Hoewel het niet bepaald het meest opwindende onderdeel van het bedrijfsleven is, is het opzetten van interne controles en het uitvoeren van regelmatige audits voor je Shopify-winkel essentieel om je te beschermen tegen bedreigingen en de financiële integriteit te waarborgen. Deze processen helpen je bedrijf te beschermen, fraude te voorkomen en op verschillende gebieden aan de regelgeving te voldoen.

We behandelen alles wat je als Shopify-ondernemer moet weten over het uitvoeren van audits en het implementeren van interne controles. Hierbij komen voorbeelden aan bod van interne controles, zoals het beheer van terugboekingen, bankafstemming en tools voor naleving. Tot slot leer je hoe je doorlopende monitoring kunt integreren, eventueel met de hulp van een externe auditor.

Inzicht in auditing en interne controles

Wat is auditing?

Bij een controle worden twee gegevenssets met elkaar vergeleken om te controleren of uw administratie klopt. U kunt controles uitvoeren op verschillende gebieden, zoals uw financiën, voorraad, websiteontwerp en nog veel meer. Denk bijvoorbeeld aan het vergelijken van de gegevens uit uw boekhoudsoftware met uw bankafschriften, of het uitvoeren van een fysieke inventarisatie en deze vergelijken met uw voorraadbeheersysteem.

Door audits uit te voeren, wilt u eventuele afwijkingen of fraude binnen uw bedrijf opsporen. Op basis daarvan kunt u de bestaande interne controles aanpassen

Voorbeelden van interne controles zijn onder meer:

• Financiële gegevens afstemmen
• Ervoor zorgen dat geen enkel persoon de controle heeft over een bepaald gebied
• Fysieke beveiligingsmaatregelen
• Softwareoplossingen
• Documentatie en training

Tips voor het beheer van audits en interne controles

Hier volgen enkele handige tips om je te helpen bij het omgaan met audits en interne controles in je Shopify-bedrijf:

1. Voer regelmatig risicobeoordelingen uit: voordat u kunt bepalen welke interne controles het meest geschikt zijn voor uw bedrijf, moet u eerst de risico’s in kaart brengen. Dit kunnen financiële, operationele, reputatie-, strategische of nalevingsrisico’s zijn.
2. Interne controles invoeren: U kunt nu interne controles opzetten die zijn afgestemd op de risico’s die u hebt geïdentificeerd. Zorg ervoor dat u zich eerst richt op de meest waarschijnlijke risico’s.
3. Maak optimaal gebruik van geautomatiseerde oplossingen: benut automatisering en AI-technologie om interne controles in te voeren en audits te stroomlijnen.
4. Voer regelmatig controles uit: Tot slot moet u regelmatig controles uitvoeren om er zeker van te zijn dat uw interne controles de risico’s effectief beperken en u helpen om aan de voorschriften te blijven voldoen. Evalueer na elke controle uw huidige controles opnieuw en breng waar nodig aanpassingen aan.

Beheer van terugboekingen voor Shopify-bedrijven

Een van de beste interne controles die je in je Shopify-bedrijf kunt invoeren, is het beheer van terugboekingen. Ongeveer 80% van de terugboekingen betreft ‘vriendelijke fraude’. Bij vriendelijke fraude betwist een klant een afschrijving rechtstreeks bij zijn bank, in plaats van rechtstreeks contact op te nemen met je bedrijf. Dit kan het gevolg zijn van een misverstand, vergeetachtigheid of zelfs opzettelijke misleiding. 

Chargeflow is een geautomatiseerde oplossing voor het beheer van terugboekingen, speciaal ontwikkeld voor e-commercebedrijven. Het maakt gebruik van AI-algoritmen om terugboekingen te betwisten en bedragen terug te vorderen, waardoor u niet elke transactie handmatig hoeft te betwisten.

Bankafstemming voor Shopify Payments

Bij het afstemmen van de bankrekening worden de transacties in uw boekhoudsysteem vergeleken met uw bankafschrift om eventuele verschillen op te sporen.

