Visa-terugboekingscode 12.1: Te late indiening

Wat is Visa-terugboekingsredencode 12.1?

De Visa-chargeback-redencode 12.1verwijst naar het te laat indienen van een transactie. Dit valt onder verwerkingsfouten en houdt in dat een transactie buiten de vereiste termijn voor definitieve verwerking wordt ingediend. Uitgevers gebruiken deze code voor chargebacks wanneer zij een betaling niet meer kunnen verwerken vanwege het te laat indienen ervan.

Transacties worden vaak binnen enkele minuten afgehandeld. Toch doorloopt elke transactie verschillende fasen voordat deze definitief wordt verwerkt. Deze fasen zijn als volgt:

• Autorisatie: In deze fase controleert uw betalingssysteem of de kaarthouder over voldoende saldo beschikt om de transactie uit te voeren. Zodra het saldo is bevestigd, gaat de transactie door naar de volgende fase.
• Betalingsregistratie: Het betalingssysteem registreert de transactiegegevens. Hieronder vallen het bedrag, de datum en de gegevens van de kaarthouder. De geregistreerde gegevens zijn klaar voor definitieve verwerking.
• Verrekening en afwikkeling: In deze fase vindt de daadwerkelijke geldoverdracht plaats. De handelaar, de acquirerende bank en de kaartuitgever stemmen de transactiegegevens op elkaar af.

Het is mogelijk om de indiening uit te stellen. Wij begrijpen dat u om gegronde redenen voor uitstel hebt gekozen. Als u de transactie echter te laat indient, loopt u het risico op een terugvordering als de kaartuitgever de transactie niet meer op de rekening van de kaarthouder kan verwerken.

De uitgevende instelling voert vaak terugboekingen uit onder deze redencode. Zij doen dit omdat zij verantwoordelijk zijn voor de verwerking van de laatste transactie waarmee het geld wordt overgemaakt. Het is aan hen om te bepalen of de kaart van de kaarthouder de transactie nog kan verwerken.

U kunt het nog steeds betwisten, zelfs als u de afschrijving te laat hebt ingediend en er op grond van deze code een terugvordering is ontstaan. U moet echter wel aantonen dat u op het juiste moment hebt gehandeld. Als dat niet het geval is, blijft de terugvordering van kracht.

We laten je zien hoe je terugboekingen met redencode 12.6 kunt aanpakken. Laten we ondertussen eens kijken naar de mogelijke oorzaken ervan. Misschien moet je wat dieper graven om een volledig beeld te krijgen.

Waarom is het gebeurd?

Terugboekingen met redencode 12.1 vinden plaats wanneer u de transactie niet binnen de gestelde termijn indient. Volgens de voorwaarden van Visa moeten alle transacties binnen 180 dagen worden ingediend. Als deze termijn wordt overschreden, wordt de transactie ongeldig verklaard en volgt er een terugboeking.

Indiening na het verstrijken van de termijn van 180 dagen is een van de redenen voor terugboekingen onder deze code. Ook als u de transactie binnen 180 dagen indient, kan er toch een terugboeking plaatsvinden. Dit gebeurt als de rekening van de kaarthouder niet langer in orde is om de transactie te verwerken.

De mogelijke redenen waarom een account zijn status zou kunnen verliezen om een transactie te verwerken, zijn onder meer:

• Het account is verlopen voordat u de aanvraag indiende
• Het account was al gesloten voordat u uw aanvraag indiende
• Het account had zijn kredietlimiet al overschreden voordat u uw aanvraag indiende
• Door diefstal of verlies heeft de kaarthouder de kaart geblokkeerd
• Elke andere reden waardoor de kaart onbruikbaar wordt

U bent niet aansprakelijk voor wat er ook met de kaart gebeurt. De uitgever zal de aansprakelijkheid echter op u afwentelen en de terugvordering in behandeling nemen, aangezien de kaarthouder de transactie niet meer kan uitvoeren. Bovenstaande redenen gelden alleen binnen 180 dagen na de autorisatie van de transactie.

Het indienen van een afrekening houdt in dat u een transactiebewijs bij uw acquirer indient. Dit wordt vervolgens doorgestuurd naar de uitgever voor de definitieve afwikkeling en de overboeking van het geld.

