Melhores práticas de contabilidade de estornos para comerciantes

A contabilidade de estornos envolve práticas recomendadas essenciais e métodos para coletar e compilar dados e documentos relevantes relacionados a estornos em litígio.

O impacto dos estornos nas empresas de comércio eletrônico tem sido amplamente discutido no setor. Um único estorno pode causar um efeito cascata desproporcional em todas as áreas de uma empresa.

Mas o que não tem recebido a mesma atenção é a contabilização dos estornos: como acompanhar e registrar o custo total das suas disputas.

Este artigo irá revelar todas as melhores práticas contábeis relacionadas a estornos para ajudá-lo a criar uma contabilidade eficaz para estornos. E acabar com a dor de cabeça dos relatórios financeiros relacionados a disputas.

Mas, antes de entrarmos no assunto, vamos esclarecer o conceito básico.

O que é a contabilidade de estornos?

A contabilidade de estornos envolve todos os procedimentos que uma empresa utiliza para acompanhar e registrar disputas de transações, juntamente com outras atividades comerciais, em seus registros financeiros.

Para uma contabilidade precisa de estornos, o contador deve levar em conta tanto os estornos quanto as reversões e as taxas acessórias. Esses custos imprevisíveis podem se estender por diferentes períodos contábeis.

O contador também deve lembrar que os diversos bancos e processadores utilizam métodos diferentes para lidar com estornos.

Essas complexidades muitas vezes tornam o tratamento contábil dos estornos um pesadelo para as empresas. Além disso, o tratamento contábil dos estornos exige relatórios em tempo real e atividades pós-contestação, como a implementação de análises e diagnósticos de estornos.

Portanto, não se pode simplesmente presumir que qualquer pessoa capaz de fazer cálculos e analisar dados consiga lidar com o trabalho com facilidade. O responsável precisa ter um conhecimento mais aprofundado do processo de estorno.

Isso vale especialmente para fornecedores que enfrentam disputas de pagamento com frequência. É fundamental ter um conhecimento aprofundado do processo de estorno e saber como lidar com cada etapa envolvida.

Uma contabilidade precisa de estornos é essencial para a sustentabilidade dos negócios

O estorno representa um risco crescente à sustentabilidade dos negócios. Se você não dispõe de um sistema confiável para acompanhar as perdas decorrentes de contestações, deve considerar a implantação de tal sistema imediatamente.

Sem uma contabilidade adequada de estornos, talvez você não consiga perceber facilmente o impacto nos resultados financeiros da sua empresa.

A análise de estornos ajuda a avaliar e aprimorar suas iniciativas de resolução de disputas, garantindo eficiência operacional e gestão de riscos a longo prazo. No entanto, o tipo de conta comercial costuma determinar a precisão dos relatórios de estornos.

Por exemplo, a reconciliação das informações contábeis com os grandes bancos é bastante simples. Eles classificam os estornos como itens individuais em seu balanço financeiro mensal, separando o valor da transação e a taxa de estorno de forma adequada. O mesmo se aplica aos estornos revertidos.

No entanto, os provedores terceirizados de contas comerciais agrupam os estornos e os custos acessórios em uma única transação no seu extrato. Cabe a você identificar adequadamente os valores reais dos estornos.

E como essas informações podem não estar imediatamente disponíveis, algumas transações podem não ser registradas, resultando em registros contábeis incorretos.

Às vezes, seu provedor pode reter uma quantia específica de sua receita em uma reserva da conta comercial para amortecer riscos potenciais. Os fundos só ficam disponíveis para uso ao final do período de risco, geralmente de até seis meses. Mesmo assim, uma parte de sua receita permanece indisponível, pois a reserva da conta pode ser rotativa.

Se você não tiver uma contabilidade adequada para estornos, será difícil saber de quanto capital de giro dispõe. Além disso, você não saberá a extensão de seus passivos ou perdas decorrentes de contestações, o que significa que também será difícil fazer previsões de receitas futuras.

Dito isso, veja a seguir três maneiras eficazes de tornar sua contabilidade de estornos mais eficiente.

3 maneiras de simplificar a contabilidade de estornos

Você já sabe que NÃO deve registrar estornos como custo das vendas. A terminologia é bem clara: estorno não é sinônimo de reembolso.

