Waarom e-commercebedrijven een betere manier nodig hebben om geschillen met Airwallex af te handelen

Verwerkt u betalingen via Airwallex en handelt u geschillen nog steeds handmatig af? Als dat zo is, verliest u meer dan alleen geld. U verliest ook tijd, momentum en controle.

Terugboekingen zijn niet alleen een bron van ergernis. Ze brengen ook het hele proces in de war. Eén slechte maand kan ertoe leiden dat je als hoog risico wordt aangemerkt. Eén gemiste deadline en je loopt inkomsten mis waar je zo hard voor hebt gewerkt. De meeste e-commerceteams zijn niet toegerust om de stortvloed aan bewijsmateriaal, opmaakregels en deadlines van kaartuitgevers te verwerken die bij elk geschil horen. 

Daarom introduceert Chargeflow een directe integratie met Airwallex die automatisch geschillen detecteert, gegevens uit uw technologiestack haalt en namens u volledig conforme reacties indient, zonder dat u daar iets voor hoeft te doen.

Zodra er een terugvordering plaatsvindt, detecteren we deze onmiddellijk, halen we alle relevante gegevens uit uw technologische omgeving, genereren we met behulp van AI een volledig conform antwoord en dienen we dit in, zodat uw team zich op zijn taken kan blijven concentreren zonder dat het daar iets voor hoeft te doen.

In deze gids wordt het volgende uitgelegd:

• Waarom er geschillen bij Airwallex ontstaan, en wat die u werkelijk kosten
• Wat er nodig is om ze voor zich te winnen
• Hoe automatisering de situatie volledig omdraait, zodat je niet langer reageert maar je kunt herstellen
• Wat kunt u verwachten van de Airwallex-integratie van Chargeflow?

De werkelijke kosten van terugboekingen bij Airwallex

Op het eerste gezicht lijkt een terugboeking misschien slechts één verloren transactie: vervelend, maar goed op te vangen. Maar elke ervaren handelaar zal je vertellen dat het nooit bij één blijft.

Elk Airwallex-geschil dat u ontvangt, brengt een reeks verborgen kosten met zich mee:

• Verloren oorspronkelijke verkoop
• Niet-restitueerbare kosten voor terugboekingen
• Urenlang bewijsmateriaal verzamelen en ordenen
• Het risico lopen dat je de drempels van het kaartnetwerk overschrijdt en als „hoog risico“ wordt aangemerkt.
• Het verlies opnieuw lijden als uw zaak wordt afgewezen (wat vaak gebeurt)

Laten we eerlijk zijn: je wint zelden. De meeste e-commerceteams beschikken niet over de tijd, de expertise of de tools om overtuigende reacties in te dienen die voldoen aan de opmaakregels van de kaartuitgevers. Zelfs als de koper duidelijk in het ongelijk is, kan een ontbrekende schermafbeelding of een te late reactie je zaak de das omdoen. 

Terugboekingen kosten de gemiddelde handelaar 3,36 dollar voor elke dollar die door fraude verloren gaat. 

En daar blijft het niet bij. Voor snelgroeiende merken wordt het probleem steeds groter. Wat begint met een paar geschillen per maand, kan al snel uitgroeien tot tientallen. Handmatige processen bezwijken onder de druk. Operationele teams raken overbelast. Het terugbetalingsbeleid wordt aangescherpt. Het vertrouwen van klanten neemt af. Het momentum stagneert. 

Airwallex biedt je inderdaad een efficiënte manier om betalingen wereldwijd te verwerken, maar het neemt de rompslomp rond geschillen niet weg. Je staat er nog steeds alleen voor als het gaat om het opbouwen van dossiers, het opstellen van reacties en het navigeren door de specifieke regels van elke uitgevende instelling. 

Daar komt Chargeflow om de hoek kijken. Dankzij onze directe integratie met Airwallex verdwijnt de handmatige rompslomp rond geschillenbeslechting, waardoor een complex en risicovol proces wordt omgezet in een eenvoudige, geautomatiseerde workflow.

In plaats van inkomstenlekken handmatig te dichten, stoppen we het verlies van inkomsten bij de bron door elke stap van het terugboekingsproces te automatiseren en u een systeem te bieden dat daadwerkelijk meegroeit met uw bedrijf. 

‍

Wat is Airwallex?

Airwallex is een wereldwijd fintech-platform dat is ontwikkeld om internationale betalingen en financiële transacties voor bedrijven te vereenvoudigen. Airwallex werd in 2015 opgericht in Melbourne en heeft zijn hoofdkantoor nu in Singapore. Het bedrijf heeft zijn dienstenaanbod snel uitgebreid en ondersteunt inmiddels meer dan 130 landen, waarbij jaarlijks voor meer dan 100 miljard dollar aan transacties wordt verwerkt.

