Os pedidos de estorno aumentaram 6% entre 2022 e 2023, com projeções indicando que o volume de transações com estorno chegará a 337 milhões até 2026.

Esses números crescentes são um alerta para as empresas que enfrentam disputas de pagamento, fraudes e perda de receita. Uma solução viável são as cobranças por pré-autorização. Pense nelas como uma rede de segurança que intercepta possíveis falhas de pagamento antes que elas ocorram.

Reservar os fundos antecipadamente ajuda a garantir que seus clientes tenham saldo suficiente em suas contas para cobrir suas compras. Isso pode minimizar os estornos e eliminar a incerteza quanto à aprovação da transação.

Aqui, abordamos em detalhes as cobranças de pré-autorização, suas vantagens, por que são importantes e muito mais.

O que é uma cobrança de pré-autorização?

As cobranças de pré-autorização são retenções temporárias que os comerciantes aplicam ao meio de pagamento do cliente. Isso garante que os fundos estejam disponíveis para a transação.

Como comerciante, essas taxas podem afetar a forma como você gerencia suas finanças, especialmente o fluxo de caixa e o crédito disponível.

Como funciona a pré-autorização?

Quando um cliente realiza uma compra, seu processador de pagamentos solicita uma pré-autorização ao banco ou à administradora do cartão de crédito do cliente. Isso bloqueia temporariamente uma parte do crédito disponível do cliente, o que confirma sua capacidade de pagamento.

No entanto, o sistema só cobra o valor real da transação depois que você prestar o serviço ou entregar o produto.

Portanto, a retenção não debita imediatamente a conta do cliente. Em vez disso, ela reserva uma parte do crédito disponível por um período específico enquanto você processa a transação.

Vamos dar uma olhada nas etapas das pré-autorizações em prática:

1. O cliente inicia a compra: quando um cliente realiza uma compra, especialmente de serviços ou itens de alto valor (por exemplo, reservas de hotel ou aluguel de carros), o comerciante solicita uma pré-autorização ao banco do cliente ou à administradora do cartão de crédito.
2. Retenção temporária: O banco ou a administradora do cartão retém temporariamente um determinado montante na conta do cliente. Essa retenção garante que o cliente tenha crédito ou fundos disponíveis suficientes para cobrir a transação. No entanto, os fundos ainda não foram debitados da conta nesse momento.
3. Aprovação da autorização: O banco ou a administradora do cartão verifica o saldo disponível na conta e aprova ou recusa a retenção. Se for aprovada, o comerciante recebe a confirmação de que o cliente pode pagar pela transação.
4. Finalização da transação: Após o comerciante entregar os produtos ou serviços ou cumprir os termos da transação, ele ajusta o valor da pré-autorização (se necessário) e processa o pagamento final.
5. Libertação da retenção: Se a transação for concluída, o comerciante finaliza a cobrança e libera a retenção. Se o comerciante cancelar ou alertar sobre a transação, ele retira a retenção. Isso significa que não será feita nenhuma cobrança na conta do cliente.

E quanto às retenções de pré-autorização que afetam os comerciantes? É isso mesmo: os empresários também podem enfrentar retenções de pré-autorização quando fazem compras.

As cobranças de pré-autorização podem afetar a forma como você gerencia suas compras, especialmente se você estiver abrindo uma nova conta bancária, como uma conta corrente empresarial, para administrar melhor suas finanças.

Saber o que é necessário para abrir uma conta bancária— como um documento de identidade emitido pelo governo, licença comercial e um depósito inicial — pode ajudar a garantir que você esteja preparado. Uma conta bancária empresarial não só simplifica as compras da empresa (e, posteriormente, os impostos), como também oferece transparência no acompanhamento de retenções por pré-autorização e garante transações sem complicações.

Quanto tempo duram as pré-autorizações?

As retenções de pré-autorização geralmente duram entre 2 e 7 dias. No entanto, isso depende do processador de pagamentos, das políticas do banco ou da administradora do cartão e do tipo de transação.

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Esses prazos podem afetar o fluxo de caixa, uma vez que os fundos ficam retidos até que o comerciante finalize a cobrança. No caso de serviços como estadias em hotéis ou aluguel de carros, a retenção pode durar até 30 dias. Se você não concluir a cobrança dentro do prazo de retenção, esta expirará automaticamente.

Se precisar de mais tempo, talvez seja necessário solicitar uma prorrogação. Durante a retenção, o cliente não verá o valor debitado de sua conta, mas seu saldo disponível será menor até que a retenção seja removida ou a cobrança seja processada.

Se você é proprietário de uma pequena empresa, as cobranças de pré-autorização podem ser uma faca de dois gumes. Embora ofereçam uma camada de proteção aos comerciantes, elas também podem imobilizar seus fundos temporariamente, o que pode representar um desafio para o fluxo de caixa, especialmente se você estiver usando cartões de crédito empresariais sem taxa anual.

Esses cartões oferecem uma maneira econômica de gerenciar as despesas da sua empresa sem o peso das taxas anuais, e é por isso que são uma opção popular entre os empreendedores. No entanto, é importante estar ciente de como as cobranças de pré-autorização podem afetar seu crédito disponível e se planejar adequadamente.

Quando se deve utilizar uma cobrança de pré-autorização?

Os comerciantes utilizam cobranças de pré-autorização em setores como hotelaria e viagens, onde precisam verificar as informações de pagamento antes de prestar um serviço.

