Bij het afhandelen van Visa-terugboekingen moet u eerst naar de redencode kijken. Gelukkig heeft het kaartnetwerk de lijst met redencodes voor terugboekingen vereenvoudigd en biedt het uitgebreide uitleg, zodat u precies weet waarom de terugboeking heeft plaatsgevonden. Met deze informatie kunt u moeiteloos bewijsmateriaal verzamelen om aan te tonen dat u alles correct hebt afgehandeld bij de betwiste transacties.

Geschillen met kaarthouders kunnen verschillende oorzaken hebben, maar sommige redencodes, zoals redencode 10.4, komen vaker voor. Deze redencode heeft betrekking op fraudegerelateerde transacties waarbij de kaart niet fysiek aanwezig is en is van belang voor online verkopers. Een buitensporig aantal terugboekingen wegens fraude kan leiden tot sancties in het kader van de fraudebewakingsprogramma’s van Visa.

Inzicht in de redencodes voor terugboekingen van Visa is essentieel voor een goede bedrijfsreputatie en om uw omzet veilig te stellen. Deze gids helpt u om deze codes goed te begrijpen.

Wat zijn redencodes voor Visa-terugboekingen?

Deze codes helpen u te begrijpen waarom een terugvordering is ingediend en wat de beste manier is om hierop te reageren. De redencodes voor terugvorderingen van Visa bestaan uitsluitend uit cijfers en geven de oorzaak van een terugvordering aan.

De redencodes voor terugboekingen bij Visa geven de oorzaak van een terugboeking aan. Redencode 10.4 (Fraude – kaart niet aanwezig) is bijvoorbeeld van toepassing wanneer er online een ongeautoriseerde transactie wordt uitgevoerd zonder dat de kaarthouder aanwezig is. Een ander voorbeeld is code 13.1, wat betekent dat de klant de betaalde goederen niet op de afgesproken datum heeft ontvangen. In dit geval kunt u de terugboeking betwisten door een bewijs van levering te overleggen.

De Visa-codes voor terugboekingsredenen geven niet alleen aan waarom een terugboeking heeft plaatsgevonden, maar laten ook zien welk bewijsmateriaal je nodig hebt om de terugboeking te betwisten. Zo weet je precies welke documenten je moet indienen. Bij code 13.1 kun je bijvoorbeeld een afleverbewijs of trackinggegevens overleggen om een claim wegens niet-levering te betwisten.

Het is belangrijk om te weten dat je terugboekingen weliswaar tot op zekere hoogte kunt voorkomen, maar dat ze niet allemaal te vermijden zijn. Sommige kaarthouders kunnen een transactie betwisten, zelfs als je niets verkeerds hebt gedaan. Daarom moet je erop voorbereid zijn om deze codes voor betwistingsredenen te gebruiken bij het afhandelen van het betwistingsproces.

Wilt u meer weten over de richtlijnen van Visa voor het beheer van terugboekingen? Bekijk dan de Visa-gids voor terugboekingsbeheer voor handelaren.

Belangrijke codes voor terugboekingsredenen bij Visa en hun gevolgen

Houd er rekening mee dat terugboekingen om verschillende redenen kunnen plaatsvinden. Een goede administratie is essentieel voor al uw transacties om uw bedrijf te beschermen. 

Een veelvoorkomende redencode voor terugboekingen is 13.3, waarbij de kaarthouder betwist dat de ontvangen goederen of diensten niet overeenkomen met de beschrijving of gebreken vertonen. Deze code wordt vaak gebruikt wanneer er een discrepantie bestaat tussen de product- of dienstbeschrijving en wat de klant daadwerkelijk heeft ontvangen. Zo kan bijvoorbeeld een ontbrekende functie, een onjuiste specificatie of een kleurverschil aanleiding geven tot dit geschil.

Een andere code waar u op moet letten, is redencode 13.1, die meestal betrekking heeft op de levering van goederen of fysieke producten. Deze code geeft aan dat de klant de goederen niet op de afgesproken datum heeft ontvangen. In de meeste gevallen kunt u deze terugvordering betwisten door een bewijs van levering te overleggen, zoals trackinggegevens of een ondertekende ontvangstbevestiging.

Redencode 10.4 heeft betrekking op ongeautoriseerde transacties die verband houden met fraude. Als u onder deze code buitensporig veel terugboekingen ontvangt, kan Visa sancties opleggen. Daarom moet u alle benodigde documentatie overleggen om aan te tonen dat u de vereiste stappen hebt ondernomen en toestemming voor de transactie hebt verkregen.

Zowel opzettelijke als onopzettelijke fraude zijn veelvoorkomende oorzaken van foutcode 10.4. Bij opzettelijke fraude kunnen cybercriminelen creditcardgegevens stelen of klonen en deze gebruiken voor online transacties. Bij onopzettelijke fraude kan een kaarthouder onbewust bezwaar maken tegen een eerder geautoriseerde afschrijving.

