Automated Invoice Processing: How to Reduce Errors and Boost Efficiency

Automated invoice processing is a workflow that uses OCR scanning or supplier-submitted templates, plus 3-way matching, to capture, verify, and approve invoices with minimal manual data entry.

Every smooth-running business needs to process invoices quickly and accurately. Manually submitting everyone, however, is costly and time-consuming.

Gemiddeld geven de meeste bedrijven tegenwoordig tussen de 15 en 40 dollar uit per factuur.

What pushes an invoice into the upper end of the spectrum? As your payment service provider will remind you, processors always charge transaction fees, but the actual cost is time. After all, it takes time to:

• Controleer de factuurgegevens
• Factuurgegevens invoeren
• Facturen goedkeuren
• Betalingen versturen

Als het te lang duurt voordat een factuur wordt betaald, kunnen er extra kosten worden toegevoegd aan uw toch al hoge vaste lasten. Aan de andere kant brengen klanten die te laat betalen uw cashflow in gevaar.

Door veel stappen in de factuurverwerking te automatiseren, kunt u de tijd die nodig is voor het invoeren, verwerken en goedkeuren van facturen tot een minimum beperken. Dit bespaart u tijd (en geld) en zorgt ervoor dat uw systeem volledig op orde is, mocht u ooit een document moeten controleren of u moeten voorbereiden op een audit.

Wilt u automatiseren? Dan moet u eerst digitaliseren

Automatisering en AI zijn tegenwoordig de grote modewoorden in het bedrijfsleven, maar geen van beide is haalbaar tenzij u uw bedrijf volledig digitaliseert. U hebt immers meer nodig dan alleen een tool voor factuurverwerking. U hebt het allemaal nodig: van software voor sales enablement tot een tool voor factuurverwerking, tot een ERP-systeem en nog veel meer. In feite werken tools voor factuurverwerking het beste als ze deel uitmaken van een breder systeem. Op deze manier kan uw verkoopteam nieuwe klanten en leveranciers onboarden en hen instellen met behulp van uw nieuwe gedigitaliseerde factureringsmethode.

Vervolgens kan de tool voor factuurverwerking worden gekoppeld aan uw ERP-systeem, uw systeem voor bedrijfsprocesbeheer (BPM) of uw tools voor robotgestuurde procesautomatisering (RPA). Samen zorgen deze tools voor een soepel verloop van het invoeren, verwerken en betalen van facturen.

What is Automated Invoice Processing?

Automated invoice processing is a streamlined workflow that uses a built-for-purpose tool to enter, process, and approve invoices automatically. These systems work to:

• Zorg ervoor dat er zo min mogelijk gegevens handmatig moeten worden ingevoerd
• Voer automatisch drievoudige controle uit om factuurgegevens te verifiëren
• Facturen automatisch sorteren en ter goedkeuring doorsturen
• Bewaar al uw documenten zorgvuldig in een elektronisch documentbeheersysteem (EDMS)
• De workflows voor factuurverwerking stroomlijnen

Manual vs. Automated Invoice Processing

TaskManual ProcessAutomated ProcessVerify invoice detailsStaff manually check details, part of the $15-$40 average cost per invoice3-way matching checks automatically verify invoice dataInput invoice informationData is keyed in by handOCR or supplier-submitted templates minimize manual data entryApprove invoicesInvoices are routed for sign-off manuallyInvoices are automatically sorted and sent out for approvalRecord keepingPaper files or scattered digital copiesRecords are stored in an electronic document management system (EDMS)

Er zijn twee veelgebruikte manieren waarop deze systemen uw factuurverwerkingsprocessen automatiseren.

1. Optische tekenherkenning (OCR) zet gescande facturen om in bruikbare gegevens en sorteert die informatie in vooraf opgestelde sjablonen.
2. Leveranciers worden verzocht de factuurgegevens in te vullen en te versturen met behulp van uw standaardformulieren.

The information in that template is then verified with 3-way matching, which helps prevent fraud or errors from costing your business dearly. Fraud is costly beyond the initial loss: for every dollar lost to fraud, businesses lose another $3.75 in fees, penalties, and operational costs, according to Statista. As an added benefit, this is how you can easily keep your invoice processing compliant for audit season.

Aan de slag met geautomatiseerde factuurverwerking

Volg deze stappen om succesvol aan de slag te gaan met geautomatiseerde factuurverwerking:

1. Kies een geautomatiseerd facturatiesysteem

The first step is to choose an automated invoicing system. There are several brands out there to choose from. To make sure the option you select is right for your brand, however, check that it:

• Is compatible with your existing system
• Bevat ingebouwde functies die zijn afgestemd op uw branche
• Ziet er eenvoudig en intuïtief uit
• Kan naar wens worden aangepast
• Houdt KPI’s bij
• Kan namens u facturen opstellen (extra)

2. Sjablonen maken of aanpassen

Invoice processors scan invoices and populate a file with the relevant data into their designated fields. For example, the name will go into one slot and the date into another. This file is then added to the centralized platform, where it can be processed.

