Cualquier propietario de un negocio de suscripción sabe que las devoluciones son una pesadilla. Son un producto reclamo inevitable en la economía actual, en la que se tiende a «configurar y olvidarse ». Gestionarlas manualmente resulta, en gran medida, ineficaz. Puede que ganes alguna que otra disputa, pero el tiempo y el esfuerzo invertidos rara vez compensan el resultado.

Esta guía te muestra cómo eliminar esa pérdida de ingresos utilizando la plataforma basada en IA de Chargeflow para los comerciantes de Chargebee. ¡Imagina poder prevenir las disputas de Chargebee antes de que se produzcan y cancelar automáticamente las suscripciones de alto riesgo sin mover un dedo!

Sin plazos incumplidos. Sin idas y venidas manuales. Sin horas perdidas. Solo ingresos asegurados, cumplimiento normativo automatizado y más tiempo para crecer.

Antes de entrar en detalle en el proceso paso a paso, repasemos rápidamente el flujo de trabajo de las devoluciones de pagos de suscripciones, y veamos en qué aspectos la automatización marca la diferencia.

Desentrañando la amenaza de las devoluciones para los negocios de suscripción

Los negocios basados en suscripciones prosperan gracias a unos ingresos mensuales recurrentes (MRR) predecibles. El 96 % de las empresas prevé un crecimiento de los ingresos este año, y dos tercios esperan un crecimiento superior al 20 %, según la Encuesta a comerciantes de 2024 de Chargebee.

Pero esa previsibilidad oculta una amenaza creciente: las devoluciones. En el caso de las empresas SaaS de rápido crecimiento y el comercio recurrente, esta amenaza silenciosa puede erosionar sigilosamente los márgenes, socavar la rentabilidad por unidad y desencadenar riesgos posteriores que los inversores no pasan por alto.

Por lo tanto, aunque la facturación periódica ofrece visibilidad de los ingresos y un mayor valor del ciclo de vida del cliente, también deja a los comerciantes en una situación de especial vulnerabilidad. Algunos informes del sector estiman que las empresas de suscripción se enfrentan a entre 4 y 10 veces más devoluciones que las transacciones puntuales.

¿Por qué?

• Control por parte del cliente: los titulares de tarjetas suelen olvidar que se han suscrito a determinados servicios y confunden las renovaciones legítimas con un fraude.
• Fraude interno: algunos compradores intentan burlar el sistema mediante el «fraude amistoso», reclamando cargos no autorizados tras haber disfrutado del servicio.
• Errores de los comerciantes: unos controles internos inadecuados o errores evitables por parte de los comerciantes pueden facilitar igualmente el fraude por parte de terceros, lo que da lugar a costosas devoluciones.

Las redes de tarjetas son conscientes de ello. Las principales marcas de tarjetas, como Visa, Mastercard, Amex, Discover y UnionPay, suelen asignar a los comerciantes que ofrecen servicios de suscripción códigos MCC de mayor riesgo, como el 5968 (comerciante de servicios de continuidad/suscripción). Esto puede dar lugar a un mayor escrutinio, comisiones de procesamiento más elevadas y umbrales de devolución más estrictos, dependiendo del historial de devoluciones del comerciante y de las políticas del adquirente.

Por qué fracasa la gestión manual de las devoluciones

Históricamente, la gestión de las devoluciones no ha favorecido a los comerciantes. Entre las normas inconsistentes sobre la presentación de reclamaciones, los plazos de respuesta muy ajustados y las expectativas cambiantes de los procesadores, los comerciantes suelen encontrarse en una situación de desventaja estructural.

No es de extrañar que los comerciantes de comercio electrónico impugnen algo más de la mitad (54,2 %) de las devoluciones que reciben. E incluso cuando ganan, casi el 5 % de esos casos da lugar a una segunda devolución, según nuestras estadísticas recientes sobre devoluciones.

Los flujos de trabajo manuales rara vez se adaptan al volumen de reclamaciones o a los plazos de respuesta.

En el caso de los negocios basados en suscripciones, los retos son aún mayores. Los datos abarcan varios ciclos de facturación, lo que hace que recopilarlos resulte tedioso y lleve mucho tiempo. La necesidad de demostrar la autorización y la utilidad (por ejemplo, la actividad de inicio de sesión, los registros de actividad o el historial de facturas anteriores) implica tener que rebuscar en sistemas aislados —sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), plataformas de facturación, tickets de asistencia técnica, redes sociales— solo para responder a una única reclamación.

Por eso, la automatización de las devoluciones es la mejor opción para gestionar las disputas en Chargebee.

El poder de la automatización en las disputas de Chargebee

El procesamiento de devoluciones de Chargebee sigue el flujo de trabajo tradicional de las devoluciones en las suscripciones:

1. Un cliente presenta una reclamación ante la entidad emisora de su tarjeta.
2. La entidad emisora de la tarjeta examina la reclamación y, si se determina que está justificada, concede la devolución del importe.
3. Chargebee recibe una notificación de la pasarela de pago a través de un webhook y te avisa a ti, el comerciante, indicando un código que explica el motivo de la reclamación.
4. A continuación, eliges cómo responder: aceptar la devolución (caso cerrado) o impugnarla presentando pruebas.
5. Los clientes disponen de un plazo de entre 45 y 180 días (hasta 13 meses en el caso de la SEPA) para reclamar una transacción.
6. Los comerciantes suelen disponer de entre 7 y 10 días para impugnar una devolución.

La plataforma de confianza de Chargeflow, basada en inteligencia artificial, simplifica este proceso ayudándote a evitar las devoluciones antes de que se produzcan. Te permite realizar un seguimiento de las suscripciones de alto riesgo y activar cancelaciones de forma fluida. ¡Si no se producen devoluciones, se cumple con las normas de las redes de tarjetas y no hay restricciones en la cuenta!

