Being an e-commerce store owner, you know how important it is to have easy and efficient payment processing for your customers. You also understand the need to stay on top of any issues that may arise with payments or refunds. 

One of these potential issues involves Automated Clearing House (ACH) return codes, codes provided when an attempted ACH transaction fails for some reason or another. Understanding these codes can help provide insight into why a customer’s payment failed and make the process go much more quickly, avoiding unnecessary delays in getting paid or issuing refunds.

Nesta publicação do blog, vamos explicar o que você precisa saber sobre os códigos de devolução do ACH e as estratégias que os comerciantes podem adotar para evitar que eles se tornem um problema no futuro.

Entendendo os códigos de devolução do ACH

ACH return codes can often seem confusing and intimidating; however, they don't have to be complicated. ACH return codes are three-digit numerical codes that banks use to explain why a transaction was returned or rejected. 

Esses códigos explicam, essencialmente, o motivo pelo qual qualquer tipo de pagamento eletrônico foi devolvido, seja por estar formatado incorretamente ou por falta de saldo disponível. Compreender — e estar familiarizado com — esses códigos pode ajudar as organizações a detectarem eventuais problemas com muito mais rapidez, a fim de reduzir o risco de perdas financeiras e manter suas operações diárias de fluxo de caixa.

Similar to how banks use ACH return codes, card networks rely on standardized chargeback reason codes to explain why a transaction is disputed.

Motivos comuns para devoluções de ACH

As devoluções ACH são inevitáveis, especialmente para comerciantes que aceitam pagamentos eletrônicos. Entre os motivos mais comuns estão fundos insuficientes, informações de conta inválidas e erros de processamento. A falta de fundos ocorre quando a conta bancária do cliente não possui saldo suficiente para concluir uma transação. 

Informações de conta inválidas ocorrem quando o cliente fornece um número de roteamento ou uma conta bancária incorretos. Erros de processamento podem ocorrer tanto do lado do comerciante quanto do lado dos bancos e podem ser causados por mau funcionamento do equipamento, codificação incorreta, etc. 

Regardless of the reason for the return, merchants do incur costs associated with the ACH return, which may range from a few dollars up to 0.50 cents per transaction. 

Esses custos podem se acumular ao longo do tempo e dificultar a rentabilidade das pequenas empresas, que passam a operar no vermelho e podem acabar repassando esses custos aos clientes de outras formas.

Códigos comuns de motivo do ACH

When an ACH payment is returned, the reason for the return is indicated by an ACH Return Code. These codes are typically provided to the merchant through their payment processor, and understanding them is crucial for minimizing returns and improving payment processing. Some of the most common ACH Reason Codes that merchants may encounter include the following:

1. R01 (Saldo insuficiente)

Issosignifica que o titular da conta não tinha saldo suficiente para cobrir o pagamento. Esse é um dos motivos mais comuns para devoluções de transações ACH.

2. R02 (Conta encerrada)

Issoindica que a conta utilizada para o pagamento foi encerrada pelo titular. O comerciante precisará entrar em contato com o cliente para obter informações de pagamento atualizadas.

3. R03 (Sem conta/Impossível localizar a conta)

The code shows that the account number used for the payment does not match any account on file with the receiving bank. This may be due to an error in the account information provided by the customer.

4. R04 (Número de conta inválido)

Estecódigo indica que o número da conta utilizado para o pagamento não é válido. Isso pode ser devido a um erro no número da conta fornecido pelo cliente ou a um problema técnico no sistema de processamento de pagamentos.

5. R05 (Débito não autorizado)

‍This code tells us that the customer did not authorize the payment or that the authorization was revoked by the customer. This may occur if the customer believes that the payment was made in error or that the merchant charged an incorrect amount.

6. R07 (Autorização revogada pelo cliente)

Estecódigo indica que o cliente revogou sua autorização para o pagamento. Isso pode ocorrer se o cliente mudar de ideia sobre uma compra ou se houver uma contestação com o comerciante.

7. R10 (Cliente informa que a transação não foi autorizada)

Isso indica que o cliente não autorizou o pagamento e que este não foi iniciado por meio de um canal autorizado. Isso pode ocorrer se o pagamento tiver sido feito por meio de um site fraudulento ou se as informações de pagamento do cliente tiverem sido roubadas.

Ao compreender esses códigos de motivo comuns do ACH, os comerciantes podem tomar medidas para evitar devoluções e gerenciá-las quando elas ocorrerem. É importante trabalhar em estreita colaboração com os processadores de pagamentos para identificar a causa principal das devoluções do ACH e implementar estratégias para minimizar sua ocorrência no futuro.