Voor het beste resultaat moeten de daarvoor bestemde velden aanpasbaar zijn via kant-en-klare sjablonen of een drag-and-drop-ontwerper. Zo kunt u uw systeem afstemmen op uw branche.

3. Stel de regels op

Elk systeem heeft regels en voorwaarden nodig om efficiënt te kunnen werken. Als je deze regels niet handmatig opstelt en afstemt op jouw specifieke situatie, kan de rest van je systeem in de problemen komen.

Voorbeelden van regels zijn onder meer:

• Als de factuur meer dan $ 10.000 bedraagt: stuur deze dan ter goedkeuring naar een leidinggevende
• If the invoice is for a new vendor: Send it to the procurement or finance manager for approval
• If the invoice is past due: Send out an automated final payment reminder and flag it for review

4. Integreer het in uw bredere systeem

You must then properly integrate this invoicing tool with the rest of your accounting, marketing, and inventory system. You could connect your chargeback dispute system with your invoice processing tool so you can keep track of the invoices you have sent out for your records. For example, a chargeback on an invoice you thought had been paid, and the chargeback fees that come with it, must be flagged throughout your network. Mastercard estimates the average dispute costs merchants at least $74, and Stripe charges a further $15 per dispute, costs that add up fast if invoice-linked chargebacks go untracked.

Your invoicing tool must also link to your accounting software and data management system. A reliable accounting software integration helps these tools share financial data smoothly and reduces the need for manual synchronization. That connected data sharing is how you can automate your business beyond OCR scanning and invoice processing.

Tips to Boost Efficiency

Stel een gestandaardiseerde checklist op voor het onboarden van nieuwe leveranciers/klanten

Creating a standardized invoice format is one of the easiest ways to ensure your invoices, goods, receipts, and purchase orders match. You’ll want to use either a checklist or a sales coach AI to give each one of your sales or onboarding teams access to the information they need to successfully bring all new clients and suppliers/contractors up to speed on the invoicing and payments process.

Vergeet niet dat je aan de kant van de klant het factureringsproces bespreekt (bijvoorbeeld wanneer facturen worden verstuurd, wanneer je betaling verwacht, of er korting wordt gegeven bij vervroegde betaling, enz.).

SLA-beheer integreren

Service Level Agreements (SLAs) are the contracts between you and your supplier/client. They must be met for the invoice to be paid. You can keep client and supplier relationships straightforward by integrating SLAs alongside the invoices. If there is a chargeback or payment refusal, you can easily pull up the service level agreement and work from there.

Bij twijfel: investeer in een ERP-systeem

If you are still digitizing your business, an enterprise resource planning tool is one of the better options today. This works like a shell that wraps around your system. Certain ERPs will have built-in APIs that bridge even older systems to your more comprehensive network with minimal fuss. Getting multiple brands, tools, and software to talk to each other can be challenging. ERPs make integration simpler.

Kies een cloudgebaseerd systeem

Uw gegevens moeten in de cloud worden gehost, omdat hierdoor meerdere afdelingen en vestigingen toegang hebben tot dezelfde informatie. Cloudgebaseerde systemen zijn bovendien altijd up-to-date. Als een leverancier of klant bijvoorbeeld zijn contactgegevens wijzigt, moet die update naar uw bredere systeem worden gestuurd. Dit kan natuurlijk alleen gebeuren als u één enkele gegevensbron hebt in plaats van meerdere silo's. Door computerinventarisatiesoftware te integreren met uw cloudgebaseerde systeem zorgt u ervoor dat al uw hardware- en software-assets eenvoudig en in realtime kunnen worden bijgehouden en beheerd, waardoor discrepanties worden voorkomen.

Tips om fouten te verminderen

Om fouten nog verder te beperken (en daarmee de efficiëntie te verbeteren), moet uw systeem beschikken over:

• Ondersteuning voor meerdere bestandsformaten, zodat het programma verschillende bestandsformaten kan scannen en interpreteren.
• A very easy-to-understand and use interface, so minimal training is needed
• Een ingebouwde OCR-functie waarmee u documenten kunt scannen en gegevens uit papieren documenten kunt overzetten naar digitale bestanden

Het is ook raadzaam om regelmatig gebruik te maken van KPI’s en andere analytische gegevens om uw factuurverwerkingssysteem te verbeteren. Voer tests uit om te controleren of alle essentiële processen vlekkeloos verlopen, en vraag teamleden om input, zodat u uw aanpak kunt aanpassen om de workflow zo goed mogelijk te verbeteren.

Veelgestelde vragen

What is automated invoice processing?

Automated invoice processing uses a purpose-built tool to enter, verify, and approve invoices without manual data entry, typically through OCR scanning or supplier-submitted templates, then 3-way matching to confirm the details before payment.

How much does manual invoice processing cost a business?

Most companies spend between $15 and $40 per invoice when processing manually, driven mainly by the time it takes to verify details, input data, route approvals, and send payments, not just transaction fees.

Can automated invoice processing help manage invoice disputes?

Yes. When your invoicing tool is linked to your wider system, a chargeback or payment dispute on an already-paid invoice gets flagged automatically, so your team can respond with the right records instead of tracking it down manually.