Procesamiento automatizado de facturas: cómo reducir los errores y aumentar la eficiencia

Automated invoice processing is a workflow that uses OCR scanning or supplier-submitted templates, plus 3-way matching, to capture, verify, and approve invoices with minimal manual data entry.

Toda empresa que funcione correctamente necesita procesar las facturas con rapidez y precisión. Sin embargo, introducirlas manualmente una por una resulta costoso y lleva mucho tiempo.

Por término medio, la mayoría de las empresas gastan hoy en día entre 15 y 40 dólares por factura.

What pushes an invoice into the upper end of the spectrum? As your payment service provider will remind you, processors always charge transaction fees, but the actual cost is time. After all, it takes time to:

• Comprueba los datos de la factura
• Introducir los datos de la factura
• Aprobar facturas
• Realizar pagos

Si tardas demasiado en pagar una factura, es posible que se añadan recargos por demora a tus gastos generales, que ya son elevados. Por otro lado, los clientes que se retrasan en los pagos ponen en peligro tu flujo de caja.

Al automatizar muchas de las etapas del procesamiento de facturas, puedes reducir al mínimo el tiempo que lleva introducir, tramitar y aprobar las facturas. Esto te ahorra tiempo (y dinero) y mantiene todo tu sistema perfectamente ordenado por si alguna vez necesitas consultar un documento o prepararte para una auditoría.

¿Quieres automatizar? Entonces tienes que digitalizar

La automatización y IA los grandes términos empresariales de hoy en día, pero ninguno de ellos puede llevarse a cabo a menos que digitalices tu negocio por completo. Al fin y al cabo, necesitas algo más que una simple herramienta de gestión de facturas. Lo necesitas todo: desde software de apoyo a las ventas hasta una herramienta de gestión de facturas, pasando por un sistema de planificación de recursos empresariales y mucho más. De hecho, las herramientas de gestión de facturas funcionan mejor cuando forman parte de un sistema más amplio. De esta forma, tu equipo de ventas puede incorporar a nuevos clientes y proveedores y configurarlos para que utilicen tu nuevo método de facturación digitalizado.

Además, la herramienta de gestión de facturas puede integrarse con su ERP, su sistema de gestión de procesos empresariales (BPM) o sus herramientas de automatización robótica de procesos (RPA). En conjunto, estas herramientas facilitan la recepción, el procesamiento y el pago de las facturas.

¿Qué es el procesamiento automatizado de facturas?

El procesamiento automatizado de facturas es un flujo de trabajo optimizado que utiliza una herramienta específica para introducir, procesar y aprobar facturas de forma automática. Estos sistemas sirven para:

• Reducir al mínimo la cantidad de datos que hay que introducir manualmente
• Realizar automáticamente comprobaciones de coincidencia de tres vías para verificar los datos de las facturas
• Clasificar automáticamente las facturas y enviarlas para su aprobación
• Guarda todos tus registros de forma ordenada en un sistema de gestión electrónica de documentos (EDMS)
• Optimizar los procesos de tramitación de facturas

Manual vs. Automated Invoice Processing

TaskManual ProcessAutomated ProcessVerify invoice detailsStaff manually check details, part of the $15-$40 average cost per invoice3-way matching checks automatically verify invoice dataInput invoice informationData is keyed in by handOCR or supplier-submitted templates minimize manual data entryApprove invoicesInvoices are routed for sign-off manuallyInvoices are automatically sorted and sent out for approvalRecord keepingPaper files or scattered digital copiesRecords are stored in an electronic document management system (EDMS)

Hay dos formas habituales en las que estos sistemas automatizan los flujos de trabajo de procesamiento de facturas.

1. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) convierte las facturas escaneadas en datos utilizables y clasifica esa información en plantillas predefinidas.
2. Se ruega a los proveedores que elaboren y envíen los datos de las facturas utilizando sus plantillas.

The information in that template is then verified with 3-way matching, which helps prevent fraud or errors from costing your business dearly. Fraud is costly beyond the initial loss: for every dollar lost to fraud, businesses lose another $3.75 in fees, penalties, and operational costs, according to Statista. As an added benefit, this is how you can easily keep your invoice processing compliant for audit season.

Cómo empezar con el procesamiento automatizado de facturas

Para empezar a utilizar el procesamiento automatizado de facturas, sigue estos pasos:

1. Elige un sistema de facturación automatizado

El primer paso es elegir un sistema de facturación automatizada. Hay varias marcas entre las que elegir. Sin embargo, para asegurarte de que la opción que elijas sea la adecuada para tu marca, comprueba que:

• Es compatible con tu sistema actual
• Incluye funciones integradas adaptadas a tu sector
• Parece sencillo e intuitivo de usar
• Se puede personalizar
• Realiza un seguimiento de los KPI
• Puede generar facturas en tu nombre (bonificación)

2. Crear o personalizar plantillas

Los encargados del procesamiento de facturas escanean las facturas e introducen los datos pertinentes en los campos correspondientes del archivo. Por ejemplo, el nombre se introduce en un campo y la fecha en otro. A continuación, este archivo se añade a la plataforma centralizada, donde se puede procesar.

