Qu'est-ce que la gestion des rétrofacturations et pourquoi en avez-vous besoin ?

Une récente découverte scientifique a révélé pourquoi la fraude par rejet de débit ne cesse d'augmenter, Mastercard prévoyant que le volume mondial des rejets de débit atteindra 337 millions d'ici 2026. Restez à l'écoute, je vais vous expliquer. Cette découverte phénoménale va vous stupéfier !

Le cortex cingulaire antérieur moyen (aMCC) est un nœud névralgique du cerveau humain. Une étude révolutionnaire publiée par la Bibliothèque nationale de médecine démontre que l'aMCC est le centre névralgique de l'analyse coûts-bénéfices dans la prise de décision.

L'étude a révélé que lorsque les gens font des choses qu'ils ne veulent pas faire, leur cortex cingulaire antérieur se développe. Ce changement cérébral crée une boucle de rétroaction neurologique qui suscite le désir de répéter l'acte.

Cette découverte scientifique fracassante va de pair avec les données du secteur concernant les tendances en matière de rétrofacturation. Des études montrent que de nombreux auteurs de fraudes par rétrofacturation sont en réalité des clients qui regrettent leur achat. La rétrofacturation devient donc pour eux un moyen de revenir sur des transactions légitimes. Et devinez quoi ? 40 % de ces acheteurs qui parviennent à obtenir une rétrofacturation sont susceptibles de déposer un nouveau litige dans les 90 jours. L’automatisation du recouvrement des rétrofacturations permet de récupérer des revenus qui, sans cela, seraient perdus.

Soit dit en passant, c'est vous, le commerçant, qui en supportez l'intégralité des frais.

Cet article est le premier volet d'une série en trois parties. Il vous fera découvrir un parcours transformateur pour mettre en place une gestion efficace gestion des rétrofacturations. À l’issue de cette trilogie, vous aurez acquis une expertise inégalée pour vous y retrouver dans les subtilités de la fraude aux paiements. C’est parti !

Qu'est-ce que la gestion des rétrofacturations ?

La gestion des rétrofacturations désigne l'ensemble des mesures systématiques mises en place par une entreprise pour prévenir, suivre, examiner et résoudre les demandes de rétrofacturation émanant de l'émetteur de la carte ou de l'établissement financier d'un acheteur.

Les rétrofacturations sont des annulations de paiement imposées par la banque du client. Par conséquent, la gestion des rétrofacturations ne se limite pas à l'examen et au traitement des cas déjà survenus. Elle englobe également les mesures préventives mises en place par une entreprise pour éviter que des litiges de paiement ne surviennent. Des outils tels que les alertes de rétrofacturation en temps réel permettent de détecter les litiges avant qu'ils ne s'aggravent.

Les procédures de rejet de débit sont complexes. Elles impliquent plusieurs parties prenantes, des délais stricts et des réglementations sectorielles en constante évolution. Comprendre ces subtilités vous aide à minimiser les pertes dans le cadre du processus fastidieux de gestion des rejets de débit.

Présentation du processus de rejet de débit

Les « chargebacks » relèvent d'une loi fédérale qui protège les titulaires de cartes contre les facturations abusives et l'utilisation non autorisée de leurs cartes. La procédure de résolution de ces litiges se déroule comme suit :

1. Le client contacte sa banque pour contester une transaction spécifique. Les titulaires de carte disposent généralement d'un délai de 45 à 180 jours pour contester des débits.
2. Après réception d'une réclamation, l'émetteur de la carte en vérifie la validité (ce processus prend environ six semaines, soit 30 jours pour les cartes Visa).
3. Si la banque estime que la réclamation est justifiée, elle procède alors à un rejet de débit au nom du client, ce qui entraîne un remboursement temporaire sur votre compte marchand.
4. En réponse, vous devez enquêter sur le litige, rassembler les documents pertinents pour prouver la légitimité de la transaction et présenter un dossier irréfutable au prestataire de services de paiement ou à la banque acquéreuse afin de contester le rejet de débit.
5. Si vos arguments sont suffisamment convaincants, l'émetteur de la carte ou l'établissement financier annulera la contestation et recréditera votre compte. Dans le cas contraire, le titulaire de la carte conservera le crédit provisoire qui lui a été accordé.

La procédure de contestation de paiement peut souvent prendre jusqu'à 90 jours. La meilleure solution à long terme consiste à prévenir les contestations avant qu'elles ne surviennent.

La mise en place d'un système efficace de gestion des rétrofacturations peut sembler difficile. Mais c'est une nécessité absolue, compte tenu de l'impact négatif croissant des pertes liées aux rétrofacturations sur les entreprises.

