Amazon Shortages and Chargebacks: Here's How to Recover Your Money Like a Pro

Amazon est l'une des principales places de marché du secteur parmi toutes les plateformes de commerce électronique. L'entreprise a remarquablement su se développer à grande échelle. Amazon a été la quatrième entreprise technologique à atteindre une capitalisation boursière de 1 000 milliards de dollars et s'apprête à franchir la barre des 2 000 milliards de dollars.

Such prominence offers merchants tremendous value in selling directly through Amazon Vendor Central. For others, instead of building an eCommerce shop from scratch, which is time-consuming and expensive, they can create an account on their Vendor Central platform. And use their framework to market and sell your products directly to Amazon's 197 million monthly prospects.

While selling to Amazon is an excellent privilege for selected brands, it's not all sunshine and rainbows. There are significant risks for merchants like operational errors, and the biggest hurdle among those risks are payment shortages and chargebacks.

To help you mitigate this significant revenue risk, we shall uncover all the best secrets on Amazon chargeback in this article. You will learn how to recover your money like a pro and mitigate future chargebacks from happening.

Qu'est-ce qu'un rejet de paiement Amazon Vendor ?

Generally speaking, a chargeback is a forced payment reversal by a cardholder's issuing credit card company. The merchant gets a Chargeback notification or claim when a cardholder contacts their bank to dispute the charge for a specific order they placed with a credit card. Card disputes on processors like Stripe, Shopify, and PayPal are covered in our guides to payment platform disputes.

However, when it comes to Amazon vendor chargebacks, we are looking at operational charges and deductions for non-compliance with Amazon's set standards against charge disputes. As we intimated in the preceding section, Amazon's automated framework helps the company to scale faster and enhance its customer service.

The problem with Amazon's machine-driven processes is that machines often make mistakes. When such mistakes happen, it results in deductions and chargebacks, which place a significant burden upon vendors depending on the chargeback type. These chargeback fees are not payments requested by Amazon: they are automatically deducted from the vendor's invoice. Thus, the initiative for Amazon to Improve its systems is low.

A recent ILSR study says that 'Amazon makes far more from fees on its Marketplace platform than even the cash cow known as AWS.' According to the report, 'Amazon's fees for participating effectively on its store have grown to the point where sellers now give the company about 34% of their earnings ' and seller chargebacks has lately become Amazon's primary revenue stream.' For example, an Amazon 1st party vendor with $10 million in shipments could get fines ranging from $400,000 to $1,800,000 for non-compliance chargeback and shortage fees.

Il est donc dans votre intérêt de bien comprendre les différents types de litiges liés aux rétrofacturations auxquels Amazon peut être confronté si vous souhaitez mettre fin à cette perte de revenus inattendue pendant vos périodes de forte activité.

Causes and Sources of Amazon Vendor Chargebacks

Les raisons des rétrofacturations et des manquants sur Amazon sont nombreuses, comme vous le verrez ci-dessous. Il est important de bien les comprendre et de savoir comment les éviter ou les contester.

Advance Shipment Notification (ASN) Accuracy Chargebacks

Un ASN est un document qui fournit des informations détaillées sur une livraison en cours. L'objectif d'un ASN est d'informer le client, par le biais d'e-mails de confirmation, des modalités d'expédition, du numéro de suivi du transporteur (le cas échéant) et de la date de livraison, en joignant les documents physiques relatifs à l'envoi, afin que le client puisse se préparer à réceptionner la livraison.

Amazon vous enverra une alerte de rejet d'ASN par e-mail lorsque des données manquent ou sont erronées dans la notification préalable d'expédition (ASN) ou lorsqu'Amazon ne reçoit pas d'ASN avant l'arrivée de votre envoi dans son centre de distribution.

ASN deductions depend on the applicable program and current terms. Check the recorded ASN issue, fee basis and effective date against your shipment records.

Pour éviter ce cauchemar et ces frais imprévus, vous devez vous assurer qu'Amazon reçoit tous les documents nécessaires correspondant à l'envoi en question. 

De plus, dès que vous avez préparé un envoi, vérifiez que le nombre d'unités de la commande correspond bien aux informations figurant sur votre ASN. Assurez-vous également que tous les numéros de suivi sont bien synchronisés (comme le créneau de livraison et le coût unitaire).

De plus, indiquez la date de péremption des produits si ces informations sont requises. Envoyez l'ASN une fois que le transporteur a pris en charge l'envoi afin d'informer Amazon de l'arrivée imminente de la marchandise avant qu'elle ne parvienne à votre entrepôt depuis l'adresse d'expédition.

Receive process chargebacks

Le deuxième test décisif en matière de conformité intervient une fois que votre transporteur a livré votre colis à un entrepôt Amazon.

