Les codes de motif de rejet de débit vous aident à identifier les causes probables des rejets de débit et vous indiquent comment les contester. Des rejets de débit récurrents relevant de la catégorie « fraude » peuvent entraîner l'inscription de votre entreprise à des programmes de lutte contre la fraude, ce qui nuit à votre réputation et réduit la clientèle qui vous aurait permis d'augmenter votre chiffre d'affaires.

Visa et d'autres réseaux ont modifié leurs règles en matière de rétrofacturation afin de donner aux commerçants davantage de moyens pour prévenir les rétrofacturations injustifiées. Il est toutefois essentiel de se tenir informé de ces changements pour que votre entreprise soit en mesure de les gérer efficacement.

Nous avons récemment constaté des changements majeurs concernant les codes de contestation Visa 12.1 et 11.3. Le réseau a également mis à jour ses règles relatives aux preuves irréfutables ainsi que les délais entre l'autorisation et la compensation. Ces changements vous obligeront à adapter votre manière de gérer les contestations et à agir plus rapidement. Ce guide passe en revue toutes ces mises à jour en détail.

Le passage de Visa du code de motif 12.1 au code 11.3 : ce que cela signifie pour les commerçants

À compter d'avril 2024, les rétrofacturations relevant auparavant du motif 12.1 seront désormais signalées sous le code de motif 11.3. Le code de motif 12.1, désormais obsolète, concernait les transactions que les commerçants n'avaient pas présentées dans les délais.

La décision de Visa de passer de la version 12.1 à la version 11.3 vise à rationaliser le processus de rejet de débit. Cela devrait apporter aux commerçants les avantages suivants :

• Un processus de rejet de débit simplifié: bien que la présentation tardive ait auparavant été classée parmi les erreurs de traitement, elle indique toujours que l'autorisation a expiré. Par conséquent, son intégration dans la section 11.3 simplifie le processus en regroupant tous ces cas sous la catégorie « autorisation ».
• Des résolutions plus rapides: il est désormais plus facile pour vous et les autres commerçants de traiter les rétrofacturations relevant de cette catégorie.

Dans cette optique, le code de motif 11.3 couvre désormais les cas suivants :

• Cas où la transaction nécessitait l'autorisation du titulaire de la carte, mais où vous ne l'avez pas demandée.
• Cas où vous n'avez pas obtenu la transaction.
• Cas où un commerçant demande une autorisation pour un montant donné, mais traite un montant supérieur pour la même transaction.

Conséquences pour les commerçants

En intégrant la disposition relative aux présentations tardives dans la section 11.3, Visa réaffirme l'importance d'une autorisation en bonne et due forme pour les transactions. Elle souligne la nécessité pour les commerçants de veiller à ce que les autorisations soient obtenues en temps utile et de soumettre les transactions dans les délais impartis, afin de réduire le risque de rétrofacturation.

Grâce au système automatisé de résolution des litiges de Chargeflow, les commerçants peuvent rationaliser leur réponse aux demandes de rétrofacturation conformément aux nouvelles directives de Visa. La plateforme se charge de tout, du suivi des transactions à la soumission des pièces justificatives, ce qui vous permet de vous concentrer sur la gestion de votre entreprise. L'automatisation de Chargeflow réduit le délai entre l'obtention de l'autorisation et le règlement final, garantissant ainsi la conformité et réduisant le risque de rétrofacturation.

La règle « Compelling Evidence 3.0 » de Visa : nouvelles exigences en matière de règlement des litiges

Introduction à « Compelling Evidence 3.0 »

La règle « Compelling Evidence 3.0 » de Visa définit les éléments de preuve et les directives requis dans le cadre des litiges liés aux rétrofacturations. En d'autres termes, il s'agit des documents qui prouvent que le titulaire de la carte a participé à la transaction ou a bien reçu les biens ou services.

Nous n'avons pas l'intention d'écarter les cas où les titulaires de carte contestent à juste titre un débit ou une transaction. Cependant, certaines de ces demandes de rétrofacturation peuvent être erronées ou constituer une tentative délibérée de fraude à l'encontre de votre entreprise. En disposant des documents appropriés, conformément à la règle « Compelling Evidence 3.0 », vous serez en position de force dans ces litiges.

Cela dit, voici les pièces justificatives requises :

• Des relevés attestant d'au moins deux transactions légitimes antérieures effectuées par le titulaire de la carte (ces transactions doivent avoir été effectuées entre 120 et 365 jours avant la transaction contestée).
• Au moins deux des éléments suivants, issus des transactions précédentes, doivent correspondre à la transaction contestée : identifiant utilisateur, adresse IP, adresse de livraison, numéro de téléphone, empreinte digitale, identifiant de l'appareil, etc.

