Duidelijke voorwaarden opstellen: hoe digitaal contractbeheer het risico op terugvorderingen vermindert

Chargebacks are an unfortunate but unavoidable part of doing business. While there is no way to prevent them entirely, you can manage the risks by taking proactive measures. These include maintaining high customer satisfaction standards such as accurate product descriptions online, implementing an easy returns process, and ensuring secure payment options.

What’s more? Having an up-to-date sales contract can help reduce the risks. In this article, we’ll look at how digital contract management can reduce the risks of chargebacks. But first, let’s explore what chargebacks are and why you want to avoid them.

What are Chargebacks?

Chargebacks are a way for customers to get their money back from a purchase directly from their credit card company. This mechanism was introduced over 40 years ago to combat credit card fraud and enhance consumer confidence in credit card use.

While your customer initiates a chargeback, the credit card company takes the funds directly from the business’s bank account. The credit card company then holds the funds until the customer dispute is settled. The reasons people use chargebacks are for things like:

• Fraude (oprecht en ongeoorloofd)
• Defecte/beschadigde goederen
• Niet geleverde goederen
• Problemen met terugbetalingen bij geretourneerde artikelen
• Fouten van de verkoper (zoals dubbele afschrijving)
• Product komt niet overeen met de beschrijving
• Er zijn verkeerde artikelen geleverd
• ‘Vriendelijke fraude’, waarbij een klant indirect beweert dat een transactie frauduleus was

‍According to Chargeflow's State of Chargebacks report, nearly 8 out of 10 chargebacks are attributed to friendly fraud, underscoring the prevalence of chargebacks stemming from customer disputes.

‍Why are Chargebacks Such a Problem?

Chargebacks are a huge problem for businesses. They result in revenue loss, hefty legal fees, and significant time lost in handling disputes. The costs are disproportionate too, with every dollar lost to a chargeback costing businesses an average of  $3.75

While chargeback trends differ by industry, they are a growing problem for most businesses. Card payment processing firms may even charge higher processing fees to companies with poor chargeback rates. There is also a risk of product loss that can increase costs.

However, it isn’t just the cost of dealing with chargebacks that’s the problem, they can also affect a business’s reputation by giving the impression of poor customer service or inadequte security measures.

Bedrijfsleiders moeten dit probleem onmiddellijk aanpakken, aangezien dit trouwe klanten kan afschrikken en nieuwe klanten kan afhouden.

What is Digital Contract Management?

Een robuust contractbeheersysteem zorgt voor het opstellen, bijhouden, onderhandelen, ondertekenen en opslaan van elektronische contracten.

Traditionele methoden waarbij omvangrijke papieren dossiers in stoffige kasten worden bewaard, brengen risico’s met zich mee, zoals verlies, beschadiging, fraude en fouten. Door contracten via digitale systemen te beheren, zijn documenten gemakkelijker terug te vinden en bij te werken. Ze kunnen vervolgens snel naar klanten worden verzonden en ondertekend.

Er zijn verschillende stappen die u kunt nemen om uw contractbeheerproces te digitaliseren:

• Gebruik automatische contractsjablonen. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat medewerkers oude sjablonen van de gedeelde schijf gebruiken. Ze zijn ook ideaal voor bedrijven die contracten in grote hoeveelheden naar meerdere klanten moeten versturen.
• Maak gebruik van AI. Verbeter het opstellen en controleren van overeenkomsten, verhoog de efficiëntie en beperk fouten.
• Have clear objectives. If the intention is partly to reduce chargebacks, mitigate the reasons they happen in your clauses.
• Integreer softwaretools zoals elektronische ondertekening, geautomatiseerde workflows en realtime meldingen om de efficiëntie te waarborgen. Met digitale tools waarmee klanten PDF-bestanden online kunnen ondertekenen, kunt u de doorlooptijden verkorten en alles veilig vastleggen.
• Evalueer en optimaliseer regelmatig.

Effective digital contract management not only simplifies the administrative aspects of contracts but also enhances the security and accuracy of your business transactions, leading to fewer chargebacks.