Amazon exige de ses fournisseurs qu'ils automatisent cette étape afin d'assurer un traitement sans heurts dans l'entrepôt dans les délais impartis. Le non-respect de cette exigence d'automatisation du processus de réception entraînera une pénalité. Cette pénalité peut également s'ajouter à une pénalité liée aux conteneurs, et Amazon vous enverra une notification vous informant du montant de la pénalité. 

Dans la rubrique « Frais de retour » du processus de réception, vous trouverez des sous-catégories telles que « Absence d'étiquette de bon de commande », « Code-barres », « Matériel de calage », « Absence d'étiquette de contenu du carton », « Exactitude du contenu du carton », « Carton surdimensionné », « Carton en surpoids » et « Produit périmé ». Le coût varie selon chaque catégorie.

Purchase Orders chargebacks

Amazon slaps vendors with purchase order chargebacks for non-compliance with Amazon's purchase orders. Amazon expects the vendor to ship what they agreed on in quantity, specification, and timeframe.

Below are the various purchase order chargebacks you should keep in the note.

Il est donc recommandé de toujours vérifier que vos envois correspondent bien aux quantités confirmées dans la commande initiale passée par Amazon. 

• Unconfirmed Purchase Order Units: Amazon issues this category of a chargeback representment when vendors send products they never confirmed in a purchase order. Check the current vendor agreement and case notice for the applicable charge and its basis.

Pour éviter ce rejet de paiement, vous devez toujours expédier les produits et les quantités confirmés par Amazon dans son bon de commande : ni plus, ni moins.

• Respect des délais de livraison : si votre envoi n'arrive pas à l'entrepôt d'Amazon dans les délais indiqués dans la commande, Amazon vous facturera des frais pour non-respect des délais de livraison.

La date de livraison demandée par le transporteur (CRDD) et la date de préparation du fret (FRD) permettent de mesurer la ponctualité des commandes, respectivement pour les envois prépayés et les envois en port dû.

Amazon renonce à ce remboursement pour les vendeurs dont le taux moyen de respect des délais de livraison sur les quatre dernières semaines est supérieur à 90 %.

For a late shipment or reduction in confirmed units, check the timing requirements and fee basis in the applicable vendor terms and deduction notice.

If a shipment misses the PO cancellation date, check the case notice and vendor agreement for the applicable service-related deduction and appeal requirements.

To avoid PO chargebacks, ensure that your warehouse unit has adequate time to prepare shipments when orders come in.

Et veillez à toujours vérifier les niveaux de stock disponibles avant de confirmer les bons de commande.

Preparation chargebacks

Les vendeurs se voient facturer des frais de préparation s'ils ne préparent pas et n'emballent pas leurs produits conformément aux directives d'Amazon en matière de préparation des envois. Amazon exige que les vendeurs mettent leurs produits dans des sacs, les enveloppent de papier bulle ou les scellent avec du ruban adhésif lors de l'expédition afin d'éviter tout dommage pendant le transport. Cela dépendra du produit qu'ils vendent.

Par conséquent, si vos produits sont tranchants, fragiles ou comportent des pièces détachées, veillez à les emballer dans du papier bulle. Vous pouvez sceller avec du ruban adhésif les boîtes dont le couvercle est ouvert, qui comportent des pièces détachées ou des ouvertures ; et si vous vendez des produits susceptibles d'être facilement endommagés ou des produits dangereux composés de plusieurs pièces, emballez-les dans des boîtes.

Si vos produits doivent être protégés contre les dommages, la poussière ou les fuites, il est conseillé de les mettre dans des sachets ; en revanche, les produits comportant des images de nudité ou un langage vulgaire doivent être recouverts d'un emballage opaque.

Si vous conditionnez vos produits dans un sac, veillez à y apposer un avertissement concernant le risque d'étouffement ; regroupez les articles vendus en lot ou composés de plusieurs pièces afin d'éviter qu'ils ne se séparent, et indiquez clairement qu'il s'agit d'un ensemble. 

Si vous avez annoncé que vous offriez des cartes-cadeaux à l'occasion d'événements ou de fêtes, veillez à envoyer ce produit supplémentaire ou ces unités supplémentaires afin d'éviter tout désagrément financier.  

Pour les articles vestimentaires tels que les chaussettes, les accessoires, les maillots de bain, les soutiens-gorge, les pulls, les chapeaux, les bas et les sous-vêtements, vous devez retirer les cintres avant de les expédier à Amazon. De plus, si votre produit mesure plus de 45,7 cm x 35,6 cm x 20,3 cm ou pèse plus de 9 kg, vous devez obtenir la certification du programme « Frustration-Free Packaging » d'Amazon pour ce produit.

Direct Fulfilment Chargebacks

Amazon applique ce remboursement aux vendeurs qui utilisent la méthode de traitement direct des commandes. Ces vendeurs expédient les commandes directement au client final via leur compte Vendor Central, et non à ceux qui envoient le produit à un entrepôt Amazon.

