Het is misschien moeilijk te geloven, maar terugboekingen zijn goed voor het bedrijf. Want zelfs als je je uiterste best doet, komt fraude voor en worden er fouten gemaakt. Kaarthouders moeten zich tegen deze problemen beschermd voelen. Als dat niet zo was, zou niemand ooit zijn creditcard gebruiken. En dat zou de omzet zeker schaden.   

Maar vraag het maar aan een willekeurige eigenaar van een klein bedrijf, en bijna iedereen zal zeggen dat terugboekingen zeker niet goed zijn voor de zaken. Eén enkele terugboeking kan rampzalig zijn voor een bedrijf met flinterdunne marges. En omdat ze over minder financiële slagkracht beschikken, kunnen lokale ondernemers geen gebruik maken van de dure beschermingsmaatregelen waarmee grote ondernemingen zichzelf kunnen beschermen.  

Kleine en middelgrote ondernemingen (KMO’s) hebben behoefte aan oplossingen die aansluiten bij hun omvang en schaal. Daarom is automatisering van terugboekingen interessant. Laten we eens kijken naar geautomatiseerde tools voor terugboekingen en hoe deze handelaren kunnen helpen omgaan met de onevenredig grote impact van terugboekingen.  

Inzicht in terugboekingen en hun gevolgen voor kleine bedrijven 

Waarom zijn terugboekingen zo rampzalig voor kleine en middelgrote ondernemingen? Daar zijn een aantal redenen voor:  

Ten eerste vertegenwoordigt één enkele terugboeking een aanzienlijk deel van de omzet van een klein bedrijf. Het volledige aankoopbedrag wordt teruggestort naar de klant. En de kosten voor klantenwerving die u hebt gemaakt om de oorspronkelijke verkoop te realiseren, zijn verloren. Bovendien moet u terugboekingskosten betalen. Een kleiner bedrijf heeft meer financiële middelen nodig om deze verliezen op te vangen. Als u met krappe marges werkt, kan één terugboeking tot ernstige instabiliteit leiden.  

Ten tweede vergen verdedigingen tegen terugboekingen (en fraude) veel middelen. Grote organisaties zetten hele teams in om het aantal geschillen te beperken. Maar de meeste eigenaren van kleine bedrijven hebben hun handen al vol. Je vervult alle rollen: je bent boekhouder, klantenservicemedewerker en verkoper in één. Je kunt je normale bedrijfsactiviteiten niet stilleggen om een terugboeking aan te vechten.  

Ten derde kan één enkele terugvordering al ernstige reputatieschade veroorzaken. Een grote onderneming met miljoenen klanten kan het zich veroorloven om een of twee klanten te verliezen. Maar voor kleine en middelgrote ondernemingen kan een langdurig geschil een belangrijke relatie met een belangrijke klant schaden. Die klant vertegenwoordigt een aanzienlijke totale verkoopwaarde. Bovendien is een klein bedrijf actief binnen een lokale gemeenschap. Een slechte mond-tot-mondreclame kan de toekomstige omzet ernstig schaden.   

Belangrijk om te weten is dat dit reputatieprobleem ook gevolgen heeft voor kaartuitgevers. Handelaars die de drempel voor terugvorderingen overschrijden, krijgen het label ‘hoog risico’. Die reputatie beperkt op haar beurt uw toegang tot krediet. U kunt zelfs uw handelaarsaccount kwijtraken, wat ertoe kan leiden dat u uw bedrijf moet sluiten.      

Kortom, voor kleine en middelgrote ondernemingen kan een simpele terugvordering al snel uitgroeien tot een overweldigende crisis.    

De uitdaging van handmatig terugboekingsbeheer 

De meeste eigenaren van kleine bedrijven willen het beste maken van een uitdagende situatie. Een vorm van bescherming is beter dan niets. Velen doen daarom wat ze kunnen en gaan door met handmatige strategieën. Helaas brengen handmatige inspanningen verschillende problemen met zich mee:  

• Verspilde moeite: terugboekingen kosten veel tijd. Er moet veel bewijsmateriaal worden verzameld en er is veel papierwerk te doen. Daardoor gaat uw energie niet naar de echt belangrijke bedrijfsactiviteiten.  
• Meer fouten: Het verdedigen tegen terugboekingen is een complexe aangelegenheid. Handmatige handelingen vergroten de kans op fouten. 
• Gebrek aan schaalgrootte: het aantal terugboekingen neemt toe naarmate het verkoopvolume stijgt. Maar als mens heb je nu eenmaal je grenzen. Kleine en middelgrote ondernemingen hebben vaak moeite om hun terugboekingen te beheren naarmate het bedrijf groeit.  
• Gebrek aan inzicht: De vereisten voor terugvorderingen veranderen naarmate kaartuitgevers proberen in te spelen op de veranderende fraude-economie. Maar handmatige inspanningen staan los van elkaar, waarbij elke ondernemer op zichzelf staat. Dat leidt tot een minder dan effectieve verdediging tegen terugvorderingen.    

