Chargeback Melhores práticas contábeis para Lojistas

Chargeback accounting reconciles disputed card payments, fees, recovered funds and final outcomes to the original orders and processor payouts. The entries depend on the payment flow, accounting policy and jurisdiction.

Chargeback O impacto nas empresas de comércio eletrônico tem sido amplamente discutido no setor. Um único chargeback pode gerar um efeito cascata desproporcional em todas as áreas de uma empresa.

Mas o que não tem recebido a mesma atenção é a contabilidade do “ chargebacks ”: como acompanhar e registrar o custo total do seu “ disputas ”.

Este artigo irá revelar todas as melhores práticas contábeis do chargeback para ajudá-lo a criar uma contabilidade eficaz no chargeback . E acabar com a dor de cabeça relacionada aos relatórios financeiros do Disputa.

Mas, antes de entrarmos no assunto, vamos esclarecer o conceito básico.

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O que é a contabilidade “ Chargeback ”?

Chargeback accounting links each dispute to the original sale, the processor’s debit or payout adjustment, any separately charged fees and the final outcome. Keep the underlying dispute separate from the accounting classification: contesting a payment does not automatically establish a receivable or a bad debt.

Para uma contabilidade precisa chargeback , o contador deve levar em conta tanto chargeback quanto estornos e taxas acessórias. Esses custos imprevisíveis podem se estender por diferentes períodos contábeis.

O contador também deve lembrar que os diversos bancos e processadores utilizam métodos diferentes para lidar com chargebacks.

Essas complexidades muitas vezes tornam a contabilidade de chargebacks um pesadelo para as empresas. Além disso, a contabilidade de chargeback exige relatórios em tempo real e atividades pós-Disputa , como a instalação de chargeback análises e diagnósticos.

Portanto, não se pode simplesmente presumir que qualquer pessoa capaz de fazer cálculos e analisar dados consiga lidar com o trabalho com facilidade. O profissional responsável precisa ter um conhecimento mais aprofundado do processo dechargeback .

Isso vale especialmente para fornecedores que recebem pagamentos com frequência disputas. É fundamental ter um conhecimento aprofundado do processo chargeback e saber como contabilizar cada detalhe envolvido.

Uma contabilidade precisa Chargeback é essencial para a sustentabilidade dos negócios

Chargeback representa um risco crescente à sustentabilidade dos negócios. Se você não dispõe de um sistema confiável para monitorar as perdas relacionadas à “ Disputa ”, deve considerar a implantação de tal sistema imediatamente.

Sem uma contabilidade adequada do chargeback , talvez você não consiga compreender facilmente o impacto nos resultados financeiros da sua empresa.

A contabilidade do chargeback ajuda você a avaliar e aprimorar seus esforços de mediação Disputa para garantir a eficiência operacional e a gestão de riscos a longo prazo. No entanto, o tipo de conta Lojista frequentemente determina a precisão dos seus relatórios chargeback .

A provider may show the disputed principal, fees and later credits as separate lines. Use those event references to match the dispute to the original order and the payout or bank transaction.

Other payout reports net several adjustments into a single deposit. Obtain the underlying transaction report before splitting the principal, dispute fees, fee credits and recoveries in your ledger. If your books run on QuickBooks, follow these steps to record a chargeback in QuickBooks Online.

E como essas informações podem não estar imediatamente disponíveis, algumas transações podem não ser registradas, resultando em registros contábeis incorretos.

Às vezes, seu provedor pode reter um valor específico de sua receita em uma reserva da conta “ Lojista ” para amortecer riscos potenciais. Os fundos só ficam disponíveis para uso ao final do período de risco, que geralmente é de até seis meses. Mesmo assim, uma parte de sua receita fica indisponível, pois a reserva da conta pode ser rotativa.

Se você não tiver uma contabilidade adequada chargeback , será difícil saber de quanto capital de giro dispõe. Além disso, você não saberá a extensão de suas Disputa obrigações ou prejuízos, o que significa que também será difícil fazer previsões sobre receitas futuras.

Dito isso, veja a seguir três maneiras eficazes de tornar sua contabilidade em chargeback mais eficiente.

3 maneiras de simplificar sua contabilidade no Chargeback

Separate the disputed payment from the cost of the underlying goods and from processor fees. A chargeback and a voluntary refund are different operational events, but their accounting treatment depends on what was originally recognized and your accounting policy.

