Bent u eigenaar van een webwinkel en heeft u schade geleden door terugboekingen? Misschien heeft u de term „niet-onderhandelbaar“ wel eens gehoord en vraagt u zich af of dit betekent dat u zelf niets kunt doen om geschillen goed te keuren of af te wijzen. 

In deze blogpost gaan we dieper in op niet-onderhandelbare terugboekingen, waarom ze plaatsvinden en welke stappen verkopers moeten nemen als ze hiermee te maken krijgen. Door u vertrouwd te maken met de procedures rond niet-onderhandelbare terugboekingen, stelt u zich in de beste positie om uw bedrijf te beschermen tegen ongunstige gevolgen.

Wat zijn niet-onderhandelbare terugboekingen?

Een niet-onderhandelbare terugboeking is een ongeautoriseerde transactie die naar de kaartuitgever moet worden teruggestuurd, ongeacht of de handelaar hiertegen bezwaar maakt. Voorbeelden van niet-onderhandelbare terugboekingen zijn situaties waarin de kaart is verlopen, niet is ondertekend, vervalst of gestolen is. 

Bovendien kan elke vorm van technische storing een aankoop ongeldig maken en leiden tot een terugboeking waarover niet kan worden onderhandeld. In sommige gevallen kan voor deze aankopen een terugbetaling in contanten vereist zijn als er geen bewijs van levering is of als de juistheid niet kan worden geverifieerd. 

Voor verkopers die online consumptiegoederen en diensten aanbieden, is het vooral belangrijk om dit in gedachten te houden, aangezien zij geen contante terugbetalingen kunnen geven voor goederen of diensten die via internet zijn gekocht. Onbetwistbare terugboekingen kunnen op de lange termijn problemen veroorzaken voor verkopers, die uiteindelijk te maken kunnen krijgen met een opgeschorte rekening vanwege het hoge aantal van dergelijke transacties.

Hoe voorkom je terugboekingen waarover niet kan worden onderhandeld?

Terugboekingen kunnen voor bedrijven een groot probleem vormen, met name onbetwistbare terugboekingen. Onbetwistbare terugboekingen doen zich voor wanneer een klant bezwaar maakt tegen een afschrijving die het bedrijf redelijkerwijs niet kan betwisten of aanvechten, zoals bij fraude, identiteitsdiefstal of ongeautoriseerde transacties. Hier volgen enkele manieren waarop bedrijven onbetwistbare terugboekingen kunnen voorkomen:

1. Implementeer krachtige maatregelen voor het opsporen en voorkomen van fraude: maak gebruik van fraudedetectietools om frauduleuze transacties op te sporen en te voorkomen voordat ze plaatsvinden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan adresverificatie, CVV-verificatie en tweefactorauthenticatie.
2. Wees open en eerlijk tegenover uw klanten: geef duidelijke beschrijvingen van uw producten en diensten, inclusief prijzen, algemene voorwaarden en het terugbetalingsbeleid. Zorg ervoor dat uw klanten begrijpen wat ze kopen en wat ze van uw bedrijf kunnen verwachten.
3. Houd een nauwkeurige administratie bij: Leg alle transacties gedetailleerd vast , inclusief klantgegevens, bestelgegevens en verzendgegevens. Zo beschikt u over bewijsmateriaal in geval van een geschil over een terugvordering.
4. Reageer onmiddellijk op terugboekingen: Als u een kennisgeving van terugboeking ontvangt, reageer dan onmiddellijk en verstrek alle gevraagde documentatie. Dit kan bestaan uit kassabonnen, verzendgegevens en alle andere relevante informatie die uw standpunt onderbouwt.
5. Zorg voor een uitstekende klantenservice: zorg ervoor dat uw klanten tevreden zijn met hun aankopen door een uitstekende klantenservice te bieden. Behandel eventuele zorgen of klachten snel en professioneel, en werk samen met uw klanten om eventuele problemen op te lossen.
6. Gebruik een herkenbare omschrijving op de afrekening: wanneer klanten uw bedrijfsnaam op hun creditcardafschrift zien staan, moeten ze de transactie gemakkelijk kunnen herkennen. Gebruik een omschrijving die een accurate weergave is van uw bedrijfsnaam en het product of de dienst die is aangeschaft.
7. Houd de percentageën van terugboekingen in de gaten: houd uw percentageën van terugboekingen bij en onderneem actie als deze beginnen te stijgen. Een hoog percentage terugboekingen kan wijzen op fraude of andere problemen binnen uw bedrijf en kan leiden tot boetes of sancties.
8. Zorg voor een veilige betalingsverwerking: zorg ervoor dat uw betalingssysteem veilig is en voldoet aan de PCI-normen. Zo beschermt u de gevoelige gegevens van uw klanten en voorkomt u frauduleuze transacties.
9. Geef medewerkers training in het voorkomen van terugboekingen: zorg ervoor dat uw medewerkers begrijpen hoe terugboekingen werken en welke maatregelen ze kunnen nemen om deze te voorkomen. Denk hierbij aan het controleren van klantgegevens, het dubbel controleren van bestellingen en het volgen van de beste werkwijzen voor het afhandelen van transacties.
10. Overweeg om gebruik te maken van een dienst voor het beheer van terugboekingen: als uw bedrijf te maken heeft met een groot aantal terugboekingen, kunt u overwegen om in zee te gaan met een dienst die gespecialiseerd is in het beheer van terugboekingen. Deze bedrijven kunnen u helpen bij het voorkomen en aanvechten van terugboekingen, en zijn mogelijk in staat om met kaartuitgevers te onderhandelen over lagere kosten en boetes.