Amaka biedt boekhoudintegraties waarmee transacties uit Shopify automatisch worden gesynchroniseerd met uw boekhoudsoftware, waardoor het afstemmingsproces wordt versneld. Zo zorgt de integratie tussen Shopify en QuickBooks Online er bijvoorbeeld voor dat uw bankgegevens automatisch worden afgestemd, waardoor u transacties niet meer handmatig hoeft te vergelijken.

Om nog een stap verder te gaan, kunt u uw afstemming volledig uitbesteden. Als er afwijkingen worden geconstateerd, kunt u erop vertrouwen dat deze worden afgehandeld en dat u op de hoogte wordt gehouden van de beste werkwijzen.

Hulpmiddelen voor naleving voor Shopify

Een van de eerste dingen die in je opkomt als je aan controles denkt, is belastingnaleving. Net als voor alle andere bedrijven geldt ook voor Shopify-bedrijven de wettelijke verplichting om aan de belastingregels te voldoen. We raden altijd aan om met een belastingadviseur samen te werken, maar er zijn ook apps die het belastingproces overzichtelijker kunnen maken. Zo kunnen Taxjar en Avalara helpen bij het berekenen, innen en afdragen van belastingen.

Andere aspecten op het gebied van naleving waarmee rekening moet worden gehouden, zijn onder meer:

• Apps zoals Nova: GDPR Cookie Consent en Consentmo GDPR Compliance kunnen Shopify-verkopers helpen bij het naleven van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zo kun je bijvoorbeeld banners voor cookietoestemming en tools voor het genereren van privacyverklaringen toevoegen.
• Apps zoals AccessiBe en Accessibility Enabler helpen je bij het naleven van de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG). Ze kunnen je bijvoorbeeld helpen bij het vinden van verbeterpunten op het gebied van alternatieve tekst voor afbeeldingen, toetsenbordnavigatie en andere aspecten van de gebruikerservaring.

Voortdurende monitoring en regelmatige controles

Het is van essentieel belang om de interne controles en risicobeperkende strategieën van je Shopify-bedrijf voortdurend te monitoren en te evalueren. Het wordt aanbevolen om de ontwikkelingen in je bedrijfsomgeving, trends in de sector en wettelijke vereisten nauwlettend in de gaten te houden, zodat je opkomende risico’s gemakkelijker kunt signaleren.

Met Chargeflow kunt u al uw chargeback-gegevens eenvoudig op één plek bekijken. Vervolgens kunt u deze gegevens vergelijken met die op uw bankafschriften om te controleren of de transacties correct en volledig zijn.

Samenwerking met externe accountants

Hoewel er situaties zijn waarin uw Shopify-bedrijf verplicht is om een externe accountant in te schakelen, is het minder gebruikelijk dat bedrijven dit uit eigen beweging doen. Door contact op te nemen met een externe accountant kunt u zich dus onderscheiden van andere bedrijven.

Externe accountants kunnen samen met u blinde vlekken opsporen die u anders wellicht over het hoofd zou zien, en u voorzien van zeer gespecialiseerde expertise. Zorg ervoor dat u duidelijke verwachtingen hebt en houd gedurende het hele controleproces de communicatielijnen open. 

Belangrijkste punten over Shopify-audits en interne controles

Kortom: het handhaven van financiële integriteit en het afschermen tegen bedreigingen hangt af van een effectief beheer van audits en interne controles. Shopify-bedrijf

moet prioriteit geven aan:

• Regelmatige risicobeoordelingen
• Het invoeren van passende interne controles
• Het uitvoeren van regelmatige controles

Automatiseringstools zoals tools voor het beheer van terugboekingen, oplossingen voor bankafstemming en compliance-software kunnen deze processen aanzienlijk ondersteunen. Houd uw controles voortdurend in de gaten om ervoor te zorgen dat ze uw bedrijf voldoende beschermen.