Aunque no sea el aspecto más apasionante del negocio, establecer controles internos y realizar auditorías periódicas en tu tienda de Shopify es fundamental para protegerte frente a posibles amenazas y garantizar la integridad financiera. Estos procesos te ayudarán a proteger tu negocio, prevenir el fraude y mantener el cumplimiento normativo en diversos ámbitos.

Te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre cómo realizar auditorías e implementar controles internos como propietario de una tienda en Shopify. Esto incluirá ejemplos de controles internos, como la gestión de devoluciones, la conciliación bancaria y las herramientas de cumplimiento normativo. Por último, aprenderás a incorporar un seguimiento continuo, posiblemente con la ayuda de un auditor externo.

Comprensión de la auditoría y los controles internos

¿Qué es la auditoría?

Una auditoría consiste en comparar un conjunto de datos con otro para garantizar que tus registros sean precisos. Puedes realizar auditorías en diversos ámbitos, como tus finanzas, el inventario, el diseño de la página web y mucho más. Por ejemplo, comparar los datos de tu programa de contabilidad con tus extractos bancarios o hacer un recuento físico y compararlo con tu sistema de gestión de inventario.

El objetivo de realizar auditorías es detectar cualquier discrepancia o fraude que se produzca en su empresa. A partir de ahí, podrá ajustar los controles internos existentes

Algunos ejemplos de controles internos son:

• Conciliación de registros financieros
• Garantizar que ninguna persona controle por sí sola un área determinada
• Medidas de seguridad física
• Soluciones de software
• Documentación y formación

Consejos para la gestión de la auditoría y los controles internos

Aquí tienes algunos consejos rápidos que te ayudarán a gestionar las auditorías y los controles internos de tu negocio en Shopify:

1. Realiza evaluaciones de riesgos periódicas: antes de decidir cuáles son los mejores controles internos que debes implantar en tu empresa, debes evaluar los riesgos. Estos pueden ser financieros, operativos, de reputación, estratégicos o de cumplimiento normativo.
2. Implemente controles internos: Ahora puede desarrollar controles internos adaptados a los riesgos que ha identificado. Asegúrese de centrarse primero en los riesgos más probables.
3. Aprovecha al máximo las soluciones automatizadas: saca el máximo partido a la automatización y a la tecnología de inteligencia artificial para que te ayuden a establecer controles internos y a agilizar las auditorías.
4. Realice auditorías periódicas: Por último , realice auditorías periódicas para asegurarse de que sus controles internos mitigan eficazmente los riesgos y le ayudan a cumplir con la normativa. Tras cada auditoría, reevalúe sus controles actuales y realice los ajustes que sean necesarios.

Gestión de devoluciones para tiendas de Shopify

Uno de los mejores controles internos que puedes implementar en tu tienda de Shopify es la gestión de las devoluciones de cargo. Alrededor del 80 % de las devoluciones de cargo son fraudes «amigables». El fraude «amigable» se produce cuando un cliente impugna un cargo directamente ante su banco, en lugar de ponerse en contacto directamente con tu tienda. Puede deberse a un malentendido, a un olvido o incluso a un engaño deliberado. 

Chargeflow es una solución automatizada de gestión de devoluciones diseñada para empresas de comercio electrónico. Utiliza algoritmos de inteligencia artificial para impugnar las devoluciones y recuperar los fondos, lo que te evita tener que impugnar manualmente cada transacción.

Conciliación bancaria para Shopify Payments

La conciliación bancaria consiste en comparar las transacciones registradas en tu sistema contable con tu extracto bancario para detectar posibles discrepancias.

Amaka ofrece integraciones contables que sincronizan automáticamente las transacciones de Shopify con tu software de contabilidad, lo que agiliza el proceso de conciliación. Por ejemplo, la integración de Shopify con QuickBooks Online compara automáticamente tus movimientos bancarios, lo que te evita tener que comparar las transacciones manualmente.

Si quieres ir un paso más allá, puedes externalizar por completo tu proceso de conciliación. Si se detectan discrepancias, puedes estar seguro de que se gestionarán adecuadamente y de que te mantendrán al corriente de las mejores prácticas.

Herramientas de cumplimiento normativo para Shopify

Una de las primeras cosas que nos vienen a la mente al pensar en auditorías es el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Al igual que para cualquier empresa, las tiendas de Shopify tienen la obligación legal de cumplir con sus obligaciones fiscales. Siempre recomendamos contar con la ayuda de un asesor fiscal; sin embargo, hay algunas aplicaciones que pueden facilitar la gestión de los impuestos. Por ejemplo, Taxjar y Avalara pueden ayudar con el cálculo, la recaudación y el pago de impuestos.

Otras áreas de cumplimiento que deben tenerse en cuenta son:

• Aplicaciones como Nova: GDPR Cookie Consent y Consentmo GDPR Compliance pueden ayudar a los comerciantes de Shopify a cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Por ejemplo, permiten añadir ventanas emergentes de consentimiento para el uso de cookies y generadores de políticas de privacidad.
• Aplicaciones como AccessiBe y Accessibility Enabler te ayudan a cumplir con las Pautas de Accesibilidad al Contenido Web (WCAG). Por ejemplo, pueden ayudarte a identificar mejoras en el texto alternativo de las imágenes, la navegación por teclado y otros aspectos relacionados con la experiencia del usuario.

Supervisión continua y auditorías periódicas

Es fundamental supervisar y revisar de forma continua los controles internos y las estrategias de mitigación de riesgos de tu negocio en Shopify. Se recomienda que estés al tanto de tu entorno empresarial, las tendencias del sector y los requisitos normativos para poder identificar más fácilmente los riesgos emergentes.

Con Chargeflow, puedes consultar fácilmente todos tus datos de devoluciones en un solo lugar. A continuación, puedes comparar estos registros con los de tus extractos bancarios para asegurarte de que las transacciones sean correctas y estén completas.

Colaboración con los auditores externos

Aunque hay situaciones en las que tu negocio de Shopify está obligado a contratar a un auditor externo, no es tan habitual que las empresas lo hagan de forma voluntaria. Por lo tanto, recurrir a un auditor externo puede darte una ventaja sobre otras empresas.

Los auditores externos pueden colaborar contigo para detectar puntos ciegos que, de otro modo, podrían pasarte por alto, y ofrecerte conocimientos altamente especializados. Asegúrate de tener unas expectativas claras y de mantener una comunicación fluida durante todo el proceso de auditoría. 

Puntos clave sobre las auditorías y los controles internos de Shopify

En resumen, mantener la integridad financiera y protegerse frente a las amenazas depende de una gestión eficaz de las auditorías y los controles internos. Negocios en Shopify

debería dar prioridad a:

• Evaluaciones periódicas de riesgos
• Implantación de controles internos adecuados
• Realizar auditorías periódicas

Las herramientas de automatización, como las de gestión de devoluciones, las soluciones de conciliación bancaria y el software de cumplimiento normativo, pueden facilitar considerablemente estos procesos. Supervisa constantemente tus controles para asegurarte de que protegen adecuadamente tu negocio.