How to Manage Shopify Auditing and Internal Controls

Though not the most exciting area of business, setting internal controls and doing regular audits for your Shopify store is essential to safeguarding against threats and upholding financial integrity. These processes will help to protect your business, prevent fraud, and maintain compliance in a range of areas.

We’ll cover all you need to know about conducting audits and implementing internal controls as a Shopify business owner. This will include examples of internal controls such as chargeback management, bank reconciliation, and compliance tools. Lastly, learn how to incorporate ongoing monitoring, potentially with the help of an external auditor.

Inzicht in auditing en interne controles

Wat is auditing?

Bij een controle worden twee gegevenssets met elkaar vergeleken om te controleren of uw administratie klopt. U kunt controles uitvoeren op verschillende gebieden, zoals uw financiën, voorraad, websiteontwerp en nog veel meer. Denk bijvoorbeeld aan het vergelijken van de gegevens uit uw boekhoudsoftware met uw bankafschriften, of het uitvoeren van een fysieke inventarisatie en deze vergelijken met uw voorraadbeheersysteem.

Door audits uit te voeren, wilt u eventuele afwijkingen of fraude binnen uw bedrijf opsporen. Op basis daarvan kunt u de bestaande interne controles aanpassen

Voorbeelden van interne controles zijn onder meer:

• Financiële gegevens afstemmen
• Ervoor zorgen dat geen enkel persoon de controle heeft over een bepaald gebied
• Fysieke beveiligingsmaatregelen
• Softwareoplossingen
• Documentatie en training

Tips voor het beheer van audits en interne controles

Here are some quick tips to help you navigate audits and internal controls in your Shopify business:

1. Voer regelmatig risicobeoordelingen uit: voordat u kunt bepalen welke interne controles het meest geschikt zijn voor uw bedrijf, moet u eerst de risico’s in kaart brengen. Dit kunnen financiële, operationele, reputatie-, strategische of nalevingsrisico’s zijn.
2. Interne controles invoeren: U kunt nu interne controles opzetten die zijn afgestemd op de risico’s die u hebt geïdentificeerd. Zorg ervoor dat u zich eerst richt op de meest waarschijnlijke risico’s.
3. Maak optimaal gebruik van geautomatiseerde oplossingen: benut automatisering en AI-technologie om interne controles in te voeren en audits te stroomlijnen.
4. Voer regelmatig controles uit: Tot slot moet u regelmatig controles uitvoeren om er zeker van te zijn dat uw interne controles de risico’s effectief beperken en u helpen om aan de voorschriften te blijven voldoen. Evalueer na elke controle uw huidige controles opnieuw en breng waar nodig aanpassingen aan.

Chargeback Management for Shopify Businesses

One of the best internal controls you can implement in your Shopify business is chargeback management. Around 80% of chargebacks are friendly fraud. Friendly fraud involves a customer disputing a charge with their bank directly rather than contacting your business directly. It can be a result of misunderstanding, forgetfulness, or even deliberate deceit. 

Chargeflow een geautomatiseerde oplossing voor het beheer van terugboekingen, speciaal ontwikkeld voor e-commercebedrijven. Het maakt gebruik van AI-algoritmen om terugboekingen te betwisten en bedragen terug te vorderen, waardoor u niet elke transactie handmatig hoeft te betwisten.

Bank Reconciliation for Shopify Payments

Bij het afstemmen van de bankrekening worden de transacties in uw boekhoudsysteem vergeleken met uw bankafschrift om eventuele verschillen op te sporen.

Amaka offers accounting integrations that automatically sync Shopify transactions to your accounting software, speeding up the reconciliation process. For example, the Shopify + QuickBooks Online integration automatically matches your bank feed, saving you from having to manually compare transactions.

Om nog een stap verder te gaan, kunt u uw afstemming volledig uitbesteden. Als er afwijkingen worden geconstateerd, kunt u erop vertrouwen dat deze worden afgehandeld en dat u op de hoogte wordt gehouden van de beste werkwijzen.

Compliance Tools for Shopify

One of the first things that comes to mind when you think of audits is tax compliance. As for all businesses, it’s legally required for Shopify businesses to uphold tax compliance. We always recommend working with a tax accountant, however, some apps can make taxes less confusing. For example, Taxjar and Avalara can help with tax calculation, tax collection, and tax remittance.

Andere aspecten op het gebied van naleving waarmee rekening moet worden gehouden, zijn onder meer:

• Apps like Nova: GDPR Cookie Consent and Consentmo GDPR Compliance can help Shopify merchants with General Data Protection Regulation (GDPR) compliance. For example, add cookie consent vanners and privacy policy generators.
• Apps zoals AccessiBe en Accessibility Enabler helpen je bij het naleven van de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG). Ze kunnen je bijvoorbeeld helpen bij het vinden van verbeterpunten op het gebied van alternatieve tekst voor afbeeldingen, toetsenbordnavigatie en andere aspecten van de gebruikerservaring.

Voortdurende monitoring en regelmatige controles

Continuously monitoring and reviewing your Shopify business's internal controls and risk mitigation strategies is essential. It’s recommended that you keep track of your business environment, industry trends, and regulatory requirements to make it easier to identify emerging risks.

Met Chargeflow kunt u al uw chargeback-gegevens eenvoudig op één plek bekijken. Vervolgens kunt u deze gegevens vergelijken met die op uw bankafschriften om te controleren of de transacties correct en volledig zijn.

Samenwerking met externe accountants

Though there are circumstances where your Shopify business is required to engage with an external auditor, it’s less common for businesses to voluntarily engage with one. Therefore, reaching out to an external auditor can put you ahead of other businesses.

Externe accountants kunnen samen met u blinde vlekken opsporen die u anders wellicht over het hoofd zou zien, en u voorzien van zeer gespecialiseerde expertise. Zorg ervoor dat u duidelijke verwachtingen hebt en houd gedurende het hele controleproces de communicatielijnen open. 

Key Takeaways on Shopify Audits and Internal Controls

To summarize, maintaining financial integrity and safeguarding against threats is depends on effective management of audits and internal controls. Shopify business

moet prioriteit geven aan:

• Regelmatige risicobeoordelingen
• Het invoeren van passende interne controles
• Het uitvoeren van regelmatige controles

Automatiseringstools zoals tools voor het beheer van terugboekingen, oplossingen voor bankafstemming en compliance-software kunnen deze processen aanzienlijk ondersteunen. Houd uw controles voortdurend in de gaten om ervoor te zorgen dat ze uw bedrijf voldoende beschermen.