Hoe reageer je op redencodes voor visumterugboekingen?

Als u weet waarom de terugvordering heeft plaatsgevonden en u beschikt over bewijs om deze te weerleggen, kunt u via uw acquirerende bank een geschil indienen. De afhandeling verschilt per code. Voor code 10.4 zijn bijvoorbeeld AVS- en CVV-verificatiegegevens vereist, terwijl voor code 13.1 mogelijk een leveringsbevestiging nodig is.

Dat gezegd hebbende, volgt hier een standaard stapsgewijze handleiding voor het afhandelen van terugboekingen op uw verkopersaccount:

1. Geef aan om welke betwiste transactie het gaat.
2. Bekijk de reden voor de terugboeking.
3. Zoek en verzamel de benodigde documentatie als bewijs (bijvoorbeeld kassabonnen, goedkeuring van een transactieverzoek, annulerings- of retourbeleid, enz.)
4. Reageer op de terugvordering door de documentatie in te dienen.

Bij redencode 10.4 en andere fraudegerelateerde codes raden wij u aan snel te reageren. Zo houdt u voldoende tijd over om eventuele vragen of bezwaren te behandelen die na uw reactie zouden kunnen rijzen.

Voor terugboekingen in verband met fraude, met name bij transacties waarbij de kaart niet fysiek aanwezig is, moet u onder meer de volgende bewijsstukken van de autorisatie overleggen:

• CVV2-validatie
• AVS-validatie

Het programma voor het monitoren van visumfraude en het verband met redencodes voor terugboekingen

Het Visa Fraud Monitoring Program (VFMP) houdt verkopers in de gaten die buitensporig veel terugboekingen ontvangen met fraudegerelateerde codes zoals 10.4. Uw terugboekingspercentage moet een bepaalde drempel overschrijden voordat het programma dit signaleert. Het percentage terugboekingen verwijst naar het aantal terugboekingen dat u ontvangt in vergelijking met het totale aantal transacties dat u binnen een bepaalde periode heeft uitgevoerd. Voordat Visa u toevoegt aan het VFMP, ontvangt u een melding wanneer u de drempel voor vroegtijdige waarschuwing bereikt. In dit stadium kunt u uw percentage terugboekingen verlagen om volledige inschrijving in het VFMP te voorkomen. Als het aantal terugboekingen hoog blijft, kan Visa overgaan tot inschrijving.

Er kunnen financiële sancties worden opgelegd als handelaren gedurende langere tijd in het VFMP of het Visa Dispute Monitoring Program (VDMP) blijven. Het overschrijden van bepaalde drempels kan leiden tot boetes of hogere transactiekosten, wat het belang van een laag percentage terugboekingen onderstreept.

VFMP richt zich uitsluitend op terugboekingen als gevolg van fraude en houdt verkopers met hoge fraudecijfers in de gaten om ervoor te zorgen dat zij preventieve maatregelen nemen.

Hier volgen enkele tips om te voorkomen dat je in het Visa Fraud Monitoring Program terechtkomt:

1. Gebruik geavanceerde tools en software voor fraudebescherming – Investeer in geavanceerde tools voor fraudedetectie die gebruikmaken van machine learning om verdachte patronen te herkennen voordat ze escaleren.
2. Controleer de klantgegevens en maak gebruik van adresverificatiesystemen (AVS) – AVS helpt bij het verifiëren van het factuuradres en het controleren of dit overeenkomt met het adres dat bij de kaartuitgever bekend is.
3. Gebruik CVV/CVC-verificatie voor transacties waarbij de kaart niet fysiek aanwezig is – de CVV/CVC -code is essentieel voor online transacties en biedt een extra beveiligingslaag.
4. Transactiepatronen volgen op afwijkingen – Houd ongebruikelijk transactiegedrag in de gaten , zoals ongewoon grote of frequente bestellingen in risicovolle regio’s.
5. Communiceer proactief met klanten en bied toegankelijke klantenservice – Zorg voor open communicatie en maak het klanten gemakkelijk om contact op te nemen met de klantenservice; dit verkleint de kans dat geschillen escaleren tot terugboekingen.

Als u bent toegevoegd aan het VFMP, kunt u de bovenstaande stappen nog steeds volgen om uw terugboekingen te verminderen en uit het programma te stappen.

Raadpleeg de Visa-gids voor terugvorderingen: redencodes en fraudebewaking voor meer informatie over de gevolgen van het VFMP voor handelaren.

