American Express-code voor terugboekingsreden C04: Goederen/diensten geretourneerd of geweigerd

What is American Express Chargeback Reason Code C04: Goods/Services Returned or Refused?

American Express uses the chargeback reason code C04 to denote chargebacks that involve returned or refused goods that were not refunded. Chargebacks under the code originate as cardholder disputes where the cardholders claim the merchants did not refund them. However, that does not mean that the merchants are always in error for not refunding the customers.

This chargeback reason code may also occur if you refuse to accept returned goods or services. Whichever is the case, the underlying requirement is that you did not process a refund to the cardholder.

Misschien bent u vergeten de terugbetaling te verwerken, of bent u daarbij op problemen gestuit. Hoe dan ook, sommige kaarthouders kunnen ongeduldig worden en een terugvordering indienen bij hun kaartuitgever.

Retourzendingen of afwijzingen komen vaak voor in de onlinehandel. Daarom stellen bedrijven een retourbeleid op om ervoor te zorgen dat beide partijen tevreden zijn. Dat betekent dat de kaarthouder zijn geld terugkrijgt en de verkoper het product in ongeschonden staat terugkrijgt.

Some cardholders can refuse delivery if they cannot cancel the order on time. That could be due to issues with the product’s quality or brand preference. Things like this can easily result in chargebacks under this reason code when not properly addressed.

We understand that you may include non-refund policies with some products or services because of their nature. Notwithstanding, policies like that can still set you up for chargebacks. That happens, especially when cardholders are familiar with return policies from other merchants.

Since chargebacks under this reason code originate mostly from cardholders, you have a small window to prevent them. We won’t rule out cases where the cardholder skips you and goes straight to the issuer. Still, we expect your customer to contact you before escalating the situation.

Uitgevers kunnen ook verzoeken om informatie sturen om meer te weten te komen over het betwiste bedrag en uw polis. Zo kunt u voorkomen dat de zaak escaleert tot een terugvordering.

Keeping that in mind, we’ll review some of the reasons that lead to chargebacks under this code. Then, you will know the best approach to take when disputing them.

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Waarom is het gebeurd?

The primary cause of chargebacks under this reason code is the merchant’s failure to process a refund for the returned or rejected item or service. At least, that will be American Express’s perspective when processing the chargeback. A more detailed overview is as follows:

• De kaarthouder heeft het artikel teruggestuurd en verwachtte een terugbetaling. Toen hij geen terugbetaling ontving, nam de kaarthouder contact op met de kaartuitgever en diende een klacht in.
• U had toegezegd de kaarthouder binnen een bepaalde termijn terug te betalen, maar bent die belofte niet nagekomen.
• De kaarthouder heeft de levering geweigerd en heeft de artikelen niet ontvangen. Er wordt een terugbetaling verwacht. Als dit niet gebeurt, kan dit leiden tot een terugvordering.
• You promised a replacement, but the cardholder refused it. You may incur chargebacks if that happens.

Miscommunication between you and the cardholder can also result in an escalation of chargebacks. We expect cardholders to be patient and let you do your thing. However, this is seldom the case, as most cardholders expect immediate refunds.

Vertragingen en vergeetachtigheid zijn geen redenen om de verwachtingen van de klant met betrekking tot een terugbetaling te negeren. Toch begrijpen we dat er zich onvermijdelijke situaties kunnen voordoen waardoor u de betaling niet kunt verwerken.

Processing part payments can still result in chargebacks. However, that will be covered in a different reason code.

Cyberdiefstal en fraude

Sommige kaarthouders hebben legitieme redenen om een terugvordering aan te vragen. We kunnen echter niet uitsluiten dat er mensen zijn die misbruik willen maken van deze situaties. Cyberwinkeldieven ontvangen de artikelen en vragen vervolgens toch een terugvordering aan, waarbij ze beweren dat ze uw goederen hebben teruggestuurd.

Fraudeurs kunnen bestellingen plaatsen via de rekening van een kaarthouder, maar kunnen het afleveradres niet wijzigen. De kaarthouder zal het artikel hoogstwaarschijnlijk weigeren en om terugbetaling vragen.

Buyer’s remorse is common in e-commerce operations. Some cardholders will attempt to return the item and demand a refund. However, they may do so while violating your refund policies.

These cardholders will approach their issuers directly to avoid dealing with you. Chargebacks are likely to occur.

Hoe u terugvordering van American Express met redencode C04 kunt aanvechten: geretourneerde of geweigerde goederen/diensten

Cardholders can only file chargeback claims within 120 days of the purchase. You can compare the dates to see if the chargeback occurred after 120 days. That is one way to dispute the chargeback and get a refund.

Daarnaast raden wij de volgende stappen aan om de terugvordering met succes aan te vechten:

• Lever bewijs dat de kaarthouder de goederen heeft ontvangen en gebruikt. Hierdoor komt de koper niet in aanmerking voor een terugvordering. American Express zal de transactie dan ook ongedaan maken en u het bedrag terugbetalen.
• Provide evidence that the buyer is ineligible for a refund under the agreed return policy. You can submit the receipt, which includes the return policy. Ensure the receipt carries the cardholder’s authorization to validate their acceptance of the policy when purchasing the goods or services.
• Leg aan dat de koper uw retourbeleid heeft geschonden. Dit kan op verschillende manieren gebeuren, afhankelijk van uw beleid. De koper kan bijvoorbeeld beschadigde goederen retourneren, waardoor de aankoop niet in aanmerking komt voor restitutie.
• Leg bewijs voor dat de kaarthouder de artikelen in ontvangst heeft genomen. Dit bewijs kan bijvoorbeeld een ondertekende ontvangstbevestiging zijn. Gebruik deze aanpak als de kaarthouder beweert dat hij of zij de levering van uw goederen heeft geweigerd.
• Leg bewijsstukken over waaruit blijkt dat u een terugbetaling hebt verwerkt of een vervangend product hebt geleverd. Voeg de toestemming van de kaarthouder voor de vervanging bij. Als er sprake was van een terugbetaling, dient u een document in te dienen waarop het bedrag en de datum staan vermeld.

Hoe voorkom je American Express-terugboekingscode C04: Geretourneerde of geweigerde goederen/diensten

Encourage cardholders to contact you for any complaints. That is the best way to deal with issues before they escalate to chargebacks.

With that in mind, here are a few steps to prevent chargebacks under reason code C04:

• Zorg ervoor dat het retourbeleid duidelijk op de kassabonnen of afrekenpagina’s staat vermeld.
• Zorg ervoor dat op artikelen die niet kunnen worden geretourneerd de tekst „geen restitutie“ is afgedrukt.
• Kom alle beloften inzake terugbetalingen onmiddellijk na.
• Reageer op klachten van klanten zodra u ze ontvangt.
• Accepteer geen retourzendingen die in strijd zijn met uw retourbeleid.

‍