Hitch augmente son taux de réussite de 30 % et gagne 338 heures grâce à l'automatisation Chargeflow

Aperçu

Hitch est une entreprise de covoiturage longue distance, similaire à Uber mais spécialisée dans les trajets interurbains. Basée à Austin, au Texas, l'entreprise est présente au Texas, en Floride et en Oklahoma, et met en relation des passagers avec des chauffeurs sélectionnés avec soin pour des trajets abordables et confortables entre différentes villes.

Avant d'utiliser Chargeflow, Hitch était confrontée à des difficultés récurrentes dans la gestion des rétrofacturations et des litiges. Comme seules une ou deux personnes s'occupaient de ce processus, chaque dossier nécessitait des heures de travail pour rassembler et organiser les preuves. L'équipe étant réduite, les litiges n'étaient souvent traités que lorsque le temps le permettait, ce qui entraînait des retards et un manque d'efficacité. Finalement, l'entreprise a décidé de limiter au strict minimum la gestion des litiges afin de ne pas détourner des ressources destinées à des tâches plus prioritaires. 

Le défi

Procédures manuelles et bande passante limitée

Comme beaucoup de start-ups en pleine croissance, Hitch était confrontée aux difficultés liées au caractère manuel et répétitif du traitement des litiges.
Chaque dossier nécessitait :

• Collecte des données relatives aux voyages, des reçus et des communications avec les clients
• Rédiger des justifications détaillées et constituer un dossier
• Transmission de justificatifs via des prestataires de paiement dans le respect de délais stricts

Ce travail manuel mobilisait un temps précieux pour l'équipe, ce qui entraînait une perte de revenus et des résultats inégaux. Hitch avait besoin d'un moyen de rationaliser son processus de traitement des litiges et de se recentrer sur sa croissance. 

La solution

Automatisation du traitement des litiges avec Chargeflow

Hitch a mis en place la plateforme Chargeback Automation de Chargeflow afin d'automatiser et de centraliser son processus de gestion des litiges. 

Comment ça marche

• Le service client contacte les utilisateurs pour comprendre la raison du litige
• Les preuves et les arguments à l'appui sont rassemblés et téléchargés sur Chargeflow
• L'équipe de Chargeflow examine le dossier et le transmet au prestataire de services de paiement

Ce processus collaboratif a permis d'éliminer les goulots d'étranglement liés aux tâches manuelles et de garantir que chaque litige soit traité rapidement et avec précision.

Principales caractéristiques et avantages

Organisation, clarté et gain de temps

1. Gestion automatisée des litiges

Chargeflow a remplacé le processus manuel et fastidieux de Hitch par une automatisation complète, réduisant ainsi le traitement des études de cas de plusieurs heures à quelques minutes et permettant à l'équipe de se concentrer sur la croissance. 

2. Tableau de bord centralisé pour une visibilité totale

Toutes les données relatives aux clients, aux paiements et aux transactions sont désormais regroupées en un seul endroit. L'équipe de Hitch peut ainsi suivre facilement chaque étape du traitement des litiges, visualiser d'un seul coup d'œil l'avancement des dossiers et mettre fin à la confusion causée par la dispersion des feuilles de calcul et des e-mails.

3. Des contributions cohérentes et de grande qualité

Chargeflow veille à ce que chaque contestation soit accompagnée des documents et des arguments appropriés, ce qui a permis d'augmenter le taux de réussite de Hitch de 30 %. La structure intégrée permet également d'éviter les oublis et les retards dans le dépôt des documents. 

4. La collaboration en toute simplicité

La plateforme permet des transitions fluides entre l'équipe interne de Hitch et les experts de Chargeflow. Au lieu d'échanges interminables par e-mail, chaque dossier est examiné et finalisé efficacement au sein même de la plateforme. 

5. Des économies considérables en termes de temps et de coûts

En automatisant des tâches qui prenaient auparavant plusieurs heures par dossier, Hitch a économisé 338 heures de travail, soit 10 453 dollars, et a récupéré 11 740 dollars de pertes de revenus. L'équipe se concentre désormais sur la croissance et l'expérience client. 

Résultats

Des processus plus rapides et une augmentation de 30 % du taux de réussite

Depuis qu'elle a adopté Chargeflow, Hitch a constaté des améliorations tangibles tant en termes d'efficacité que de rentabilité :

Ces résultats ont permis à la petite équipe de Hitch de travailler plus efficacement, en récupérant un temps précieux auparavant consacré au traitement manuel des litiges. 

Conclusion

Grâce à Chargeflow, Hitch a transformé un processus manuel et chronophage en une opération rapide et efficace, permettant ainsi d'économiser des centaines d'heures, d'augmenter le taux de réussite de 30 % et de récupérer plus de 11 000 dollars de recettes perdues.