Réponse courte

Comment fonctionne l'automatisation des rétrofacturations ? Elle se connecte à votre prestataire de paiement et à votre boutique en ligne pour détecter les nouveaux litiges, rassemble les meilleures preuves disponibles et les transmet au format attendu par les banques. Un bon système automatisé assure également le suivi des résultats, ce qui vous permet de voir quels litiges vous remportez et pourquoi. Vous gardez le contrôle de vos règles, mais les tâches fastidieuses sont prises en charge à votre place.

Étapes pour résoudre le problème

1. Connectez vos sources de données. Reliez les plateformes sur lesquelles se trouvent les données relatives aux litiges et aux commandes (système de traitement des paiements, plateforme de commerce électronique, CRM, système d'abonnement). C'est ce qui permet à l'automatisation d'identifier les litiges et d'extraire les documents justificatifs.
2. Associez les litiges aux bonnes transactions. Le système automatisé associe le litige à la commande correspondante, au profil du client, aux détails de livraison, ainsi qu'aux éventuels remboursements antérieurs ou à l'historique du service client, afin d'éviter l'envoi de documents non pertinents.
3. Appliquez des règles en fonction du motif et du scénario. Par exemple, répondez automatiquement aux cas de « fraude » en fournissant une preuve d'identité et d'utilisation, et répondez aux cas de « non-réception » en fournissant les scans du transporteur et la confirmation de livraison.
4. Constituez un dossier de pièces justificatives prêt à être présenté à la banque. Le système sélectionne les documents, les convertit dans des formats acceptables et les organise de manière à ce que les vérificateurs puissent rapidement valider les informations fournies.
5. Envoyez votre réponse avant la date limite. Le système d'automatisation transmet la réclamation par le canal du processeur et consigne les éléments envoyés ainsi que la date d'envoi. Chargeflow Automation se charge de rassembler et de transmettre les pièces justificatives afin qu'aucune ne soit omise avant la date limite.
6. Analysez les résultats et affinez vos règles. Tirez parti des résultats (gains/pertes) pour optimiser vos envois, déterminer quand accepter une perte et identifier les points à améliorer. Chargeflow Insights vous aide à repérer les fraudeurs récidivistes, les produits vulnérables et les lacunes dans vos politiques.

Variantes de plateformes ou de cas d'utilisation

• Shopify et les produits physiques : une importance accrue accordée au suivi, aux scans des transporteurs et à la confirmation de livraison.
• Stripe et les produits numériques : une importance accrue accordée à l'historique de connexion, aux signaux liés à l'adresse IP et à l'appareil, aux journaux de téléchargement et d'accès, ainsi qu'à des conditions claires lors du paiement.
• Abonnements : parmi les preuves solides, on peut citer l'acceptation des conditions de résiliation, les avis de renouvellement, les factures et un calendrier de résiliation clair.

Preuves requises

• Confirmation de commande et facture détaillée
• Communications avec les clients (tickets d'assistance, e-mails, historiques de chat)
• Historique des remboursements et des annulations
• Justificatifs d'expédition (numéro de suivi, scans du transporteur, confirmation de livraison, vérification de l'adresse)
• Preuves numériques (journaux d'accès aux comptes, données relatives aux adresses IP et aux appareils, horodatages, relevés d'utilisation et de téléchargement)
• Conditions générales et politiques acceptées par le client (captures d'écran de la page de paiement, conditions d'utilisation, politique de remboursement)
• Tout contrôle anti-fraude effectué lors de l'achat (résultats AVS/CVV, le cas échéant)
• Attentes vis-à-vis du développeur : une nomenclature claire des fichiers, des captures d'écran lisibles et une brève explication factuelle en lien avec le code d'erreur

Pourquoi cela se produit-il ?

Les rétrofacturations sont soumises à des délais stricts et nécessitent de nombreuses pièces justificatives ; par conséquent, leur traitement manuel devient impossible lorsque le volume augmente, que les données sont dispersées dans différents outils ou que des changements de personnel entraînent des réponses incohérentes.

Chargeflow vous aide à automatiser vos réponses aux litiges grâce à des preuves mieux structurées, des soumissions plus rapides et une meilleure visibilité sur les causes de vos rétrofacturations.