Uiteindelijk is de beste manier om onvermijdelijke terugboekingen te voorkomen, het leveren van een product of dienst van hoge kwaliteit en het onderhouden van sterke relaties met uw klanten. Door klanttevredenheid voorop te stellen en maatregelen te nemen om fraude en andere problemen te voorkomen, kunnen bedrijven het risico op terugboekingen verminderen en hun winstcijfers beschermen.

De gevolgen van niet-onderhandelbare terugboekingen

Niet-onderhandelbare terugboekingen hebben aanzienlijke gevolgen voor handelaren, vooral als het bedrijf sterk afhankelijk is van kaartbetalingen. Deze terugboekingen kunnen kosten met zich meebrengen voor handelaren, de cashflow beïnvloeden en de winstgevendheid verminderen, aangezien banken en kaartnetwerken de handelaar als een hoog risico gaan beschouwen als het aantal niet-onderhandelbare terugboekingen toeneemt. 

Terugboekingen vormen een belangrijke dienst voor de consument: ze bieden klanten de mogelijkheid om verhaal te halen wanneer er problemen ontstaan bij een aankoop. Ze zijn dan ook een onlosmakelijk onderdeel van de betalingssector, aangezien bedrijven zowel hun klanten als zichzelf willen beschermen tegen frauduleuze of ongeoorloofde activiteiten. 

De regels inzake terugboekingen geven creditcardmaatschappijen en acquirerende banken het recht om bedragen die zij al aan de handelaar hebben uitbetaald terug te vorderen, mocht er een geschil ontstaan tussen de klant en de handelaar. Het is belangrijk dat handelaren weten hoe ze onherroepelijke terugboekingen kunnen voorkomen, zodat ze geen financiële schade lijden, en dat ze bepalen welke strategieën ze moeten volgen in geval van geschillen of meningsverschillen met klanten over transacties.

Afsluiting van de discussie

Terugboekingen waarover niet kan worden onderhandeld, zijn een vast onderdeel van het zakendoen. Door te begrijpen wat ze inhouden, hoe u ze kunt voorkomen en welke gevolgen ze hebben voor uw bedrijf, kunt u maatregelen nemen om het aantal terugboekingen tot een minimum te beperken. 

Chargeflow biedt oplossingen voor automatische verwerking die terugboekingen voorkomen en geschillen oplossen, zodat u zich volledig kunt richten op het runnen van uw bedrijf. Bezoek onze website of neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over hoe wij u kunnen helpen onterechte terugboekingen te verminderen.