De ultieme gids voor TC40-rapporten: fraude opsporen en verliezen door terugboekingen voorkomen

Creditcardmaatschappijen gebruiken deze rapporten om het risicoprofiel van een handelaar op het gebied van frauduleuze transacties te bepalen. Daardoor beschouwen acquirers bedrijven met meer TC40-rapporten als „risicovolle“ handelaren. Toch geeft TC40 geen nauwkeurig beeld van de fraudestatus van een handelaar. Geschillen die voortvloeien uit kopersremorse, vergeten abonnementen, transacties door minderjarigen en andere soortgelijke kwesties worden hierin namelijk niet meegenomen.

Sommige handelaren interpreteren deze rapporten verkeerd en gebruiken ze op een verkeerde manier om terugboekingen te voorkomen, wat ertoe leidt dat een transactie ten onrechte dubbel wordt terugbetaald. Als u een van deze handelaren bent, kunt u uit deze kritische evaluatie van TC40-rapporten bruikbare inzichten halen om de beste beslissing te nemen en kostbare fouten te voorkomen.

Inhoudsopgave

1. What is TC40 data?
2. Het belang van TC40-rapporten bij het opsporen van fraude
3. How do TC40 reports affect a Merchant's chargebacks?
4. Hoe weet u of de TC40-rapporten invloed hebben op uw bedrijf?
5. Is a TC40 report the same as a chargeback?
6. Can you use TC40 reports to prevent chargebacks?

Laten we er eens goed voor gaan zitten!

What is the TC40 Report?

TC40-rapporten zijn documenten die financiële instellingen, zoals uitgevende banken en betalingsverwerkers, naar kaartnetwerken (zoals Visa en Mastercard) sturen wanneer kaarthouders klagen over frauduleuze transacties op hun rekeningen. Het rapport bevat ook interne correspondentie tussen banken en creditcardnetwerken.

Kaartnetwerken verplichten banken om TC40-rapporten in te dienen als onderdeel van hun fiduciaire verantwoordelijkheden op het gebied van fraudedetectie. Deze documentatie heeft tot doel elk geval van fraude aan een specifieke handelaarsrekening te koppelen. Daarom vormen TC40-gegevens de essentiële informatie waaruit een TC40-rapport bestaat. 

Voorheen maakte Mastercard gebruik van het SAFE-systeem (System to Avoid Fraud Effectively) voor het melden van fraude. In oktober 2020 hebben ze SAFE uiteindelijk vervangen door de FLD (Fraud and Loss Database), terwijl Visa gebruikmaakt van de RIS (Risk Identification Service). 

Een TC40-rapport bevat de volgende gegevens:

• De gegevens van de verkoper
• De gegevens van de deelnemende bank
• Gedetailleerde informatie over de vermeende frauduleuze transactie – waaronder de datum van de bestelling, de locatie, het gekochte artikel en de gebruikte valuta.

Again, a TC40 data report is primarily associated with fraudulent activities rather than chargebacks. This data is not meant for chargeback prevention as it doesn’t prioritize chargebacks effectively. However, understanding the report can give you insights into potential chargebacks in the future.

Het belang van TC40-rapporten bij fraudedetectie

One of the frequently asked questions we receive from readers concerning the reports is:

Welke gevolgen hebben TC40-claims voor de rekening van een handelaar?

Om te beginnen helpen de gegevens die worden gebruikt in de TC40- en SAFE-rapportages om het uiteindelijke frauderisico van een handelaar vast te stellen en om handelaren te identificeren die in aanmerking komen voor maatregelen zoals het Visa Fraud Monitoring Program. 

Visa derives the metrics they use to track merchants with high or excessive frauds (i.e., the overall monthly fraudulent transactions value and the monthly ratio of fraud dollars to sales dollars) from TC40 reports. Not from chargebacks.

On the merchant’s side, analyzing TC40 reports can complement your fraud detection efforts. As these reports include all the relevant documentation banks use in file chargebacks, reviewing TC40 is one way to pinpoint potential root causes of the claims. That enables you to avoid prospective instances of unauthorized transactions.

Toch zijn TC40- en SAFE-rapporten geen wondermiddel voor het beperken van terugboekingen, vanwege bepaalde beperkingen.

How do TC40 Reports Impact a Merchant’s Chargebacks?

Financial institutions generate TC40 data reports every time a cardholder reports a merchant for fraudulent transactions. Even though not all TC40 claims result in chargebacks, having many reports against your business will likely impact your chargeback rate. 

Banks and card schemes assess a merchant's risk profile before processing payments. This is where TC40 reports come in. They track any known fraud claims against a specific merchant. The processor may terminate their payment processing capabilities if the merchant has excessive chargebacks.

But while TC40 reports can be helpful to merchants, as noted earlier, it is unreliable for mitigating fraudulent transactions and chargebacks. Here’s why:

1. Er is geen garantie dat u de rapporten op tijd ontvangt. Hoewel u een kopie kunt aanvragen, is uw acquirer of betalingsverwerker niet verplicht om de documentatie met u te delen. TC40-rapporten zijn bovendien omvangrijk en bevatten gevoelige interne documenten, waardoor het voor handelaren lastig is om er toegang toe te krijgen. 
2. The data is predominantly predicated on cardholders self-reporting fraud on their accounts. That creates the possibility of inaccurate information getting captured.
3. Premeditated chargebacks like friendly fraud, which accounts for ~70% of all chargebacks, will be omitted entirely from the documentation.

