Elk goedlopend bedrijf moet facturen snel en nauwkeurig verwerken. Het handmatig invoeren van alle facturen is echter duur en tijdrovend.

Gemiddeld geven de meeste bedrijven tegenwoordig tussen de 15 en 40 dollar uit per factuur.

Wat zorgt ervoor dat een factuur aan de duurdere kant uitkomt? Betalingsverwerkers brengen altijd transactiekosten in rekening, maar de werkelijke kosten zitten hem in de tijd. Het kost immers tijd om:

• Controleer de factuurgegevens
• Factuurgegevens invoeren
• Facturen goedkeuren
• Betalingen versturen

Als het te lang duurt voordat een factuur wordt betaald, kunnen er extra kosten worden toegevoegd aan uw toch al hoge vaste lasten. Aan de andere kant brengen klanten die te laat betalen uw cashflow in gevaar.

Door veel stappen in de factuurverwerking te automatiseren, kunt u de tijd die nodig is voor het invoeren, verwerken en goedkeuren van facturen tot een minimum beperken. Dit bespaart u tijd (en geld) en zorgt ervoor dat uw systeem volledig op orde is, mocht u ooit een document moeten controleren of u moeten voorbereiden op een audit.

Wilt u automatiseren? Dan moet u eerst digitaliseren

Automatisering en AI zijn tegenwoordig de grote modewoorden in het bedrijfsleven, maar geen van beide is haalbaar tenzij u uw bedrijf volledig digitaliseert. U hebt immers meer nodig dan alleen een tool voor factuurverwerking. U hebt het allemaal nodig: van software voor sales enablement tot een tool voor factuurverwerking, tot een ERP-systeem en nog veel meer. In feite werken tools voor factuurverwerking het beste als ze deel uitmaken van een breder systeem. Op deze manier kan uw verkoopteam nieuwe klanten en leveranciers onboarden en hen instellen met behulp van uw nieuwe gedigitaliseerde factureringsmethode.

Vervolgens kan de tool voor factuurverwerking worden gekoppeld aan uw ERP-systeem, uw systeem voor bedrijfsprocesbeheer (BPM) of uw tools voor robotgestuurde procesautomatisering (RPA). Samen zorgen deze tools voor een soepel verloop van het invoeren, verwerken en betalen van facturen.

Wat is geautomatiseerde factuurverwerking?

Geautomatiseerde factuurverwerking is een gestroomlijnde workflow waarbij gebruik wordt gemaakt van een speciaal daarvoor ontwikkelde tool om facturen automatisch in te voeren, te verwerken en goed te keuren. Deze systemen zijn bedoeld om:

• Zorg ervoor dat er zo min mogelijk gegevens handmatig moeten worden ingevoerd
• Voer automatisch drievoudige controle uit om factuurgegevens te verifiëren
• Facturen automatisch sorteren en ter goedkeuring doorsturen
• Bewaar al uw documenten zorgvuldig in een elektronisch documentbeheersysteem (EDMS)
• De workflows voor factuurverwerking stroomlijnen

Er zijn twee veelgebruikte manieren waarop deze systemen uw factuurverwerkingsprocessen automatiseren.

1. Optische tekenherkenning (OCR) zet gescande facturen om in bruikbare gegevens en sorteert die informatie in vooraf opgestelde sjablonen.
2. Leveranciers worden verzocht de factuurgegevens in te vullen en te versturen met behulp van uw standaardformulieren.

De gegevens in dat sjabloon worden vervolgens gecontroleerd via een drievoudige controle, waardoor wordt voorkomen dat fraude of fouten uw bedrijf duur komen te staan. Een bijkomend voordeel is dat u op deze manier uw factuurverwerking eenvoudig in orde kunt houden met het oog op het auditseizoen.

Aan de slag met geautomatiseerde factuurverwerking

Volg deze stappen om succesvol aan de slag te gaan met geautomatiseerde factuurverwerking:

1. Kies een geautomatiseerd facturatiesysteem

De eerste stap is het kiezen van een geautomatiseerd facturatiesysteem. Er zijn verschillende aanbieders waaruit u kunt kiezen. Om er echter zeker van te zijn dat de door u gekozen optie bij uw merk past, moet u controleren of deze:

• Is compatibel met uw bestaande systeem
• Bevat ingebouwde functies die zijn afgestemd op uw branche
• Ziet er eenvoudig en intuïtief uit
• Kan naar wens worden aangepast
• Houdt KPI’s bij
• Kan namens u facturen opstellen (extra)

2. Sjablonen maken of aanpassen

Factuurverwerkers scannen facturen en vullen een bestand in met de relevante gegevens in de daarvoor bestemde velden. Zo wordt de naam in het ene veld ingevuld en de datum in het andere. Dit bestand wordt vervolgens toegevoegd aan het centrale platform, waar het kan worden verwerkt.

Voor het beste resultaat moeten de daarvoor bestemde velden aanpasbaar zijn via kant-en-klare sjablonen of een drag-and-drop-ontwerper. Zo kunt u uw systeem afstemmen op uw branche.

3. Stel de regels op

Elk systeem heeft regels en voorwaarden nodig om efficiënt te kunnen werken. Als je deze regels niet handmatig opstelt en afstemt op jouw specifieke situatie, kan de rest van je systeem in de problemen komen.

