Dans un article précédent consacré à la manière de remporter un litige PayPal pour « article non reçu », nous avions souligné qu'un système de suivi des commandes constituait l'élément de preuve le plus déterminant pour faire annuler les litiges liés aux commandes et les rétrofacturations.

Pourquoi ?

Il arrive que, lorsqu'un client dépose une réclamation pour « article non reçu » à votre encontre, par exemple, PayPal vous demande, en vous contactant dans un délai de quelques jours ouvrables, de fournir des éléments de preuve essentiels, tels que les informations de suivi, qui démontrent le contraire. Et si vous ne disposez pas de preuves aussi convaincantes, c'est la fin de l'histoire. PayPal se rangera du côté de l'acheteur et vous perdrez automatiquement le litige.

Cet article vous aidera à comprendre ce qu'est la synchronisation des numéros de suivi PayPal, comment elle fonctionne et pourquoi elle est indispensable pour limiter la fraude, les litiges et les rétrofacturations.

Qu'est-ce que la synchronisation des numéros de suivi PayPal, en termes simples ?

Pour commencer, voici un petit rappel de ce que nous vous avons expliqué au sujet de la fonctionnalité de suivi des commandes :

1. Le suivi d'un colis est essentiel, car il fournit la preuve concrète que l'article est bien parvenu à l'acheteur. Il permet à l'acheteur et au vendeur d'obtenir rapidement des informations pertinentes et actualisées sur la localisation du colis. C'est pourquoi il est généralement recommandé de communiquer les mises à jour de suivi à l'acheteur afin de garder une longueur d'avance. 
2. Un système de suivi des commandes fonctionne grâce à un code-barres apposé sur un colis en cours d'acheminement. Cette fonctionnalité permet aux manutentionnaires d'obtenir des informations précises sur le colis, telles que son lieu d'origine, son étiquette d'expédition et sa destination. Ces informations sont disponibles sur le site web de la société de transport et constituent la preuve que le colis a bien emprunté cet itinéraire.

Cela dit, les outils de synchronisation automatique des numéros de suivi aident les commerçants à optimiser ce processus grâce à une solution de suivi tout-en-un. En associant PayPal comme prestataire de paiement, vous pouvez ajouter automatiquement les informations de suivi provenant de votre plateforme de commerce électronique, telle que Shopify, à PayPal, ce qui simplifie considérablement le processus

Outre le fait de réduire les tâches manuelles superflues et de vous faire gagner du temps, la synchronisation des numéros de suivi des commandes vous aide également à limiter les fraudes, les litiges et les rétrofacturations. Nous aborderons cet aspect dans les paragraphes suivants. 

Comment fonctionne la synchronisation des numéros de suivi PayPal ? 

La synchronisation du suivi des commandes aide PayPal à identifier et à enquêter sur les clients frauduleux.

Comme nous l'avons déjà mentionné, vous pouvez ajouter des informations de suivi à votre paiement soit manuellement, soit de manière automatisée.

Pour la méthode manuelle, PayPal vous demande d'ajouter les informations de suivi de l'envoi à votre compte PayPal, créé avec votre propre adresse e-mail, dès que vous effectuez un envoi. Il s'agit de l'une des conditions requises pour que vous puissiez bénéficier de la Protection des vendeurs.

Pour ajouter vos informations de suivi ou modifier le statut de votre commande, veuillez suivre les étapes ci-dessous :

• Cliquez sur « Activité » en haut de la page.
• Recherchez la transaction que vous souhaitez mettre à jour, puis cliquez sur la liste déroulante dans la colonne « Actions » située à côté.
• Cliquez sur « Ajouter un suivi » dans la liste déroulante.
• Si vous avez vendu un produit, sélectionnez « Expédié » dans le menu déroulant « Statut de la commande ». Vous pouvez également préciser si vous l'avez expédié via DHL Express ou tout autre prestataire logistique.
• Saisissez les informations de suivi, effectuez le paiement par carte bancaire et sélectionnez le transporteur.
• Si vous avez vendu un bien immatériel ou un service, sélectionnez « Commande traitée » ( la case « Informations de suivi non requises » sera cochée).
• Cliquez ensuite sur « Soumettre ».

Une fois les informations transmises, l'acheteur recevra un e-mail du service client de PayPal l'informant que vous avez saisi les informations de suivi de l'expédition pour la transaction (le cas échéant). Cet e-mail contient le numéro de suivi, le statut de la commande et le nom du transporteur.