Daardoor voelen terugboekingen aan als een uitzichtloze situatie. Juist de maatregelen die je kunt nemen, maken de situatie alleen maar erger. Het is een vicieuze cirkel waar veel verkopers in verstrikt raken.  

De voordelen van automatisering van terugboekingen voor kleine bedrijven 

Wat kan een handelaar in zo’n situatie doen? Een mogelijke oplossing is automatisering van terugboekingen. Automatisering van terugboekingen verwijst naar softwaretools die werken met op regels gebaseerde reacties. Wanneer een klant een geschil indient, worden vooraf gedefinieerde acties in gang gezet die een grote kans van slagen hebben. Dit gebeurt allemaal automatisch, zonder dat u, de handelaar, daar iets voor hoeft te doen.  

Een dergelijke automatisering biedt verschillende voordelen die eigenaren van kleine bedrijven kunnen helpen om uit de uitzichtloze situatie van terugboekingen te komen: 

• Tijdwinst: waarom zou u werk doen dat u niet hoeft te doen? Met automatisering van chargebacks kunnen veel taken in de chargebackcyclus worden afgehandeld (het verzamelen van bewijsmateriaal, het opsporen van fraude en het waarborgen van naleving). Zo houdt u tijd over om u te concentreren op uw kernactiviteiten.  
• Minder fouten: waarom zou je iets doen wat een machine beter kan? Geautomatiseerde tools werken per definitie met een ononderbroken en nauwkeurige uitvoering. Een standaardreeks reacties is eenvoudig en consistent. Dat verkleint de kans op kostbare fouten. 
• Toegankelijkheid: Waarom zou u niet meteen de „laaghangende vruchten“ van succes plukken? Tools voor het automatiseren van terugboekingen zijn effectief en toch betaalbaar. Dankzij deze minimale initiële kosten is het rendement op de investering snel en binnen handbereik (een cruciale factor voor kleine en middelgrote ondernemingen met beperkte financiële middelen).     
• Analytische inzichten: waarom zou u uw verdediging niet versterken? Geautomatiseerde tools zijn machines die gegevens verzamelen. Prestatiestatistieken laten zien wat goed werkt, wat niet werkt en wat u kunt verbeteren. Zo blijft u op de hoogte en kunt u proactief inspelen op nieuwe trends op het gebied van terugboekingen.  
• Schaalbaarheid tegen lage kosten: waarom zou u zich niet voorbereiden op groei? Een digitale tool is schaalbaar: hij kan meer werk aan als dat nodig is. Daardoor kunt u gemakkelijk een groter aantal terugboekingen verwerken naarmate uw bedrijf groeit.   

Hoe automatisering van terugboekingen werkt 

Hoe werkt de automatisering van terugboekingen precies in uw bedrijf? De meeste software voor geschillenafhandeling doorloopt de volgende fasen:  

1. Identificeren: Allereerst zal de oplossing de terugvordering labelen. U moet weten met welk soort geschil u te maken hebt voordat u de juiste maatregelen kunt nemen. Daartoe doorzoekt uw oplossing uw transactiegegevens op„indicatoren voor terugvorderingen“. Deze indicatoren bevestigen dat de opgegeven redencode correct is. Als een klant bijvoorbeeld fraude als reden voor het geschil opgeeft, kan een reeks snelle betalingspogingen in het buitenland helpen om de claim te bevestigen.  

2. Verzamelen: Zodra uw geautomatiseerde oplossing is ingesteld, verzamelt deze nuttige aanvullende gegevens. Dit omvat details over de transactie, de klant en eerdere aankoopgeschiedenis.      