Dat gezegd hebbende, is het toch nuttig om te weten wanneer klanten deze klachten over je indienen. 

Hoe weet u of TC40-claims gevolgen hebben voor uw bedrijf?

Aangezien verkopers niet kunnen vragen om periodieke verzending van TC40-gegevens, is het lastig om te weten wanneer er een rapport is gegenereerd. Voor sommige verkopers komt dit als een complete verrassing:

• Het bedrijf krijgt te maken met een sterke stijging van het aantal geweigerde betalingen.
• Ontevreden of verwarde klanten bellen vervolgens hun kaartuitgever om te vragen waarom ze de transacties niet konden afronden, ook al hadden ze voldoende saldo om de aankopen te betalen. Deze klachten kunnen worden doorgegeven aan de handelaar.
• De handelaar bekijkt de logbestanden met geweigerde betalingen en merkt op dat verschillende kaartuitgevers alle transacties hebben geweigerd.
• Via een van de creditcardmerken kwam het bedrijf er uiteindelijk achter dat de afwijzingen te wijten waren aan TC40-rapporten.

Om te zien of de gegevensclaims van TC40 gevolgen hebben voor uw bedrijf, kunt u de volgende controles uitvoeren:

1. Weigeringen van transacties bekijken

Controleer uw logboek met geweigerde betalingen, met name voor transacties met een lager bedrag. Deel de geweigerde transacties in per kaartuitgever om na te gaan of er kaartuitgevers zijn die bijna alle transacties weigeren. Bekijk de codes voor de redenen van weigering, hoewel in deze gevallen meestal de code „algemene weigering“ wordt gebruikt.

2. Klantenbellen bijhouden

Als je merkt dat steeds meer klanten melden dat hun kaart is geweigerd, maar ze niet weten waarom, kan dat een oorzaak zijn van een buitensporig aantal TC40-meldingen.

3. Neem contact op met uw verwerker

Neem contact op met uw betalingsverwerker om te vragen of zij het TC40-volume bijhouden. Als dat niet het geval is, kunnen zij wellicht namens u contact opnemen met de kaartnetwerken om na te gaan of dit gevolgen heeft voor uw bedrijf.

Is a TC40 report the Same as a Chargeback?

The answer is no. While TC40 reports originate from the data collected whenever a cardholder announces a fraudulent transaction on their account, a TC40 data claim is NOT the same as a chargeback.

While it’s true that TC40 reports have all the relevant documentation one requires for filling chargebacks, initiating the chargeback is an entirely different process. 

A chargeback claim is primarily an attempt by the customer's card-issuing bank to reverse the transaction proceeds from a merchant. When a cardholder files a chargeback against a merchant, the merchant will receive a reason code that signifies the cause of the chargeback on their merchant statement. 

TC40 heeft echter alleen betrekking op beschuldigingen van fraude die een kaarthouder tegen een handelaar indient. Bij deze documentatie zijn geen verzoeken om terugbetaling van de uitgevende bank gevoegd.

Zo kan er bijvoorbeeld een TC40-rapport worden opgesteld zonder dat er een terugvordering wordt ingediend. Dit geldt met name voor transacties met een lage waarde, omdat de kosten voor het starten van een terugvordering hoger zijn dan het rechtstreeks terugbetalen van de kaarthouder. In de meeste gevallen zal de financiële instelling de klant rechtstreeks terugbetalen en het verlies afschrijven.

De uitgever moet echter nog steeds het TC40-rapport indienen. En dit rapport wordt aan uw dossiers toegevoegd, zelfs als u er niets van weet, in tegenstelling tot bij chargeback-incidenten, waarbij u bij elke aanmaning onmiddellijk op de hoogte wordt gesteld.

How to Use TC40 Reports to Prevent Chargebacks

Although the chances of success are limited due to the constraints noted earlier, you can still use TC40 reports in mitigating fraudulent transaction chargebacks. 

‍

1. Onderzoek elke claim grondig en vergelijk deze met de accountgegevens in de database van de handelaar.
2. Markeer deze transacties als frauduleus, zodat ze kunnen worden gesignaleerd voor handmatige controle.
3. U kunt de koper het geld teruggeven om een terugvordering te voorkomen als er daadwerkelijk sprake is van fraude. 

Hoe sneller u het bedrag terugstort en deze transacties in uw systeem als frauduleus markeert, hoe sneller uw bedrijf soortgelijke fraude kan voorkomen.

Sadly you may end up refunding transactions that will not result in a chargeback. You may also have a situation where you issue a double refund, as TC40 reports do not prevent chargebacks from happening. If you used the TC40 report as an indicator to refund the transaction proactively, the chargeback might still happen anyway.  

Hence, relying solely on TC40 as an indicator of chargeback and fraud patterns is not ideal. You need a tool that provides accurate pre-sale fraud patterns and reliable chargeback representment with guaranteed value for money.

Dat is wat Chargeflow u biedt: een volledig geautomatiseerde oplossing voor terugboekingen waarmee u fraude voorkomt en geschillen kunt oplossen zonder dat u daar iets voor hoeft te doen. U kunt uw stijgende terugboekingspercentages terugdringen en uw bedrijf beschermen, terwijl u uitstekende relaties onderhoudt met alle relevante belanghebbenden.