Si vous vendez des biens physiques sans produit virtuel, vous devez transmettre les numéros de suivi à PayPal dès que vous expédiez les articles à vos clients. Cela vous permet d'accéder plus rapidement aux fonds provenant des paiements en ligne, de bénéficier de la protection du vendeur et de tenir vos clients informés, comme nous le verrons dans la section suivante.

En revanche, grâce à la synchronisation des numéros de suivi PayPal, vous n'avez pas besoin de saisir ces informations transaction par transaction. L'application de synchronisation des numéros de suivi est conçue pour intégrer automatiquement les informations de suivi de chaque transaction de votre transporteur vers votre prestataire de paiement, quels que soient le volume ou la fréquence des transactions. Vous n'avez rien à faire.

Vous trouverez également dans ce dossier PayPal un aperçu rapide de l'état de votre commande, comme suit :

• Expédié - L'article a été expédié et est en cours d'acheminement.
• Commande en attente - L'article est peut-être bloqué à la douane ou en attente pour une autre raison.
• Commande livrée - L'article a bien été livré.
• Annulé - L'envoi a été annulé et le numéro de suivi n'est plus valable.

Imaginons qu'un client dépose une réclamation pour « transaction non autorisée » ou « article non reçu » concernant une commande, et que vous constatiez qu'elle est injustifiée. Dans ce cas, vous pouvez rapidement récupérer les numéros de suivi PayPal et les lui présenter. Cela vous donne un avantage lors de la médiation des litiges. Ce qui nous amène au point suivant.

Pourquoi la synchronisation des numéros de suivi PayPal est-elle nécessaire pour limiter la fraude, les litiges et les rétrofacturations ?

Alors que PayPal continue de durcir ses règles en recourant à des mesures telles que les réserves sur les comptes, les frais de litige ou l'exclusion des commerçants afin de limiter les risques liés aux paiements par carte de crédit et de débit, il en résulte souvent une marge d'erreur très réduite pour les commerçants, comme nous l'avons expliqué dans cet article.

Les solutions automatisées de synchronisation du suivi permettent aux entreprises de commerce électronique d'accélérer la déblocage des fonds, de renforcer la confiance avec PayPal et de bénéficier de la Protection des vendeurs de PayPal, le tout d'un simple clic.

Voici les avantages liés à l'utilisation d'un service automatisé de synchronisation des numéros de suivi PayPal :

1. Protection des vendeurs PayPal – La protection des vendeurs PayPal est un excellent programme proposé par PayPal qui réduit au minimum les litiges et les rétrofacturations et contribue à prévenir la fraude de la part des acheteurs. La synchronisation des informations de suivi de votre boutique est une condition préalable obligatoire pour bénéficier de ce service de protection. Ilfait office de service de suivi des colis.
2. Déblocage plus rapide des fonds – En cas d'augmentation soudaine du volume des ventes ou de litiges, PayPal peut bloquer vos paiements pendant 21 jours maximum afin de protéger les acheteurs. Vous pouvez éviter cette situation ou accélérer le processus de déblocage en synchronisant vos informations de suivi avec PayPal, en même temps que la facture client.
3. Moins de rétrofacturations et de litiges PayPal : en fournissant à vos clients des numéros de suivi valides via le système PayPal, ceux-ci seront moins enclins à engager des litiges ou à demander des rétrofacturations, ce qui signifie plus d'argent pour vous.
4. Réserve de roulement des fonds - Le système de gestion des risques financiers de PayPal repose sur l'utilisation de réserves de roulement pour couvrir les risques potentiels et les annulations de paiement auxquels les commerçants peuvent être confrontés, tels que les rétrofacturations et les litiges.
5. Gagnez la confiance de PayPal – Les nouvelles entreprises mettent plus de temps à atteindre un niveau élevé de confiance auprès de PayPal. La synchronisation de vos numéros de suivi avec le système de PayPal renforcera considérablement la confiance accordée à votre entreprise.
6. Compatible avec plus de 700 transporteurs – Notre système prend en charge plus de 700 transporteurs à travers le monde ; vous pouvez donc être sûr que nous prenons en charge celui que vous avez choisi.

Une fois que la fonctionnalité de synchronisation est intégrée à votre plateforme de commerce électronique et connectée à votre compte PayPal, elle simplifie le processus de mise à jour des informations de suivi, ne nécessitant qu'un minimum d'efforts de la part du commerçant.

Cela permet non seulement d'améliorer l'efficacité du suivi des transactions, mais aussi d'optimiser considérablement le règlement des litiges et la satisfaction des clients.

En automatisant le processus de mise à jour du suivi, les commerçants peuvent garantir une circulation fluide de l'information, ce qui renforce la confiance dans leurs systèmes de livraison et, au final, favorise un environnement d'achat plus fiable et plus sûr.