Vous pouvez fournir ces documents avant le litige ou pendant la phase de réponse au litige. La nouvelle règle offre davantage de marge de manœuvre que la précédente.

Mesures concrètes pour la mise en conformité

Voici les mesures à prendre pour vous conformer à la nouvelle réglementation :

• La collecte automatisée des preuves par Chargeflow garantit que toutes les données de transaction nécessaires — telles que les achats légitimes antérieurs et les éléments de données correspondants — sont enregistrées et conservées, prêtes à être présentées en cas de litige. Aucun suivi manuel n'est nécessaire.
• Veillez à conserver des traces de toutes les livraisons (biens et services) ainsi que des documents attestant que les titulaires de carte les ont réceptionnées sans formuler de réclamation.
• Tirer parti des nouvelles technologies pour partager les données factuelles.

Si vous décidez de présenter des pièces justificatives au cours de la procédure de contestation, veillez à le faire dans un délai de 20 jours. Visa autorise la soumission de ces pièces avant le début de la procédure. Cela peut vous éviter de dépasser le délai imparti.

Conséquences sur les activités des commerçants

Les alertes de prévention des rétrofacturations de Chargeflow vous permettent d'étouffer les litiges avant qu'ils ne se transforment en rétrofacturations coûteuses. Grâce aux alertes en temps réel de Chargeflow, les commerçants peuvent intervenir immédiatement, ce qui leur permet de protéger leur chiffre d'affaires et de préserver leurs relations avec leurs clients.

Cette nouvelle règle pose toutefois quelques difficultés. Parmi celles-ci, on peut citer :

• Collecte et gestion des données en vue de leur transmission en cas de besoin.
• Intégrations système permettant de collecter les données requises.

Vous aurez besoin d'outils modernes, tels que Chargeflow, pour automatiser la collecte des preuves et gérer efficacement les litiges sans surcharger vos équipes.

Délais entre l'autorisation et la compensation : normalisation et ses effets

Les transactions débutent lorsque vous demandez une autorisation à l'émetteur. Selon le type de transaction, vous pouvez reporter la compensation à une date ultérieure. La nouvelle norme prévoit les délais suivants pour les transactions :

• Pour les transactions initiées par le titulaire de la carte (CNP), le délai maximal entre l'autorisation et la compensation est de 10 jours.
• Pour les transactions liées à la location et à l'hébergement , le délai maximal entre l'autorisation et la compensation est de 30 jours.
• Pour les transactions en présence de la carte (CP), le délai entre l'autorisation et la compensation est de 5 jours maximum.

Conséquences pour les différentes catégories de commerçants

Si vous gérez un magasin de retrait qui accepte les transactions avec carte physique, les nouveaux délais ne devraient pas perturber vos activités. Cela signifie que vous pouvez valider rapidement les transactions, puisque les marchandises sont remises sur place. En revanche, vous pourriez rencontrer certaines difficultés si vous gérez des transactions à long terme, telles que les réservations d'hôtel, les locations de véhicules ou les paiements récurrents.

Il se peut que vous ayez besoin de plus de temps pour le règlement. Pour cela, Visa propose le service d'autorisation prolongée, qui permet un délai de règlement pouvant aller jusqu'à 30 jours.

Mesures recommandées pour assurer la conformité

Voici quelques conseils que nous vous recommandons de suivre pour garantir la conformité :

• Mettez à jour vos systèmes de paiement afin de transmettre les transactions pour compensation dans les délais impartis.
• Automatisez le processus, de l'autorisation des transactions jusqu'à la compensation. Les outils de Chargeflow peuvent vous aider à gérer cette automatisation.
• Surveillez vos transactions afin de vous assurer qu'elles sont soumises dans les délais impartis.

Nouvelles exigences relatives aux autorisations partielles : ce que les commerçants doivent savoir

Les nouvelles exigences imposent aux entreprises disposant de codes de catégorie de commerçant (MCC) spécifiques de prendre en charge les autorisations partielles pour les transactions par carte de débit et les transactions prépayées. Les MCC désignent les codes de catégorie de commerçant.

Cette prise en charge obligatoire ne signifie pas que vous devez obligatoirement recourir à l'autorisation partielle en tant que commerçant. Vous devrez simplement le signaler à l'avance, par exemple en cochant l'indicateur d'autorisation partielle dans votre demande.

En intégrant cet indicateur à vos demandes d'autorisation, vous devriez constater une amélioration des taux d'approbation des transactions. En effet, un émetteur est mieux à même d'agir lorsque le solde est inférieur au montant de l'achat dans une transaction. Dans ce cas, il répondra à la demande d'autorisation en fournissant un code unique et fixera le solde au montant partiellement approuvé.