Beste praktijken voor het voorkomen van terugboekingen in verband met Visa-redencodes

Het effectief beheren van terugboekingen, met name bij Visa-transacties, vereist zowel een proactieve aanpak als preventieve maatregelen en efficiënte reactiestrategieën. De automatisering en waarschuwingen van Chargeflow bieden een uitgebreide aanpak voor het afhandelen van geschillen op basis van de redencodes van Visa, voorkomen mogelijke problemen en beschermen uw terugboekingspercentage. Dit werkt als volgt:

• Realtime waarschuwingen om terugboekingen te voorkomen – Ontvang via Chargeflow Alerts in realtime meldingen over mogelijke geschillen, zodat u binnen de door Visa gestelde termijn van 24 uur kunt reageren om terugboekingen te voorkomen. Dankzij dit vroegtijdige waarschuwingssysteem en proactieve maatregelen, zoals het verstrekken van terugbetalingen of het oplossen van klantproblemen, kunnen terugboekingen mogelijk met wel 90% worden verminderd.

• Geautomatiseerd geschillenbeheer voor nauwkeurige reacties – Visa vereist verschillende soorten documentatie, afhankelijk van de diverse redencodes. De geautomatiseerde tools van Chargeflow helpen u bij het verzamelen en indienen van het juiste bewijsmateriaal, afgestemd op het type geschil. Door uw reacties te automatiseren en relevante informatie – zoals CVV-validaties, AVS-resultaten of bewijzen van levering – te verzamelen, zorgt Chargeflow ervoor dat u voldoet aan de richtlijnen van Visa en vergroot het uw kans op een succesvolle afhandeling van het geschil.
• Uitgebreide gegevensinzichten – Het Insights-dashboard van Chargeflow biedt een gedetailleerd overzicht van geschillen per verwerker, kaartnetwerk en redencode, waardoor u terugkerende problemen in verband met specifieke Visa-codes kunt opsporen. Dankzij deze op gegevens gebaseerde inzichten kunt u uw beleid aanpassen en de onderliggende oorzaken van geschillen proactief aanpakken.

‍Beheer van het percentage betwistingen en kosten – Chargeflow biedt aanpasbare instellingen waarmee u een streefcijfer voor het percentage betwistingen kunt handhaven, dure boetes kunt vermijden en programma’s zoals VFMP en VDMP kunt monitoren. Dankzij geautomatiseerde waarschuwingen en controles kunt u ervoor zorgen dat uw percentage terugboekingen binnen aanvaardbare grenzen blijft, waardoor uw bedrijf wordt beschermd tegen mogelijke boetes of hogere kosten. 

• Verbeterde klantenondersteuning en communicatie – Hoewel automatisering centraal moet staan, ondersteunt Chargeflow ook proactieve communicatie met klanten. Door toegankelijke ondersteuningskanalen aan te bieden, kunnen klanten problemen rechtstreeks met u oplossen, waardoor de kans op escalerende geschillen wordt verkleind.

Door de waarschuwingen, automatisering en realtime inzichten van Chargeflow te combineren, kunt u chargebacks aanpakken met een preventieve strategie die is gebaseerd op de vereisten van Visa inzake redencodes. Met de tools van Chargeflow kunt u chargebacks tot een minimum beperken, kosten verlagen en het beheer van geschillen stroomlijnen, zodat u zich kunt concentreren op het behoud van uw winstgevendheid en het vertrouwen van uw klanten.

Raadpleeg voor meer gedetailleerde informatie het artikel „Hoe een terugvordering betwisten: een complete gids voor verkopers“.

Conclusie

Inzicht in de redencodes voor terugboekingen van Visa biedt essentiële houvast voor een effectief beheer van geschillen. Door een uniforme aanpak te vermijden en uw reacties op elke code af te stemmen op het juiste bewijsmateriaal. Als u Visa-codes zoals 13.1 en 10.4 onder de knie hebt, kunt u het aantal terugboekingen verminderen en boetes van het VFMP-programma van Visa voorkomen. 

Het toepassen van deze best practices – zoals proactieve klantenservice en duidelijk beleid – is essentieel voor elke handelaar. Voor bedrijven met grote transactievolumes kan het gebruik van een geautomatiseerde oplossing zoals Chargeflow echter een ware ommekeer betekenen. De tools van Chargeflow stroomlijnen niet alleen het geschillenproces, maar helpen u ook om te voldoen aan de vereisten van Visa en zorgen ervoor dat u terugboekingen efficiënt kunt beheren, terwijl u uw inkomsten beschermt met minimale handmatige inspanning. Met Chargeflow kunnen handelaren zich concentreren op wat echt belangrijk is: het laten groeien van hun bedrijf, in het vertrouwen dat ze beschikken over een systeem dat de kans op succes bij geschillen maximaliseert en hun winst veiligstelt. 

Wilt u meer weten? Ga vandaag nog aan de slag met Chargeflow.