‍

Belangrijkste functies voor e-commercebedrijven

• Zakelijke rekeningen in meerdere valuta’s: Open rekeningen in lokale valuta in meer dan 20 valuta’s, zodat u geld kunt ontvangen en aanhouden zonder dat u daarvoor meerdere internationale bankrekeningen nodig hebt. 
• Wereldwijde betalingsacceptatie: Accepteer betalingen in meer dan 130 valuta’s via meer dan 160 internationale en lokale betaalmethoden, waaronder creditcards, Apple Pay, Google Pay, Klarna en Afterpay.
• Ingebouwde tools voor fraudepreventie: Airwallex ondersteunt tools zoals 3D Secure (3DS) om kaarthouders te verifiëren voordat een transactie wordt goedgekeurd. 
• Gecentraliseerde transactiegegevens: Gebruik het centrale dashboard van Airwallex om op één plek toegang te krijgen tot betalingsgegevens, klantgegevens, afrekeningen en terugbetalingen.
• Gestroomlijnde afstemming en rapportage: Krijg een duidelijk overzicht van transacties, saldi en een uitsplitsing van de kosten. 
• Beveiliging op bedrijfsniveau: Airwallex is PCI DSS Level 1-gecertificeerd en beschikt over ingebouwde versleuteling en fraudebewaking om elke transactie te beveiligen.

Waarom er bij e-commerce geschillen ontstaan

Als de wereld perfect was, zou iedereen precies krijgen wat hij of zij heeft besteld, tevreden zijn en nooit twijfels hebben over een afschrijving. Maar in werkelijkheid zijn geschillen onlosmakelijk verbonden met e-commerce, en die komen niet alleen door malafide partijen. 

Wat is een terugvordering?

Een chargeback is een gedwongen terugboeking die door een klant via zijn bank of kaartuitgever wordt geïnitieerd. Hoewel chargebacks oorspronkelijk bedoeld waren om consumenten te beschermen tegen fraude en misbruik door handelaren, zijn ze voor legitieme e-commercebedrijven een tijdrovende last geworden. 

In tegenstelling tot een terugbetaling, waarover u zelf de controle heeft, vinden terugboekingen automatisch plaats en gaan ze vaak gepaard met kosten, productverlies en een strakke deadline om te reageren. 

Veelvoorkomende redenen voor geschillen bij Airwallex

Hieronder staan de meest voorkomende oorzaken van terugboekingen voor e-commercebedrijven. Veel daarvan kunnen worden voorkomen met de juiste tools en door het klanttraject te optimaliseren:

‍

👉https://www.chargeflow.io/chargeback-reason-codes

De geschillenprocedure van Airwallex: stapsgewijze handleiding

Zodra er een terugboeking op je Airwallex-account wordt bijgeschreven, begint de klok te tikken.

Zo werkt het:

Stap 1: Kennisgeving 

Je ontvangt een melding via je Airwallex-dashboard of via de API. Je ziet dan:

• Reden voor het geschil
• Betwist bedrag
• Uiterste datum voor reactie 
• Opmerkingen van de uitgever of de kaarthouder 

Stap 2: Verzamel je bewijsmateriaal

Je moet handmatig compileren:

• Leveringsbewijs
• Productbeschrijvingen
• Klantcommunicatie
• Restitutie- of annuleringsvoorwaarden
• Alle metadata die relevant is voor het geschil

Let op! Airwallex automatiseert het reactieproces momenteel niet – uw team regelt alles zelf. 

Stap 3: Dien uw reactie in

Dien je bewijs vóór de deadline in via Airwallex. Te late of onvolledige inzendingen leiden automatisch tot uitsluiting. 

Stap 4: Wacht op beoordeling door de uitgever

Nadat u uw aanvraag heeft ingediend, beoordeelt de uitgevende instelling uw aanvraag en neemt zij een besluit. Dit kan enkele weken duren. 

Hoe u terugboekingen bij Airwallex kunt voorkomen voordat ze plaatsvinden

Met Airwallex is het eenvoudig om betalingen van over de hele wereld te accepteren, maar geschillen blijven uw verantwoordelijkheid. Zo kunt u risico’s proactief beperken:

1. Gebruik fraudefilters + 3D Secure 

Schakel 3DS in om kopers te verifiëren. Voeg op regels gebaseerde fraudefilters toe om verdachte transacties in realtime te signaleren.