Pourquoi vous avez besoin d'un système efficace de gestion des rétrofacturations

Nos études internes sur les tendances en matière de rétrofacturation montrent que celles-ci augmentent parallèlement à la croissance des transactions numériques. Le besoin d’outils, de processus et de bonnes pratiques pour lutter contre la menace croissante que représentent les rétrofacturations est aujourd’hui plus pressant que jamais. « Le coût des rétrofacturations atteindra 41,69 milliards de dollars en 2028 », indique Mastercard.

Voici pourquoi vous avez besoin d'un système de gestion des rétrofacturations bien défini :

Combler les failles en matière de fraude avant la conclusion des transactions

La réduction des risques liés aux transactions est un aspect essentiel de la gestion des rétrofacturations. Cela implique la mise en place de mesures préalables à la transaction, telles que le suivi et la vérification de l’identité des clients avant leur achat, afin de prévenir la fraude. Par exemple, l’application de procédures d’authentification et d’autorisation des clients empêche les fraudeurs d’effectuer des transactions qui aboutiront inévitablement à des rétrofacturations. Les commerçants peuvent activer la protection contre les rétrofacturations de Shopify pour automatiser le traitement des litiges.

Réduire au minimum les erreurs et les malentendus après la facturation grâce à une politique de rétrofacturation

Disposer d'une stratégie pour prévenir et contester les litiges vous évite de perdre des revenus durement gagnés. Cela peut notamment passer par la mise en place d'un système de contrôle qualité des enregistrements de transactions afin d'éviter les erreurs de la part des commerçants, telles que les doubles facturations ou les erreurs administratives.

Outre la réduction des erreurs internes, une politique de rétrofacturation bien définie permet aux clients de reconnaître leurs factures, notamment dans le cas des paiements d’abonnement. Par exemple, veiller à ce que les canaux bancaires numériques et les équipes administratives des émetteurs disposent des informations pertinentes sur le commerçant, telles que son nom, son logo et son ticket de caisse, contribue à réduire au minimum la fraude amicale.

Comptabilité et reporting efficaces en matière de rétrofacturation

C'est l'un des avantages essentiels d'une gestion bien pensée des rétrofacturations. La comptabilisation des rétrofacturations ne sera plus un cauchemar. Au lieu d'intégrer les pertes liées aux rétrofacturations dans le coût des ventes, vous pouvez mieux comptabiliser ces coûts distincts et assurer la cohérence de votre comptabilité. De plus, disposer d’une approche rationalisée de la gestion des rétrofacturations est fondamental pour le suivi des indicateurs clés de performance (KPI) et l’établissement de rapports. Vous pouvez identifier les points sensibles et combler les lacunes en analysant les données relatives aux rétrofacturations. Les boutiques WooCommerce peuvent utiliser l’automatisation des rétrofacturations de WooCommerce pour gérer les litiges.

Optimisation du taux de gain net grâce à la gestion automatisée des rétrofacturations

La principale raison pour laquelle le taux de réussite des litiges de la plupart des commerçants est décevant réside dans le manque de communication entre les émetteurs, les commerçants et les consommateurs. Les procédures, la terminologie et les règles relatives aux litiges ne sont pas harmonisées entre toutes les parties prenantes. Ne serait-ce que comprendre les délais applicables à chaque étape du litige relève du cauchemar.

Mais imaginez un outil qui vous aide à empêcher les rétrofacturations avant même qu’elles ne se produisent. En même temps, il analyse plus de 50 sources de données pour vous aider à contester les rétrofacturations abusives sans que vous ayez à lever le petit doigt ! C’est exactement ce qu’offre la solution automatisée de gestion des rétrofacturations de Chargeflow.  

L'automatisation des rétrofacturations permet de réduire ces dernières grâce à des mesures fondées sur les données. Elle conteste les litiges injustifiés avec un taux de réussite plus élevé et maintient votre taux de rétrofacturation sous contrôle.

Conclusion

La gestion des rétrofacturations vise à prévenir les pertes financières, à endiguer la fraude dès son apparition et à faire en sorte que vos acheteurs s'adressent à vous avant de contacter leur banque. Elle consiste également à respecter les réglementations du secteur susceptibles d'avoir une incidence sur vos droits en matière de traitement des paiements. Et lorsque des litiges passent entre les mailles du filet, vous savez comment vous défendre et les résoudre. Il est essentiel de connaître les règles en matière de rétrofacturation établies par les réseaux de cartes.

Disposer de mesures et d'outils systématiques pour limiter l'exposition aux litiges, analyser en profondeur et exploiter les données relatives aux rétrofacturations afin d'optimiser le taux de réussite net constitue un avantage concurrentiel. Au lieu de se livrer au jeu du « chat et de la souris » auquel se livrent de nombreux commerçants lorsqu'ils traitent des litiges, vous améliorez délibérément l'expérience client tout en tenant à distance les fraudeurs spécialisés dans les rétrofacturations.

Découvrez l'automatisation des rétrofacturations proposée par Chargeflow.