeks terugbetalen van de kaarthouder. In de meeste gevallen zal de financiële instelling de klant rechtstreeks terugbetalen en het verlies afschrijven.

De uitgever moet echter nog steeds het TC40-rapport indienen. En dit rapport wordt aan uw dossiers toegevoegd, zelfs als u er niets van weet, in tegenstelling tot bij chargeback-incidenten, waarbij u bij elke aanmaning onmiddellijk op de hoogte wordt gesteld.

Hoe u TC40-rapporten kunt gebruiken om terugboekingen te voorkomen

Hoewel de kans op succes beperkt is vanwege de eerder genoemde beperkingen, kunt u TC40-rapporten toch gebruiken om het risico op terugvorderingen wegens frauduleuze transacties te beperken. 

‍

1. Onderzoek elke claim grondig en vergelijk deze met de accountgegevens in de database van de handelaar.
2. Markeer deze transacties als frauduleus, zodat ze kunnen worden gesignaleerd voor handmatige controle.
3. U kunt de koper het geld teruggeven om een terugvordering te voorkomen als er daadwerkelijk sprake is van fraude. 

Hoe sneller u het bedrag terugstort en deze transacties in uw systeem als frauduleus markeert, hoe sneller uw bedrijf soortgelijke fraude kan voorkomen.

Helaas kan het voorkomen dat u transacties terugbetaalt die uiteindelijk niet tot een terugvordering leiden. Ook kan het gebeuren dat u een dubbele terugbetaling uitvoert, aangezien TC40-rapporten terugvorderingen niet voorkomen. Als u het TC40-rapport hebt gebruikt als aanleiding om de transactie proactief terug te betalen, kan de terugvordering toch nog plaatsvinden.  

Daarom is het niet ideaal om uitsluitend op TC40 te vertrouwen als indicator voor terugboekings- en fraudepatronen. U hebt een tool nodig die nauwkeurige fraudepatronen vóór de verkoop in kaart brengt en betrouwbare terugboekingsbezwaren biedt, met een gegarandeerde prijs-kwaliteitverhouding.

Dat is precies wat Chargeflow u biedt: een volledig geautomatiseerde oplossing voor terugboekingen waarmee u fraude voorkomt en geschillen oplost zonder dat u daar iets voor hoeft te doen. U kunt uw stijgende percentage aan terugboekingen terugdringen en uw bedrijf beschermen, terwijl u uitstekende relaties onderhoudt met alle relevante belanghebbenden.