American Express-code voor terugboekingsreden C05: Goederen/diensten geannuleerd

What is American Express Chargeback Reason Code C05?

De AmEx-terugboekingscode C05 duidt op geschillen met betrekking tot geannuleerde goederen of diensten. Dit valt onder geschillen met kaarthouders, waarbij American Express de terugboeking initieert als een kaarthouder klaagt dat hij geen terugbetaling heeft ontvangen. Dit volgt op een klacht over de annulering van de bestelling van de goederen of diensten.

Annuleringen en retourzendingen zijn niets nieuws in de verkoop, zowel online als offline. Daarom gaan we ervan uit dat u een annuleringsbeleid heeft om uw klanten te informeren. Alle annuleringen die aan uw richtlijnen voldoen, komen in aanmerking voor een terugbetaling, en omgekeerd.

We zullen niet in detail ingaan op uw retour- of annuleringsbeleid. Klanten die bestellingen voor goederen of diensten annuleren, verwachten echter een terugbetaling, vooral als ze deze nog niet hebben ontvangen. Als de terugbetaling te lang op zich laat wachten, kunnen ze contact opnemen met hun kaartuitgever (AmEx) om hun klacht kenbaar te maken.

Het American Express Dispute Center biedt een gemakkelijk toegankelijk platform om geschillen met uw klanten op te lossen. Als u over andere middelen beschikt, raden wij u aan daar optimaal gebruik van te maken. Toch kunnen sommige kaarthouders uw annuleringsvoorwaarden overtreden en toch een geschil indienen bij American Express.

Taking too long to respond to American Express’s inquiry will leave the issuer with no choice. While we pray for no chargebacks in your business, you must learn how to fight them effectively. You can do everything right - and still incur chargebacks!

Als u een terugvordering hebt ontvangen met deze redencode, moet u eerst achterhalen waarom dit is gebeurd. Dan weet u welk bewijsmateriaal u aan American Express of uw acquirer moet voorleggen om de terugvordering aan te vechten en een terugboeking te verkrijgen.

We’re here to help you do so with our brief guide. You’ll also learn the steps to prevent them in your business. With that in mind, let’s begin with the possible causes of chargebacks under reason code C05.

Waarom is het gebeurd?

Chargebacks with reason code C05 occur when a cardholder files a dispute for a refund after canceling an order for your goods or services. They might present adequate evidence of not receiving the goods or services, validating their cancellation. American Express will contact you to respond to these claims.

The common reasons we identified for chargebacks with reason code C05 include the following:

• Het achterhouden of uitstellen van een terugbetaling nadat de bestelling is geannuleerd: Klanten worden vaak ongeduldig als ze geen terugbetaling ontvangen voor geannuleerde bestellingen. Misschien bent u tegen problemen aangelopen bij het verwerken van de terugbetaling, of heeft u zelfs een geldige reden om deze achter te houden. Dit brengt uw bedrijf echter het risico met zich mee dat er een terugvordering plaatsvindt voor de geannuleerde bestelling.
• De annulering was in strijd met uw beleid en er is geen terugbetaling verwerkt: het is mogelijk dat het niet voldoende is om de kaarthouder op de hoogte te stellen van de schending van uw annuleringsbeleid om te voorkomen dat hij of zij een geschil indient om een terugbetaling te verkrijgen. Bovendien is de kaarthouder mogelijk niet op de hoogte van uw beleid en kan hij of zij zich tot American Express wenden voor een terugbetaling.

You should be the first port of call for any dissatisfied service. However, neglecting customers' complaints about canceled orders for your merchandise or services is counterproductive. They can easily approach American Express with evidence of your negligence.

Miscommunication between you and your customers can cause chargebacks under this code. Failing to inform them of any challenges you encounter while processing their refunds will leave them disgruntled.

What if you did everything by the books and still got the chargeback? Yes, friendly or intentional fraud can cause these chargebacks, although American Express thoroughly investigates all cases.

Een kaarthouder kan uw goederen of diensten in ontvangst nemen en de bestelling annuleren in plaats van de levering te bevestigen. Fraudeurs kunnen ook goederen en diensten kopen met gestolen kaarten, waardoor de echte eigenaar opdraait voor de kosten.

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Hoe u terugvordering door American Express met redencode C05 kunt aanvechten: geannuleerde goederen/diensten

Merchants are allowed to fight AmEx chargebacks within 20 days. You must be quick-witted when preparing your defense to reverse chargebacks under this reason code. These are our recommended approaches:

• Als de koper uw annuleringsbeleid heeft geschonden: U moet duidelijk bewijs leveren dat de koper het annuleringsbeleid heeft geschonden. Het kan bijvoorbeeld zijn dat hij de goederen heeft ontvangen of de dienst heeft gebruikt. Een andere mogelijkheid is dat u uw kopers een vaste termijn toekent vanaf het moment van aankoop om hun bestelling te annuleren.

Geef uw annuleringsvoorwaarden weer en toon aan dat de klant op het moment van aankoop goed geïnformeerd was.

• Als de terugvordering niet onder de geannuleerde bestelling valt: Annuleringen zijn vooral van toepassing wanneer de kaarthouder de bestelde goederen niet heeft ontvangen. Als dat wel het geval is, valt de terugvordering onder het retourbeleid. U kunt hiervan bewijs overleggen.

Documenten die u kunt gebruiken zijn onder meer afleverbewijzen waaruit blijkt dat de kaarthouder de goederen heeft ontvangen. Zij hoeven niet per se gebruik te maken van uw goederen of diensten.

• Als er na ontvangst van het annuleringsverzoek een terugbetaling is verwerkt: stuur dan documenten mee waaruit uw credittransactie blijkt. Vermeld daarbij het bedrag en de datum.

Reaching an agreement with the cardholder is also possible. If that has happened, you can forward the evidence to American Express. That should invalidate the chargeback and effect a reversal.

Hoe u een AmEx-terugvordering met redencode C05 kunt voorkomen: geannuleerde goederen/diensten

Uw annuleringsvoorwaarden moeten duidelijk zijn. Bovendien moeten ze goed zichtbaar zijn en deel uitmaken van de bevestiging die de kaarthouder moet accepteren voordat hij uw product of dienst aanschaft. 

Doing this helps prevent disputes that will cause chargebacks under this reason code. It will also serve as evidence to fight the chargeback if it arises.

Other steps you can take to prevent chargebacks under reason code C05 include the following:

1. Vermeld uw annuleringsvoorwaarden op het aankoopbewijs van alle aankopen waarbij de kaart fysiek wordt aangeboden. Plaats deze informatie vlak bij de handtekeningregel.
2. If the cancellation policy is on a page other than the final signature line, ensure the buyer signs both pages. 
3. Zet een selectievakje naast het annuleringsbeleid voor online aankopen. Je kunt dit op de afrekenpagina plaatsen, vóór de definitieve betaling. Klanten moeten akkoord gaan met het beleid voordat ze de transactie afronden.
4. Maintain stellar communication with your customers. Address their complaints promptly. If there is a need for a refund, process it quickly.
5. Sommige annuleringsvoorwaarden voorzien in een lagere terugbetalingssom. Breng uw koper duidelijk op de hoogte van deze inhouding.

‍