Estratégias para comerciantes reduzirem as devoluções ACH

Os comerciantes devem priorizar a redução das devoluções de ACH, uma vez que estas podem afetar negativamente o fluxo de caixa e a rentabilidade. É possível adotar várias dicas para reduzir a probabilidade de devoluções de ACH, tais como:

• Verificar as informações da conta do cliente no momento do cadastro e configurar alertas de saldo baixo.
• O monitoramento e o gerenciamento de pagamentos devolvidos também são importantes para garantir a consistência das transações de pagamento bem-sucedidas. 
• A utilização de uma plataforma abrangente de movimentação de fundos ou de um sistema automatizado com medidas de segurança implementadas permite rastrear transações suspeitas, de modo que os comerciantes possam reagir rapidamente e evitar as onerosas taxas de resolução associadas às devoluções do ACH. 
• Dedicar atenção suficiente à redução das taxas de devolução de ACH pode ajudar os comerciantes a evitar qualquer interrupção em suas operações diárias.

Medidas a serem tomadas quando ocorrem devoluções de ACH

Quando ocorre uma devolução de pagamento via ACH, é fundamental agir rapidamente. Os comerciantes devem, em primeiro lugar, entrar em contato com seus clientes e verificar o motivo da devolução do pagamento. Se uma conta bancária tiver sido encerrada, os comerciantes devem certificar-se de que seus registros estão atualizados para que os pagamentos futuros sejam processados sem problemas. 

Verificar se as informações de contato do cliente não sofreram alterações também é essencial nesse processo. Uma vez identificada a causa principal da devolução, os comerciantes podem tomar medidas corretivas para resolver o problema rapidamente e minimizar a interrupção do serviço, se for o caso. 

Para evitar taxas onerosas cobradas sobre transações ACH devolvidas, é importante que os comerciantes tomem medidas imediatas ao receber uma notificação de devolução de transação ACH. 

Também é aconselhável adotar medidas proativas, como solicitar autorização dos compradores antes de processar transações ACH ou oferecer opções alternativas de pagamento para evitar que elas ocorram. Tomar essas medidas agora pode ajudar a evitar devoluções de transações ACH no futuro imediato e garantir que as empresas continuem operando sem problemas daqui para frente.

Trabalhando com processadores de pagamentos

Trabalhar com um processador de pagamentos de confiança é fundamental para minimizar as devoluções de ACH e garantir um processamento de pagamentos sem complicações para os comerciantes. Ao escolher um processador de pagamentos, os comerciantes devem fazer as seguintes perguntas:

1. Que medidas vocês adotam para evitar devoluções de pagamentos via ACH?

Um bom provedor de serviços de processamento de pagamentos deve dispor de sistemas para evitar devoluções, como ferramentas de detecção de fraudes e verificação. Os comerciantes também devem se informar sobre eventuais taxas associadas a devoluções via ACH e sobre como elas serão tratadas.‍

2. Que tipo de suporte vocês oferecem para o gerenciamento de devoluções ACH?

Um provedor de serviços de pagamento deve ser capaz de fornecer aos comerciantes ferramentas para gerenciar devoluções, como recursos de relatórios e rastreamento. Os comerciantes também devem se informar sobre as políticas do provedor para lidar com disputas e estornos.

3. Como vocês garantem a segurança dos pagamentos?

Os comerciantes devem informar-se sobre as medidas de segurança do processador de pagamentos, como criptografia e tokenização, para garantir que os dados dos clientes estejam protegidos.

4. Quais são os seus honorários e a sua estrutura de preços?

Os comerciantes devem estar cientes de quaisquer taxas associadas ao processamento de pagamentos, como taxas de transação e taxas de estorno. Também devem informar-se sobre eventuais taxas de instalação ou cancelamento.

5. Que integrações vocês oferecem?

Os comerciantes devem verificar se o provedor de serviços de pagamento é compatível com seus sistemas existentes, como o site ou o software de contabilidade.

Ao fazer essas perguntas, os comerciantes podem garantir que estão trabalhando com um processador de pagamentos que atenda às suas necessidades e que possa ajudá-los a reduzir as devoluções de ACH. Também é importante monitorar regularmente as atividades de processamento de pagamentos e colaborar com o processador de pagamentos para identificar e resolver quaisquer problemas que possam surgir.

Considerações finais sobre os códigos de devolução do ACH

Como você já sabe, compreender os códigos de devolução do ACH é fundamental para o processamento bem-sucedido de pagamentos pelos comerciantes. A maioria das devoluções pode ser evitada com um planejamento e uma preparação cuidadosos, além de uma atitude proativa para se manter atualizado em relação às mudanças na regulamentação. 

Também é importante trabalhar com um provedor de processamento de pagamentos que facilite a compreensão dos códigos de retorno e a resolução de possíveis problemas. 

Com o conhecimento adequado, os recursos necessários e um parceiro experiente, o gerenciamento de devoluções ACH torna-se eficiente, lucrativo e, em última análise, mais fácil do que nunca. Uma linha de comunicação aberta entre processadores de pagamentos, comerciantes e clientes ajuda a construir confiança, ao mesmo tempo em que reduz a probabilidade de devoluções inesperadas. 

Saber como interpretar os códigos de devolução quando eles ocorrem ajudará as empresas a manter o controle sobre seus pagamentos, garantindo, ao mesmo tempo, uma boa experiência para o cliente. Como comerciante, seguir essas estratégias é fundamental para dominar os códigos de devolução do ACH em todas as etapas do processo.