Below are the various direct fulfillment chargebacks you should work to mitigate.

• Cancellation rate chargebacks: These chargebacks result from vendors denying incoming orders or canceling those they already accepted. Check the applicable vendor terms and deduction notice for the cancellation fee. And to avoid that, double-check and update your product availability to ensure you don't take orders for out-of-stock products.
• Ship method mismatch chargebacks: Vendors that use a different ship method or carrier than the one specified in the order attract the ship method mismatch chargeback. Check the applicable notice for any ship-method mismatch fee. And you can avoid it by following the shipping advice in the order.

How to Recover Amazon Chargebacks and Shortages Like a Pro

This section walks you through how to recover Amazon chargebacks and shortages efficiently. You will learn a simple, better, quicker, and more accessible path to Amazon fee recovery.

With this guide, you won't have to worry about Amazon chargeback recovery. Let's dig in!

Veillez à toujours conserver une documentation complète pour chaque expédition.

Bien que les systèmes automatisés d'Amazon simplifient les transactions commerciales et limitent les problèmes courants tant pour les vendeurs que pour l'entreprise, ce dispositif n'est pas parfait, car des e-mails de rejet de paiement erronés peuvent être envoyés en raison de problèmes techniques. Il arrive parfois que les vendeurs doivent supporter des coûts liés à des erreurs commises par le système. Dans ce cas, vous devez démontrer que la retenue est injustifiée afin de récupérer les sommes qui n'auraient jamais dû être prélevées sur votre compte Seller Central en raison d'erreurs techniques.

Si vous ne disposez pas des pièces justificatives nécessaires pour monter un dossier solide, vous ne parviendrez jamais à récupérer votre argent. Veillez donc à conserver toutes les informations essentielles relatives aux expéditions, telles que les lettres de transport, les avis d'expédition, les photos de l'envoi, les coordonnées de la société émettrice de la carte de crédit et les documents du transporteur, et mettez-les à la disposition de l'ensemble de votre équipe.

Ainsi, vous pouvez être sûr que, si un rejet de débit injustifié ou un cas de manquante survient, vous disposerez des outils nécessaires pour contester efficacement ce rejet. N'oubliez pas non plus qu'en cas d'erreur dans la livraison, il convient d'essayer de communiquer avec l'acheteur afin de résoudre le litige.  

Sachez que les rétrofacturations ne constituent pas un coût inhérent à l'activité

If you’re writing off payment shortages and chargebacks as a cost of doing business, it’s time to rethink that action. Chargebacks have become a massive threat to business sustainability and “business death by chargeback” is no longer a passing joke. It’s a reality for a variety of reasons. So do yourself a favor and dispute EVERY meritless chargeback with compelling trade documents and stabilize your vendor's operational performance.

Another crucial step you can take is to dispute multiple chargebacks at once. Instead of disputing chargebacks on a case-by-case basis, you can save time by selecting chargebacks of the same category and fighting them all at once with relevant proof of delivery and transaction details.

Bénéficiez d'un regard extérieur grâce à l'aide d'experts

Are you fighting alone to reclaim Amazon fees such as chargebacks and shortages? Are you stressed and worried by the number of fee recovery cases you have to file with Amazon to get back your money?

Il n'y a aucun inconvénient à faire appel à une entreprise telle que Chargeguard, spécialisée dans le recouvrement des coûts pour les vendeurs directs d'Amazon (1P) ainsi que pour les vendeurs tiers (3P) via Amazon Pay. En tant que spécialistes des rétrofacturations, ils traitent différentes catégories de rétrofacturations.  

Amazon recourt à l'automatisation dans de nombreux domaines, ce qui peut entraîner des erreurs involontaires. Chargequard dispose de la technologie et d'une équipe possédant une grande expertise dans les relations avec Amazon. L'entreprise a déjà fourni des services de recouvrement de coûts à des centaines de marques. Sans l'aide d'un expert pour défendre vos dossiers, vous risquez de ne pas obtenir gain de cause.

L'équipe de spécialistes certifiés en recouvrement et gestion des litiges vous aidera à mettre en place l'ensemble de votre stratégie de recouvrement des rétrofacturations et des manques. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur le développement de votre activité pendant que l'équipe s'occupe, en votre nom, d'identifier les causes profondes, de déposer et de gérer les litiges, ainsi que de suivre les recouvrements.

Quels sont les avantages ? Un recouvrement des frais pouvant atteindre 70 %, un recouvrement pouvant remonter jusqu'à cinq ans en arrière, une analyse continue des causes profondes et un accompagnement en matière de chaîne d'approvisionnement, une visibilité via un tableau de bord tout au long du processus de recouvrement, et bien plus encore !