Rédiger des conditions claires : comment la gestion numérique des contrats réduit les risques de contestation

Chargebacks are an unfortunate but unavoidable part of doing business. While there is no way to prevent them entirely, you can manage the risks by taking proactive measures. These include maintaining high customer satisfaction standards such as accurate product descriptions online, implementing an easy returns process, and ensuring secure payment options.

What’s more? Having an up-to-date sales contract can help reduce the risks. In this article, we’ll look at how digital contract management can reduce the risks of chargebacks. But first, let’s explore what chargebacks are and why you want to avoid them.

What are Chargebacks?

Chargebacks are a way for customers to get their money back from a purchase directly from their credit card company. This mechanism was introduced over 40 years ago to combat credit card fraud and enhance consumer confidence in credit card use.

While your customer initiates a chargeback, the credit card company takes the funds directly from the business’s bank account. The credit card company then holds the funds until the customer dispute is settled. The reasons people use chargebacks are for things like:

• Fraude (authentique et non autorisée)
• Produits défectueux
• Marchandises non livrées
• Problèmes liés aux remboursements des articles retournés
• Erreurs commises par le commerçant (comme une double facturation)
• Le produit ne correspond pas à la description
• Articles livrés par erreur
• « La fraude amicale », c'est-à-dire lorsqu'un client prétend indirectement qu'une transaction était frauduleuse

‍According to Chargeflow's State of Chargebacks report, nearly 8 out of 10 chargebacks are attributed to friendly fraud, underscoring the prevalence of chargebacks stemming from customer disputes.

‍Why are Chargebacks Such a Problem?

Chargebacks are a huge problem for businesses. They result in revenue loss, hefty legal fees, and significant time lost in handling disputes. The costs are disproportionate too, with every dollar lost to a chargeback costing businesses an average of  $3.75

Si les tendances en matière de rétrofacturation varient d'un secteur à l'autre, elles constituent un problème croissant pour la plupart des entreprises. Les prestataires de services de paiement par carte peuvent même facturer des frais de traitement plus élevés aux entreprises présentant des taux de rétrofacturation élevés. Il existe également un risque de perte de produits susceptible d'augmenter les coûts.

However, it isn’t just the cost of dealing with chargebacks that’s the problem, they can also affect a business’s reputation by giving the impression of poor customer service or inadequte security measures.

Business leaders must address this issue promptly, as this can deter loyal customers away and prevent new ones.

Qu'est-ce que la gestion numérique des contrats ?

Un système de gestion des contrats performant prend en charge la création, le suivi, la négociation, la signature et l'archivage des contrats électroniques.

Les méthodes traditionnelles consistant à conserver de volumineux dossiers papier dans des armoires poussiéreuses comportent des risques tels que la perte, la détérioration, la fraude et les erreurs. La gestion des contrats à l'aide de systèmes numériques permet de retrouver et de mettre à jour plus facilement les documents. Ceux-ci peuvent ensuite être envoyés aux clients et signés rapidement.

Vous pouvez suivre plusieurs étapes pour numériser votre processus de gestion des contrats :

• Use automated contract templates. These can prevent problems such as staff using old agreement templates from the shared drive. They’re also brilliant for businesses needing to send out bulk contracts to multiple clients.
• Tirez parti de l'IA. Optimisez la rédaction et la révision des contrats, gagnez en efficacité et réduisez les erreurs.
• Have clear objectives. If the intention is partly to reduce chargebacks, mitigate the reasons they happen in your clauses.
• Intégrez des outils logiciels tels que la signature électronique, les flux de travail automatisés et les notifications en temps réel pour garantir l'efficacité. Les outils numériques qui permettent aux clients de signer des fichiers PDF en ligne vous aident à réduire les délais d'exécution et à conserver toutes les informations de manière sécurisée.
• Réévaluez et optimisez régulièrement.

Effective digital contract management not only simplifies the administrative aspects of contracts but also enhances the security and accuracy of your business transactions, leading to fewer chargebacks.

How Digital Contract Management Helps Reduce Chargebacks

Digital contract management can help reduce the risks of some common chargebacks. You’ll find below six ways to minimize chargeback fraud with digital contract management.