O desafio geralmente está em analisar os dados de entrada, entender quantos estornos você tem e manter-se atualizado sobre a sua situação de estornos.  

Aqui estão algumas ideias para simplificar a contabilidade de estornos.

Utilize a automação de estornos para obter informações centralizadas

Além dos benefícios em termos de ROI que uma solução de automação de estornos como Chargeflow oferece, o painel intuitivo também ajuda a harmonizar os diferentes pontos de contato no processo de contestação.

É impossível gerenciar disputas de forma eficaz quando os dados necessários estão espalhados por mil pontos de contato diferentes. Com o painel centralizado Chargeflow, você pode acompanhar rapidamente os casos de estorno em andamento, as taxas de estorno em tempo real e a probabilidade de ganho ou perda nas disputas em aberto. Além disso, você pode usar essas informações para traçar com facilidade o gráfico de suas projeções de receita.

A análise de estornos ajuda a otimizar a gestão de riscos a longo prazo

Como mencionamos anteriormente, um dos aspectos cruciais de uma estratégia sólida de contabilidade de estornos é a análise de estornos. Se você não conseguir visualizar (ou compreender rapidamente) seus números, poderá enfrentar problemas de fluxo de caixa.

Acompanhar sua taxa de estorno parece relativamente fácil. Mas não é. A fórmula para calcular as perdas financeiras relacionadas a estornos nem sempre é simples. O valor do estorno não reflete totalmente o tamanho das suas perdas. Há muitos custos adicionais associados a CADA contestação; você pode acabar deixando esses custos de fora do cálculo.

Chargeflow análises robustas que ajudam você a criar relatórios relevantes e a desenvolver estratégias práticas para acompanhar o que realmente importa.

Use relatórios em tempo real para se manter atualizado

Com os relatórios em tempo real do Chargeflow , você pode prever com eficácia as taxas de sucesso dos estornos e obter uma compreensão mais precisa de suas iniciativas atuais, com atualizações minuto a minuto. Ao analisar um vasto conjunto de dados por meio de algoritmos proprietários, o Insights consegue determinar, com alta precisão, suas chances de recuperar cada estorno e quanto dinheiro você deve recuperar dos estornos em andamento.

5 práticas recomendadas para o tratamento contábil de estornos a serem consideradas

Vale a pena ressaltar mais uma vez que o tratamento contábil dos estornos é uma área um tanto ambígua.

Gerenciar as finanças da sua empresa já é bastante complexo. A contabilidade de estornos só torna a elaboração de relatórios financeiros ainda mais desafiadora. Mas, se você aplicar as dicas a seguir às melhores práticas mencionadas anteriormente, poderá tirar o máximo proveito da sua contabilidade de estornos.

Baixar estornos incobráveis para fins fiscais

Embora seja prejudicial considerar todos os estornos como um custo inerente aos negócios, é prática padrão do setor dar baixa nos estornos incobráveis para fins fiscais.

Observe que um estorno é considerado incobrável quando as chances de recuperação são nulas, como no caso de o cliente declarar falência. Outro exemplo seria quando um tribunal anula as dívidas ou isenta o titular do cartão da obrigação de indenização.

Como não são permitidos pagamentos parciais, você pode deduzir o valor do reembolso e anexar a comprovação à sua declaração de imposto de renda.

Trate as taxas de estorno como despesas operacionais

Como você já sabe, as taxas de estorno não são negociáveis, independentemente do resultado do estorno.

Portanto, as melhores práticas do setor recomendam que as taxas de estorno sejam contabilizadas como despesas operacionais (ou seja, encargos bancários). No entanto, há uma exceção a essa regra geral: quando se enfrenta um volume elevado de contestações.

Se essa for a sua situação, os analistas financeiros recomendam que você considere criar uma subconta específica para essas despesas relacionadas a disputas. E você pode usar essa mesma conta para registrar todas as outras despesas acessórias.

Registrar estornos indevidos como contas a receber

Mais de 70% dos estornos são fraudes não mal-intencionadas. É preciso contestar esses estornos inválidos por meio do processo de contestação.

Para contabilizar o estorno, você deve lançar o valor original da transação como “Contas a Receber”. O ideal é que o livro contábil utilizado aqui seja separado do seu livro contábil principal: poderia ser uma conta específica para credores que, posteriormente, você incorporaria à sua conta principal.