How Digital Contract Management Helps Reduce Chargebacks

Digital contract management can help reduce the risks of some common chargebacks. You’ll find below six ways to minimize chargeback fraud with digital contract management.

#1. Verzamel bewijsstukken van klanttransacties

In the case of customer error, friendly fraud, or genuine fraud, having proof of the customer's transaction can help reduce chargebacks. This may involve storing order history or using software that gives you the best digital signature options so that customers have to sign to prove they’ve placed the order. Having a digital contract in the form of a signed sales receipt means you may be able to prove a transaction was genuine.

#2. Zorg voor duidelijke annuleringsvoorwaarden voor abonnementen

In the case of incorrect subscription charges, many customers will initiate a chargeback if they cancel a subscription and don’t receive a refund fast enough. An effective cancellation policy with a notice period built in can help manage customer expectations concerning refunds due. This could reduce their need to file subscription chargebacks.

#3. Ontlast het personeel van routinematige taken

Giving staff mundane, repetitive contract management tasks can demotivate great people and even lead to errors in filing or the contracts themselves. It can also mean you’re directing your staff resources away from customer services. Digital contract management can help streamline processes and help you use key people to work directly with customers. Great customer relations can reduce chargebacks through better communication and advice such as manning the virtual telephone system for example.

#4. Zorg voor een duidelijk restitutiebeleid

Ensuring you have clear terms in your refund policy and keeping customers informed throughout the process can reduce the need for chargebacks. Important things to include would be:

• Voorwaarden voor retournering.
• Verwachte termijnen voor de verwerking van tegoeden/terugbetalingen
• Termijn voor het annuleren van een bestelling

As part of offering great customer service, it’s also good practice to send an email to confirm returns have been received so that customers are aware of what is happening. Poor communication can increase chargeback requests because customers can feel like they’re being ignored if they’re not kept in the loop.

#5. Neem nalevingsbepalingen op in de arbeidsovereenkomsten van het personeel

Some chargebacks are actioned because of merchant error, such as overcharging for a product or putting a payment through twice. Compliance coupled with correct customer journey and sales protocols can help minimize the risk of chargebacks caused by staff fault.

#6. Nauwkeurige administratie

Holding detailed records on customer transactions, communication, and delivery information can prove helpful if a chargeback is activated, especially if you want to dispute it. If you have digital contract management in place and agreements in place can also be linked to the customer record and easily located.Digital record keeping also means chargeback reason codes can be analyzed and patterns stopped. This may help business leaders identify the root cause of the problem so that improvements can be made.

Hoe u duidelijke voorwaarden opstelt

De bepalingen van een contract moeten gemakkelijk te lezen en te begrijpen zijn om verwarring tot een minimum te beperken. Bij het opstellen van een koopcontract kunt u de duidelijkheid vergroten door:

• Gebruik van titels en ondertitels (verkoopvoorwaarden, restitutiebeleid, enz.)
• Gebruik van een duidelijke, consistente opmaak
• Het voorkomen van mogelijke misverstanden
• Alinea’s nummeren
• Met opsommingstekens

Contracten kunnen sterk verschillen, afhankelijk van wat uw bedrijf precies aanbiedt. Voor de online verkoop van producten geldt bijvoorbeeld een andere verkoopovereenkomst dan voor een B2B-bedrijf dat bouwmachines verkoopt. Het is belangrijk dat u over alle benodigde branchekennis beschikt om ervoor te zorgen dat uw contracten niet alleen juridisch bindend zijn, maar ook afdwingbaar.

Afsluitende gedachten

Chargebacks are now a huge problem for eCommerce businesses. They drain resources and damage business reputations. By improving contract clarity and customer communication, and ensuring secure transaction processes, you can reduce chargeback incidents without losing genuine customers

Een goed geïmplementeerd digitaal contractbeheersysteem biedt meer veiligheid, nauwkeurigheid en efficiëntie, waardoor het een onmisbaar hulpmiddel is voor moderne bedrijven die het risico op terugboekingen tot een minimum willen beperken.

Digital contracts protect businesses, manage client expectations, and help alleviate disputes when crafted well. Poor contract management can lead to risks like poor customer satisfaction, increased costs, and chargebacks. Click here to learn more about chargeback automation.