Toda empresa que funcione correctamente necesita procesar las facturas con rapidez y precisión. Sin embargo, introducirlas manualmente una por una resulta costoso y lleva mucho tiempo.

Por término medio, la mayoría de las empresas gastan hoy en día entre 15 y 40 dólares por factura.

¿Qué es lo que hace que una factura se sitúe en el extremo superior del espectro? Los proveedores de servicios de pago siempre cobran comisiones por transacción, pero el coste real es el tiempo. Al fin y al cabo, lleva tiempo:

• Comprueba los datos de la factura
• Introducir los datos de la factura
• Aprobar facturas
• Realizar pagos

Si tardas demasiado en pagar una factura, es posible que se añadan recargos por demora a tus gastos generales, que ya son elevados. Por otro lado, los clientes que se retrasan en los pagos ponen en peligro tu flujo de caja.

Al automatizar muchas de las etapas del procesamiento de facturas, puedes reducir al mínimo el tiempo que lleva introducir, tramitar y aprobar las facturas. Esto te ahorra tiempo (y dinero) y mantiene todo tu sistema perfectamente ordenado por si alguna vez necesitas consultar un documento o prepararte para una auditoría.

¿Quieres automatizar? Entonces tienes que digitalizar

La automatización y la inteligencia artificial son los grandes términos empresariales de hoy en día, pero ninguno de ellos se puede llevar a cabo a menos que digitalices tu negocio por completo. Al fin y al cabo, necesitas algo más que una simple herramienta de gestión de facturas. Lo necesitas todo: desde software de apoyo a las ventas hasta una herramienta de gestión de facturas, pasando por un sistema de planificación de recursos empresariales y mucho más. De hecho, las herramientas de procesamiento de facturas funcionan mejor cuando forman parte de un sistema más amplio. De esta manera, su equipo de ventas puede incorporar a nuevos clientes y proveedores y configurarlos utilizando su nuevo método de facturación digitalizado.

Además, la herramienta de gestión de facturas puede integrarse con su ERP, su sistema de gestión de procesos empresariales (BPM) o sus herramientas de automatización robótica de procesos (RPA). En conjunto, estas herramientas facilitan la recepción, el procesamiento y el pago de las facturas.

¿Qué es el procesamiento automatizado de facturas?

El procesamiento automatizado de facturas es un flujo de trabajo optimizado que utiliza una herramienta específica para introducir, procesar y aprobar facturas de forma automática. Estos sistemas sirven para:

• Reducir al mínimo la cantidad de datos que hay que introducir manualmente
• Realizar automáticamente comprobaciones de coincidencia de tres vías para verificar los datos de las facturas
• Clasificar automáticamente las facturas y enviarlas para su aprobación
• Guarda todos tus registros de forma ordenada en un sistema de gestión electrónica de documentos (EDMS)
• Optimizar los procesos de tramitación de facturas

Hay dos formas habituales en las que estos sistemas automatizan los flujos de trabajo de procesamiento de facturas.

1. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) convierte las facturas escaneadas en datos utilizables y clasifica esa información en plantillas predefinidas.
2. Se ruega a los proveedores que elaboren y envíen los datos de las facturas utilizando sus plantillas.

A continuación, la información de esa plantilla se verifica mediante una comprobación de tres vías, lo que ayuda a evitar que el fraude o los errores le salgan muy caros a su empresa. Como ventaja adicional, así es como puede garantizar fácilmente que el procesamiento de sus facturas cumpla con la normativa de cara a la temporada de auditorías.

Cómo empezar con el procesamiento automatizado de facturas

Para empezar a utilizar el procesamiento automatizado de facturas, sigue estos pasos:

1. Elige un sistema de facturación automatizado

El primer paso es elegir un sistema de facturación automatizada. Hay varias marcas entre las que elegir. Sin embargo, para asegurarte de que la opción que elijas sea la adecuada para tu marca, comprueba que:

• Es compatible con tu sistema actual
• Incluye funciones integradas adaptadas a tu sector
• Parece sencillo e intuitivo de usar
• Se puede personalizar
• Realiza un seguimiento de los KPI
• Puede generar facturas en tu nombre (bonificación)

2. Crear o personalizar plantillas

Los encargados del procesamiento de facturas escanean las facturas e introducen los datos pertinentes en los campos correspondientes del archivo. Por ejemplo, el nombre se introduce en un campo y la fecha en otro. A continuación, este archivo se añade a la plataforma centralizada, donde se puede procesar.

Para obtener los mejores resultados, los campos designados deberían poder personalizarse mediante plantillas prediseñadas o un editor de arrastrar y soltar. Esto te permite adaptar el sistema a las necesidades de tu sector.

3. Establecer las normas

Todo sistema necesita normas y condiciones para funcionar de manera eficiente. El resto del sistema podría fallar si no creas y ajustas manualmente estas normas para adaptarlas a tu configuración.