Cela permettra de réduire les difficultés rencontrées lorsque les clients ne disposent pas de fonds suffisants pour mener à bien une transaction.

Conséquences du non-respect

Le non-respect de ces dispositions peut entraîner :

• Augmentation du nombre de transactions refusées.
• Frais supplémentaires si une transaction échoue en raison d'un solde insuffisant et que l'indicateur d'autorisation partielle n'a pas été utilisé.

Nous vous recommandons de procéder à un audit complet de vos systèmes de paiement afin de vous assurer que l'indicateur d'autorisation partielle figure bien dans vos demandes d'autorisation.

Étapes à suivre pour mettre en place l'autorisation partielle

• Contactez vos prestataires de services de paiement pour configurer les paramètres nécessaires.
• Mettez à jour vos systèmes de traitement des paiements et vos terminaux de point de vente afin de prendre en charge les autorisations partielles. Cela peut nécessiter l'installation d'un nouveau logiciel.
• Formez votre personnel à la gestion des autorisations partielles.
• Tester les systèmes et surveiller les transactions à l'aide d'outils de reporting.

Se préparer au nouveau contexte en matière de rétrofacturation

Il est temps de faire le point sur toutes vos stratégies de gestion des rétrofacturations, y compris les systèmes, le matériel et les logiciels que vous utilisez.

Modifiez vos méthodes de collecte et de communication des preuves. Ce faisant, vous pourrez passer en revue les récents rejets de débit, en particulier ceux relevant de la catégorie des présentations tardives. Soyez à l'affût des points faibles, tels que les problèmes de sécurité des données, les intégrations système incompatibles et les erreurs humaines.

Tirer parti de la technologie et des outils

L'évolution constante du paysage des rétrofacturations nécessite des systèmes efficaces pour gérer l'enregistrement des transactions, leur suivi et la collecte de preuves. La fonctionnalité « AI Insights » de Chargeflow permet aux commerçants d'analyser les tendances en matière de rétrofacturation, de détecter les schémas de fraude et de traiter de manière proactive les litiges potentiels afin de réduire leur nombre à l'avenir, ce qui se traduit par une meilleure gestion des rétrofacturations et une meilleure protection des revenus.

Voici un exemple illustrant comment Chargeflow peut vous aider à faire face aux nouveaux enjeux liés aux rétrofacturations :

• Scénario: Imaginons que vous soyez un commerçant de taille moyenne confronté à une augmentation du nombre de rejets de paiement, notamment au titre de l'article 11.3 (« Absence d'autorisation »). La gestion de ces litiges à l'aide de processus manuels et obsolètes peut s'avérer chronophage et source d'erreurs.
• Solution: Le système automatisé de gestion des rétrofacturations de Chargeflow vous permet de suivre automatiquement les détails des autorisations, de recueillir des preuves solides et de soumettre vos contestations bien avant l'expiration des délais.
• Résultat: en automatisant le processus, vous constaterez une réduction significative des rétrofacturations, ce qui minimisera les pertes de revenus et vous permettra de rester en conformité avec les nouvelles règles de Visa. Les alertes en temps réel de Chargeflow vous permettent d'anticiper les litiges, tandis que les flux de travail personnalisables vous garantissent une adaptation rapide à l'évolution des scénarios de rétrofacturation. Cette approche proactive vous permet de résoudre les litiges avant même qu'ils ne surviennent, ce qui évite leur aggravation et protège vos résultats financiers. 

Prochaines étapes stratégiques avec Chargeflow

La suppression du code de motif 12.1 et son intégration au code 11.3 impliquent que vous devez mettre en place un nouveau système pour traiter les contestations relevant du code de motif 11.3. Les mises à jour de Visa visent à rationaliser le processus de contestation et à donner davantage de moyens aux commerçants lors des litiges. Cependant, vous devez mettre à niveau vos systèmes pour vous adapter à ces changements.

Il est essentiel de se tenir informé des nouvelles réglementations et exigences. Heureusement, Chargeflow peut vous aider en vous tenant au courant.

La suite complète d'outils de Chargeflow automatise la collecte de preuves et offre un suivi en temps réel, vous déchargeant ainsi d'un poids et vous permettant de vous concentrer sur la gestion de votre entreprise.

Les solutions de Chargeflow simplifient la gestion des rétrofacturations en automatisant le suivi des transactions, la collecte des preuves et leur transmission, ce qui vous permet de vous concentrer sur le développement de votre activité pendant que nous nous occupons des aspects complexes liés aux rétrofacturations.