Er zijn verschillende redenen om het indienen van de afrekening uit te stellen. Soms heeft u meer tijd nodig om een transactie te controleren of deze later aan een batchinzending toe te voegen. Andere redenen zijn bijvoorbeeld het oplossen van een geschil met de kaarthouder of het beoordelen van het risico van een verdachte transactie.

Uw bedoelingen mogen dan wel nobel zijn, maar de kaartuitgever houdt zich aan zijn eigen regels. Dat gezegd hebbende, kunnen sommige kaarthouders misbruik willen maken van de vertraagde melding om te voorkomen dat ze voor de transactie moeten betalen. Ze zouden de rekening kunnen opzeggen of blokkeren nadat ze de kaart als gestolen of verloren hebben gemeld.

Aangezien het moeilijk is om de ware bedoelingen van de kaarthouder te achterhalen, moet u de terugvordering aanvechten door aan te tonen dat u alles correct hebt afgehandeld. Toch moet het doel zijn om dit soort terugvorderingen in de toekomst te voorkomen.

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Hoe ga je om met terugvordering door Visa met redencode 12.1: te late indiening

U kunt terugboekingen met deze redencode betwisten, maar de termijn hiervoor is kort. Uw betwisting moet binnen 30 dagen na ontvangst van de terugboeking worden ingediend.

De beste garantie om terugboekingen op grond van deze code te betwisten, heb je als je het bezwaar binnen de geldende termijn indient. Als je die termijn overschrijdt, loop je het risico dat de terugboeking definitief wordt.

Met dat in gedachten kunt u het volgende doen om terugboekingen onder redencode 12.1 te betwisten:

• Dien het document in waaruit blijkt dat u de documenten niet te laat hebt ingediend. Daarin moeten uw indieningsdatum en de transactiedata zijn vermeld, zodat kan worden aangetoond dat u zich aan de geldende termijn hebt gehouden.
• Dien vóór de terugvordering een document in waaruit blijkt dat u het bedrag aan de kaarthouder hebt terugbetaald. Uit dit bewijsstuk moeten de transactiedatum en het bedrag blijken, zodat duidelijk is dat uw terugbetaling overeenkomt met de terugvordering.
• Dien documenten in waaruit blijkt welke alternatieve overeenkomst u met de kaarthouder hebt bereikt. Dit kan bijvoorbeeld een naar behoren ondertekende brief zijn waaruit blijkt dat de kaarthouder de terugvordering niet wil betwisten.

Terugboekingen met deze redencode kunnen direct na uw aanvraag plaatsvinden, maar ook pas veel later. Als u de terugboeking niet kunt betwisten, accepteer deze dan en neem maatregelen om te voorkomen dat dit in de toekomst nog eens gebeurt. Het is van cruciaal belang om het aantal terugboekingen te verminderen om een goede zakelijke reputatie te behouden en te voorkomen dat u op een zwarte lijst terechtkomt.

Hoe voorkom je een terugvordering door Visa met redencode 12.1: te late indiening

We hebben gezien dat terugboekingen met redencode 12.1 vaak het gevolg zijn van fouten van de handelaar. De vertraagde indiening is hiervan de belangrijkste oorzaak. Uw preventieve maatregelen zullen dan ook vooral gericht zijn op het wegwerken van deze vertragingen.

Hier volgen enkele preventieve maatregelen die wij aanbevelen om terugboekingen onder redencode 12.1 te voorkomen:

• Probeer uw aanvraag nog dezelfde dag van de transactie voor te bereiden en in te dienen.
• Als indiening op dezelfde dag niet haalbaar is, zorg er dan voor dat u zich aan de door de uitgever gestelde termijn houdt.
• Gebruik autorisatieblokkades wanneer een transactie moet worden uitgesteld.
• Kies voor terminals voor het vastleggen van transactiegegevens als u momenteel nog handmatig gegevens invoert en verstuurt.
• Dien uw bonnen binnen 20 dagen in als u een bedrijf met meerdere vestigingen heeft waarbij de gegevens centraal worden verzameld.
• Reageer snel en volledig op verzoeken om informatie van emittenten.

‍