Accounting Best Practices for E-commerce Merchants

No dinâmico mundo do comércio eletrônico, uma base financeira sólida pode diferenciar o seu negócio. Além de simplesmente manter a contabilidade em ordem, as práticas contábeis adequadas ajudam a fornecer insights mais profundos, impulsionando as vendas, aprimorando suas previsões e garantindo que cada centavo gasto ou ganho seja contabilizado. Com clareza sobre o comportamento de suas entradas e saídas de caixa, você pode identificar oportunidades e ameaças para orientar sua tomada de decisões e aumentar suas chances de sucesso. Vamos nos aprofundar nessas práticas e descobrir como elas podem elevar sua jornada no comércio eletrônico.

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Harness Automation with Purpose

With tools like Reconcilely, automation isn't merely about streamlining tasks; it's about crafting an efficient narrative for your finances. Not only do errors take a backseat, but you also gain access to more accurate analytics in your accounting system like Xero or Quickbooks. The value is multi-dimensional: less time spent on tedious but important tasks like reconciliation, a surge in analytics accuracy, and more room to strategize, positioning your brand at the forefront.

Analise em profundidade os principais indicadores financeiros

O pulso do seu negócio de comércio eletrônico pode ser percebido por meio de métricas como o Valor da Vida Útil do Cliente (CLV), o Valor Médio do Pedido (AOV) e a Taxa de Abandono do Carrinho (CAR). O resultado desse acompanhamento meticuloso das métricas vai além do simples aumento das vendas; trata-se de criar experiências que toquem os clientes. Quando os consumidores se sentem compreendidos e bem atendidos, é mais provável que voltem, o que leva a uma maior fidelidade. Essa fidelidade não apenas impulsiona a repetição de compras, mas também transforma os clientes em defensores da marca, ampliando seu alcance. 

Adote avaliações periódicas da saúde financeira

Em vez de apenas análises anuais, imagine o poder de insights mensais ou trimestrais. Avaliações regulares da saúde financeira funcionam como um sistema de alerta precoce para sua empresa, destacando tendências e possíveis obstáculos. Ao acompanhar de perto a saúde financeira da sua empresa, você garante que não estará apenas reagindo às mudanças do mercado, mas se ajustando de forma proativa a um cenário em constante evolução. Existem várias ferramentas de relatórios muito eficazes que oferecem esses recursos, e muitas plataformas de comércio eletrônico incluem mecanismos de relatórios bastante robustos integrados.

Abrace o poder da reconciliação

Reconciliation isn't just about number-matching. When you align your reconciliations with actual payout schedules, such as those from platforms like Shopify, you tap into a goldmine of data that is often trapped behind heaps of tedious reconciliation work.Using tools like Reconcilely can streamline this process by sending data to your accounting systems on a per payout basis rather than some other arbitrary amount of time. What you end up with is an invoice that exactly matches your payout accounting all the activity from the payout. But it also helps inform a more real-time cashflow statement from your accounting system, which is crucial for planning your buying and marketing strategy.

Navegue pelo labirinto dos provedores de pagamentos externos

There are hundreds of payment gateways available to merchants worldwide. These range from global giants like PayPal, Stripe, and Square to more regional or specialized gateways. Each comes with its own fee structure, which, if not accounted for, can impact your understanding of your actual net revenue. 

Ao acompanhar essas taxas de perto, você terá uma visão mais clara de suas fontes de receita. Essa visão clara permite que você defina os preços dos produtos de forma adequada, garantindo que você seja competitivo no mercado e alcance as margens de lucro desejadas.

Avoid Costly Chargebacks and Excessive Payment Processing Fees

Chargebacks can be a significant liability for merchants. They not only erode profits but can also impact a merchant's standing with payment processors, leading to higher fees or even account termination. To avoid chargebacks, merchants can leverage solutions like Chargeflow, which automates the dispute process using artificial intelligence. By integrating such advanced tools, merchants can proactively address disputes, provide compelling evidence in their favor, and reduce the likelihood of chargebacks. Moreover, from an accounting best practices standpoint, using automated solutions ensures that records are meticulously maintained, making it easier to reconcile accounts and verify transactions.

Excessive processor fees are another challenge eCommerce merchants face. These fees can quickly accumulate, eating into the profit margins of businesses. By maintaining a low chargeback ratio with the help of solutions like Chargeflow, merchants can negotiate better rates with payment processors.

Entendendo a contabilidade dos cartões-presente

Os cartões-presente podem ser uma grande vantagem, impulsionando as vendas e aumentando a fidelidade dos clientes. No entanto, sua contabilização pode ser complexa. Quando um cliente resgata um cartão-presente, é essencial contabilizá-lo não apenas como receita, mas também em termos de estoque e custo dos produtos vendidos. Dessa forma, você garante que seu quadro financeiro permaneça claro, mesmo com a inclusão dessas populares ferramentas de vendas. 

Você só deve contabilizar os gastos com cartões-presente como receita depois que o cartão tiver sido resgatado. E com essa clareza vem a confiança necessária para traçar estratégias, inovar e oferecer ainda mais valor aos seus clientes.

Mantenha o estoque e o custo dos produtos vendidos em sincronia

Inventory management is the backbone of e-commerce. By ensuring that your inventory levels and Cost of Goods Sold (COGS) are always in sync, you eliminate guesswork. This means you can make informed purchasing decisions, understanding precisely when to restock and how much to buy. The outcome is two-fold: you reduce the risk of stock-outs (and lost sales) and avoid overstocking which can tie up valuable capital.

Portanto, além de analisar periodicamente as métricas e acompanhar as taxas, outra prática recomendada essencial para manter o estoque e o custo dos produtos vendidos (COGS) em sincronia é a simplificação do processo de faturamento. Personalizar seu modelo de fatura garante que cada transação seja representada com precisão. Isso ajuda a manter um formato consistente para o cálculo de totais e a preservar todos os elementos essenciais. Isso simplifica os processos contábeis e também contribui para transmitir uma imagem profissional aos clientes.

Conclusão:

The challenge of e-commerce can be as difficult as it is rewarding. Using tools (like Reconcilely and Chargeflow.io) helps position your brand behind time-tested best practices that help you take advantage of the superpowers made possible by platforms like Shopify. Save time, increase sales and behave much larger than you might be by paying attention to the elements that are putting pressure on your next growth opportunities. Hopefully, these best practices will help illuminate the way to your success.

Sobre o autor:

Eyal Toledano

CEO da Reconicle.ly

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