Visa-terugboekingscode 12.1: Te late indiening

What is Visa Chargeback Reason Code 12.1?

The Visa chargeback reason code 12.1 refers to the late presentment of a transaction. It falls under processing errors and involves submitting a transaction for final processing outside of the required time. Issuers will use the code for chargebacks when they can no longer process a payment because of the late presentment.

Transacties worden vaak binnen enkele minuten afgehandeld. Toch doorloopt elke transactie verschillende fasen voordat deze definitief wordt verwerkt. Deze fasen zijn als volgt:

• Autorisatie: In deze fase controleert uw betalingssysteem of de kaarthouder over voldoende saldo beschikt om de transactie uit te voeren. Zodra het saldo is bevestigd, gaat de transactie door naar de volgende fase.
• Betalingsregistratie: Het betalingssysteem registreert de transactiegegevens. Hieronder vallen het bedrag, de datum en de gegevens van de kaarthouder. De geregistreerde gegevens zijn klaar voor definitieve verwerking.
• Clearing and settlement: This stage is where the actual fund transfer occurs. The merchant, the acquiring bank, and the issuer will reconcile the transaction details.

Delaying presentment is possible. We understand that you may have opted for a delay for valid reasons. However, submitting too late can set you up for a chargeback if the issuer can no longer process the transaction to the cardholder’s account.

The issuer often institutes chargebacks under this reason code. They do so because processing the final transaction to transfer the funds falls on them. It is up to them to determine if the cardholder’s card can still handle the transaction.

U kunt het nog steeds betwisten, zelfs als u de afschrijving te laat hebt ingediend en er op grond van deze code een terugvordering is ontstaan. U moet echter wel aantonen dat u op het juiste moment hebt gehandeld. Als dat niet het geval is, blijft de terugvordering van kracht.

We’ll show you how to approach chargebacks with the reason code 12.6. In the meantime, let’s explore the reasons that could cause it. You might need to dig deeper to get the complete picture.

Waarom is het gebeurd?

Chargebacks with reason code 12.1 occur when you do not submit within the allocated time. As per Visa’s terms, all transactions should be submitted within 180 days. Anything outside will void the transaction, and chargebacks will ensue.

Submitting outside of 180 days is one of the reasons for chargebacks under this code. You can submit within 180 days and still incur the chargeback. That happens if the cardholder’s account is no longer in good standing to process the transaction.

De mogelijke redenen waarom een account zijn status zou kunnen verliezen om een transactie te verwerken, zijn onder meer:

• Het account is verlopen voordat u de aanvraag indiende
• Het account was al gesloten voordat u uw aanvraag indiende
• Het account had zijn kredietlimiet al overschreden voordat u uw aanvraag indiende
• Door diefstal of verlies heeft de kaarthouder de kaart geblokkeerd
• Elke andere reden waardoor de kaart onbruikbaar wordt

U bent niet aansprakelijk voor wat er ook met de kaart gebeurt. De uitgever zal de aansprakelijkheid echter op u afwentelen en de terugvordering in behandeling nemen, aangezien de kaarthouder de transactie niet meer kan uitvoeren. Bovenstaande redenen gelden alleen binnen 180 dagen na de autorisatie van de transactie.

Het indienen van een afrekening houdt in dat u een transactiebewijs bij uw acquirer indient. Dit wordt vervolgens doorgestuurd naar de uitgever voor de definitieve afwikkeling en de overboeking van het geld.

Er zijn verschillende redenen om het indienen van de afrekening uit te stellen. Soms heeft u meer tijd nodig om een transactie te controleren of deze later aan een batchinzending toe te voegen. Andere redenen zijn bijvoorbeeld het oplossen van een geschil met de kaarthouder of het beoordelen van het risico van een verdachte transactie.

Uw bedoelingen mogen dan wel nobel zijn, maar de kaartuitgever houdt zich aan zijn eigen regels. Dat gezegd hebbende, kunnen sommige kaarthouders misbruik willen maken van de vertraagde melding om te voorkomen dat ze voor de transactie moeten betalen. Ze zouden de rekening kunnen opzeggen of blokkeren nadat ze de kaart als gestolen of verloren hebben gemeld.

Since it is challenging to know the true intentions of the cardholder, you must dispute the chargeback by proving you did everything right. Even so, the aim should be to avoid chargebacks of this nature in the future.

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Hoe ga je om met terugvordering door Visa met redencode 12.1: te late indiening

You can dispute chargebacks under this reason code, but the window is narrow. Your dispute should come in within 30 days of receiving the chargeback.

The biggest assurance to disputing chargebacks under this code comes if you submit the presentment within the applicable deadline. Anything outside that, and you risk incurring the chargeback permanently.

With that in mind, here’s what you can do to dispute chargebacks under reason code 12.1:

• Dien het document in waaruit blijkt dat u de documenten niet te laat hebt ingediend. Daarin moeten uw indieningsdatum en de transactiedata zijn vermeld, zodat kan worden aangetoond dat u zich aan de geldende termijn hebt gehouden.
• Submit a document to prove your credit refund to the cardholder before the chargeback. The proof should include the transaction date and amount to show that your refund is the same as the chargeback.
• Dien documenten in waaruit blijkt welke alternatieve overeenkomst u met de kaarthouder hebt bereikt. Dit kan bijvoorbeeld een naar behoren ondertekende brief zijn waaruit blijkt dat de kaarthouder de terugvordering niet wil betwisten.

Chargebacks under this reason code may occur immediately after your submission or much later. If you cannot dispute the chargeback, accept it and implement measures to prevent future occurrences. The key is reducing chargebacks to maintain a good business reputation and avoid blacklisting.

Hoe voorkom je een terugvordering door Visa met redencode 12.1: te late indiening

We’ve seen that chargebacks with reason code 12.1 are often caused by merchant errors. The delayed submission is the primary cause. Hence, your preventive measures will revolve around eliminating the delays.

Here are a few preventive measures we recommend for chargebacks under reason code 12.1:

• Probeer uw aanvraag nog dezelfde dag van de transactie voor te bereiden en in te dienen.
• If a same-day submission is not feasible, ensure to keep to the applicable timeframe from the issuer.
• Use authorization holds when there is a need to delay a transaction.
• Kies voor terminals voor het vastleggen van transactiegegevens als u momenteel nog handmatig gegevens invoert en verstuurt.
• Dien uw bonnen binnen 20 dagen in als u een bedrijf met meerdere vestigingen heeft waarbij de gegevens centraal worden verzameld.
• Reageer snel en volledig op verzoeken om informatie van emittenten.

‍