Waarom zouden kleine bedrijven belang moeten hechten aan automatisering van terugboekingen?

It might be hard to believe, but chargebacks are good for business. Because even with the best of efforts, fraud occurs and errors happen. Cardholders need to feel protected from these issues. If they didn't, no one would ever use their credit cards. And that would definitely hurt revenues.   

But ask any small business owner, and almost everyone would say that chargebacks are certainly not good for business. A single chargeback can be disastrous for an outfit with razor-thin margins. And with less financial muscle to draw upon, local merchants can't use the expensive defenses large enterprises have to protect themselves.  

Small and medium businesses (SMBs) need solutions that fit their scope and scale. That's why chargeback automation is of interest. Let’s delve into automated chargeback tools and how they may help merchants handle the disproportionate impact of chargebacks.  

Understanding Chargebacks and Their Impact on Small Businesses 

Why exactly are chargebacks so disastrous for SMBs? There are a couple of reasons:  

Ten eerste vertegenwoordigt één enkele terugboeking een aanzienlijk deel van de omzet van een klein bedrijf. Het volledige aankoopbedrag wordt teruggestort naar de klant. En de kosten voor klantenwerving die u hebt gemaakt om de oorspronkelijke verkoop te realiseren, zijn verloren. Bovendien moet u terugboekingskosten betalen. Een kleiner bedrijf heeft meer financiële middelen nodig om deze verliezen op te vangen. Als u met krappe marges werkt, kan één terugboeking tot ernstige instabiliteit leiden.  

Second, chargeback (and fraud) defenses require a lot of resources. Large organizations devote entire teams of employees to limit disputes. But most small business owners are already stretched thin. You wear all the hats: as the accountant, customer service rep, and salesperson. You cannot stall regular business activity to dispute a chargeback. Some SMBs weigh chargeback management outsourcing at this point, though automation is often the lower-cost first step.  

Ten derde kan één enkele terugvordering al ernstige reputatieschade veroorzaken. Een grote onderneming met miljoenen klanten kan het zich veroorloven om een of twee klanten te verliezen. Maar voor kleine en middelgrote ondernemingen kan een langdurig geschil een belangrijke relatie met een belangrijke klant schaden. Die klant vertegenwoordigt een aanzienlijke totale verkoopwaarde. Bovendien is een klein bedrijf actief binnen een lokale gemeenschap. Een slechte mond-tot-mondreclame kan de toekomstige omzet ernstig schaden.   

Belangrijk om te weten is dat dit reputatieprobleem ook gevolgen heeft voor kaartuitgevers. Handelaars die de drempel voor terugvorderingen overschrijden, krijgen het label ‘hoog risico’. Die reputatie beperkt op haar beurt uw toegang tot krediet. U kunt zelfs uw handelaarsaccount kwijtraken, wat ertoe kan leiden dat u uw bedrijf moet sluiten.      

Kortom, voor kleine en middelgrote ondernemingen kan een simpele terugvordering al snel uitgroeien tot een overweldigende crisis.    

De uitdaging van handmatig terugboekingsbeheer 

Most small business owners want to make the best of a challenging situation. Some form of defense is better than nothing. So many do what they can and proceed with manual strategies. Unfortunately, manual efforts introduce several problems:  

• Wasted effort: Chargebacks are time-consuming. There is a lot of evidence to gather and paperwork to file. That diverts your energies away from more crucial business activities.  
• Meer fouten: Het verdedigen tegen terugboekingen is een complexe aangelegenheid. Handmatige handelingen vergroten de kans op fouten. 
• Lack of scale: Chargebacks increase in line with sales volume. But you, as a human, have natural limits. SMBs often struggle to manage their chargebacks as the business grows.  
• Gebrek aan inzicht: De vereisten voor terugvorderingen veranderen naarmate kaartuitgevers proberen in te spelen op de veranderende fraude-economie. Maar handmatige inspanningen staan los van elkaar, waarbij elke ondernemer op zichzelf staat. Dat leidt tot een minder dan effectieve verdediging tegen terugvorderingen.    

As a result, chargebacks feel like a no-win situation. The very actions you can take only make the issue worse. It is a Catch22 that snares a lot of merchants. If you handle these cases by hand, see why manual chargeback recovery fails to find the handoff where yours breaks.  

De voordelen van automatisering van terugboekingen voor kleine bedrijven 

Wat kan een handelaar in zo’n situatie doen? Een mogelijke oplossing is automatisering van terugboekingen. Automatisering van terugboekingen verwijst naar softwaretools die werken met op regels gebaseerde reacties. Wanneer een klant een geschil indient, worden vooraf gedefinieerde acties in gang gezet die een grote kans van slagen hebben. Dit gebeurt allemaal automatisch, zonder dat u, de handelaar, daar iets voor hoeft te doen.  