Voorbeelden van regels zijn onder meer:

• Als de factuur meer dan $ 10.000 bedraagt: stuur deze dan ter goedkeuring naar een leidinggevende
• Als de factuur van een nieuwe leverancier afkomstig is: stuur deze dan ter goedkeuring naar de inkoop- of financieel manager
• Als de factuur achterstallig is: verstuur dan een automatische laatste betalingsherinnering en markeer deze voor controle

4. Integreer het in uw bredere systeem

Vervolgens moet u deze factureringstool goed integreren met de rest van uw boekhoud-, marketing- en voorraadsysteem. U kunt uw systeem voor het afhandelen van terugboekingsgeschillen koppelen aan uw factureringstool, zodat u voor uw administratie bij kunt houden welke facturen u hebt verzonden. Een terugboeking op een factuur waarvan u dacht dat deze was betaald, moet bijvoorbeeld in uw hele systeem worden gemarkeerd.

Uw facturatiesysteem moet ook gekoppeld zijn aan uw boekhoudsoftware en uw gegevensbeheersysteem. U kunt gegevens naadloos uitwisselen als het systeem kan worden gekoppeld aan de verschillende tools waarmee het moet samenwerken. Dankzij die naadloze gegevensuitwisseling kunt u uw bedrijfsvoering verder automatiseren dan alleen OCR-scannen en factuurverwerking.

Tips om de efficiëntie te verhogen

Stel een gestandaardiseerde checklist op voor het onboarden van nieuwe leveranciers/klanten

Het opstellen van een gestandaardiseerd factuurformaat is een van de eenvoudigste manieren om ervoor te zorgen dat uw facturen, goederen, ontvangstbewijzen en inkooporders op elkaar aansluiten. U kunt het beste een checklist of een AI-verkoopcoach gebruiken om elk van uw verkoop- of onboardingteams toegang te geven tot de informatie die ze nodig hebben om alle nieuwe klanten en leveranciers/aannemers succesvol wegwijs te maken in het facturerings- en betalingsproces.

Vergeet niet dat je aan de kant van de klant het factureringsproces bespreekt (bijvoorbeeld wanneer facturen worden verstuurd, wanneer je betaling verwacht, of er korting wordt gegeven bij vervroegde betaling, enz.).

SLA-beheer integreren

Service Level Agreements (SLA’s) zijn de overeenkomsten tussen u en uw leverancier of klant. Aan deze afspraken moet worden voldaan voordat de factuur kan worden betaald. Door SLA’s in de facturen op te nemen, kunt u de relaties met klanten en leveranciers overzichtelijk houden. Als er sprake is van een terugvordering of een geweigerde betaling, kunt u de service level agreement eenvoudig opvragen en daarop voortbouwen.

Bij twijfel: investeer in een ERP-systeem

Als u nog bezig bent met de digitalisering van uw bedrijf, is een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) tegenwoordig een van de betere opties. Dit werkt als een soort omhulsel dat uw systeem omvat. Sommige ERP-systemen beschikken over ingebouwde API’s waarmee zelfs oudere systemen met minimale inspanning aan uw uitgebreidere netwerk kunnen worden gekoppeld. Het kan een hele uitdaging zijn om verschillende merken, tools en software met elkaar te laten communiceren. ERP-systemen maken integratie eenvoudiger.

Kies een cloudgebaseerd systeem

Uw gegevens moeten in de cloud worden gehost, omdat hierdoor meerdere afdelingen en vestigingen toegang hebben tot dezelfde informatie. Cloudgebaseerde systemen zijn bovendien altijd up-to-date. Als een leverancier of klant bijvoorbeeld zijn contactgegevens wijzigt, moet die update naar uw bredere systeem worden gestuurd. Dit kan natuurlijk alleen gebeuren als u één enkele gegevensbron hebt in plaats van meerdere silo's. Door computerinventarisatiesoftware te integreren met uw cloudgebaseerde systeem zorgt u ervoor dat al uw hardware- en software-assets eenvoudig en in realtime kunnen worden bijgehouden en beheerd, waardoor discrepanties worden voorkomen.

Tips om fouten te verminderen

Om fouten nog verder te beperken (en daarmee de efficiëntie te verbeteren), moet uw systeem beschikken over:

• Ondersteuning voor meerdere bestandsformaten, zodat het programma verschillende bestandsformaten kan scannen en interpreteren.
• Een zeer gebruiksvriendelijke interface, waardoor er nauwelijks training nodig is
• Een ingebouwde OCR-functie waarmee u documenten kunt scannen en gegevens uit papieren documenten kunt overzetten naar digitale bestanden

Het is ook raadzaam om regelmatig gebruik te maken van KPI’s en andere analytische gegevens om uw factuurverwerkingssysteem te verbeteren. Voer tests uit om te controleren of alle essentiële processen vlekkeloos verlopen, en vraag teamleden om input, zodat u uw aanpak kunt aanpassen om de workflow zo goed mogelijk te verbeteren.

Belangrijkste punten

Geautomatiseerde factuurverwerking kan het invoeren, controleren en goedkeuren van gegevens versnellen, zodat u betalingen sneller kunt uitvoeren en het overzicht over de facturen die u verstuurt behoudt. Zorg er wel voor dat u de gekozen tool volledig aanpast aan uw behoeften, deze zorgvuldig in uw systeem integreert om de prestaties te optimaliseren, en regelmatig tests uitvoert om uw werkprocessen voortdurend te verbeteren. Deze alomvattende aanpak zal de efficiëntie van uw facturering verhogen en fouten verminderen.