Algunos ejemplos de reglas pueden ser:

• Si la factura supera los 10 000 dólares: envíala a un directivo para su aprobación
• Si la factura corresponde a un nuevo proveedor: envíala al responsable de compras o al responsable financiero para su aprobación
• Si la factura está vencida: envía un recordatorio automático de pago final y márcala para su revisión

4. Incorpóralo a tu sistema general

A continuación, debes integrar correctamente esta herramienta de facturación con el resto de tus sistemas de contabilidad, marketing y gestión de inventario. Podrías conectar tu sistema de gestión de disputas por devoluciones con tu herramienta de procesamiento de facturas para poder llevar un registro de las facturas que has enviado. Por ejemplo, una devolución correspondiente a una factura que creías que ya se había pagado debe señalarse en toda tu red.

Tu herramienta de facturación también debe estar conectada con tu software de contabilidad y tu sistema de gestión de datos. Podrás compartir datos sin problemas si esta herramienta puede conectarse con las distintas herramientas con las que necesita interactuar. Ese intercambio fluido de datos es lo que te permitirá automatizar tu negocio más allá del escaneo OCR y el procesamiento de facturas.

Consejos para mejorar la eficiencia

Crear una lista de verificación estandarizada para la incorporación de nuevos proveedores o clientes

Crear un formato de factura estandarizado es una de las formas más sencillas de garantizar que tus facturas, mercancías, recibos y órdenes de compra coincidan. Te conviene utilizar una lista de verificación o un asistente de ventas basado en IA para que cada uno de tus equipos de ventas o de incorporación tenga acceso a la información que necesita para poner al día con éxito a todos los nuevos clientes y proveedores/contratistas sobre el proceso de facturación y pagos.

Recuerda que, por parte del cliente, hablarás sobre el proceso de facturación (por ejemplo, cuándo se envían las facturas, cuándo esperas recibir el pago, si hay un descuento por pago anticipado, etc.).

Integrar la gestión de los acuerdos de nivel de servicio (SLA)

Los acuerdos de nivel de servicio (SLA) son los contratos entre usted y su proveedor o cliente. Es imprescindible que se cumplan para que se abone la factura. Puede simplificar las relaciones con clientes y proveedores integrando los SLA en las facturas. Si se produce una devolución o un rechazo de pago, puede consultar fácilmente el acuerdo de nivel de servicio y actuar en consecuencia.

En caso de duda, invierte en un ERP

Si aún estás digitalizando tu negocio, una herramienta de planificación de recursos empresariales (ERP) es una de las mejores opciones disponibles hoy en día. Funciona como una capa que envuelve todo tu sistema. Algunos ERP cuentan con API integradas que conectan incluso los sistemas más antiguos a tu red global con el mínimo esfuerzo. Lograr que múltiples marcas, herramientas y programas se comuniquen entre sí puede resultar complicado. Los ERP simplifican la integración.

Elige un sistema basado en la nube

Sus datos deben estar alojados en la nube, ya que esto permite que varios departamentos y oficinas tengan acceso a la misma información. Además, los sistemas basados en la nube son los más actualizados. Por ejemplo, si un proveedor o cliente cambia sus datos de contacto, esa actualización debería enviarse a todo su sistema. Esto, por supuesto, solo puede suceder si dispone de una única fuente de datos en lugar de múltiples silos. La integración del software de inventario informático con su sistema basado en la nube garantiza que todos sus activos de hardware y software se puedan rastrear y gestionar fácilmente en tiempo real, evitando cualquier discrepancia.

Consejos para reducir los errores

Para reducir aún más los errores (y, a su vez, mejorar la eficiencia), te conviene que tu sistema cuente con:

• Compatibilidad con múltiples canales, lo que le permite leer y procesar diversos formatos de archivo.
• Una interfaz muy fácil de entender y de usar, por lo que apenas requiere formación
• Un OCR integrado que te permite escanear y extraer datos de documentos en papel para convertirlos en archivos digitales

También te conviene utilizar periódicamente los KPI y otros datos analíticos para mejorar tu sistema de tramitación de facturas. Realiza pruebas para asegurarte de que todos los procesos esenciales funcionan a la perfección y pide opiniones a los miembros del equipo para poder ajustar tu enfoque y optimizar el flujo de trabajo.

Puntos clave

El procesamiento automatizado de facturas puede agilizar la introducción de datos, la verificación y las aprobaciones, lo que te permitirá realizar los pagos más rápidamente y mantenerte al día con las facturas que envías. Solo tienes que recordar personalizar al máximo la herramienta que elijas, integrarla cuidadosamente en tu sistema para optimizar su rendimiento y realizar pruebas periódicas con el fin de mejorar continuamente tus flujos de trabajo. Este enfoque integral te ayudará a aumentar la eficiencia en la facturación y a reducir los errores.