Kort antwoord

Hoe werkt automatisering van terugboekingen? Het systeem maakt verbinding met uw betalingsverwerker en webshop om nieuwe geschillen te detecteren, verzamelt het beste beschikbare bewijsmateriaal en dient dit in volgens de door banken vereiste opmaak. Een goed automatiseringssysteem houdt ook de uitkomsten bij, zodat u kunt zien welke geschillen u wint en waarom. U behoudt de controle over uw regels, maar het routinewerk wordt voor u uit handen genomen.

Stappen om het probleem op te lossen

1. Koppel uw gegevensbronnen. Koppel de platforms waar geschil- en ordergegevens zijn opgeslagen (verwerker, e-commerceplatform, CRM, abonnementssysteem). Hierdoor kan de automatisering geschillen opsporen en ondersteunende gegevens ophalen.
2. Koppel geschillen aan de juiste transacties. De automatisering koppelt het geschil aan de juiste bestelling, het klantprofiel, de leveringsgegevens en eventuele eerdere terugbetalingen of de ondersteuningsgeschiedenis, om te voorkomen dat er irrelevante bestanden worden verzonden.
3. Pas regels toe op basis van de redencode en het scenario. Reageer bijvoorbeeld automatisch op „fraude“ met een identiteitsbewijs en gebruiksgegevens, en reageer op „niet ontvangen“ met scans van de vervoerder en een bezorgbevestiging.
4. Stel een bewijspakket samen dat geschikt is voor de bank. Het systeem selecteert documenten, zet ze om in geschikte bestandsformaten en orden ze zodanig dat beoordelaars het verhaal snel kunnen verifiëren.
5. Dien het antwoord vóór de deadline in. Automation dient het herzieningsverzoek in via het kanaal van de verwerker en registreert wat er is verzonden en wanneer. Chargeflow Automation kan het verzamelen en indienen van bewijsmateriaal voor zijn rekening nemen, zodat er niets na de deadline wordt gemist.
6. Bekijk de resultaten en pas de regels aan. Gebruik de winst- en verliescijfers om te verbeteren wat u verstuurt, wanneer u een verlies accepteert en waar preventieve maatregelen nodig zijn. Chargeflow Insights helpt bij het opsporen van terugkerende misbruikers, zwakke producten en hiaten in het beleid.

Variaties in platform of gebruiksscenario’s

• Shopify en fysieke producten: meer nadruk op tracking, scans door vervoerders en leveringsbevestiging.
• Stripe en digitale producten: meer nadruk op inloggeschiedenis, IP- en apparaatgegevens, download- en toegangslogboeken, en duidelijke voorwaarden bij het afrekenen.
• Abonnementen: Sterk bewijs omvat onder meer de aanvaarding van de opzeggingsvoorwaarden, verlengingsberichten, facturen en een duidelijk overzicht van de opzeggingstermijnen.

Bewijs vereist

• Orderbevestiging en gespecificeerde factuur
• Klantcommunicatie (supporttickets, e-mails, chatlogs)
• Overzicht van terugbetalingen en annuleringen
• Verzendbewijs (trackingnummer, scans van de vervoerder, leveringsbevestiging, adrescontrole)
• Digitaal bewijsmateriaal (toegangslogboeken, IP- en apparaatgegevens, tijdstempels, gebruiks- en downloadgegevens)
• Voorwaarden en beleidsregels waarmee de klant akkoord is gegaan (screenshots van het afrekenproces, algemene voorwaarden, restitutiebeleid)
• Eventuele fraudecontroles die bij de aankoop zijn uitgevoerd (AVS-/CVV-resultaten, indien beschikbaar)
• Verwachtingen van de beoordelaar: duidelijke bestandsnamen, duidelijke schermafbeeldingen en een korte, feitelijke uitleg die aansluit bij de foutcode

Waarom dit gebeurt

Terugboekingen zijn tijdgevoelig en vereisen veel bewijsmateriaal, waardoor handmatige verwerking niet meer haalbaar is wanneer het volume toeneemt, gegevens in verschillende systemen zijn opgeslagen of personeelswisselingen tot inconsistente reacties leiden.

Chargeflow helpt u bij het automatiseren van reacties op geschillen door middel van overzichtelijker bewijsmateriaal, snellere indieningen en een duidelijker inzicht in de oorzaken van uw terugboekingen.