3. Beslissing: Vervolgens vergelijkt uw chargeback-tool de transactiegegevens met de opgegeven chargeback-informatie. Na analyse zorgen vooraf gedefinieerde regels ervoor dat de meest geschikte acties worden ondernomen. Zo kan een geval van fraude leiden tot het in gang zetten van geautomatiseerde strategieën voor schadebeperking. Een onterechte klacht van een klant kan ertoe leiden dat bewijsmateriaal wordt verzameld.   

4. Waarschuwing: De chargeback-oplossing neemt vervolgens contact op met alle betrokken partijen. Met behulp van standaardberichten kunnen reacties worden verzonden naar kaartuitgevers of acquirers. Mogelijk ontvangt u een statusupdate. In complexe gevallen wijst de tool het geschil aan u toe, zodat u taken kunt uitvoeren die meer menselijke inbreng vereisen. Met Chargeflow Alerts kunt u 70% van de binnenkomende chargebacks voorkomen. Dit wordt bereikt door gebruik te maken van realtime geschilwaarschuwingen om chargebacks proactief te voorkomen voordat ze plaatsvinden.

5. Preventie: Nadat een zaak is afgehandeld, evalueren sommige geautomatiseerde tools hun eigen handelingen. Tools voor chargebackbeheer maken gebruik van kunstmatige intelligentie en machine learning. Deze cognitieve systemen kunnen zich aanpassen op basis van verkregen informatie. Dergelijke inzichten brengen verborgen problemen of verbeterpunten binnen uw bedrijf aan het licht. U kunt deze suggesties gebruiken om de onderliggende oorzaken aan te pakken.  

6. Rapport: Tot slot genereert uw tool voor terugboekingen rapporten. Deze tool biedt u trendanalyses en prestatiestatistieken waarmee u de resultaten kunt meten.  

Het automatiseren van terugboekingen: aandachtspunten voor kleine bedrijven 

Hoe kiest u de juiste geautomatiseerde tool? Er zijn tal van opties op de markt. Gebruik de volgende criteria om de juiste tool voor uw kleine onderneming te kiezen: 

• Integreren: Verspil geen tijd aan ingewikkelde software. Kies voor een tool voor terugboekingen die naadloos in al uw bestaande systemen kan worden geïntegreerd.  
• Aanpassen: Kies een automatiseringstool die bij uw bedrijf past. Kledingwinkels hebben te maken met andere uitdagingen op het gebied van terugboekingen dan digitale abonnementsdiensten. Er is een reden waarom Chargeflow ervoor zorgt dat de gekozen oplossing aansluit bij de unieke behoeften van uw bedrijf. 
• Gebruiksgemak: Kies een tool die je goed kunt gebruiken. Waarschijnlijk ben jij de enige in je team die zich bezighoudt met de afhandeling van chargebacks. Een ongebruiksvriendelijke interface zorgt alleen maar voor meer kopzorgen.  
• Prestaties (ROI): U hebt iets nodig dat werkt – zonder dat het een fortuin kost. Zorg voor een goede balans tussen de kosten (integratie, maandelijkse kosten, enz.) en de prestaties (besparingen door fraudepreventie, minder geschillen, enz.) die u nodig hebt. En vergeet niet: duur is niet altijd beter.  

• Klantenservice: Kies een tool voor het beheer van terugboekingen die toegankelijke technische ondersteuning biedt. Fouten zijn onvermijdelijk. Deskundige hulp is van cruciaal belang wanneer er iets misgaat (wat nu eenmaal af en toe gebeurt).  

Conclusie 

Kleine bedrijven worden onevenredig zwaar getroffen door terugboekingen. In vergelijking met grote ondernemingen beschikken bedrijven met krappe marges niet over de middelen om de hoge kosten van een geschil te beperken. En alsof dat nog niet erg genoeg is, maken handmatige inspanningen het probleem vaak alleen maar erger in plaats van het op te lossen.  

Automatisering van terugboekingen biedt een mogelijke oplossing voor een dergelijke lastige situatie. Goedkope maar doeltreffende geautomatiseerde tools zorgen voor het snelle rendement op de investering dat een kleine ondernemer nodig heeft. Naarmate de digitale markt zich verder ontwikkelt, wordt het gebruik van gespecialiseerde automatiseringstools voor geschillen over terugboekingen cruciaal voor kleine bedrijven die hun transacties en groei willen veiligstellen. 

Bent u klaar om een tool voor het automatiseren van terugboekingen in uw bedrijf te integreren? Neem contact op met Chargeflow om met een van onze medewerkers te spreken.