Se você conseguir recuperar o valor da disputa, poderá contabilizar o valor da transação nas contas a receber destinadas ao estorno. Mas, se perder, deverá dar baixa na conta a receber como dívida incobrável. Deixar de fazer isso constitui um erro grave na contabilidade de contas a receber.

Registrar estornos irrecuperáveis na conta de dívidas incobráveis

A melhor prática do setor em relação a estornos impossíveis de serem contestados ou aos estornos que você não deseja contestar é contabilizar esses estornos como despesas com dívidas incobráveis. Isso é fundamental, pois um estorno não é o mesmo que um reembolso. Mais uma vez, você não pode registrar esses valores como “Custo das Mercadorias Vendidas”. Adicionar as perdas decorrentes de estornos ao custo das vendas constitui uma prática inadequada de prestação de contas.

Mantenha seus estornos sob controle

Em última análise, manter uma baixa porcentagem de estornos e fraudes é uma maneira infalível de garantir que você tenha menos dores de cabeça com a contabilidade de estornos.

Mas, para manter uma baixa taxa de estornos e fraudes, você precisa de ferramentas e sistemas que vão além de suposições na prevenção de fraudes. Você precisa de dados mais relevantes e abrangentes sobre cada transação.

De modo geral, a automação de estornos tem se mostrado eficaz para ajudar os comerciantes a economizar tempo e recursos. Além disso, você tem acesso fácil à documentação necessária para a contabilidade de estornos, em vez de ter que se esforçar para reunir todos os relatórios necessários para um registro contábil completo.

Exemplos de lançamentos contábeis de estorno

As melhores práticas acima se traduzem em alguns padrões padrão de contabilidade por partidas dobradas. Trata-se de exemplos simplificados e ilustrativos; seu plano de contas e tratamento tributário específicos dependerão do seu método contábil e da sua jurisdição; portanto, confirme os detalhes com seu contador ou consultor tributário.

1. Registro da taxa de estorno (despesa operacional): Quando o seu processador cobrar uma taxa de estorno, debite a conta “Taxas de Estorno” (uma conta de despesas operacionais) e credite a conta “Caixa” ou “Contas a Pagar” no valor da taxa. Esse lançamento deve ser feito independentemente de você ganhar ou perder a contestação, uma vez que a taxa não é reembolsável em nenhum dos casos.

2. Registro de um estorno contestado que você pretende contestar (contas a receber): Debite uma conta específica denominada “Estorno a Receber” e credite “Receita de Vendas” (revertendo o reconhecimento original da receita) no valor da transação contestada. Se você vencer a contestação, reverta esse lançamento creditando “Estorno a Receber” e debitando “Caixa” assim que os fundos forem devolvidos. Caso perca, dê baixa no saldo conforme descrito abaixo.

3. Baixa contábil de um estorno perdido ou impossível de recuperar (dívida incobrável): Debite a conta “Despesa com dívidas incobráveis” e credite a conta “Contas a receber de estornos” pelo valor total contestado. Isso mantém a perda fora do “Custo das mercadorias vendidas”, em consonância com a prática acima de nunca registrar estornos como custo de vendas.

Para fins dos Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP), os estornos são geralmente tratados como uma redução na receita ou como uma despesa com dívidas incobráveis, e não como custo de produtos vendidos ou reembolso. A dedutibilidade fiscal de um estorno incobrável depende do tipo de sua entidade, do método contábil utilizado e das regras tributárias locais; portanto, essa é uma questão que deve ser consultada com seu contador, não havendo uma resposta única válida para todos os casos.

Conclusão

A contabilização de estornos é um aspecto essencial da prudência financeira. Os estornos representam um custo crescente para todas as empresas. Os efeitos negativos sobre a rentabilidade não podem ser subestimados. Os estornos geram perdas financeiras excessivas e resultam em altos custos indiretos. Eles reduzem as margens de lucro e levam à perda de receitas futuras devido à má reputação.

Uma contabilidade eficaz de estornos ajuda você a acompanhar as perdas decorrentes de contestações para elaborar melhor estratégias de mitigação. Utilize as melhores práticas apresentadas neste artigo para aprimorar seus relatórios e garantir a coerência de seus livros contábeis. Veja como Chargeflow ajudá-lo a recuperar estornos de forma automatizada.