Eenvoudige tips waarmee je geschillen over niet-verwerkte PayPal-betalingen kunt winnen

Er is geen creditering verwerkt. Er ontstaat een geschil bij PayPal wanneer een klant een gekocht product retourneert of een transactie annuleert, maar u nog geen terugbetaling of creditering hebt uitgevoerd.

Als je kijkt naar Google Trends voor ‘credit not processed PayPal dispute’, zie je dat het aantal zoekopdrachten de afgelopen maanden aanzienlijk is gestegen. 

The reason is simple. Credit not processed PayPal disputes forms part of a 40% chargeback reason code basket classified under merchant error.

The problem is, chargeback reason codes are often misleading. They don’t always reflect the actual reason why a customer wants to dispute a transaction. The major card networks have different reason codes for chargebacks, which, although useful for representment, can be confusing and challenging to keep track of accurately. 

MasterCard classificeert bijvoorbeeld niet-verwerkte krediettransacties onder redencode 4860, terwijl Visa hiervoor redencode 85 hanteert. Hoewel de bepalingen voor deze reeks redencodes vergelijkbaar zijn, gebeurt het soms dat de informatie die een kaartuitgever van een consument ontvangt, verandert tijdens de doorgifte van de kaartuitgever naar de kaartorganisatie, vervolgens naar de acquirer en mogelijk nog een andere ISO, voordat deze uiteindelijk de verkoper bereikt.

Maar dat is niet alles: een groot deel van de geschillen via PayPal is ongegrond. Daardoor verspillen veel verkopers enorme hoeveelheden middelen aan terugboekings- en geschillenbeslechtingsprocedures.

Om u te helpen de grote valkuilen te vermijden waarmee verkopers te maken krijgen bij het oplossen van geschillen over niet-verwerkte betalingen via PayPal, wil ik in dit artikel een lijst met beproefde tips met u delen. 

You will learn the key steps you need to take to overturn any illegitimate credit not processed dispute, what to include in your response, and how to future-proof your company against chargebacks and disputes.

Is it worth your time to address Credit Not Processed PayPal disputes?

The first question many merchants regarding dispute mediation efforts is whether they will be worth the time. And factually, that’s a legitimate concern because of the lengthy back-and-forth time involved in such arbitration processes.

Het negeren van geschillen met klanten kan echter aanzienlijke negatieve gevolgen hebben voor uw e-commercebedrijf. In dit artikel vindt u hierover meer informatie.

PayPal geeft klanten 180 dagen vanaf de transactiedatum om een geschil over een transactie in te dienen. En als uw klant een geschil heeft ingediend omdat een terugboeking niet is verwerkt, heeft u 20 dagen de tijd om de kwestie op te lossen.

Stel dat beide partijen er niet in slagen een bevredigend compromis te bereiken over het geschil. In dat geval biedt PayPal de klant de mogelijkheid om het geschil te escaleren tot een claim, waardoor PayPal de bevoegdheid krijgt om de partijen te helpen tot overeenstemming te komen. 

The time it takes to resolve a Paypal dispute often pales compared to the damages that can arise from neglecting them. Aside from the fact that each dispute that escalates to a claim or chargeback costs you money in dispute fees and other ancillary expenses, the reputational damage is equally enormous. If your PayPal dispute or claim rate is too high, PayPal could place some limitations on your account, and in some instances, terminate it altogether.

Thus, it’s always wise to anticipate that between 0.10-0.30% of your sales could result in PayPal disputes or chargebacks and take adequate measures to respond to them.

Waarom verkopers een PayPal-geschil indienen wegens een niet-verwerkte betaling

Uit uitgebreid onderzoek binnen de sector hebben we twee oorzaken ontdekt voor PayPal-geschillen waarbij geen terugbetaling is verwerkt. Ofwel heeft de verkoper het afhandelings- of retourproces niet goed uitgevoerd, ofwel ziet een of andere internetdief je als een makkelijke prooi en wil hij iets voor niets krijgen.