Extra tip: maak gebruik van AVS, geolocatie en apparaat-fingerprinting.

2. Zorg ervoor dat de omschrijvingen op de factuur aansluiten bij uw merk

Voorkom ‘onbekende’ terugboekingen door duidelijke factuurnamen en merkgebonden berichten na aankoop te gebruiken. 

3. Geef informatie over het verzend-, terugbetalings- en retourbeleid 

Zorg ervoor dat het beleid gemakkelijk te vinden en te begrijpen is. Geef tijdig informatie over de tracking en de verwachte leverdatum. 

Extra tip: voeg een link naar het beleid toe in bevestigingsmails. 

4. Reageer snel op klanten

Snelle ondersteuning voorkomt dat problemen escaleren.

Extra tip: Tools zoals Gorgias, Zendesk of Recharge (geïntegreerd met Chargeflow) signaleren risicovolle aanvragen. 

5. Verdachte bestellingen markeren (voor en na het afrekenen)

Gebruik Chargeflow Alerts als uw eerste verdedigingslinie: het systeem controleert automatisch het gedrag na het afrekenen en geeft direct een melding als transacties tekenen vertonen dat ze mogelijk tot een geschil leiden. Zo krijgt u nog een laatste kans om een bestelling te annuleren of terug te betalen voordat deze uitmondt in een terugvordering.

Vul waarschuwingen aan met handmatige of op regels gebaseerde systemen om het volgende te signaleren:

• Het factuuradres en het afleveradres komen niet overeen
• Ongebruikelijk grote eerste bestellingen 
• VPN-gebruik of bestellingen uit risicovolle regio’s
• Meerdere bestellingen van dezelfde klant of hetzelfde IP-adres

Tip van een expert: zelfs als een transactie door uw fraudefilters komt, betekent dat nog niet dat u helemaal veilig bent. Chargeflow Alerts signaleert risicovolle transacties na de aankoop, ook die welke door fraudetools over het hoofd worden gezien, zodat u kunt ingrijpen voordat ze uitmonden in kostbare geschillen.

Automatiseer uw Airwallex-geschillenbeheer met Chargeflow

Waarom handmatig geschillenbeheer niet langer haalbaar is

Geschillen zijn niet alleen kostbaar en tijdrovend. Ze vragen om aandacht, documentatie, opmaak en snelle reacties, en dat alles op grote schaal. Handmatige processen leiden tot uitputting bij je team en zijn niet schaalbaar.

Airwallex biedt een krachtige betalingsinfrastructuur, maar automatiseert geen geschillen. Daar komt Chargeflow om de hoek kijken.

Hoe Chargeflow geschillen bij Airwallex van begin tot eind zal automatiseren

Dankzij onze integratie regelt Chargeflow alles naadloos.

• Onmiddellijke detectie: via de webhooks voor geschillen van Airwallex detecteren we geschillen zodra ze zich voordoen.
• Gegevensaggregatie: Chargeflow haalt bestelgegevens, factuur- en verzendgegevens, productbeschrijvingen, CRM-notities, aankoopbewijzen, trackinggegevens en klantinteracties op. 
• Door AI aangestuurde reacties: ChargeResponse genereert reacties die voldoen aan de eisen van de kaartuitgever en zijn geoptimaliseerd voor het kaartnetwerk.
• Automatische inzending: u hoeft niet in te loggen of ook maar één bestand te uploaden; wij regelen de inzending, opmaak en opvolging rechtstreeks via de integratie.
• Analyses en rapportage: bekijk de status van geschillen, de uitkomsten en prestatiestatistieken in uw Chargeflow-dashboard. 

😎Chargeflow-verkopers behalen tot wel drie keer zo hoge succespercentages als het branchegemiddelde, dankzij onze AI-gestuurde generatie van bewijsstukken, strikte naleving van de regels van kaartuitgevers en volledige automatisering.

Focus op groei. Laat Chargeflow de terugboekingen afhandelen

Nooit meer jongleren met deadlines of het samenstellen van bewijsmateriaal.

Dankzij de Airwallex-integratie van Chargeflow kan uw winkel groeien zonder dat dit ten koste gaat van de afhandeling van geschillen. Ons systeem werkt op de achtergrond, zodat uw team zich kan concentreren op wat echt belangrijk is: uw klanten, uw merk en uw groei. 

Gebruikt u Airwallex al?

Koppel uw account binnen enkele minuten, zonder aanpassingen aan uw werkprocessen en zonder dat er ontwikkelaarsuren nodig zijn. 

Airwallex, Stripe, Shopify: al je geschillen op één dashboard.

👉 Begin nu