Le groupe Munson Restaurant a augmenté son taux de réussite dans les litiges liés aux rétrofacturations de 35 % dans ses 37 établissements

Aperçu

Munson Restaurant Group est un groupe de restauration multimarques qui gère 37 établissements franchisés sous les enseignes Sonic et Buffalo Wild Wings. Présente dans les secteurs de la restauration rapide et de la restauration décontractée, l'entreprise est implantée en Pennsylvanie, dans le New Jersey, à New York et dans le Connecticut. 

Avec un volume de transactions élevé réparti sur des dizaines de magasins, Munson gère une activité dynamique et hautement efficace, axée sur l'engagement communautaire et la satisfaction client. À mesure que l'entreprise s'est développée, la gestion des litiges impliquant plusieurs marques et sites est devenue de plus en plus complexe. 

Le défi : un nombre élevé de litiges répartis sur plusieurs sites

La gestion des rétrofacturations sur 37 sites a entraîné une charge opérationnelle considérable. Chaque magasin générait un volume de transactions, et les litiges nécessitaient une gestion centralisée par les équipes financières et opérationnelles.

Procédures manuelles et chronophages

L'équipe a affronté :

• Frais administratifs élevés
• Réponses manuelles aux litiges
• Workflows réactifs
• Résultats de rétablissement inégaux

Chaque contestation de paiement nécessitait une intervention manuelle, ce qui rendait le processus répétitif et source d'erreurs humaines. Des ressources internes précieuses étaient ainsi détournées des activités principales du restaurant.

Munson avait besoin d'une solution capable d'automatiser la gestion des litiges, d'améliorer les taux de recouvrement et de s'adapter à sa croissance future. 

La solution : une automatisation de bout en bout

Munson a déployé la plateforme automatisée de gestion des rétrofacturations de Chargeflow dans tous ses établissements. La solution s'intègre directement à leurs systèmes de traitement des paiements, ce qui permet de gérer les litiges de manière entièrement automatisée. 

Visibilité et contrôle en temps réel

Grâce au tableau de bord et au système d'alerte de Chargeflow, les équipes financières et opérationnelles ont pu :

• Notifications en temps réel concernant les rétrofacturations
• Une vue d'ensemble centralisée de tous les magasins
• Soumission automatisée des pièces à conviction
• Flux de données optimisé entre les systèmes

La plateforme a permis de supprimer le suivi manuel tout en garantissant une transparence totale sur les résultats et les performances. 

Mise en œuvre et avantages : un soulagement opérationnel rapide

Une fois le système mis en place, la charge administrative liée aux litiges a immédiatement diminué. Ce qui demandait auparavant plusieurs heures de travail chaque semaine ne prend désormais que quelques minutes. 

Gestion évolutive de plusieurs sites

Parmi les principaux avantages, on peut citer :

• Réponses entièrement automatisées aux litiges
• Intégrations transparentes des processeurs
• Rapports via un tableau de bord centralisé
• Réduction des distractions liées à l'exploitation
• Une infrastructure évolutive pour l'expansion future du réseau de magasins

Grâce à ce modèle qui ne nécessite aucune intervention, la direction de Munson peut se concentrer sur la gestion des restaurants plutôt que sur le règlement des litiges. 

Résultats

Depuis la mise en place de Chargeflow, Munson Restaurant Group a constaté des améliorations tangibles de ses performances dans l'ensemble de ses 37 établissements.

Au-delà des chiffres, l'impact opérationnel a été considérable. Le temps autrefois consacré à la gestion manuelle des litiges a pu être réaffecté aux activités principales de l'entreprise et aux initiatives de croissance.

Perspectives d'avenir : expansion et croissance

À mesure que Munson Restaurant Group acquiert de nouveaux établissements, Chargeflow se développera parallèlement, garantissant ainsi une gestion automatisée et homogène des litiges dans tous les établissements et pour toutes les marques.

Pour les chaînes de restauration à fort volume, les rétrofacturations peuvent, à leur insu, éroder le chiffre d'affaires et détourner l'attention des aspects opérationnels. En passant d'un processus manuel et réactif à un système entièrement automatisé, Munson a amélioré ses taux de réussite, réduit ses pertes et libéré des ressources internes afin de se concentrer sur l'essentiel : la gestion et le développement de ses restaurants.

Grâce à une infrastructure évolutive, l'équipe peut aller de l'avant en toute confiance, sachant que la gestion des litiges ne freinera ni son expansion ni ses performances opérationnelles.