Por exemplo, os hotéis também costumam cobrar taxas de pré-autorização para verificar a validade dos cartões de crédito. Com a IA no setor hoteleiro, os hotéis podem automatizar esse processo e reduzir o risco de transações fraudulentas, garantindo ao mesmo tempo check-ins tranquilos e uma experiência positiva para os hóspedes.

Outras situações em que pode ser necessário confirmar a capacidade de pagamento de um cliente antes de fornecer bens ou serviços incluem:

• Aluguel de carros: As locadoras utilizam pré-autorizações para garantir que os clientes tenham fundos suficientes para cobrir o aluguel e quaisquer possíveis cobranças, como danos ou combustível. Exemplo: A Hertz utiliza pré-autorizações para proteger seus veículos de aluguel, caso um cliente danifique um carro ou não o devolva.

• Compras online: Em 2023, quase metade dos vendedores online em todo o mundo priorizou a prevenção e o gerenciamento de fraudes e estornos. É por isso que, quando os clientes compram itens de alto valor online, muitos comerciantes bloqueiam temporariamente o valor no cartão para garantir que o cliente possa pagar antes de enviar o produto.
• Postos de gasolina: Os postos de gasolina podem bloquear um valor estimado no cartão quando um cliente enche o tanque, para garantir que haja saldo suficiente.
  Restaurantes e bares: Alguns restaurantes ou bares bloqueiam um valor no cartão quando os clientes fazem o pedido, especialmente se esperam gorjetas ou cobranças adicionais, para garantir que o cliente possa arcar com o custo total.
• Compra de ingressos para eventos ou passagens de viagem: os comerciantes podem usar a pré-autorização para verificar se os clientes têm saldo suficiente antes de finalizar a compra de ingressos para shows, voos ou eventos.
• Empresas prestadoras de serviços: Empresas que prestam serviços, como spas ou oficinas, podem realizar uma pré-autorização no cartão para confirmar se o cliente tem condições de pagar pelo serviço solicitado.
• Assinaturas: No caso de assinaturas recorrentes, como academias ou serviços de streaming, os comerciantes utilizam a pré-autorização para garantir que os clientes possam pagar pelo serviço antes de terem acesso a ele.

Vantagens das cobranças por pré-autorização

Como você provavelmente já percebeu, as pré-autorizações podem ser um grande trunfo para o seu fluxo de caixa e oferecer uma camada adicional de proteção para a sua empresa quando os clientes fazem compras.

Vamos analisar alguns desses benefícios com mais detalhes.

Proteção contra pagamentos não efetuados

As cobranças de pré-autorização garantem que seus clientes tenham fundos suficientes para cobrir uma transação antes de você entregar quaisquer produtos ou serviços.

Isso minimiza o risco de estornos ou pagamentos rejeitados, cuja contestação pode ser dispendiosa e demorada. O Relatório sobre Estornos de 2024 da Chargeflow revelou que as disputas levam até 100 dias para serem resolvidas (46 dias, em média). Isso representa uma carga significativa tanto em termos de tempo quanto de recursos.

Prevenção de fraudes

A fraude é um dos motivos mais comuns para estornos. A pré-autorização ajuda a reduzir o risco de transações fraudulentas, ao verificar se o método de pagamento é válido e se há saldo suficiente.

Isso traz tranquilidade, especialmente se a sua empresa lida com produtos ou serviços de alto valor que exigem pagamento adiantado.

Planejamento aprimorado do fluxo de caixa

Ao confirmar a disponibilidade de fundos antes de concluir uma venda, as reservas de pré-autorização oferecem uma visão mais clara do seu fluxo de caixa. Isso ajuda na elaboração de orçamentos e no planejamento financeiro, especialmente se a sua empresa depende de depósitos ou pagamentos antecipados dos clientes.

Melhores práticas para gerenciar cobranças de pré-autorização

Seja transparente com os clientes

A transparência ajuda a garantir um processo de transação tranquilo. Sempre informe seus clientes sobre os encargos de pré-autorização antes de eles concluírem uma transação. Explique o que é uma pré-autorização, por que ela é necessária e por quanto tempo, aproximadamente, o valor ficará retido.

Inclua essas informações durante o processo de finalização da compra ou na seção de perguntas frequentes do seu site. Em seus e-mails de confirmação ou recibos, destaque que a pré-autorização é temporária.

Escolha o processador de pagamentos certo

O seu provedor de pagamentos será responsável por gerenciar suas pré-autorizações. Portanto, escolha com cuidado. Certifique-se de que o provedor seja capaz de rastrear e gerenciar claramente as reservas de pré-autorização.

Além disso, deve oferecer recursos como atualizações em tempo real, transparência quanto aos prazos de retenção e liberação automática assim que a transação for concluída ou não for aprovada.

Utilize uma solução para estornos

Mesmo com a pré-autorização, ainda podem ocorrer estornos. Uma solução de gestão de estornos pode ajudar a agilizar o processo e permitir que você conteste os estornos com facilidade. Essas soluções geralmente oferecem ferramentas para acompanhar os estornos, reunir as provas necessárias e automatizar as respostas.

Invista em uma solução de estornos que se integre ao seu processador de pagamentos e ofereça análises para ajudá-lo a compreender as tendências em estornos.

A integração do Chargeflow com o Stripe oferece uma experiência de usuário de primeira linha diretamente no painel do Stripe.

Resumo

As cobranças de pré-autorização são uma ferramenta eficaz para empresas de comércio eletrônico que buscam se proteger contra os riscos crescentes de estornos e fraudes.

Você pode proteger seu fluxo de caixa, reduzir disputas e melhorar a experiência geral do cliente. As pré-autorizações podem exigir um pouco mais de atenção inicial, mas os benefícios sempre compensam.