Cómo Chargeflow transforma las disputas de Chargebee:

• Prevención proactiva de disputas: Chargeflow AI identifica las transacciones de riesgo (por ejemplo, posibles casos de fraude amistoso) y recomienda medidas proactivas, como ponerse en contacto con el cliente, para evitar las disputas antes de que se produzcan.
• Automatización de la cancelación de suscripciones: Chargeflow cancela al instante las suscripciones activas al detectar una devolución de cargo, lo que evita futuras disputas y garantiza el cumplimiento de las normas de las redes de tarjetas. Tanto el código de motivo 13.3 de Visa como el 4853 de Mastercard prohíben continuar con la facturación tras una disputa relacionada con el servicio.
• Análisis en tiempo real: Chargeflow AI supervisa los índices de devoluciones, las tasas de éxito y el impacto en los ingresos recurrentes mensuales (MRR), lo que permite un crecimiento basado en datos a través de un panel de control unificado.

Paso a paso: cómo Chargeflow automatiza las disputas de Chargebee

La perfecta integración de Chargeflow con Chargebee acaba con los problemas relacionados con las devoluciones en seis sencillos pasos. No se requieren conocimientos técnicos ni contratos a largo plazo.

• Paso 1: Integración perfecta
  
  • Sincroniza de forma eficaz los datos de suscripción y pago de Chargebee.
  • Admite alertas de fraude de Verifi y Ethoca para una protección inmediata.
• Paso 2: Análisis comparativo para la gestión de casos basada en la evidencia
  
  • La IA recopila el historial de transacciones, el historial de clientes y los datos de facturación de Chargebee.
  • Calcular ChargeScore®, una puntuación de riesgo propia que permite evaluar la probabilidad de éxito de una reclamación.
• Paso 3: Prevención proactiva de las devoluciones
  
  • El sistema señala las transacciones de alto riesgo y recomienda volver a intentarlo, ponerse en contacto con el cliente o realizar reembolsos antes de que surjan reclamaciones.
  • Reduce los casos de devoluciones de cargo hasta en un 90 % en todos los códigos de motivo.
• Paso 5: Cancelaciones automáticas de suscripciones
  
  • Cancela las suscripciones objeto de disputa o en situación de riesgo para evitar futuras disputas.
  • Se integra con el portal de clientes de Chargebee para ofrecer una experiencia de usuario fluida.
• Paso 6: Información en tiempo real para el crecimiento de los ingresos recurrentes mensuales (MRR)
  
  • Realiza un seguimiento de los índices de devoluciones, las tasas de recuperación y el impacto en los ingresos recurrentes mensuales (MRR) en un panel de control inteligente y unificado.
  • Te avisa de los riesgos elevados de devoluciones o de caídas en los ingresos para que puedas tomar medidas de forma proactiva.

Más de 15 000 marcas han adoptado la plataforma de Chargeflow, basada en inteligencia artificial y diseñada para la prevención y recuperación de devoluciones, así como para la obtención de información. Su integración fluida y multiplataforma ofrece un flujo de trabajo unificado.

Por qué Chargeflow supone un cambio revolucionario para los negocios basados en suscripciones: un caso práctico de Rejuvia

Rejuvia, con sede en Filadelfia (Pensilvania), se fundó en 2018 como una marca familiar dedicada a la salud y el bienestar. La marca se especializa en productos naturales que ayudan a los clientes con un estilo de vida ajetreado a mejorar el sueño, reducir el estrés y potenciar su bienestar. Rejuvia ha alcanzado una facturación de varios millones de dólares, impulsada por un profundo conocimiento del sector empresarial.

Pero, al igual que la mayoría de los proveedores de servicios por suscripción, Rejuvia se enfrentaba a importantes dificultades con los procesos manuales de devolución de cargos. Necesitaban una solución transformadora que multiplicara por tres o por cuatro la tasa de éxito y les permitiera recuperar la excelencia operativa.

La solución: Rejuvia adoptó la plataforma basada en inteligencia artificial de Chargeflow para la gestión automática de las devoluciones de cargos. El sistema automatizó la prevención de disputas, la presentación de pruebas y las cancelaciones de suscripciones, aprovechando una amplia base de datos para construir argumentos sólidos.

Resultados: Desde la implementación de Chargeflow, Rejuvia ha alcanzado una tasa de éxito en las reclamaciones de devolución del 82 %, lo que supone un notable aumento del 228 % con respecto a su nivel de referencia. La automatización ha permitido ahorrar 94 horas de procesamiento manual, liberando recursos para iniciativas de crecimiento estratégico.

Lee el caso práctico completo.

Gestiona automáticamente las devoluciones de Chargebee

Las devoluciones de cargo suponen una amenaza importante para las empresas que operan mediante suscripción. Reducen los ingresos mensuales recurrentes (MRR), ponen en peligro los privilegios de pago y dañan la reputación de la marca.

Con el aumento del fraude impulsado por la inteligencia artificial, la gestión manual de las reclamaciones ya no da abasto. Es como intentar seguirles el ritmo a los estafadores, con tasas de éxito de tan solo entre el 8 % y el 12 %.

Chargeflow cambia las reglas del juego. Nuestra automatización basada en IA, perfectamente integrada con Chargebee, previene de forma proactiva y automatiza las cancelaciones de suscripciones en las transacciones de alto riesgo de forma autónoma.

👉 Solicita una demostración para ver en acción las funciones avanzadas de análisis y la automatización de las devoluciones de cargos por suscripción de Chargeflow. Por cierto, solo pagas por los resultados cuando te incorporas a Chargeflow.