O desafio geralmente está em coletar os dados de entrada, entender quantos chargebacks você possui e manter-se atualizado sobre a situação do chargeback .  

Aqui estão algumas ideias para simplificar sua contabilidade no chargeback .

Acesse Chargeback eAutomação para obter informações centralizadas

Apart from the ROI benefits that a chargeback automation solution like Chargeflow provides, the intuitive dashboard also helps you harmonize the different touch points in the dispute process. When evaluating a platform, use our guide to chargeback management software for finance teams to check fee traceability, export fields, and settlement matching.

É impossível gerenciar disputas de forma eficaz quando os dados de que você precisa estão espalhados por mil pontos de contato diferentes. Com o painel centralizado do Chargeflow, você pode acompanhar rapidamente os casos ativos chargeback , as taxas chargeback em tempo real e a probabilidade de fechamento ou perda das oportunidades em aberto disputas. Além disso, você pode usar essas informações para traçar com facilidade seu gráfico de projeções de receita.

Chargeback A análise de dados ajuda a otimizar a gestão de riscos de longo prazo

Como observamos anteriormente, um dos aspectos cruciais de uma estratégia contábil sólida para o chargeback é a análise de dados do chargeback . Se você não conseguir visualizar (ou compreender rapidamente) seus números, poderá enfrentar problemas de fluxo de caixa.

Acompanhar sua taxa de chargeback parece relativamente fácil. Mas não é. A fórmula para calcular as perdas financeiras relacionadas à chargeback nem sempre é simples. O valor do chargeback não reflete totalmente o total de suas perdas. Há tantos custos adicionais associados a CADA Disputa que você pode acabar deixando esses custos de fora do cálculo.

Chargeflow análises robustas que ajudam você a criar relatórios relevantes e a desenvolver estratégias práticas para acompanhar o que realmente importa.

Use relatórios em tempo real para se manter atualizado

Com os relatórios em tempo real doChargeflow Insights, você pode prever com eficácia as taxas de sucesso do chargeback e obter uma compreensão mais precisa de suas iniciativas atuais, com atualizações minuto a minuto. Ao analisar um vasto conjunto de dados com algoritmos proprietários, o Insights pode determinar com alta precisão suas chances de recuperar cada chargeback e quanto dinheiro você espera recuperar das ações em andamento chargebacks.

5 Melhores Práticas Contábeis da Chargeback a serem consideradas

Vale a pena ressaltar mais uma vez que a contabilização de um “ chargebacks ” é uma área ambígua.

Gerenciar as finanças da sua empresa já é bastante complexo. A contabilidade do Chargeback só torna a elaboração de relatórios financeiros ainda mais desafiadora. Mas, se você aplicar as dicas a seguir às melhores práticas mencionadas acima, poderá tirar o máximo proveito da sua contabilidade no chargeback .

Check Tax Eligibility Before Writing Off a Loss

A lost chargeback is not automatically a deductible bad debt. For U.S. taxpayers, IRS Topic 453 describes conditions such as a valid debt, prior income inclusion or cash advanced, and worthlessness. The applicable rules differ by accounting method and jurisdiction.

Keep the original transaction, processor debit, collection or dispute-response history, and final outcome. Ask your accountant whether the loss is a revenue adjustment, an expense or an uncollectible recognized receivable under the applicable policy.

Book treatment and tax deductibility are separate decisions. Do not assume that a partial recovery is impossible or that a tax write-off follows automatically from accepting a dispute.

Track Dispute Fees and Fee Credits Separately

Dispute fees are not universally non-refundable. Stripe distinguishes received and countered fees, with contract and location exceptions. Shopify Payments documents returned fees after a win. Verify the applicable country and provider terms, and reconcile the fee credit when it actually posts.

Use a separately identifiable expense or fee account consistent with your accountant-approved chart of accounts. Separate the fee from the disputed principal so a returned fee does not get mistaken for recovered sales revenue.

Se essa for a sua realidade, os analistas financeiros recomendam que você considere criar uma subconta separada relacionada à “ Disputa ” para essas despesas. E você também pode usar a mesma conta para registrar todas as outras despesas acessórias.