Such automation offers several benefits that can help small business owners escape from the no-win situation of chargebacks: 

• Tijdwinst: waarom zou u werk doen dat u niet hoeft te doen? Met automatisering van chargebacks kunnen veel taken in de chargebackcyclus worden afgehandeld (het verzamelen van bewijsmateriaal, het opsporen van fraude en het waarborgen van naleving). Zo houdt u tijd over om u te concentreren op uw kernactiviteiten.  
• Fewer errors: Why do what a machine can do better? Automated tools, by nature, work with unending and exact execution. A standard set of responses is simple and consistent. That decreases the likelihood of costly makes. 
• Toegankelijkheid: Waarom zou u niet meteen de „laaghangende vruchten“ van succes plukken? Tools voor het automatiseren van terugboekingen zijn effectief en toch betaalbaar. Dankzij deze minimale initiële kosten is het rendement op de investering snel en binnen handbereik (een cruciale factor voor kleine en middelgrote ondernemingen met beperkte financiële middelen).     
• Analysis insights: Why not improve your defenses? Automated tools are data-collecting machines. Performance metrics show what is working, what is failing, and what you can fix. That keeps you up-to-date and proactive toward new chargeback trends.  
• Low-cost scaling: Why not prepare for growth? A digital tool is replicable—it can handle more work when needed. That makes it easy for you to manage a greater volume of chargebacks as your business grows.   

Hoe automatisering van terugboekingen werkt 

How exactly does chargeback automation operate in your business? For a fuller walkthrough, see how chargeback automation works, stage by stage. Most dispute software operates within the following stages:  

1. Identify: First, the solution will label the chargeback. You need to know what type of dispute you are dealing with before you can take the right action. To that end, your solution will search your transaction data for “chargeback indicators”. These indicators confirm that the offered reason code is correct. For example, if a client cites fraud as the dispute reason, a series of rapid payment attempts made in a foreign country help confirm the claim.  

2. Verzamelen: Zodra uw geautomatiseerde oplossing is ingesteld, verzamelt deze nuttige aanvullende gegevens. Dit omvat details over de transactie, de klant en eerdere aankoopgeschiedenis.      

3. Beslissing: Vervolgens vergelijkt uw chargeback-tool de transactiegegevens met de opgegeven chargeback-informatie. Na analyse zorgen vooraf gedefinieerde regels ervoor dat de meest geschikte acties worden ondernomen. Zo kan een geval van fraude leiden tot het in gang zetten van geautomatiseerde strategieën voor schadebeperking. Een onterechte klacht van een klant kan ertoe leiden dat bewijsmateriaal wordt verzameld.   

4. Alert: The chargeback solution then talks with all relevant parties. Template messages can send responses to issuers or acquirers. You might receive a status update. In complex cases, the tool will assign the dispute to you for more human-oriented tasks.  With Chargeflow Alerts, you can prevent 70% of incoming chargebacks. This is accomplished by harnessing the power of real-time dispute alerts to proactively prevent chargebacks before they happen.

5. Prevent: After the case is resolved, some automated tools assess their own actions. Chargeback management tools use artificial intelligence and machine learning. These cognitive systems can adapt from learned info. Such insights highlight hidden problems or areas that need improvement within your business. You can use those suggestions to fix the root causes.  

6. Rapport: Tot slot genereert uw tool voor terugboekingen rapporten. Deze tool biedt u trendanalyses en prestatiestatistieken waarmee u de resultaten kunt meten.  

Het automatiseren van terugboekingen: aandachtspunten voor kleine bedrijven 

Hoe kiest u de juiste geautomatiseerde tool? Er zijn tal van opties op de markt. Gebruik de volgende criteria om de juiste tool voor uw kleine onderneming te kiezen: 

• Integreren: Verspil geen tijd aan ingewikkelde software. Kies voor een tool voor terugboekingen die naadloos in al uw bestaande systemen kan worden geïntegreerd.  
• Customize: Select an automation tool that adapts to your company. Clothing stores face different chargeback challenges than digital subscription services. There is a reason why Chargeflow ensures that the chosen solution aligns with the unique needs of your business. 
• Gebruiksgemak: Kies een tool die je goed kunt gebruiken. Waarschijnlijk ben jij de enige in je team die zich bezighoudt met de afhandeling van chargebacks. Een ongebruiksvriendelijke interface zorgt alleen maar voor meer kopzorgen.  
• Performance (ROI): You need something that works—without breaking the bank. Balance the costs (integration, monthly fees, etc) with the performance (fraud prevention savings, fewer disputes, etc) you need. And remember, expensive is not always better.  

• Klantenservice: Kies een tool voor het beheer van terugboekingen die toegankelijke technische ondersteuning biedt. Fouten zijn onvermijdelijk. Deskundige hulp is van cruciaal belang wanneer er iets misgaat (wat nu eenmaal af en toe gebeurt).  

Conclusie 

Small businesses feel a disproportionate impact from chargebacks. Compared to large enterprises, tight-margin outfits don’t have the resources to limit the high cost of a dispute. And to add insult to injury, individual manual efforts often exacerbate the problem rather than help.  

Automatisering van terugboekingen biedt een mogelijke oplossing voor een dergelijke lastige situatie. Goedkope maar doeltreffende geautomatiseerde tools zorgen voor het snelle rendement op de investering dat een kleine ondernemer nodig heeft. Naarmate de digitale markt zich verder ontwikkelt, wordt het gebruik van gespecialiseerde automatiseringstools voor geschillen over terugboekingen cruciaal voor kleine bedrijven die hun transacties en groei willen veiligstellen. 

Bent u klaar om een tool voor het automatiseren van terugboekingen in uw bedrijf te integreren? Neem contact op met Chargeflow om met een van onze medewerkers te spreken.