Para obtener los mejores resultados, los campos designados deberían poder personalizarse mediante plantillas prediseñadas o un editor de arrastrar y soltar. Esto te permite adaptar el sistema a las necesidades de tu sector.

3. Establecer las normas

Todo sistema necesita normas y condiciones para funcionar de manera eficiente. El resto del sistema podría fallar si no creas y ajustas manualmente estas normas para adaptarlas a tu configuración.

Algunos ejemplos de reglas pueden ser:

• Si la factura supera los 10 000 dólares: envíala a un directivo para su aprobación
• Si la factura corresponde a un nuevo proveedor: envíala al responsable de compras o al responsable financiero para su aprobación
• Si la factura está vencida: envía un recordatorio automático de pago final y márcala para su revisión

4. Incorpóralo a tu sistema general

You must then properly integrate this invoicing tool with the rest of your accounting, marketing, and inventory system. You could connect your chargeback dispute system with your invoice processing tool so you can keep track of the invoices you have sent out for your records. For example, a chargeback on an invoice you thought had been paid, and the chargeback fees that come with it, must be flagged throughout your network. Mastercard estimates the average dispute costs merchants at least $74, and Stripe charges a further $15 per dispute, costs that add up fast if invoice-linked chargebacks go untracked.

Your invoicing tool must also link to your accounting software and data management system. A reliable accounting software integration helps these tools share financial data smoothly and reduces the need for manual synchronization. That connected data sharing is how you can automate your business beyond OCR scanning and invoice processing.

Consejos para mejorar la eficiencia

Crear una lista de verificación estandarizada para la incorporación de nuevos proveedores o clientes

Creating a standardized invoice format is one of the easiest ways to ensure your invoices, goods, receipts, and purchase orders match. You’ll want to use either a checklist or a sales coach AI to give each one of your sales or onboarding teams access to the information they need to successfully bring all new clients and suppliers/contractors up to speed on the invoicing and payments process.

Recuerda que, por parte del cliente, hablarás sobre el proceso de facturación (por ejemplo, cuándo se envían las facturas, cuándo esperas recibir el pago, si hay un descuento por pago anticipado, etc.).

Integrar la gestión de los acuerdos de nivel de servicio (SLA)

Los acuerdos de nivel de servicio (SLA) son los contratos entre usted y su proveedor o cliente. Es imprescindible que se cumplan para que se abone la factura. Puede simplificar las relaciones con clientes y proveedores integrando los SLA en las facturas. Si se produce una devolución o un rechazo de pago, puede consultar fácilmente el acuerdo de nivel de servicio y actuar en consecuencia.

En caso de duda, invierte en un ERP

Si aún estás digitalizando tu negocio, una herramienta de planificación de recursos empresariales (ERP) es una de las mejores opciones disponibles hoy en día. Funciona como una capa que envuelve todo tu sistema. Algunos ERP cuentan con API integradas que conectan incluso los sistemas más antiguos a tu red global con el mínimo esfuerzo. Lograr que múltiples marcas, herramientas y programas se comuniquen entre sí puede resultar complicado. Los ERP simplifican la integración.

Elige un sistema basado en la nube

Sus datos deben estar alojados en la nube, ya que esto permite que varios departamentos y oficinas tengan acceso a la misma información. Además, los sistemas basados en la nube son los más actualizados. Por ejemplo, si un proveedor o cliente cambia sus datos de contacto, esa actualización debería enviarse a todo su sistema. Esto, por supuesto, solo puede suceder si dispone de una única fuente de datos en lugar de múltiples silos. La integración del software de inventario informático con su sistema basado en la nube garantiza que todos sus activos de hardware y software se puedan rastrear y gestionar fácilmente en tiempo real, evitando cualquier discrepancia.

Consejos para reducir los errores

Para reducir aún más los errores (y, a su vez, mejorar la eficiencia), te conviene que tu sistema cuente con:

• Compatibilidad con múltiples canales, lo que le permite leer y procesar diversos formatos de archivo.
• Una interfaz muy fácil de entender y de usar, por lo que apenas requiere formación
• Un OCR integrado que te permite escanear y extraer datos de documentos en papel para convertirlos en archivos digitales

También te conviene utilizar periódicamente los KPI y otros datos analíticos para mejorar tu sistema de tramitación de facturas. Realiza pruebas para asegurarte de que todos los procesos esenciales funcionan a la perfección y pide opiniones a los miembros del equipo para poder ajustar tu enfoque y optimizar el flujo de trabajo.

Preguntas frecuentes

What is automated invoice processing?

Automated invoice processing uses a purpose-built tool to enter, verify, and approve invoices without manual data entry, typically through OCR scanning or supplier-submitted templates, then 3-way matching to confirm the details before payment.

How much does manual invoice processing cost a business?

Most companies spend between $15 and $40 per invoice when processing manually, driven mainly by the time it takes to verify details, input data, route approvals, and send payments, not just transaction fees.

Can automated invoice processing help manage invoice disputes?

Yes. When your invoicing tool is linked to your wider system, a chargeback or payment dispute on an already-paid invoice gets flagged automatically, so your team can respond with the right records instead of tracking it down manually.