In een eerdere blogpost over hoe je een PayPal-geschil over een niet-ontvangen artikel kunt winnen, hebben we benadrukt dat een systeem voor het volgen van bestellingen het belangrijkste bewijsstuk is om geschillen over bestellingen en terugboekingen ongedaan te maken.

Waarom?

Het komt voor dat wanneer een klant bijvoorbeeld een geschil wegens een niet-ontvangen artikel tegen je indient, PayPal je binnen enkele werkdagen zal vragen om essentieel bewijsmateriaal toe te sturen, zoals trackinggegevens die het tegendeel aantonen. En als je niet over dergelijk overtuigend bewijs beschikt, is het spel uit. PayPal zal de koper in het gelijk stellen en verlies je de zaak automatisch.

In dit artikel leest u wat de synchronisatie van PayPal-trackingnummers inhoudt, hoe deze werkt en waarom u deze nodig hebt om fraude, geschillen en terugboekingen te voorkomen.

Wat houdt het synchroniseren van PayPal-trackingnummers in, in eenvoudige bewoordingen?

Allereerst een korte opfrissing van wat we jullie hebben verteld over de functie voor het volgen van bestellingen:

1. Het volgen van een pakket is van cruciaal belang, omdat het een concreet bewijs vormt dat het artikel bij de koper is aangekomen. Het helpt zowel de koper als de verkoper om snel relevante, actuele informatie over de locatie van het pakket te krijgen. Daarom wordt over het algemeen aangeraden om de koper op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen, zodat je altijd een stap voor bent. 
2. Een systeem voor het volgen van zendingen werkt met een streepjescode die op een zending in transit is aangebracht. Dankzij deze functionaliteit kunnen verwerkers specifieke informatie over het pakket verkrijgen, zoals de herkomst, het verzendlabel en de bestemming. Deze informatie is beschikbaar op de website van de vervoerder en dient als bewijs dat het pakket die route heeft afgelegd.

Dat gezegd hebbende, helpen geautomatiseerde tools voor het synchroniseren van trackingnummers verkopers om dit proces te optimaliseren met een alles-in-één oplossing voor het bijhouden van verzendingen. Door PayPal als uw betalingsprovider te koppelen, kunt u trackinggegevens van uw e-commerceplatform, zoals Shopify, automatisch aan PayPal toevoegen, wat het proces aanzienlijk vereenvoudigt

Naast het verminderen van overbodig handmatig werk en het besparen van tijd, helpt het synchroniseren van trackingnummers u ook om fraude, geschillen en terugboekingen te voorkomen. In de volgende alinea’s gaan we daar dieper op in. 

Hoe werkt de synchronisatie van PayPal-trackingnummers? 

Door het synchroniseren van bestelgegevens kan PayPal frauduleuze klanten opsporen en onderzoeken.

Zoals we al hebben vermeld, kunt u trackinggegevens aan uw betaling toevoegen via het handmatige proces of via de geautomatiseerde methode.

Bij de handmatige methode vereist PayPal dat je, zodra je een zending verstuurt, de trackinggegevens toevoegt aan je PayPal-account dat is aangemaakt met je eigen e-mailadres. Dit is een van de voorwaarden waaraan je moet voldoen om in aanmerking te komen voor verkopersbescherming.

Volg de onderstaande stappen om uw trackinggegevens toe te voegen of de bestelstatus te wijzigen:

• Klik bovenaan de pagina op 'Activiteit '.
• Zoek de transactie die u wilt bijwerken en klik vervolgens op de vervolgkeuzelijst in de kolom 'Acties' ernaast.
• Klik op 'Tracking toevoegen' in de vervolgkeuzelijst.
• Als je een product hebt verkocht, selecteer dan ‘Verzonden’ in het keuzemenu voor de bestelstatus. Je kunt ook vermelden of je het via DHL Express of een andere logistieke dienstverlener hebt verzonden.
• Voer de verzendgegevens en creditcardgegevens in en selecteer de vervoerder.
• Als u een immaterieel product of een dienst hebt verkocht, selecteert u 'Bestelling verwerkt' ( het vakje 'Trackinggegevens niet vereist' wordt dan aangevinkt).
• Klik vervolgens op Verzenden.

Zodra u de gegevens hebt verzonden, ontvangt de koper een e-mailbericht van de klantenservice van PayPal waarin staat dat u de trackinggegevens voor de transactie hebt ingevoerd (indien van toepassing). In de e-mail staan het trackingnummer, de bestelstatus en de vervoerder vermeld.

Als u fysieke goederen verkoopt zonder virtueel product, dient u de trackingnummers naar PayPal te sturen zodra u de artikelen naar uw klanten verzendt. Zo krijgt u sneller toegang tot uw inkomsten via online betalingen, profiteert u van verkopersbescherming en houdt u uw klanten op de hoogte, zoals we in het volgende gedeelte zullen bespreken.