Assess Whether a Disputed Amount Is a Receivable

A disputed transaction may be valid, fraudulent or affected by a service or processing issue. Read the claim and permitted response options before deciding to contest it; the reason code does not itself establish fraud or recoverability.

Do not create an accounts receivable balance merely because a dispute is being contested. Your accountant should determine whether a receivable qualifies for recognition, which counterparty owes it, and how the processor debit affects cash, a clearing account or previously recognized revenue.

When funds are recovered, match the credit to the prior debit and the balance actually recorded. If the case is lost, close or reclassify that balance under the approved policy. Avoid reversing revenue twice or recording recovered principal as both a cleared receivable and new sales income.

Classify Lost Payments Under the Applicable Policy

Accepting or losing a dispute does not make every payment a bad debt. The appropriate treatment can differ for an uncollectible recognized receivable, a canceled sale or a processor adjustment. Document the event and have the accountant confirm the classification rather than applying one label to every loss.

Mantenha sua “ Chargebacks ” sob controle

Em última análise, manter uma baixa taxa de chargeback e de fraudes é uma maneira infalível de garantir que você tenha menos chargeback dores de cabeça com a contabilidade.

Mas, para manter uma baixa taxa de chargeback e de fraudes, você precisa de ferramentas e sistemas que vão além de suposições na prevenção de fraudes. Você precisa de dados mais relevantes e abrangentes sobre cada transação.

De modo geral, chargeback Automação demonstra oferecer os melhores resultados para ajudar Lojistas a economizar tempo e recursos. Além disso, você também tem acesso fácil à documentação relevante para sua contabilidade chargeback , em vez de ter que se esforçar para reunir todos os relatórios necessários para um livro contábil completo.

Exemplo de lançamentos contábeis no Chargeback

These illustrations show how the cash and fee events can be separated; they are not a universal accounting policy. Have a qualified accountant confirm recognition, the chart of accounts and tax treatment before using them. Stripe Revenue Recognition, for example, uses its own dispute contra-revenue and recoverables accounts rather than automatically creating customer accounts receivable.

1. Recording a separately charged dispute fee: If your approved policy recognizes the charge as a fee expense, debit that expense account and credit the processor balance, cash or payable account actually affected. If the fee is later returned, record the credit against the fee treatment already used. Keep received and countered fees separately identifiable.

2. Recording disputed principal under a recognized-receivable policy: Only where your accountant has determined that a dispute receivable should be recognized, a processor debit can be illustrated as a debit to that receivable and a credit to the processor balance or cash account affected. A later recovery clears that receivable against the actual incoming funds. This assumption does not automatically reverse or re-recognize sales revenue.

3. Closing a recognized balance after a loss: If a receivable was properly recognized and is now uncollectible, clear it against the allowance or loss account required by your approved policy. If no receivable was recognized, do not invent one to write it off. Tax deductibility requires a separate assessment.

Confirm the entries against both the processor transaction report and the bank deposit. Treatment can differ when revenue is deferred, the original invoice is still collectible, the sale is canceled or funds are recovered in a later period. Use the relevant accounting framework and local tax rules with your accountant.

Reconcile Dispute Events to the Payout

For example, a $100 principal debit, a separate $15 received fee and a later $100 recovery leave $15 of fee cost if that fee is not returned. If a $15 fee credit also posts, that fee cost is reversed separately. These amounts illustrate arithmetic only; they are not a provider price quote or a journal-entry prescription. For the full matching process, see our guide to chargeback reconciliation.

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Use Chargeback Accounting to Track Dispute Losses

A contabilização de chargebacks é um aspecto essencial da prudência financeira. Chargebacks representam um custo crescente para todas as empresas. Os efeitos negativos sobre a lucratividade não podem ser subestimados. Chargebacks geram perdas financeiras excessivas e resultam em altos custos indiretos. Elas reduzem as margens de lucro e levam à perda de receitas futuras devido à má reputação.

Uma contabilidade eficaz chargeback ajuda você a acompanhar as perdas Disputa para elaborar melhor estratégias de mitigação. Utilize as melhores práticas apresentadas neste artigo para aprimorar seus relatórios e garantir que seus livros contábeis façam sentido. Veja como Chargeflow pode ajudá-lo a recuperar chargebacks de forma automática.