Houd echter rekening met de volgende mogelijke oorzaken van een niet-verwerkte terugboeking via PayPal, voor zover deze te wijten zijn aan een fout van de verkoper:

• De verkoper heeft bij de aankoop geen informatie verstrekt over het terugbetalingsbeleid.
• De verkoper heeft hetzelfde product of dezelfde dienst meerdere keren in rekening gebracht.
• De kaarthouder heeft artikelen geretourneerd of diensten geannuleerd, maar de verkoper heeft geen creditering uitgevoerd.
• De handelaar verlaagt het kredietbedrag zonder de kaarthouder hiervan op de hoogte te stellen.
• De handelaar verwerkt de credit onbedoeld als een debet.
• De handelaar heeft de terugboeking niet verwerkt.

If you realize they were entitled to a refund that you didn’t provide or in the case of any of the above scenarios listed, it makes sense to accept the dispute or engage with your customer to find a middle ground. The end goal is to secure your business without pissing off potential legitimate customers.

Hoe reageer je op een PayPal-geschil met de melding 'Betaling niet verwerkt'?

As much as 86% of all chargebacks are indeed probable cases of friendly fraud. And people who commit such acts and go scot-free are likely to hit again within six months. But it’ll be counterproductive to assume that EVERY credit not processed PayPal dispute is fraudulent and a precursor to an eventual claim. 

The best dispute response starts with you contacting your customer. When you understand what their complaint is, only then can you resolve it or clarify the issue. If you’re able to resolve the issue with your customer, you can ask that they withdraw the dispute.

However, if you cannot resolve the issue and escalate the dispute to a claim, to overturn it, you have to prove that you’ve issued a refund to your customer through other means or that they aren’t entitled to one. You can’t give a refund while the payment is under dispute. Include the following compelling evidence in your representment:

1. Uw terugbetalingsbeleid, zoals weergegeven of aan de klant verstrekt.
2. In de informatie over het terugbetalingsbeleid wordt duidelijk aangegeven hoe en wanneer u de klant vóór de aankoop op de hoogte hebt gesteld van uw terugbetalingsbeleid.
3. Your explanation for why the customer is not entitled to a refund.
4. Een brief aan de kaarthouder waarin wordt uitgelegd waarom zij het geschil zouden intrekken.
5. Een schriftelijke verklaring van de kaartuitgever waarin wordt bevestigd dat het geschil is opgelost als u tot een akkoord bent gekomen.

Hoe voorkom je een PayPal-geschil vanwege een niet-verwerkte betaling?

Om geschillen via PayPal te voorkomen die voortkomen uit niet-verwerkte betalingen, moet u een duidelijk retourbeleid hebben dat gemakkelijk te vinden is. Zorg ervoor dat u het retour- of terugbetalingsbeleid onmiddellijk naleeft voor klanten die om een vervangend artikel of terugbetaling vragen. 

Nevertheless, the best way to pre-empt “credit not processed” disputes (and eventual claims or a chargeback) is to automate your dispute mitigation processes. According to industry research, 56% of merchants who used chargeback and dispute prevention alerts in 2019 resolved a significant percentage of their disputes before they escalated to detrimental chargebacks. With accurate data on each transaction, you can mitigate disputes before they happen and saves yourself the trouble of back-and-forth efforts of mediating those disputes.

En Chargeflow beter dan alle andere automatiseringsdiensten voor chargebacks en geschillen in de branche. Chargeflow alles wat je weet over het oplossen van PayPal-geschillen volledig opnieuw uitgevonden. Onze software geeft je een voorsprong in het arbitrageproces bij geschillen dankzij een eenvoudige, allesomvattende automatiseringstool voor DT-ondernemers, gemaakt door DT-ondernemers. Ga meteen aan de slag! Meld je hier aan en ervaar zelf het Chargeflow .