Aan de andere kant hoeft u dankzij de synchronisatie van PayPal-trackingnummers niet voor elke transactie afzonderlijk de bovenstaande gegevens in te voeren. De applicatie voor het synchroniseren van trackinggegevens is zo ontworpen dat uw trackinggegevens voor elke transactie automatisch worden geïntegreerd vanuit uw vervoerder naar uw betalingsverwerker – ongeacht het aantal of de frequentie van de transacties. U hoeft er helemaal niets voor te doen.

In dit PayPal-pakket krijgt u ook een kort overzicht van de bestelstatus, dat er als volgt uitziet:

• Verzonden - Het artikel is verzonden en is onderweg.
• Bestelling in behandeling - Het artikel is mogelijk vastgelopen bij de douane of wordt om een andere reden in behandeling gehouden.
• Bestelling geleverd - Het artikel is succesvol geleverd.
• Geannuleerd - De verzending is geannuleerd en het trackingnummer is niet langer geldig.

Stel dat een klant een geschil indient over een ongeautoriseerde transactie of een niet-ontvangen artikel, en u constateert dat dit ongegrond is. In dat geval kunt u snel de gegevens van de PayPal-trackingnummers opvragen en deze aan de klant voorleggen. Dit geeft u een voorsprong bij het bemiddelen in geschillen. Dat brengt ons bij het volgende punt.

Waarom is het synchroniseren van PayPal-trackingnummers nodig om fraude, geschillen en terugboekingen te voorkomen?

Aangezien PayPal zijn regels steeds verder aanscherpt met maatregelen zoals accountreserves, kosten voor geschillen of het uitsluiten van verkopers om de risico’s van betalingen met creditcards en betaalkaarten te beperken, leidt dit vaak tot een minimale foutmarge voor verkopers, zoals we in dit artikel hebben besproken.

Oplossingen voor geautomatiseerde synchronisatie van trackinggegevens helpen e-commercebedrijven om de vrijgave van betalingen te versnellen, het vertrouwen in PayPal te versterken en te profiteren van de verkopersbescherming van PayPal – en dat alles met één simpele klik.

De voordelen van het gebruik van een geautomatiseerde synchronisatieservice voor PayPal-trackingnummers zijn onder meer:

1. PayPal-verkopersbescherming – De PayPal-verkopersbescherming is een geweldig programma van PayPal dat geschillen en terugboekingen tot een minimum beperkt en helpt bij het voorkomen van kopersfraude. Het synchroniseren van de trackinggegevens van je winkel is een verplichte voorwaarde om in aanmerking te komen voor deze beschermingsdienst. Hetfungeert als een soort United Parcel Service voor het volgen van pakketten.
2. Snellere vrijgave van betalingen – Bij een plotselinge stijging van de omzet of bij geschillen kan PayPal uw betalingen tot 21 dagen vasthouden om kopers te beschermen. U kunt dit proces voorkomen of versnellen door uw trackinggegevens samen met de factuur voor de klant te synchroniseren met PayPal.
3. Minder terugboekingen en geschillen via PayPal – Door uw klanten binnen het PayPal-systeem geldige trackingnummers te verstrekken, zullen zij minder snel een geschil of terugboeking indienen, wat voor u meer winst betekent.
4. Lagere doorlopende reserves – Het financiële risicosysteem van PayPal is gebaseerd op het aanhouden van doorlopende reserves om mogelijke risico’s en terugboekingen te dekken waarmee verkopers te maken kunnen krijgen, zoals chargebacks en geschillen.
5. Verdien het vertrouwen van PayPal – Nieuwe bedrijven hebben meer tijd nodig om een hoog vertrouwensniveau bij PayPal op te bouwen. Door uw trackingnummers te synchroniseren met het systeem van PayPal, zal het vertrouwen in uw bedrijf aanzienlijk toenemen.
6. Ondersteunt meer dan 700 vervoerders – Ons systeem ondersteunt meer dan 700 vervoerders wereldwijd, dus u kunt erop vertrouwen dat wij de door u gekozen vervoerder ondersteunen.

Zodra een synchronisatiefunctie in uw e-commerceplatform is geïntegreerd en aan uw PayPal-account is gekoppeld, verloopt het bijwerken van de trackinggegevens een stuk soepeler, waarbij de verkoper daar nauwelijks moeite voor hoeft te doen.

Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie van transactiecontrole, maar leidt ook tot een aanzienlijke verbetering van de geschillenbeslechting en de klanttevredenheid.

Door het proces van het bijwerken van de trackinggegevens te automatiseren, kunnen verkopers zorgen voor een naadloze informatiestroom, waardoor het vertrouwen in hun bezorgsystemen wordt versterkt en uiteindelijk een betrouwbaardere en geloofwaardigere winkelomgeving wordt gecreëerd.