#1. Recueillir les justificatifs des transactions des clients

In the case of customer error, friendly fraud, or genuine fraud, having proof of the customer's transaction can help reduce chargebacks. This may involve storing order history or using software that gives you the best digital signature options so that customers have to sign to prove they’ve placed the order. Having a digital contract in the form of a signed sales receipt means you may be able to prove a transaction was genuine.

#2. Mettez en place une politique d'annulation claire pour les abonnements

In the case of incorrect subscription charges, many customers will initiate a chargeback if they cancel a subscription and don’t receive a refund fast enough. An effective cancellation policy with a notice period built in can help manage customer expectations concerning refunds due. This could reduce their need to file subscription chargebacks.

#3. Libérer le personnel des tâches routinières

Giving staff mundane, repetitive contract management tasks can demotivate great people and even lead to errors in filing or the contracts themselves. It can also mean you’re directing your staff resources away from customer services. Digital contract management can help streamline processes and help you use key people to work directly with customers. Great customer relations can reduce chargebacks through better communication and advice such as manning the virtual telephone system for example.

#4. Disposez d'une politique de remboursement claire

Ensuring you have clear terms in your refund policy and keeping customers informed throughout the process can reduce the need for chargebacks. Important things to include would be:

• Conditions de retour.
• Délais prévisionnels pour le traitement des crédits et des remboursements sur les comptes
• Délai d'annulation de commande

Dans le cadre d'un service client de qualité, il est également recommandé d'envoyer un e-mail pour confirmer la réception des retours, afin que les clients sachent où en est leur demande. Un manque de communication peut entraîner une augmentation des demandes de rétrofacturation, car les clients peuvent avoir l'impression d'être ignorés s'ils ne sont pas tenus informés.

#5. Intégrer des clauses de conformité dans les contrats du personnel

Some chargebacks are actioned because of merchant error, such as overcharging for a product or putting a payment through twice. Compliance coupled with correct customer journey and sales protocols can help minimize the risk of chargebacks caused by staff fault.

#6. Tenue rigoureuse des registres

La conservation de registres détaillés sur les transactions des clients, les communications et les informations de livraison peut s'avérer utile en cas de rejet de débit, en particulier si vous souhaitez le contester. Si vous disposez d'un système de gestion numérique des contrats, les accords en vigueur peuvent également être associés au dossier client et facilement retrouvés. La conservation numérique des données permet également d'analyser les codes de motif des rejets de débit et d'en identifier les tendances. Cela peut aider les dirigeants d'entreprise à identifier la cause profonde du problème afin d'apporter des améliorations.

Comment rédiger des conditions claires

Les clauses d'un contrat doivent être faciles à lire et à comprendre afin d'éviter toute confusion. Lorsque vous rédigez un contrat de vente, vous pouvez en améliorer la clarté en :

• Utilisation des titres et sous-titres (conditions générales de vente, politique de remboursement, etc.)
• Utiliser une mise en forme claire et cohérente
• Éviter les malentendus éventuels
• Numérotation des paragraphes
• Utilisation des puces

Les contrats varient considérablement en fonction de l'activité de votre entreprise. Un contrat de vente en ligne sera très différent de celui d'une entreprise B2B vendant des machines industrielles, par exemple. Il est important de disposer de toutes les connaissances sectorielles nécessaires pour que vos contrats soient non seulement juridiquement contraignants, mais aussi exécutoires.

Conclusion

Chargebacks are now a huge problem for eCommerce businesses. They drain resources and damage business reputations. By improving contract clarity and customer communication, and ensuring secure transaction processes, you can reduce chargeback incidents without losing genuine customers

Un système de gestion numérique des contrats bien mis en œuvre offre une sécurité, une précision et une efficacité accrues, ce qui en fait un outil indispensable pour les entreprises modernes qui cherchent à réduire au minimum les risques de rétrofacturation.

Digital contracts protect businesses, manage client expectations, and help alleviate disputes when crafted well. Poor contract management can lead to risks like poor customer satisfaction, increased costs, and chargebacks. Click here to learn more about chargeback automation.